Winestro.Cloud Handbuch - Benutzerbeiträge [de]

Erstellung Retourenmarken

2022-10-10T07:20:50Z

Aaron2: /* Retourenschein für Sendungen, die ins Ausland gingen */

#Retouren-Marken, #Rückholen, #Pakete rückholen, #Pakete beim Kunden abholen, #Pakete zurückholen, #Retounieren, #Rückholung, #Retour, #Retoure, #Retouren

== Erstellung von Retouren ==
Wenn ein Paket fälschlicherweise an einen Kunden geliefert wurde oder der Kunde das Paket nicht mehr möchte, kannst Du bei UPS und DPD Retourenmarken, bzw. einen sogenannten Rückholschein erstellen, welcher automatisch an Dein Weingut adressiert wird. Das PDF musst Du per Mail an den entsprechenden Kunden schicken, damit dieser die Retoure auf Deine Kosten zurücksenden kann.

Öffne dafür das normale Fenster zum Erstellen einer Paketmarke und wählen in der 2. Zeile bei "Service:" im Dropdown-Menü die Auswahl '''Retoure'''. Danach kannst Du, wie gewohnt, die Marke erstellen.

Beachte, dass sich das Adressfeld in der Paketmarken-Maske nicht ändert, wenn Du eine Retoure erstellst. Dies ist kein Fehler sondern ist wichtig, damit unser Programm eine richte Zuordnung zum Kunden ermöglichen kann. Den gewünschten Adresswechsel für Deine Retoure wird Dir dann auf der erstellten Paketmarke angezeigt. Achte weiterhin darauf, dass für eine Retourenmarke von UPS, das Feld "Beschreibung" ausgefüllt sein muss.

[[Image: Retoure.png]]

===Trick: Einfache Retoure via DHL===

Erstelle eine normale Marke '''an sich selbst''', sende Deinem Kunden die Marke per Mail und bitte ihn, das Paket einfach dem Postboten von DHL mitzugeben. Das funktioniert i.d.R. wunderbar.

== Stornierung von Retour-Paketmarken ==
Bitte beachte, dass erstellte Retoure-Paketmarken '''am gleichen Tag nur bis 17:00 Uhr storniert''' werden können.

== Retourenschein für Sendungen, die ins Ausland gingen ==

=== Nicht EU-Länder ===

Alle Angaben (z.B. Warenwert, Inhalt, etc.) müssen identisch mit den Zolldaten aus der ursprünglichen Handelsrechnung (für den Hinversand) sein.

Als Sendungsart muss "Return Goods" angegeben werden.

Die ursprüngliche UPS Sendungs- bzw. Trackingnummer des Hinversandes muss auf der Rechnung angegeben werden.

=== EU-Länder ===

Die Erstellung von Retourenmarken für Sendungen, die in EU-Länder ging, ist identisch zu Sendngen innerhalb Deutschlands. In Einzelfällen kam es hier schon zu Problemen, jedoch sollte es sich hierbei nicht um die Regel halten.

== Häufige Fragen und Antworten ==
=== Kann für den Kunden eine Abholung über das Programm beauftragt werden? ===
Es ist nicht möglich eine Abholung über das Programm für den Kunden zu beauftragen. Der Kunde hat die Möglichkeit, das Paket selbst zu einem Paket-Shop zu bringen oder Du, bzw. der Kunde veranlassen eine kostenpflichtige Abholung über ups.com.

Wenn Du unseren Trick bzgl. DHL nutzt (s.o.) erübrigt sich das natürlich.

E-Mail

2022-10-06T12:09:48Z

Aaron2:

{| style="background-color: #043149; color:#fff; padding:10px; float:right; margin-left:10px; margin-top:10px; position:relative; border:1px dotted #666; text-align:center;" |
|'''So finden Sie diese Seite:'''
|-
|[[Image:post_icon.png]]
|-
|E-Mails
|}
Bei Winestro.Cloud kannst Du direkt E-Mails aus dem Programm versenden. Dabei kannst Du Rechnungen, Angebote etc. auch direkt als Anhang anfügen.
Jede E-Mail, die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird automatisch in der [[Kundenkarteikarte]] des jeweiligen Kunden eingetragen. Damit hast Du einen guten Überblick über die Kommunikation mit Deinen Kund_Innen.

'''Wichtig''': Bitte teste jede Einstellung vor
größeren E-Mails mit Testsendungen an dich selbst! E-Mails werden teilweise
je nach Lese-Programm wie web.de / Outlook / T-Online / Thunderbird etc.
unterschiedlich dargestellt.

== E-Mailliste ==
Zu den E-Mails gelangst Du in der Menüleiste über einen direkten Klick auf Post. Dort findest Du folgende Bereiche:
*In der linken Leiste kannst Du zwischen Posteingang und -ausgang, sowie Entwürfen, Vorlagen und Newslettern wechseln. Weiterhin kannst Du unter Einstellungen das Verhalten des Posteinganges bestimmen.
*In der mittleren Leiste kannst Du mit einem Klick die Vorschau der Mail laden, mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus gehen. Zu jeder Mail werden Dir verschiedene Status-Icons angezeigt, z.B. ob diese Mail versendet wurde, ob es Anhänge gab oder ob diese personalisiert zugestellt wurde.
*In der rechten Leiste siehst Du entweder die Mail-Vorschau oder kannst die Mail bearbeiten.
 [[Datei:Mail_uebersicht.PNG|1200px]] 

== Posteingang ==
Du kannst mit Winestro.Cloud Dein komplettes Outlook verknüfen und synchronisieren. So sind alle eingehenden Mails direkt in Winestro.Cloud verfügbar und bei Kund_Innen hinterlegt.
Die Einrichtung des Posteingangs erfolgt im Rahmen unserer Office-365 Integration. Die Office-365 Integration ist ein kostenpflichtiges Zusatzpaket. Lies dazu bitte den Eintrag in unserem WIKI.
[[Datei:Mail_posteingang.png|miniatur|Zuweisen von Mails im Posteingang]]

Sobald der Posteingang eingerichtet ist, kannst Du alle eingehenden Mails im enstprechendn Bereich aufrufen.
Wenn Du mit Ordnern in Outlook arbeitest, siehst Du diese hier ebenfalls. Um einen neuen Ordner anzulegen, fügest Du diesen einfach in Dein Outlook ein. Bitte beachte, dass Emails die in Deinem Outlook ankommen, erst ca. 3 Minuten später in Winestro.Cloud verfügbar sind.

===Kollaboratives Arbeiten===
Anders als in Outlook ist der Posteingang in Winestro.Cloud nicht nur ein Postfach, sondern dient als kollaboratives Werkzeug, um Aufgaben zu erledigen.

===Einstellungen zur Office-365 Schnittstelle===

==Neue E-Mail oder E-Mail bearbeiten ==
Wenn Du eine neue E-Mail anlegst oder eine bestehende bearbeitest, kommest Du zunächst auf die Ansicht, die rechts im Bild "Neue Email" zu sehen ist.[[Datei:E-MaillEdit.PNG|miniatur|Neue Email]]

Hier kannst Du den Betreff und den Text eingeben und rechts oben in die weiteren Reiter zu dieser E-Mail wechseln.
Du kannst ebenso einen [[E-Mail Hintergrund]] (Analog zum Briefpapier bei Rechnungen) auswählen.

== Empfänger auswählen ==

[[Datei:E-MaillEmpfPNG.png |miniatur|Empfänger hinzufügen]]

Um einen Kunden, oder eine ganze Kundengruppe einzufügen gibst Du in das Textfeld "An" oder "BCC" oben im E-Mail-Formular einen entsprechenden Suchbegriff (Vorname, Nachname, Kundengruppe) ein. Mit einem Klick auf den Vorschlag fügst Du den Kunden/die Kundengruppe hinzu.

ACHTUNG: Bei einer unpersonalisierten E-Mail stehen
alle angeschriebenen Kund_Innen in den Empfängern,
wenn sie nicht im BCC sind! Das heißt, alle Kund_Innen
können die E-Mail-Adresse der anderen Kund_Innen sehen!

Möchtest Du eine E-Mail an mehrere Kund_Innen nicht personalisiert versenden, solltest Du eine sogenannte Blindkopie versenden. Dies funktioniert, indem Du die Kund_Innen im BCC-Feld einfügst. BCC steht für "Blind Carbon Copy", was beudetet, dass alle E-Mail-Adressen, die ins BCC-Feld eingetragen wurden, von den Empfänger_Innen nicht eingesehen werden können.
Um das BCC Feld zu aktivieren, gehst Du bitte auf den Bereich Einstellungen und dann auf das Icon BCC.

== Anhänge ==
[[Datei:E-MaillisteNeu.PNG|miniatur|Belege in der Mail anhängen]]

Unter dem Reiter Anhang kannst Du jeden Beleg aus Winestro.Cloud als Anhang im PDF-Format anfügen.
Du kannst dabei beliebig viele verschiedene Belege auswählen. Um einen Beleg anzuhängen, suchst Du diesen einfach über das Auswahlfeld und klickst einmal auf die Zeile für diesen Beleg. Solltest Du andere Anhänge verwenden wollen, kannst Du auf "Durchsuchen" klicken und wählst den gewünschten Anhang aus.

Wenn Du Anhänge von Deinem eigenen PC hochladen möchtest, wählst Du die Dateien unmittelbar vor dem Absenden aus. Beim Absenden werden die Dateien an Winestro.Cloud übertragen, dann versendet und nicht zwischengespeichert.

Beim Anfügen von anderen Formaten als PDFs kann es zu Problemen kommen, gehe beim Versenden von Bildern also bitte folgendermaßen vor:

== Bilder einfügen ==
Damit Bilder korrekt angezeigt werden, sollten diese zuerst ins Internet (zum Beispiel die eigene Webseite, oder über einen kostenlosen [[https://ctrlq.org/images/ Hosting-Service]] ) geladen werden. Jetzt können sie über das Bilder-Symbol    , welches sich in der obberen Leiste befindet, eingefügt und positioniert werden. Bitte kopiere keine Bilder zum Beispiel einfach aus Word in die E-Mail, da sie je nach E-Mail Programm des Empfängers gegebenenfalls nicht richtig dargestellt werden. Alternativ können Bilder auch im Bereich [[Bilder]] geladen werden.
 
 

== Personalisierte E-Mails ==
[[Datei:E-MaillPersonalisiert.PNG.gif|thumb|left|E-Mail personalisieren]]

Um eine Email personalisiert zu versenden, muss den Schalter bei "Personalisiert" aktiviert werden.
In der Email erscheinen nun die Platzhalter '''[anrede], [hier anmelden] [hier abmelden] [Klicken Sie hier]'''. Beim Versenden der E-Mail werden diese Platzhalter durch die Briefanrede des jeweiligen Kunden erstetzt und dadurch jeder Kunde persönlich angesprochen. Damit das möglich ist, erhält jeder Kunde eine einzelne E-Mail - damit sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Deine Nachricht im SPAM des Kunden landet, erheblich.

Achte also darauf, dass Du bei der Kundenpflege in den jeweiligen Karteikarten die jeweils richtige Anrede eingetragen hast - sonst könnte es zu peinlichen Faux-pas führen à la: Sehr geehrter Herr Petra Mustermann.

Die erschienenen Autofelder an sich können natürlich auch gelöscht werden - dadurch bleibt die Personalisierung, also die bessere Kontrolle des Rücklaufs von nicht empfangenen Mails, trotzdem bestehen.

Daneben kannst Du bestimmen zu welcher Uhrzeit die Email versendet werden soll. So kannst Du beispielsweise einen Newsletter am Vorabend erstellen und festlegen, dass er am nächsten Tag um 11 Uhr vormittags versendet werden soll.

Mehr Infos zu [[Fehlerhafte Rückläufe]]

=== Kosten ===
Ab dem 4. Empfänger wird der Versand der Mail mit 0.01€ je Empfänger_In berechnet.

=== Weitere Platzhalter ===
Der Platzhalter [kd_email] wird mit der E-Mail des Kunden ersetzt und kann so für Ticket-Links, zum Beispiel für Messen, genutzt werden.

Folgende [[Autofelder]] stehen Dir zur Verfügung:

{| class="wikitable"
|-
! Name !! Beschreibung
|-
| [anrede] || Personalisierte Anrede wird in der Kundenkarteikarte hinterlegt (ggf. mit Namen)
|-
| [kd_email] || E-Mail Adresse des Kunden
|-
| [kd_name] || Vorname des Kunden
|-
| [kd_nachname] || Nachname des Kunden
|-
| [kd_nr] || Kundennummer
|-
| [datum_heute] || Datum zum Zeitpunkt des Versands
|-
| [kd_rechnungsadresse] || Im System hinterlegte Rechnungsadresse des Kunden
|-
| [anfahrtsplan datum] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [anfahrtsplan uhrzeit] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [hier anmelden] || Anmelde-Link zur Anmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [hier abmelden] || Abmelde-Link zur Abmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [Klicken Sie hier] || Alternative Anzeige der Mail im Webbrowser (falls falsch dargestellt)
|-
| [bonuskonto_kunde] || Gibt alle Bonuskonten des Kunden nach dem Schema "Bezechnung : Betrag" aus sofern vorhanden.
|-
| ------------------- || -----------------------------
|-
| [trackingcode] || Trackingcode NUR bei Versandbestätigungen
|-
| [au_nr] || Auftragsnummer NUR bei Versandbestätigungen
|-
| ###belegnr### || Nur im Betreff von Benachrichtigungs-Vorlagen
|-
|}

=== Fehlerhafte E-Mails ===
Dadurch, dass alle Kund_Innen eine einzelne E-Mail erhalten, bekommt kein Kunde Einblick in die Empfängerliste Deiner E-Mail.
Zudem kontrolliert Winestro.Cloud, ob es bei der Zustellung Deiner E-Mail zu Fehlermeldungen kam (z.B. Postfach des Empfängers voll, bei der E-Mailadresse vertippt...). Diese Fehlermeldungen werden gesammelt und den einzelnen Empfänger_Innen Deiner E-mail zugeordnet. Damit hast Du einen direkten Überblick, welche Kund_Innen Du nicht erreicht hast.

Dieser Service verursacht minimale Mehrkosten. Diese sind schlicht und einfach notwenig, um uns vor Missbrauch zu schützen. Vergleichbare Services bei anderen bekannten Anbietern sind oftmals teurer.

===Wichtiger Hinweis: Links!!===
In personalisierten E-Mails werden Links zur Nachverfolgung ersetzt. Achte daher darauf, Links nicht als Klartext zu schreiben. Nutze das "Link einfügen"-Symbol in der Kopfleiste und setze einen eigenen Link-Text.

Schlecht: http://www.weinbau-online.de/index.php

Besser: [[https://www.weinbau-online.de/ Zu unserer Homepage]]

Markiere den Text "Zur unserer Homepage" (o.ä. nach Ihren Anforderungen), klicke auf das "Link einfügen"-Symbol und füge dann den Link (im Beispiel haben wir den oberen Link verwendet) ein. So vermeidest Du, dass Deine E-Mail fälschlicherweise als Phishing deklariert wird.

=== Personalisierte E-Mail Auswerten ===
Siehe dazu den eigenen Artikel zum Thema [[Newsletter]]

== Abmelde-Links für Newsletter ==
Wenn Du diesen Haken setzt, werden zwei Platzhalter in Deine E-mail eingefügt: [hier anmelden] und [hier abmelden]. Diese Platzhalter werden beim Versenden durch einen persönlichen Link für den Empfänger ersetzt. Klickt der Empfänger auf diesen Link, nimmt Winestro.Cloud für Dich seine An-/Abmeldung entgegen und listet diese unter Post - neue Mail - DoubleOptIn auf.
Dieser Service verursacht Mehrkosten und ist nur in Verbindung mit personalisierten E-Mails verfügbar. Mehr dazu haben wir in unserem Artikel zum Thema [[Newsletter]] für Dich zusammengefasst.

== Vorlagen ==
Jede Deiner E-Mails kannst Du als eine Vorlage speichern und diese Vorlagen mit einem Klick einspielen. Damit kannst Du z.B. schnell einen neuen Newsletter erstellen. Alle Vorlagen findest Du über Klick auf das entsprechende Symbol im Kopf der E-Mail. Jede E-Mail kann theoretisch als Vorlage markiert werden.

=== Vorlage erstellen ===
Öffne für das Erstellen einer Vorlage eine neue Mail, befülle diese mit dem gewünschtem Text. Klicke oben auf "Vorlagenverwaltung" - trage unter "Aus dieser E-Mail eine neue Vorlage anlegen." eine Bezeichung für die Vorlage ein und klicke auf "anlegen". Nachdem Du die Vorlage erstellt hast, schließt Du die Mail. Wichtig!: Überschreibst Du die neu angelegte Vorlage mit einer alten, wird sie zwar angelegt, der darin enthaltene Text jedoch nicht gespeichert.

=== Vorlage einspielen ===
Wenn Du eine E-Mail als Vorlage markierst und später einspielst, wird quasi die Vorlagen-Mail in die neue E-Mail "hineinkopiert". Achtung: Der Inhalt der Mail wird durch den Inhalt der Vorlage vollständig ersetzt!

=== Vorlagen ändern ===
Wenn Du eine Vorlage ändern möchtest, musst Du die Vorlage anpassen UND speichern. Klicke dafür in der Vorlagen-Übersicht auf das entsprechende Bearbeiten-Symbol. Eine Anpassung hat KEINE Auswirkungen auf von der Vorlage zuvor erzeugten Mails.

=== Vorlagen löschen ===
Gehe in die Vorlagen-Übersicht und klicke auf das Löschen Symbol. Dies hat keine Auswirkungen auf Mails die diese Vorlage bereits verwendet haben.

=== Vorlagen für Versandbestätigungen, Angebote und Rechnungen ===
Die Vorlage kannst Du unter System / Einstellungen / E-Mail ganz oben abändern. Wähle dort einfach eine als Vorlage markierte E-Mail aus. Für den Trackingcode nutzt Du einfach das E-Mail-[[Autofelder |Autofeld]] [trackingcode]. Das wird dann in der E-Mail automatisch ersetzt. Bitte lies dazu auch [[Erstellung_Paketmarken#Tracking-Status_manuell_an_den_Kunden_versenden|diesen Abschnitt]].
Da in der Versandbestätigung auch ein konkreter Auftrag zugeordnet ist, kannst Du nur hier auch den Platzhalter [au_nr] verwednen.

Hinweis: Bei Rechnungs-Vorlagen kann das Feld [belegnummer] im Betreff genutzt werden.

== Postfächer==
Grundsätzlich stellt Winestro.Cloud mehrere E-Mail Adressen und Mail-Server für den Versand bereit, um täglich mehrere tausend Mails zustellen und verteilen zu können. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten mit Winestro.Cloud zu versenden. Grundsätzlich geht die Reputation von E-Mails und wie Du sie versendest auf alle Versender über ein Postfach über. Will meinen, wenn viele Personen schlechte E-Mails ohne Abmeldelink an Kund_Innen senden, die das nicht möchten, zieht das die E-Mails aller Nutzer_Innen in Mitleidenschaft. Dazu werden verschiedene Maßnahmen ergriffen.

=== Winestro.Cloud Postfächer ===
Winestro.Cloud bietet für den Versand drei Postfächer an:

==== office@winestro.de | mailservice@Winestro.de ====
Dieses Postfach ist wichtigen Mails von Winestro.Cloud vorbehalten. Darunter fallen alle Infos von uns an die Weingüter und System-Mails wie Shop-Bestellungen etc. an die Kund_Innen. Damit stellen wir sicher, dass bestimmte Mails unbeeinflusst bleiben. Über dieses Postfach erhälst Du wichtige Nachrichten von uns, wie Rechnungen oder sonstige Infos. Du solltest dieses Postfach in Dein Adressbuch aufnehmen.

Einzelmails werden immer über die office@ versendet
Werbe-Emails und Massenmails über die mailservice@

==== office@Weinbau-mail.de | mailservice@Weinbau-mail.de ====
Dies ist das Standard-Postfach von Winestro.Cloud, worüber alle Mails versendet werden. Einzelmails und Newsletter.

==== office@Winzer-Software.de | mailservice@Winzer-Software.de ====
Dies ist ein speziell geschütztes Postfach von Winestro. Du musst mit Deinen Mails bestimmte Kriterien erfüllen, um hierüber senden zu dürfen. Im Gegenzug ist durch die Exklusivität die Zustellwahrscheinlichkeit höher.
# Dein SPAM-Score muss grün gekennzeichnet sein und wenige Punkte haben.
# Du musst einen Abmelde-Link setzen.
# Du musst den Haken bei "Nur Kunden mit Zustimmung anschreiben" setzen.
# Deine letzte E-Mail darf keinen hohen Rücklauf vorweisen.
# Du darfst keine Werbenden und Geschäftlichen Inhalte mischen. (Bspw. kein Werbe-Angebot unter einer Rechnung)

=== Eigenes Postfach verwenden ===
Unter System - Einstellungen - E-Mail kannst Du Zugangsdaten zu Deinem persönlichen E-Mail Konto angeben. Sind Deine Daten dort hinterlegt, sendet Winestro.Cloud E-Mails von diesem Konto. Es ist dann allerdings keine Rückverfolgung von personalisierten E-Mails mehr möglich. Wichtig: Auch wenn Du Deine Daten hinterlegen kannst, so ist nicht jedes Postfach für den Versand geeignet. Wir haben keinen Zugriff auf Dein Postfach und können eine Auslieferung der E-Mails nicht kontrollieren oder nachvollziehen. Zuständig ist hier alleine Dein E-Mail Anbieter.

==== Postfach berechtigen ====
Wenn Du Dein eingenes Postfach verwenden möchtest, musst Du es so einstellen, dass Winestro.Cloud auch berechtigt ist über dein Postfach zu versenden. Gib dazu folgenden DNS TXT Record an den Betreuer Deines Postfach weiter. Bei selbst gehosteten Webseiten ist das idR. Ihr Webseiten-Betreuer. Es ist wichtig, dass dieser Eintrag gesetzt wird, damit wir und Ihr Postfach nicht als SPAM klassifiziert werden. Er drückt aus, dass WBO erlaubt ist über Ihren Mail-Server zu versenden:

v=spf1 a mx ip4:82.211.33.0/23 ip4:109.237.128.0/20 -all
(Host leer lassen oder ggf. ein "@" setzen)

Beispiele:
* [https://homepagecenter.telekom.de/index.php?id=spf Record setzten T-Online]
* [https://www.ionos.de/hilfe/domains/mailserver-und-verwandte-records-konfigurieren/spam-versand-vermeiden-mit-spf-record/ Record setzten Ionos]

Wichtig: Der SPF-Eintrag muss für Deine versendene Domain eingerichtet werden. Sendest Du über info@weinbau-online.de
muss der Eintrag also für Winestro.Cloud als Domain hinterlegt werden.

==== Wieder über WBO Server versenden ====
Durch das Entfernen der Daten kann der Versand über das eigene Postfach beendet werden. Zum Versand von Mails werden nun wieder die WBO-Server verwendet.

=== Office 365 Integration ===
Ist Winestro.Cloud an Dein Office angeschlossen, senden wir E-Mails automatisch über Dein Postfach via Fernsteuerung. [Office-365/Outlook Integration]

== Standardempfänger setzen ==
Unter System / Einstellungen / E-Mail kannst Du einen Standardempfänger auswählen. An diese E-Mail Adresse wird IMMER eine Kopie jeder ausgehenden E-Mail versandt!

=== Tipp: ===
Lege in Deinem E-Mail Programm wie Outlook eine Filterregel an, die die Mails dann automatisch umsortiert.

== Häufige Fragen und Probleme ==

=== Meine E-Mail wird gar nicht erst gesendet ===
Prüfe die Schreibweise der E-Mail auf ihre Korrektheit. Das Programm testet vor dem Senden auch, ob die E-Mail überhaupt exisitiert.

Manche E-Mail Server lehnen im Vorneherein E-Mails ab, die
keinen Text-Inhalt besitzen. Schreibe daher am besten nie
E-Mails einfach nur mit einem Betreff, sondern verwende immer eine
Vollständige Grußformel mit Textinhalt!

===Warum sieht mein Newsletter unterschiedlich / fehlerhaft aus?===
Gerade bei HTML-Newslettern gibt es viele unterschiedliche Standards für die jeweiligen Programme zum Anzeigen von E-Mails. Hier hilft nur ein Testen der E-Mails, also solltest Du die Mail an dich selbst und 1-2 andere Einheiten mit unterschiedlichen Programmen (Outlook/GMX/WEB.de/Thunderbird/T-Online... usw.) schicken. Ein interessanter Artikel dazu findet sich [[http://maddesigns.de/html-newsletter-1030.html hier]]. Die im Text angesprochenen Vorlagen entsprechen den Winestro.Cloud Vorlagen.

===Warum können mir Kund_Innen nicht antworten?===

Bei jeder E-Mail die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird die E-Mail Adresse, die Du unter System - Dokumente eingetragen hast, als Antwortadresse eingetragen. Stelle sicher, dass dort Deine richtige Adresse eingetragen ist.

===Warum ist bei meinen E-Mails der "Absender unbekannt"?===

Als Absender einer E-Mail wird der Firmenname, den Du unter System - Dokumente eingetragen hast, verwendet. Stelle sicher, dass dort Deine richtige Firmenbezeichnung eingetragen ist.

===Warum sehen alle Kund_Innen, wen ich anschreibe?===

Wenn Du eine Rundmail an Deine Kund_Innen sendest, aber keine personalisierte E-Mail nutzen möchtest, musst Du, wie bei jedem anderen E-Mail-Anbieter, auch die Adressen der Kund_Innen in das Feld '''BCC eintragen''' und nicht in das Feld Empfänger. Sonst kann jeder Empfänger alle Adressen aller anderen Empfänger_Innen einsehen.

===Warum sollte ich keine großen Anhänge anfügen?===

Beachte, dass Du bei Rundschreiben '''nur kleine Anhänge (< 0,5 MB)''' mit versendest. Versendest Du größere Anhänge, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Deine E-Mail als SPAM behandelt wird, oder wegen "vollem Postfach" nicht zugestellt werden kann.

===Kann ich sehen, ob ein Kunde die E-Mail erhalten hat?===

Die Nachverfolgung kann nicht sicherstellen, dass Deine E-Mail den Kunden erreicht hat. Die Nachverfolgung listet "nur" auf, bei welchen Empfänger_Innen es zu einer Fehlermeldung kam (Adresse falsch geschrieben, Postfach voll, Abwesenheitsnotiz).

===Werden meine eigenen Anhänge im Programm gespeichert?===

Deine eigenen Anhänge werden von Winestro.Cloud nicht zwischengespeichert, wie Du es von Deinem E-Mailanbieter kennst. Wähle daher ganz zum Schluss Deine eigenen Anhänge aus und versende die E-Mail unmittelbar nachdem Du Deine Auswahl getroffen hast. Wenn Du die E-Mail nochmals bearbeitest, geht die Zuordnung Deiner eigenen Anhänge verloren. Anhänge aus dem System sind davon nicht betroffen - deren Zuordnung bleibt bestehen.

===Automatische Antwort an falsche Adresse / noreply@:===

Wir versenden unsere E-Mails automatisch von einer Adresse, die nur zum Versand bestimmt ist. Wenn wir so "tun" würden, als wären wir in Wirklichkeit eine andere E-Mail Adresse (z.B. Ihr Weingut), erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail als SPAM klassifiziert wird.
 
Daher geben wir an, dass wir als noreply@ / mailservice@weinbau-online.de versenden. In die E-Mail fügen wir für das Programm den Hinweis an, dass bei einer Antwort an Deine Adresse geantwortet werden soll. Das funktioniert auch in mehr als 95% der Fälle problemlos.
 
Durch falsch eingestellte Programme / teilweises Weiterleiten der E-Mail etc... kann es jedoch dazu führen, dass hier fälschlicher Weise an die Versandadresse geantwortet wird. In diesem Fall wird der Kunde aber benachrichtigt, dass hier etwas schief gelaufen ist.
 
Du kannst dies umgehen, indem Du direkt von Deinem Postfach sendest. Lies dazu oben den Punkt "eigenes Postfach verwenden".

===Wie trage ich eine zweite E-Mail Adresse ein?===
Nutze dazu den Bereich "Ansprechpartner" in der Kundenkarteikarte. Wenn Du hier E-Mail, Anrede und Namen des Ansprechpartners einpflegst, wird auch dieser auf Wunsch personalisiert angesprochen.
Bei der Empfängersuche kannst Du dann einzelne Ansprechpartner_Innen unter dem Kunden auswählen, oder auch direkt nach namentlich ihnen suchen. Mit Klick auf den grünen Pfeil, fügst Du den Ansprechpartner dann der Empfängerliste hinzu.

===Die E-Mail wurde versendet, aber der Kunde hat keine Mail bekommen?!===
Die erste Möglichkeit ist, dass Deine E-Mail als SPAM (oder unerwünscht) klassifiziert wurde. Gerade wenn Du Dateien mit dem Namen "Rechnung" o.ä. verschickst, passiert das recht schnell (vermutlich kennst Du das auch aus Deinem eigenen Posteingang). Wie Du dagegen vorgehst, haben wir Dir auf unserem [https://www.weinbau-online.de/weinbau-blog.php?id_blog_post=78 Blog] einmal zusammen gefasst.

Mehr zur [[SPAM-Prüfung]].

Die zweite Möglichkeit ist, dass die E-Mail Adresse fehlerhaft war. Bei fehlerhaften Adressen ist das so eine Sache. Hier können mehrere Fälle auftreten.

* Die E-Mail ist grundsätzlich in ihrer Schreibweise falsch: Darüber wirst Du sofort informiert. (Grüner Haken / Ggf. Fehlermeldung)
* Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies: In diesem Fall erhalten wir eine Nachricht zurück und Du erhälst eine Information darüber, wie Du es vermutlich schon manchmal erlebt hast(kennt man aus dem eigenen Postfach - nennt sich "Mailerdeamon").
*Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies nicht: In diesem Fall stellt sich das für uns so dar, dass die E-Mail angekommen ist. (Passiert aber äußerst selten - würde man aber sonst auch nicht merken.)
*Die falsche E-Mail gibt es: In diesem Fall ist die E-Mail sogar tatsächlich auch angekommen. (Schlechtester, anzunehmender Fall). Hier können wir aber gar nicht vorausahnen, dass es sich nicht um die beabsichtigte E-Mail Adresse handelt. (-außer der fälschlich angeschriebene Empfänger beschwert sich). In diesem Fall könnte sogar die E-Mail gelesen worden sein - aber wie gesagt können wir das nicht unterscheiden (Hellseherei wäre gefragt :-)

===Mein Briefpapier erscheint nicht, wenn ich Belege per Mail versende?!===
Viele Nutzer_Innen haben eingestellt, dass das Briefpapier auf Belegen nur beim Versenden per E-Mail verwendet werden soll. Wenn Du diese Einstellung gewählt hast, wird erst beim Sendevorgang an sich das Hintergrund-PDF angefügt. Wenn Du den Anhang in Winestro.Cloud öffnest, siehst Du den Beleg - auch wenn Du in der E-Mailmaske auf öffnen klickst - ohne Briefpapier. Gerne kannst Du die Funktion testen, indem DU eine E-Mail mit einigen Anhängen an dich selbst versendest. Erst die Belege im Anhang der E-Mail zeigen das gewünschte Hintergrund-PDF.

== Erklärvideo ==
Wir haben zu diesem Thema mehrere Erklärvideos erstellt, die die E-Mail noch einmal anschaulich erklären.

<embedvideo service="youtube" dimensions="350" >https://www.youtube.com/watch?v=g1SqDWctQ2w</embedvideo> <embedvideo service="youtube" dimensions="350" >https://www.youtube.com/watch?v=pOlRiX9pfLw</embedvideo>

E-Mail

2022-10-06T12:06:41Z

Aaron2:

E-Mail

2022-10-06T12:04:49Z

Aaron2:

{| style="background-color: #043149; color:#fff; padding:10px; float:right; margin-left:10px; margin-top:10px; position:relative; border:1px dotted #666; text-align:center;" |
|'''So finden Sie diese Seite:'''
|-
|[[Image:post_icon.png]]
|-
|E-Mails
|}
Bei Winestro.Cloud kannst Du direkt E-Mails aus dem Programm versenden. Dabei kannst Du Rechnungen, Angebote etc. auch direkt als Anhang anfügen.
Jede E-Mail, die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird automatisch in der [[Kundenkarteikarte]] des jeweiligen Kunden eingetragen. Damit hast Du einen guten Überblick über die Kommunikation mit Deinen Kund_Innen.

'''Wichtig''': Bitte teste jede Einstellung vor
größeren E-Mails mit Testsendungen an dich selbst! E-Mails werden teilweise
je nach Lese-Programm wie web.de / Outlook / T-Online / Thunderbird etc.
unterschiedlich dargestellt.

Für Fortgeschrittene empfehlen wir unseren Artikel zum Thema [[Newsletter]] und zur [[SPAM-Prüfung]]!

== E-Mailliste ==
Zu den E-Mails gelangst Du in der Menüleiste über einen direkten Klick auf Post. Dort findest Du folgende Bereiche:
*In der linken Leiste kannst Du zwischen Posteingang und -ausgang, sowie Entwürfen, Vorlagen und Newslettern wechseln. Weiterhin kannst Du unter Einstellungen das Verhalten des Posteinganges bestimmen.
*In der mittleren Leiste kannst Du mit einem Klick die Vorschau der Mail laden, mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus gehen. Zu jeder Mail werden Dir verschiedene Status-Icons angezeigt, z.B. ob diese Mail versendet wurde, ob es Anhänge gab oder ob diese personalisiert zugestellt wurde.
*In der rechten Leiste siehst Du entweder die Mail-Vorschau oder kannst die Mail bearbeiten.
 [[Datei:Mail_uebersicht.PNG|1200px]] 

== Posteingang ==
Du kannst mit Winestro.Cloud Dein komplettes Outlook verknüfen und synchronisieren. So sind alle eingehenden Mails direkt in Winestro.Cloud verfügbar und bei Kund_Innen hinterlegt.
Die Einrichtung des Posteingangs erfolgt im Rahmen unserer Office-365 Integration. Die Office-365 Integration ist ein kostenpflichtiges Zusatzpaket. Lies dazu bitte den Eintrag in unserem WIKI.
[[Datei:Mail_posteingang.png|miniatur|Zuweisen von Mails im Posteingang]]

Sobald der Posteingang eingerichtet ist, kannst Du alle eingehenden Mails im enstprechendn Bereich aufrufen.
Wenn Du mit Ordnern in Outlook arbeitest, siehst Du diese hier ebenfalls. Um einen neuen Ordner anzulegen, fügest Du diesen einfach in Dein Outlook ein. Bitte beachte, dass Emails die in Deinem Outlook ankommen, erst ca. 3 Minuten später in Winestro.Cloud verfügbar sind.

===Kollaboratives Arbeiten===
Anders als in Outlook ist der Posteingang in Winestro.Cloud nicht nur ein Postfach, sondern dient als kollaboratives Werkzeug, um Aufgaben zu erledigen.

===Einstellungen zur Office-365 Schnittstelle===

==Neue E-Mail oder E-Mail bearbeiten ==
Wenn Du eine neue E-Mail anlegst oder eine bestehende bearbeitest, kommest Du zunächst auf die Ansicht, die rechts im Bild "Neue Email" zu sehen ist.[[Datei:E-MaillEdit.PNG|miniatur|Neue Email]]

Hier kannst Du den Betreff und den Text eingeben und rechts oben in die weiteren Reiter zu dieser E-Mail wechseln.
Du kannst ebenso einen [[E-Mail Hintergrund]] (Analog zum Briefpapier bei Rechnungen) auswählen.

== Empfänger auswählen ==

[[Datei:E-MaillEmpfPNG.png |miniatur|Empfänger hinzufügen]]

Um einen Kunden, oder eine ganze Kundengruppe einzufügen gibst Du in das Textfeld "An" oder "BCC" oben im E-Mail-Formular einen entsprechenden Suchbegriff (Vorname, Nachname, Kundengruppe) ein. Mit einem Klick auf den Vorschlag fügst Du den Kunden/die Kundengruppe hinzu.

ACHTUNG: Bei einer unpersonalisierten E-Mail stehen
alle angeschriebenen Kund_Innen in den Empfängern,
wenn sie nicht im BCC sind! Das heißt, alle Kund_Innen
können die E-Mail-Adresse der anderen Kund_Innen sehen!

Möchtest Du eine E-Mail an mehrere Kund_Innen nicht personalisiert versenden, solltest Du eine sogenannte Blindkopie versenden. Dies funktioniert, indem Du die Kund_Innen im BCC-Feld einfügst. BCC steht für "Blind Carbon Copy", was beudetet, dass alle E-Mail-Adressen, die ins BCC-Feld eingetragen wurden, von den Empfänger_Innen nicht eingesehen werden können.
Um das BCC Feld zu aktivieren, gehst Du bitte auf den Bereich Einstellungen und dann auf das Icon BCC.

== Anhänge ==
[[Datei:E-MaillisteNeu.PNG|miniatur|Belege in der Mail anhängen]]

Unter dem Reiter Anhang kannst Du jeden Beleg aus Winestro.Cloud als Anhang im PDF-Format anfügen.
Du kannst dabei beliebig viele verschiedene Belege auswählen. Um einen Beleg anzuhängen, suchst Du diesen einfach über das Auswahlfeld und klickst einmal auf die Zeile für diesen Beleg. Solltest Du andere Anhänge verwenden wollen, kannst Du auf "Durchsuchen" klicken und wählst den gewünschten Anhang aus.

Wenn Du Anhänge von Deinem eigenen PC hochladen möchtest, wählst Du die Dateien unmittelbar vor dem Absenden aus. Beim Absenden werden die Dateien an Winestro.Cloud übertragen, dann versendet und nicht zwischengespeichert.

Beim Anfügen von anderen Formaten als PDFs kann es zu Problemen kommen, gehe beim Versenden von Bildern also bitte folgendermaßen vor:

== Bilder einfügen ==
Damit Bilder korrekt angezeigt werden, sollten diese zuerst ins Internet (zum Beispiel die eigene Webseite, oder über einen kostenlosen [[https://ctrlq.org/images/ Hosting-Service]] ) geladen werden. Jetzt können sie über das Bilder-Symbol    , welches sich in der obberen Leiste befindet, eingefügt und positioniert werden. Bitte kopiere keine Bilder zum Beispiel einfach aus Word in die E-Mail, da sie je nach E-Mail Programm des Empfängers gegebenenfalls nicht richtig dargestellt werden. Alternativ können Bilder auch im Bereich [[Bilder]] geladen werden.
 
 

== Personalisierte E-Mails ==
[[Datei:E-MaillPersonalisiert.PNG.gif|thumb|left|E-Mail personalisieren]]

Um eine Email personalisiert zu versenden, muss den Schalter bei "Personalisiert" aktiviert werden.
In der Email erscheinen nun die Platzhalter '''[anrede], [hier anmelden] [hier abmelden] [Klicken Sie hier]'''. Beim Versenden der E-Mail werden diese Platzhalter durch die Briefanrede des jeweiligen Kunden erstetzt und dadurch jeder Kunde persönlich angesprochen. Damit das möglich ist, erhält jeder Kunde eine einzelne E-Mail - damit sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Deine Nachricht im SPAM des Kunden landet, erheblich.

Achte also darauf, dass Du bei der Kundenpflege in den jeweiligen Karteikarten die jeweils richtige Anrede eingetragen hast - sonst könnte es zu peinlichen Faux-pas führen à la: Sehr geehrter Herr Petra Mustermann.

Die erschienenen Autofelder an sich können natürlich auch gelöscht werden - dadurch bleibt die Personalisierung, also die bessere Kontrolle des Rücklaufs von nicht empfangenen Mails, trotzdem bestehen.

Daneben kannst Du bestimmen zu welcher Uhrzeit die Email versendet werden soll. So kannst Du beispielsweise einen Newsletter am Vorabend erstellen und festlegen, dass er am nächsten Tag um 11 Uhr vormittags versendet werden soll.

Mehr Infos zu [[Fehlerhafte Rückläufe]]

=== Kosten ===
Ab dem 4. Empfänger wird der Versand der Mail mit 0.01€ je Empfänger_In berechnet.

=== Weitere Platzhalter ===
Der Platzhalter [kd_email] wird mit der E-Mail des Kunden ersetzt und kann so für Ticket-Links, zum Beispiel für Messen, genutzt werden.

Folgende [[Autofelder]] stehen Dir zur Verfügung:

{| class="wikitable"
|-
! Name !! Beschreibung
|-
| [anrede] || Personalisierte Anrede wird in der Kundenkarteikarte hinterlegt (ggf. mit Namen)
|-
| [kd_email] || E-Mail Adresse des Kunden
|-
| [kd_name] || Vorname des Kunden
|-
| [kd_nachname] || Nachname des Kunden
|-
| [kd_nr] || Kundennummer
|-
| [datum_heute] || Datum zum Zeitpunkt des Versands
|-
| [kd_rechnungsadresse] || Im System hinterlegte Rechnungsadresse des Kunden
|-
| [anfahrtsplan datum] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [anfahrtsplan uhrzeit] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [hier anmelden] || Anmelde-Link zur Anmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [hier abmelden] || Abmelde-Link zur Abmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [Klicken Sie hier] || Alternative Anzeige der Mail im Webbrowser (falls falsch dargestellt)
|-
| [bonuskonto_kunde] || Gibt alle Bonuskonten des Kunden nach dem Schema "Bezechnung : Betrag" aus sofern vorhanden.
|-
| ------------------- || -----------------------------
|-
| [trackingcode] || Trackingcode NUR bei Versandbestätigungen
|-
| [au_nr] || Auftragsnummer NUR bei Versandbestätigungen
|-
| ###belegnr### || Nur im Betreff von Benachrichtigungs-Vorlagen
|-
|}

=== Fehlerhafte E-Mails ===
Dadurch, dass alle Kund_Innen eine einzelne E-Mail erhalten, bekommt kein Kunde Einblick in die Empfängerliste Deiner E-Mail.
Zudem kontrolliert Winestro.Cloud, ob es bei der Zustellung Deiner E-Mail zu Fehlermeldungen kam (z.B. Postfach des Empfängers voll, bei der E-Mailadresse vertippt...). Diese Fehlermeldungen werden gesammelt und den einzelnen Empfänger_Innen Deiner E-mail zugeordnet. Damit hast Du einen direkten Überblick, welche Kund_Innen Du nicht erreicht hast.

Dieser Service verursacht minimale Mehrkosten. Diese sind schlicht und einfach notwenig, um uns vor Missbrauch zu schützen. Vergleichbare Services bei anderen bekannten Anbietern sind oftmals teurer.

===Wichtiger Hinweis: Links!!===
In personalisierten E-Mails werden Links zur Nachverfolgung ersetzt. Achte daher darauf, Links nicht als Klartext zu schreiben. Nutze das "Link einfügen"-Symbol in der Kopfleiste und setze einen eigenen Link-Text.

Schlecht: http://www.weinbau-online.de/index.php

Besser: [[https://www.weinbau-online.de/ Zu unserer Homepage]]

Markiere den Text "Zur unserer Homepage" (o.ä. nach Ihren Anforderungen), klicke auf das "Link einfügen"-Symbol und füge dann den Link (im Beispiel haben wir den oberen Link verwendet) ein. So vermeidest Du, dass Deine E-Mail fälschlicherweise als Phishing deklariert wird.

=== Personalisierte E-Mail Auswerten ===
Siehe dazu den eigenen Artikel zum Thema [[Newsletter]]

== Abmelde-Links für Newsletter ==
Wenn Du diesen Haken setzt, werden zwei Platzhalter in Deine E-mail eingefügt: [hier anmelden] und [hier abmelden]. Diese Platzhalter werden beim Versenden durch einen persönlichen Link für den Empfänger ersetzt. Klickt der Empfänger auf diesen Link, nimmt Winestro.Cloud für Dich seine An-/Abmeldung entgegen und listet diese unter Post - neue Mail - DoubleOptIn auf.
Dieser Service verursacht Mehrkosten und ist nur in Verbindung mit personalisierten E-Mails verfügbar. Mehr dazu haben wir in unserem Artikel zum Thema [[Newsletter]] für Dich zusammengefasst.

== Vorlagen ==
Jede Deiner E-Mails kannst Du als eine Vorlage speichern und diese Vorlagen mit einem Klick einspielen. Damit kannst Du z.B. schnell einen neuen Newsletter erstellen. Alle Vorlagen findest Du über Klick auf das entsprechende Symbol im Kopf der E-Mail. Jede E-Mail kann theoretisch als Vorlage markiert werden.

=== Vorlage erstellen ===
Öffne für das Erstellen einer Vorlage eine neue Mail, befülle diese mit dem gewünschtem Text. Klicke oben auf "Vorlagenverwaltung" - trage unter "Aus dieser E-Mail eine neue Vorlage anlegen." eine Bezeichung für die Vorlage ein und klicke auf "anlegen". Nachdem Du die Vorlage erstellt hast, schließt Du die Mail. Wichtig!: Überschreibst Du die neu angelegte Vorlage mit einer alten, wird sie zwar angelegt, der darin enthaltene Text jedoch nicht gespeichert.

=== Vorlage einspielen ===
Wenn Du eine E-Mail als Vorlage markierst und später einspielst, wird quasi die Vorlagen-Mail in die neue E-Mail "hineinkopiert". Achtung: Der Inhalt der Mail wird durch den Inhalt der Vorlage vollständig ersetzt!

=== Vorlagen ändern ===
Wenn Du eine Vorlage ändern möchtest, musst Du die Vorlage anpassen UND speichern. Klicke dafür in der Vorlagen-Übersicht auf das entsprechende Bearbeiten-Symbol. Eine Anpassung hat KEINE Auswirkungen auf von der Vorlage zuvor erzeugten Mails.

=== Vorlagen löschen ===
Gehe in die Vorlagen-Übersicht und klicke auf das Löschen Symbol. Dies hat keine Auswirkungen auf Mails die diese Vorlage bereits verwendet haben.

=== Vorlagen für Versandbestätigungen, Angebote und Rechnungen ===
Die Vorlage kannst Du unter System / Einstellungen / E-Mail ganz oben abändern. Wähle dort einfach eine als Vorlage markierte E-Mail aus. Für den Trackingcode nutzt Du einfach das E-Mail-[[Autofelder |Autofeld]] [trackingcode]. Das wird dann in der E-Mail automatisch ersetzt. Bitte lies dazu auch [[Erstellung_Paketmarken#Tracking-Status_manuell_an_den_Kunden_versenden|diesen Abschnitt]].
Da in der Versandbestätigung auch ein konkreter Auftrag zugeordnet ist, kannst Du nur hier auch den Platzhalter [au_nr] verwednen.

Hinweis: Bei Rechnungs-Vorlagen kann das Feld [belegnummer] im Betreff genutzt werden.

== Postfächer==
Grundsätzlich stellt Winestro.Cloud mehrere E-Mail Adressen und Mail-Server für den Versand bereit, um täglich mehrere tausend Mails zustellen und verteilen zu können. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten mit Winestro.Cloud zu versenden. Grundsätzlich geht die Reputation von E-Mails und wie Du sie versendest auf alle Versender über ein Postfach über. Will meinen, wenn viele Personen schlechte E-Mails ohne Abmeldelink an Kund_Innen senden, die das nicht möchten, zieht das die E-Mails aller Nutzer_Innen in Mitleidenschaft. Dazu werden verschiedene Maßnahmen ergriffen.

=== Winestro.Cloud Postfächer ===
Winestro.Cloud bietet für den Versand drei Postfächer an:

==== office@winestro.de | mailservice@Winestro.de ====
Dieses Postfach ist wichtigen Mails von Winestro.Cloud vorbehalten. Darunter fallen alle Infos von uns an die Weingüter und System-Mails wie Shop-Bestellungen etc. an die Kund_Innen. Damit stellen wir sicher, dass bestimmte Mails unbeeinflusst bleiben. Über dieses Postfach erhälst Du wichtige Nachrichten von uns, wie Rechnungen oder sonstige Infos. Du solltest dieses Postfach in Dein Adressbuch aufnehmen.

Einzelmails werden immer über die office@ versendet
Werbe-Emails und Massenmails über die mailservice@

==== office@Weinbau-mail.de | mailservice@Weinbau-mail.de ====
Dies ist das Standard-Postfach von Winestro.Cloud, worüber alle Mails versendet werden. Einzelmails und Newsletter.

==== office@Winzer-Software.de | mailservice@Winzer-Software.de ====
Dies ist ein speziell geschütztes Postfach von Winestro. Du musst mit Deinen Mails bestimmte Kriterien erfüllen, um hierüber senden zu dürfen. Im Gegenzug ist durch die Exklusivität die Zustellwahrscheinlichkeit höher.
# Dein SPAM-Score muss grün gekennzeichnet sein und wenige Punkte haben.
# Du musst einen Abmelde-Link setzen.
# Du musst den Haken bei "Nur Kunden mit Zustimmung anschreiben" setzen.
# Deine letzte E-Mail darf keinen hohen Rücklauf vorweisen.
# Du darfst keine Werbenden und Geschäftlichen Inhalte mischen. (Bspw. kein Werbe-Angebot unter einer Rechnung)

=== Eigenes Postfach verwenden ===
Unter System - Einstellungen - E-Mail kannst Du Zugangsdaten zu Deinem persönlichen E-Mail Konto angeben. Sind Deine Daten dort hinterlegt, sendet Winestro.Cloud E-Mails von diesem Konto. Es ist dann allerdings keine Rückverfolgung von personalisierten E-Mails mehr möglich. Wichtig: Auch wenn Du Deine Daten hinterlegen kannst, so ist nicht jedes Postfach für den Versand geeignet. Wir haben keinen Zugriff auf Dein Postfach und können eine Auslieferung der E-Mails nicht kontrollieren oder nachvollziehen. Zuständig ist hier alleine Dein E-Mail Anbieter.

==== Postfach berechtigen ====
Wenn Du Dein eingenes Postfach verwenden möchtest, musst Du es so einstellen, dass Winestro.Cloud auch berechtigt ist über dein Postfach zu versenden. Gib dazu folgenden DNS TXT Record an den Betreuer Deines Postfach weiter. Bei selbst gehosteten Webseiten ist das idR. Ihr Webseiten-Betreuer. Es ist wichtig, dass dieser Eintrag gesetzt wird, damit wir und Ihr Postfach nicht als SPAM klassifiziert werden. Er drückt aus, dass WBO erlaubt ist über Ihren Mail-Server zu versenden:

v=spf1 a mx ip4:82.211.33.0/23 ip4:109.237.128.0/20 -all
(Host leer lassen oder ggf. ein "@" setzen)

Beispiele:
* [https://homepagecenter.telekom.de/index.php?id=spf Record setzten T-Online]
* [https://www.ionos.de/hilfe/domains/mailserver-und-verwandte-records-konfigurieren/spam-versand-vermeiden-mit-spf-record/ Record setzten Ionos]

Wichtig: Der SPF-Eintrag muss für Deine versendene Domain eingerichtet werden. Sendest Du über info@weinbau-online.de
muss der Eintrag also für Winestro.Cloud als Domain hinterlegt werden.

==== Wieder über WBO Server versenden ====
Durch das Entfernen der Daten kann der Versand über das eigene Postfach beendet werden. Zum Versand von Mails werden nun wieder die WBO-Server verwendet.

=== Office 365 Integration ===
Ist Winestro.Cloud an Dein Office angeschlossen, senden wir E-Mails automatisch über Dein Postfach via Fernsteuerung. [Office-365/Outlook Integration]

== Standardempfänger setzen ==
Unter System / Einstellungen / E-Mail kannst Du einen Standardempfänger auswählen. An diese E-Mail Adresse wird IMMER eine Kopie jeder ausgehenden E-Mail versandt!

=== Tipp: ===
Lege in Deinem E-Mail Programm wie Outlook eine Filterregel an, die die Mails dann automatisch umsortiert.

== Häufige Fragen und Probleme ==

=== Meine E-Mail wird gar nicht erst gesendet ===
Prüfe die Schreibweise der E-Mail auf ihre Korrektheit. Das Programm testet vor dem Senden auch, ob die E-Mail überhaupt exisitiert.

Manche E-Mail Server lehnen im Vorneherein E-Mails ab, die
keinen Text-Inhalt besitzen. Schreibe daher am besten nie
E-Mails einfach nur mit einem Betreff, sondern verwende immer eine
Vollständige Grußformel mit Textinhalt!

===Warum sieht mein Newsletter unterschiedlich / fehlerhaft aus?===
Gerade bei HTML-Newslettern gibt es viele unterschiedliche Standards für die jeweiligen Programme zum Anzeigen von E-Mails. Hier hilft nur ein Testen der E-Mails, also solltest Du die Mail an dich selbst und 1-2 andere Einheiten mit unterschiedlichen Programmen (Outlook/GMX/WEB.de/Thunderbird/T-Online... usw.) schicken. Ein interessanter Artikel dazu findet sich [[http://maddesigns.de/html-newsletter-1030.html hier]]. Die im Text angesprochenen Vorlagen entsprechen den Winestro.Cloud Vorlagen.

===Warum können mir Kund_Innen nicht antworten?===

Bei jeder E-Mail die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird die E-Mail Adresse, die Du unter System - Dokumente eingetragen hast, als Antwortadresse eingetragen. Stelle sicher, dass dort Deine richtige Adresse eingetragen ist.

===Warum ist bei meinen E-Mails der "Absender unbekannt"?===

Als Absender einer E-Mail wird der Firmenname, den Du unter System - Dokumente eingetragen hast, verwendet. Stelle sicher, dass dort Deine richtige Firmenbezeichnung eingetragen ist.

===Warum sehen alle Kund_Innen, wen ich anschreibe?===

Wenn Du eine Rundmail an Deine Kund_Innen sendest, aber keine personalisierte E-Mail nutzen möchtest, musst Du, wie bei jedem anderen E-Mail-Anbieter, auch die Adressen der Kund_Innen in das Feld '''BCC eintragen''' und nicht in das Feld Empfänger. Sonst kann jeder Empfänger alle Adressen aller anderen Empfänger_Innen einsehen.

===Warum sollte ich keine großen Anhänge anfügen?===

Beachte, dass Du bei Rundschreiben '''nur kleine Anhänge (< 0,5 MB)''' mit versendest. Versendest Du größere Anhänge, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Deine E-Mail als SPAM behandelt wird, oder wegen "vollem Postfach" nicht zugestellt werden kann.

===Kann ich sehen, ob ein Kunde die E-Mail erhalten hat?===

Die Nachverfolgung kann nicht sicherstellen, dass Deine E-Mail den Kunden erreicht hat. Die Nachverfolgung listet "nur" auf, bei welchen Empfänger_Innen es zu einer Fehlermeldung kam (Adresse falsch geschrieben, Postfach voll, Abwesenheitsnotiz).

===Werden meine eigenen Anhänge im Programm gespeichert?===

Deine eigenen Anhänge werden von Winestro.Cloud nicht zwischengespeichert, wie Du es von Deinem E-Mailanbieter kennst. Wähle daher ganz zum Schluss Deine eigenen Anhänge aus und versende die E-Mail unmittelbar nachdem Du Deine Auswahl getroffen hast. Wenn Du die E-Mail nochmals bearbeitest, geht die Zuordnung Deiner eigenen Anhänge verloren. Anhänge aus dem System sind davon nicht betroffen - deren Zuordnung bleibt bestehen.

===Automatische Antwort an falsche Adresse / noreply@:===

Wir versenden unsere E-Mails automatisch von einer Adresse, die nur zum Versand bestimmt ist. Wenn wir so "tun" würden, als wären wir in Wirklichkeit eine andere E-Mail Adresse (z.B. Ihr Weingut), erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail als SPAM klassifiziert wird.
 
Daher geben wir an, dass wir als noreply@ / mailservice@weinbau-online.de versenden. In die E-Mail fügen wir für das Programm den Hinweis an, dass bei einer Antwort an Deine Adresse geantwortet werden soll. Das funktioniert auch in mehr als 95% der Fälle problemlos.
 
Durch falsch eingestellte Programme / teilweises Weiterleiten der E-Mail etc... kann es jedoch dazu führen, dass hier fälschlicher Weise an die Versandadresse geantwortet wird. In diesem Fall wird der Kunde aber benachrichtigt, dass hier etwas schief gelaufen ist.
 
Du kannst dies umgehen, indem Du direkt von Deinem Postfach sendest. Lies dazu oben den Punkt "eigenes Postfach verwenden".

===Wie trage ich eine zweite E-Mail Adresse ein?===
Nutze dazu den Bereich "Ansprechpartner" in der Kundenkarteikarte. Wenn Du hier E-Mail, Anrede und Namen des Ansprechpartners einpflegst, wird auch dieser auf Wunsch personalisiert angesprochen.
Bei der Empfängersuche kannst Du dann einzelne Ansprechpartner_Innen unter dem Kunden auswählen, oder auch direkt nach namentlich ihnen suchen. Mit Klick auf den grünen Pfeil, fügst Du den Ansprechpartner dann der Empfängerliste hinzu.

===Die E-Mail wurde versendet, aber der Kunde hat keine Mail bekommen?!===
Die erste Möglichkeit ist, dass Deine E-Mail als SPAM (oder unerwünscht) klassifiziert wurde. Gerade wenn Du Dateien mit dem Namen "Rechnung" o.ä. verschickst, passiert das recht schnell (vermutlich kennst Du das auch aus Deinem eigenen Posteingang). Wie Du dagegen vorgehst, haben wir Dir auf unserem [https://www.weinbau-online.de/weinbau-blog.php?id_blog_post=78 Blog] einmal zusammen gefasst.

Mehr zur [[SPAM-Prüfung]].

Die zweite Möglichkeit ist, dass die E-Mail Adresse fehlerhaft war. Bei fehlerhaften Adressen ist das so eine Sache. Hier können mehrere Fälle auftreten.

* Die E-Mail ist grundsätzlich in ihrer Schreibweise falsch: Darüber wirst Du sofort informiert. (Grüner Haken / Ggf. Fehlermeldung)
* Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies: In diesem Fall erhalten wir eine Nachricht zurück und Du erhälst eine Information darüber, wie Du es vermutlich schon manchmal erlebt hast(kennt man aus dem eigenen Postfach - nennt sich "Mailerdeamon").
*Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies nicht: In diesem Fall stellt sich das für uns so dar, dass die E-Mail angekommen ist. (Passiert aber äußerst selten - würde man aber sonst auch nicht merken.)
*Die falsche E-Mail gibt es: In diesem Fall ist die E-Mail sogar tatsächlich auch angekommen. (Schlechtester, anzunehmender Fall). Hier können wir aber gar nicht vorausahnen, dass es sich nicht um die beabsichtigte E-Mail Adresse handelt. (-außer der fälschlich angeschriebene Empfänger beschwert sich). In diesem Fall könnte sogar die E-Mail gelesen worden sein - aber wie gesagt können wir das nicht unterscheiden (Hellseherei wäre gefragt :-)

===Mein Briefpapier erscheint nicht, wenn ich Belege per Mail versende?!===
Viele Nutzer_Innen haben eingestellt, dass das Briefpapier auf Belegen nur beim Versenden per E-Mail verwendet werden soll. Wenn Du diese Einstellung gewählt hast, wird erst beim Sendevorgang an sich das Hintergrund-PDF angefügt. Wenn Du den Anhang in Winestro.Cloud öffnest, siehst Du den Beleg - auch wenn Du in der E-Mailmaske auf öffnen klickst - ohne Briefpapier. Gerne kannst Du die Funktion testen, indem DU eine E-Mail mit einigen Anhängen an dich selbst versendest. Erst die Belege im Anhang der E-Mail zeigen das gewünschte Hintergrund-PDF.

E-Mail

2022-10-06T11:03:08Z

Aaron2:

{| style="background-color: #043149; color:#fff; padding:10px; float:right; margin-left:10px; margin-top:10px; position:relative; border:1px dotted #666; text-align:center;" |
|'''So finden Sie diese Seite:'''
|-
|[[Image:post_icon.png]]
|-
|E-Mails
|}
Bei Winestro.Cloud kannst Du direkt E-Mails aus dem Programm versenden. Dabei kannst Du Rechnungen, Angebote etc. auch direkt als Anhang anfügen.
Jede E-Mail, die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird automatisch in der [[Kundenkarteikarte]] des jeweiligen Kunden eingetragen. Damit hast Du einen guten Überblick über die Kommunikation mit Deinen Kund_Innen.

'''Wichtig''': Bitte teste jede Einstellung vor
größeren E-Mails mit Testsendungen an dich selbst! E-Mails werden teilweise
je nach Lese-Programm wie web.de / Outlook / T-Online / Thunderbird etc.
unterschiedlich dargestellt.

Für Fortgeschrittene empfehlen wir unseren Artikel zum Thema [[Newsletter]] und zur [[SPAM-Prüfung]]!

== E-Mailliste ==
Zu den E-Mails gelangst Du in der Menüleiste über einen direkten Klick auf Post. Dort findest Du folgende Bereiche:
*In der linken Leiste kannst Du zwischen Posteingang und -ausgang, sowie Entwürfen, Vorlagen und Newslettern wechseln. Weiterhin kannst Du unter Einstellungen das Verhalten des Posteinganges bestimmen.
*In der mittleren Leiste kannst Du mit einem Klick die Vorschau der Mail laden, mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus gehen. Zu jeder Mail werden Dir verschiedene Status-Icons angezeigt, z.B. ob diese Mail versendet wurde, ob es Anhänge gab oder ob diese personalisiert zugestellt wurde.
*In der rechten Leiste siehst Du entweder die Mail-Vorschau oder kannst die Mail bearbeiten.
 [[Datei:Mail_uebersicht.PNG|1200px]] 

== Posteingang ==
Du kannst mit Winestro.Cloud Dein komplettes Outlook verknüfen und synchronisieren. So sind alle eingehenden Mails direkt in Winestro.Cloud verfügbar und bei Kund_Innen hinterlegt.
Die Einrichtung des Posteingangs erfolgt im Rahmen unserer Office-365 Integration. Die Office-365 Integration ist ein kostenpflichtiges Zusatzpaket. Lies dazu bitte den Eintrag in unserem WIKI.
[[Datei:Mail_posteingang.png|miniatur|Zuweisen von Mails im Posteingang]]

Sobald der Posteingang eingerichtet ist, kannst Du alle eingehenden Mails im enstprechendn Bereich aufrufen.
Wenn Du mit Ordnern in Outlook arbeitest, siehst Du diese hier ebenfalls. Um einen neuen Ordner anzulegen, fügest Du diesen einfach in Dein Outlook ein. Bitte beachte, dass Emails die in Deinem Outlook ankommen, erst ca. 3 Minuten später in Winestro.Cloud verfügbar sind.

===Kollaboratives Arbeiten===
Anders als in Outlook ist der Posteingang in Winestro.Cloud nicht nur ein Postfach, sondern dient als kollaboratives Werkzeug, um Aufgaben zu erledigen.

===Einstellungen zur Office-365 Schnittstelle===

==Neue E-Mail oder E-Mail bearbeiten ==
Wenn Du eine neue E-Mail anlegst oder eine bestehende bearbeitest, kommest Du zunächst auf die Ansicht, die rechts im Bild "Neue Email" zu sehen ist.[[Datei:E-MaillEdit.PNG|miniatur|Neue Email]]

Hier kannst Du den Betreff und den Text eingeben und rechts oben in die weiteren Reiter zu dieser E-Mail wechseln.
Du kannst ebenso einen [[E-Mail Hintergrund]] (Analog zum Briefpapier bei Rechnungen) auswählen.

== Empfänger auswählen ==

[[Datei:E-MaillEmpfPNG.png |miniatur|Empfänger hinzufügen]]

Um einen Kunden, oder eine ganze Kundengruppe einzufügen gibst Du in das Textfeld "An" oder "BCC" oben im E-Mail-Formular einen entsprechenden Suchbegriff (Vorname, Nachname, Kundengruppe) ein. Mit einem Klick auf den Vorschlag fügst Du den Kunden/die Kundengruppe hinzu.

ACHTUNG: Bei einer unpersonalisierten E-Mail stehen
alle angeschriebenen Kund_Innen in den Empfängern,
wenn sie nicht im BCC sind! Das heißt, alle Kund_Innen
können die E-Mail-Adresse der anderen Kund_Innen sehen!

Möchtest Du eine E-Mail an mehrere Kund_Innen nicht personalisiert versenden, solltest Du eine sogenannte Blindkopie versenden. Dies funktioniert, indem Du die Kund_Innen im BCC-Feld einfügst. BCC steht für "Blind Carbon Copy", was beudetet, dass alle E-Mail-Adressen, die ins BCC-Feld eingetragen wurden, von den Empfänger_Innen nicht eingesehen werden können.
Um das BCC Feld zu aktivieren, gehst Du bitte auf den Bereich Einstellungen und dann auf das Icon BCC.

== Anhänge ==
[[Datei:E-MaillisteNeu.PNG|miniatur|Belege in der Mail anhängen]]

Unter dem Reiter Anhang kannst Du jeden Beleg aus Winestro.Cloud als Anhang im PDF-Format anfügen.
Du kannst dabei beliebig viele verschiedene Belege auswählen. Um einen Beleg anzuhängen, suchst Du diesen einfach über das Auswahlfeld und klickst einmal auf die Zeile für diesen Beleg. Solltest Du andere Anhänge verwenden wollen, kannst Du auf "Durchsuchen" klicken und wählst den gewünschten Anhang aus.

Wenn Du Anhänge von Deinem eigenen PC hochladen möchtest, wählst Du die Dateien unmittelbar vor dem Absenden aus. Beim Absenden werden die Dateien an Winestro.Cloud übertragen, dann versendet und nicht zwischengespeichert.

Beim Anfügen von anderen Formaten als PDFs kann es zu Problemen kommen, gehe beim Versenden von Bildern also bitte folgendermaßen vor:

== Bilder einfügen ==
Damit Bilder korrekt angezeigt werden, sollten diese zuerst ins Internet (zum Beispiel die eigene Webseite, oder über einen kostenlosen [[https://ctrlq.org/images/ Hosting-Service]] ) geladen werden. Jetzt können sie über das Bilder-Symbol    , welches sich in der obberen Leiste befindet, eingefügt und positioniert werden. Bitte kopiere keine Bilder zum Beispiel einfach aus Word in die E-Mail, da sie je nach E-Mail Programm des Empfängers gegebenenfalls nicht richtig dargestellt werden. Alternativ können Bilder auch im Bereich [[Bilder]] geladen werden.
 
 

== Personalisierte E-Mails ==
[[Datei:E-MaillPersonalisiert.PNG.gif|thumb|left|E-Mail personalisieren]]

Um eine Email personalisiert zu versenden, muss den Schalter bei "Personalisiert" aktiviert werden.
In der Email erscheinen nun die Platzhalter '''[anrede], [hier anmelden] [hier abmelden] [Klicken Sie hier]'''. Beim Versenden der E-Mail werden diese Platzhalter durch die Briefanrede des jeweiligen Kunden erstetzt und dadurch jeder Kunde persönlich angesprochen. Damit das möglich ist, erhält jeder Kunde eine einzelne E-Mail - damit sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Deine Nachricht im SPAM des Kunden landet, erheblich.

Achte also darauf, dass Du bei der Kundenpflege in den jeweiligen Karteikarten die jeweils richtige Anrede eingetragen hast - sonst könnte es zu peinlichen Faux-pas führen à la: Sehr geehrter Herr Petra Mustermann.

Die erschienenen Autofelder an sich können natürlich auch gelöscht werden - dadurch bleibt die Personalisierung, also die bessere Kontrolle des Rücklaufs von nicht empfangenen Mails, trotzdem bestehen.

Daneben kannst Du bestimmen zu welcher Uhrzeit die Email versendet werden soll. So kannst Du beispielsweise einen Newsletter am Vorabend erstellen und festlegen, dass er am nächsten Tag um 11 Uhr vormittags versendet werden soll.

Mehr Infos zu [[Fehlerhafte Rückläufe]]

=== Kosten ===
Ab dem 4. Empfänger wird der Versand der Mail mit 0.01€ je Empfänger_In berechnet.

=== Weitere Platzhalter ===
Der Platzhalter [kd_email] wird mit der E-Mail des Kunden ersetzt und kann so für Ticket-Links, zum Beispiel für Messen, genutzt werden.

Folgende [[Autofelder]] stehen Dir zur Verfügung:

{| class="wikitable"
|-
! Name !! Beschreibung
|-
| [anrede] || Personalisierte Anrede wird in der Kundenkarteikarte hinterlegt (ggf. mit Namen)
|-
| [kd_email] || E-Mail Adresse des Kunden
|-
| [kd_name] || Vorname des Kunden
|-
| [kd_nachname] || Nachname des Kunden
|-
| [kd_nr] || Kundennummer
|-
| [datum_heute] || Datum zum Zeitpunkt des Versands
|-
| [kd_rechnungsadresse] || Im System hinterlegte Rechnungsadresse des Kunden
|-
| [anfahrtsplan datum] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [anfahrtsplan uhrzeit] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [hier anmelden] || Anmelde-Link zur Anmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [hier abmelden] || Abmelde-Link zur Abmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [Klicken Sie hier] || Alternative Anzeige der Mail im Webbrowser (falls falsch dargestellt)
|-
| [bonuskonto_kunde] || Gibt alle Bonuskonten des Kunden nach dem Schema "Bezechnung : Betrag" aus sofern vorhanden.
|-
| ------------------- || -----------------------------
|-
| [trackingcode] || Trackingcode NUR bei Versandbestätigungen
|-
| [au_nr] || Auftragsnummer NUR bei Versandbestätigungen
|-
| ###belegnr### || Nur im Betreff von Benachrichtigungs-Vorlagen
|-
|}

=== Fehlerhafte E-Mails ===
Dadurch, dass alle Kund_Innen eine einzelne E-Mail erhalten, bekommt kein Kunde Einblick in die Empfängerliste Deiner E-Mail.
Zudem kontrolliert Winestro.Cloud, ob es bei der Zustellung Deiner E-Mail zu Fehlermeldungen kam (z.B. Postfach des Empfängers voll, bei der E-Mailadresse vertippt...). Diese Fehlermeldungen werden gesammelt und den einzelnen Empfänger_Innen Deiner E-mail zugeordnet. Damit hast Du einen direkten Überblick, welche Kund_Innen Du nicht erreicht hast.

Dieser Service verursacht minimale Mehrkosten. Diese sind schlicht und einfach notwenig, um uns vor Missbrauch zu schützen. Vergleichbare Services bei anderen bekannten Anbietern sind oftmals teurer.

===Wichtiger Hinweis: Links!!===
In personalisierten E-Mails werden Links zur Nachverfolgung ersetzt. Achte daher darauf, Links nicht als Klartext zu schreiben. Nutze das "Link einfügen"-Symbol in der Kopfleiste und setze einen eigenen Link-Text.

Schlecht: http://www.weinbau-online.de/index.php

Besser: [[https://www.weinbau-online.de/ Zu unserer Homepage]]

Markiere den Text "Zur unserer Homepage" (o.ä. nach Ihren Anforderungen), klicke auf das "Link einfügen"-Symbol und füge dann den Link (im Beispiel haben wir den oberen Link verwendet) ein. So vermeidest Du, dass Deine E-Mail fälschlicherweise als Phishing deklariert wird.

=== Personalisierte E-Mail Auswerten ===
Siehe dazu den eigenen Artikel zum Thema [[Newsletter]]

== Abmelde-Links für Newsletter ==
Wenn Du diesen Haken setzt, werden zwei Platzhalter in Deine E-mail eingefügt: [hier anmelden] und [hier abmelden]. Diese Platzhalter werden beim Versenden durch einen persönlichen Link für den Empfänger ersetzt. Klickt der Empfänger auf diesen Link, nimmt Winestro.Cloud für Dich seine An-/Abmeldung entgegen und listet diese unter Post - neue Mail - DoubleOptIn auf.
Dieser Service verursacht Mehrkosten und ist nur in Verbindung mit personalisierten E-Mails verfügbar. Mehr dazu haben wir in unserem Artikel zum Thema [[Newsletter]] für Dich zusammengefasst.

== Vorlagen ==
Jede Deiner E-Mails kannst Du als eine Vorlage speichern und diese Vorlagen mit einem Klick einspielen. Damit kannst Du z.B. schnell einen neuen Newsletter erstellen. Alle Vorlagen findest Du über Klick auf das entsprechende Symbol im Kopf der E-Mail. Jede E-Mail kann theoretisch als Vorlage markiert werden.

=== Vorlage erstellen ===
Öffne für das Erstellen einer Vorlage eine neue Mail, befülle diese mit dem gewünschtem Text. Klicke oben auf "Vorlagenverwaltung" - trage unter "Aus dieser E-Mail eine neue Vorlage anlegen." eine Bezeichung für die Vorlage ein und klicke auf "anlegen". Nachdem Du die Vorlage erstellt hast, schließt Du die Mail. Wichtig!: Überschreibst Du die neu angelegte Vorlage mit einer alten, wird sie zwar angelegt, der darin enthaltene Text jedoch nicht gespeichert.

=== Vorlage einspielen ===
Wenn Du eine E-Mail als Vorlage markierst und später einspielst, wird quasi die Vorlagen-Mail in die neue E-Mail "hineinkopiert". Achtung: Der Inhalt der Mail wird durch den Inhalt der Vorlage vollständig ersetzt!

=== Vorlagen ändern ===
Wenn Du eine Vorlage ändern möchtest, musst Du die Vorlage anpassen UND speichern. Klicke dafür in der Vorlagen-Übersicht auf das entsprechende Bearbeiten-Symbol. Eine Anpassung hat KEINE Auswirkungen auf von der Vorlage zuvor erzeugten Mails.

=== Vorlagen löschen ===
Gehe in die Vorlagen-Übersicht und klicke auf das Löschen Symbol. Dies hat keine Auswirkungen auf Mails die diese Vorlage bereits verwendet haben.

=== Vorlagen für Versandbestätigungen, Angebote und Rechnungen ===
Die Vorlage kannst Du unter System / Einstellungen / E-Mail ganz oben abändern. Wähle dort einfach eine als Vorlage markierte E-Mail aus. Für den Trackingcode nutzt Du einfach das E-Mail-[[Autofelder |Autofeld]] [trackingcode]. Das wird dann in der E-Mail automatisch ersetzt. Bitte lies dazu auch [[Erstellung_Paketmarken#Tracking-Status_manuell_an_den_Kunden_versenden|diesen Abschnitt]].
Da in der Versandbestätigung auch ein konkreter Auftrag zugeordnet ist, kannst Du nur hier auch den Platzhalter [au_nr] verwednen.

Hinweis: Bei Rechnungs-Vorlagen kann das Feld [belegnummer] im Betreff genutzt werden.

== Postfächer==
Grundsätzlich stellt Winestro.Cloud mehrere E-Mail Adressen und Mail-Server für den Versand bereit, um täglich mehrere tausend Mails zustellen und verteilen zu können. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten mit Winestro.Cloud zu versenden. Grundsätzlich geht die Reputation von E-Mails und wie Du sie versendest auf alle Versender über ein Postfach über. Will meinen, wenn viele Personen schlechte E-Mails ohne Abmeldelink an Kund_Innen senden, die das nicht möchten, zieht das die E-Mails aller Nutzer_Innen in Mitleidenschaft. Dazu werden verschiedene Maßnahmen ergriffen.

=== Weinbau-online.de Postfächer ===
Winestro.Cloud bietet für den Versand drei Postfächer an:

==== office@winestro.de | mailservice@Winestro.de ====
Dieses Postfach ist wichtigen Mails von Winestro.Cloud vorbehalten. Darunter fallen alle Infos von uns an die Weingüter und System-Mails wie Shop-Bestellungen etc. an die Kund_Innen. Damit stellen wir sicher, dass bestimmte Mails unbeeinflusst bleiben. Über dieses Postfach erhälst Du wichtige Nachrichten von uns, wie Rechnungen oder sonstige Infos. Du solltest dieses Postfach in Dein Adressbuch aufnehmen.

Einzelmails werden immer über die office@ versendet
Werbe-Emails und Massenmails über die mailservice@

==== office@Weinbau-mail.de | mailservice@Weinbau-mail.de ====
Dies ist das Standard-Postfach von Winestro.Cloud, worüber alle Mails versendet werden. Einzelmails und Newsletter.

==== office@Winzer-Software.de | mailservice@Winzer-Software.de ====
Dies ist ein speziell geschütztes Postfach von Winestro. Du musst mit Deinen Mails bestimmte Kriterien erfüllen, um hierüber senden zu dürfen. Im Gegenzug ist durch die Exklusivität die Zustellwahrscheinlichkeit höher.
# Dein SPAM-Score muss grün gekennzeichnet sein und wenige Punkte haben.
# Du musst einen Abmelde-Link setzen.
# Du musst den Haken bei "Nur Kunden mit Zustimmung anschreiben" setzen.
# Deine letzte E-Mail darf keinen hohen Rücklauf vorweisen.
# Du darfst keine Werbenden und Geschäftlichen Inhalte mischen. (Bspw. kein Werbe-Angebot unter einer Rechnung)

=== Eigenes Postfach verwenden ===
Unter System - Einstellungen - E-Mail kannst Du Zugangsdaten zu Deinem persönlichen E-Mail Konto angeben. Sind Deine Daten dort hinterlegt, sendet Winestro.Cloud E-Mails von diesem Konto. Es ist dann allerdings keine Rückverfolgung von personalisierten E-Mails mehr möglich. Wichtig: Auch wenn Du Deine Daten hinterlegen kannst, so ist nicht jedes Postfach für den Versand geeignet. Wir haben keinen Zugriff auf Dein Postfach und können eine Auslieferung der E-Mails nicht kontrollieren oder nachvollziehen. Zuständig ist hier alleine Dein E-Mail Anbieter.

==== Postfach berechtigen ====
Wenn Du Dein eingenes Postfach verwenden möchtest, musst Du es so einstellen, dass Winestro.Cloud auch berechtigt ist über dein Postfach zu versenden. Gib dazu folgenden DNS TXT Record an den Betreuer Deines Postfach weiter. Bei selbst gehosteten Webseiten ist das idR. Ihr Webseiten-Betreuer. Es ist wichtig, dass dieser Eintrag gesetzt wird, damit wir und Ihr Postfach nicht als SPAM klassifiziert werden. Er drückt aus, dass WBO erlaubt ist über Ihren Mail-Server zu versenden:

v=spf1 a mx ip4:82.211.33.0/23 ip4:109.237.128.0/20 -all
(Host leer lassen oder ggf. ein "@" setzen)

Beispiele:
* [https://homepagecenter.telekom.de/index.php?id=spf Record setzten T-Online]
* [https://www.ionos.de/hilfe/domains/mailserver-und-verwandte-records-konfigurieren/spam-versand-vermeiden-mit-spf-record/ Record setzten Ionos]

Wichtig: Der SPF-Eintrag muss für Ihre versendene Domain eingerichtet werden. Senden Sie über info@weinbau-online.de
muss der Eintrag also für weinbau-online.de als Domain hinterlegt werden.

==== Wieder über WBO Server versenden ====
Durch das Entfernen der Daten kann der Versand über das eigene Postfach beendet werden. Zum Versand von Mails werden nun wieder die WBO-Server verwendet.

=== Office 365 Integration ===
Ist Weinbau-online.de an Ihr Office angeschlossen, senden wir E-Mail automatisch über Ihr Postfach via Fernsteuerung. [Office-365/Outlook Integration]

== Standardempfänger setzen ==
Unter System / Einstellungen / E-Mail können Sie einen Standardempfänger auswählen. An diese E-Mail Adresse wird IMMER eine Kopie jeder ausgehenden E-Mail versandt!

=== Tipp: ===
Legen Sie in Ihrem E-Mail Programm wie Outlook eine Filterregel an, die die Mails dann automatisch umsortiert.

== Häufige Fragen und Probleme ==

=== Meine E-Mail wird gar nicht erst gesendet ===
Prüfen Sie die Schreibweise der E-Mail auf ihre Korrektheit. Das Programm testet vor dem Senden auch, ob die E-Mail überhaupt exisitiert.

Manche E-Mail Server lehnen im Vorneherein E-Mails ab, die
keinen Text-Inhalt besitzen. Schreiben Sie daher am besten nie
E-Mails einfach nur mit einem Betreff, sondern verwenden Sie immer eine
Vollständige Grußformel mit Textinhalt!

===Warum sieht mein Newsletter unterschiedlich / fehlerhaft aus?===
Gerade bei HTML-Newslettern gibt es viele unterschiedliche Standards für die jeweiligen Programme zum Anzeigen von E-Mails. Hier hilft nur ein Testen der E-Mails, also sollten Sie die Mail an sich selbst und 1-2 andere Einheiten mit unterschiedlichen Programmen (Outlook/GMX/WEB.de/Thunderbird/T-Online... usw.) schicken. Ein Interessanter Artikel dazu findet sich [[http://maddesigns.de/html-newsletter-1030.html hier]]. Die im Text angesprochenen Vorlagen entsprechen den Weinbau-online.de Vorlagen.

===Warum können mir Kunden nicht antworten?===

Bei jeder E-Mail die Sie aus Weinbau-online versenden, wird die E-Mail Adresse die Sie unter System - Dokumente eingetragen haben als Antwortadresse eingetragen. Stellen Sie sicher, dass dort Ihre richtige Adresse eingetragen ist.

===Warum ist bei meinen E-Mails der "Absender unbekannt"?===

Als Absender einer E-Mail wird der Firmenname den Sie unter System - Dokumente eingetragen haben verwendet. Stellen Sie sicher, dass dort Ihre richtige Firmenbezeichnung eingetragen ist.

===Warum sehen alle Kunden, wen ich anschreibe?===

Wenn Sie eine Rundmail an Ihre Kunden senden, aber keine personalisierte E-Mail nutzen möchten, müssen Sie wie bei jedem andern E-Mail Anbieter auch die Adressen der Kunden in das Feld '''BCC eintragen''' und nicht in das Feld Empfänger. Sonst kann jeder Empfänger alle Adressen aller anderen Empfänger einsehen.

===Warum sollte ich keine großen Anhänge anfügen?===

Beachten Sie, dass Sie bei Rundschreiben '''nur kleine Anhänge (< 0,5 MB)''' mit versenden. Versenden Sie größere Anhänge, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail als SPAM behandelt wird, oder wegen "vollem Postfach" nicht zugestellt werden kann.

===Kann ich sehen, ob ein Kunde die E-Mail erhalten hat?===

Die Nachverfolgung kann nicht sicherstellen, dass Ihre E-Mail den Kunden erreicht hat. Die Nachverfolgung listet "nur" auf, bei welchen Empfängern es zu einer Fehlermeldung kam (Adresse falsch geschrieben, Postfach voll, Abwesenheitsnotiz).

===Werden meine eigenen Anhänge im Programm gespeichert?===

Ihre eigenen Anhänge werden von Weinbau-online nicht zwischengespeichert wie Sie es von Ihrem E-Mailanbieter kennen. Wählen Sie daher ganz zum Schluss Ihre eigenen Anhänge aus und versenden die E-Mail unmittelbar nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben. Wenn Sie die E-Mail nochmals bearbeiten, geht die Zuordnung Ihrer eigenen Anhänge verloren. Anhänge aus dem System sind davon nicht betroffen - deren Zuordnung bleibt bestehen.

===Automatische Antwort an falsche Adresse / noreply@:===

Wir versenden unsere E-Mails automatisch von einer Adresse, die nur zum Versand bestimmt ist. Wenn wir so "tun" würden, als wären wir in Wirklichkeit eine andere E-Mail Adresse (z.B. Ihr Weingut), erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail als SPAM klassifiziert wird.
 
Daher geben wir an, dass wir als noreply@ / mailservice@weinbau-online.de versenden. In die E-Mail fügen wir für das Programm den Hinweis an, dass bei einer Antwort an Ihre Adresse geantwortet werden soll. Das funktioniert auch in mehr als 95% der Fälle problemlos.
 
Durch falsch eingestellte Programme / tw. Weiterleiten der E-Mail etc... kann es jedoch dazu führen, dass hier fälschlicher Weise an die Versandadresse geantwortet wird. In diesem Fall wird der Kunde aber benachrichtigt, dass hier etwas schief gelaufen ist.
 
Sie können dies umgehen, indem Sie direkt von Ihrem Postfach senden. Lesen Sie dazu oben den Punkt "eigenes Postfach verwenden".

===Wie trage ich eine zweite E-Mail Adresse ein?===
Nutzen Sie dazu den Bereich "Ansprechpartner" in der Kundenkarteikarte. Wenn Sie hier E-Mail, Anrede und Namen des Ansprechpartners einpflegen, wird auch dieser auf Wunsch personalisiert angesprochen.
Bei der Empfängersuche können Sie dann einzelne Ansprechpartner unter dem Kunden auswählen, oder auch direkt nach namentlich ihnen suchen. Mit Klick auf den grünen Pfeil fügen Sie den Ansprechpartner dann der Empfängerliste hinzu.

===Die E-Mail wurde versendet, aber der Kunde hat keine Mail bekommen?!===
Die erste Möglichkeit ist, dass Ihre E-Mail als SPAM (oder unerwünscht) klassifiziert wurde. Gerade wenn Sie Dateien mit dem Namen "Rechnung" o.ä. verschicken, passiert das recht schnell (vermutlich kennen Sie das auch aus Ihrem eigenen Posteingang). Wie Sie dagegen vorgehen, haben wir Ihnen auf unserem [https://www.weinbau-online.de/weinbau-blog.php?id_blog_post=78 Blog] einmal zusammen gefasst.

Mehr zur [[SPAM-Prüfung]].

Die zweite Möglichkeit ist, dass die E-Mail Adresse fehlerhaft war. Bei fehlerhaften Adressen ist das so eine Sache. Hier können mehrere Fälle auftreten.

* Die E-Mail ist grundsätzlich in ihrer Schreibweise falsch: Darüber werden Sie sofort informiert. (Grüner Haken / Ggf. Fehlermeldung)
* Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies: In diesem Fall erhalten wir eine Nachricht zurück und Sie erhalten eine Information darüber, wie Sie es vermutlich schon manchmal erlebt haben (kennt man aus dem eigenen Postfach - nennt sich "Mailerdeamon").
*Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies nicht: In diesem Fall stellt sich das für uns so dar, dass die E-Mail angekommen ist. (Passiert aber äußerst selten - würde man aber sonst auch nicht merken.)
*Die falsche E-Mail gibt es: In diesem Fall ist die E-Mail sogar tatsächlich auch angekommen. (Schlechtester, anzunehmender Fall). Hier können wir aber gar nicht vorausahnen, dass es sich nicht um die beabsichtigte E-Mail Adresse handelt. (-außer der fälschlich angeschriebene Empfänger beschwert sich). In diesem Fall könnte sogar die E-Mail gelesen worden sein - aber wie gesagt können wir das nicht unterscheiden (Hellseherei wäre gefragt :-)

===Mein Briefpapier erscheint nicht, wenn ich Belege per Mail versende?!===
Viele Nutzer haben eingestellt, dass das Briefpapier auf Belegen nur beim Versenden per E-Mail verwendet werden soll. Wenn Sie diese Einstellung gewählt haben, wird erst beim Sendevorgang an sich das Hintergrund-PDF angefügt. Wenn Sie den Anhang in Weinbau-online öffnen sehen Sie den Beleg - auch wenn Sie in der E-Mailmaske auf öffnen klicken - ohne Briefpapier. Gern können Sie die Funktion testen, indem Sie eine E-Mail mit einigen Anhängen an sich selbst versenden. Erst die Belege im Anhang der E-Mail zeigen dann das gewünschte Hintergrund-PDF.

E-Mail

2022-10-06T09:16:39Z

Aaron2:

{| style="background-color: #043149; color:#fff; padding:10px; float:right; margin-left:10px; margin-top:10px; position:relative; border:1px dotted #666; text-align:center;" |
|'''So finden Sie diese Seite:'''
|-
|[[Image:post_icon.png]]
|-
|E-Mails
|}
Bei Winestro.Cloud kannst Du direkt E-Mails aus dem Programm versenden. Dabei kannst Du Rechnungen, Angebote etc. auch direkt als Anhang anfügen.
Jede E-Mail, die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird automatisch in der [[Kundenkarteikarte]] des jeweiligen Kunden eingetragen. Damit hast Du einen guten Überblick über die Kommunikation mit Deinen Kund_Innen.

'''Wichtig''': Bitte teste jede Einstellung vor
größeren E-Mails mit Testsendungen an dich selbst! E-Mails werden teilweise
je nach Lese-Programm wie web.de / Outlook / T-Online / Thunderbird etc.
unterschiedlich dargestellt.

Für Fortgeschrittene empfehlen wir unseren Artikel zum Thema [[Newsletter]] und zur [[SPAM-Prüfung]]!

== E-Mailliste ==
Zu den E-Mails gelangst Du in der Menüleiste über einen direkten Klick auf Post. Dort findest Du folgende Bereiche:
*In der linken Leiste kannst Du zwischen Posteingang und -ausgang, sowie Entwürfen, Vorlagen und Newslettern wechseln. Weiterhin kannst Du unter Einstellungen das Verhalten des Posteinganges bestimmen.
*In der mittleren Leiste kannst Du mit einem Klick die Vorschau der Mail laden, mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus gehen. Zu jeder Mail werden Dir verschiedene Status-Icons angezeigt, z.B. ob diese Mail versendet wurde, ob es Anhänge gab oder ob diese personalisiert zugestellt wurde.
*In der rechten Leiste siehst Du entweder die Mail-Vorschau oder kannst die Mail bearbeiten.
 [[Datei:Mail_uebersicht.PNG|1200px]] 

== Posteingang ==
Du kannst mit Winestro.Cloud Dein komplettes Outlook verknüfen und synchronisieren. So sind alle eingehenden Mails direkt in Winestro.Cloud verfügbar und bei Kund_Innen hinterlegt.
Die Einrichtung des Posteingangs erfolgt im Rahmen unserer Office-365 Integration. Die Office-365 Integration ist ein kostenpflichtiges Zusatzpaket. Lies dazu bitte den Eintrag in unserem WIKI.
[[Datei:Mail_posteingang.png|miniatur|Zuweisen von Mails im Posteingang]]

Sobald der Posteingang eingerichtet ist, kannst Du alle eingehenden Mails im enstprechendn Bereich aufrufen.
Wenn Du mit Ordnern in Outlook arbeitest, siehst Du diese hier ebenfalls. Um einen neuen Ordner anzulegen, fügest Du diesen einfach in Dein Outlook ein. Bitte beachte, dass Emails die in Deinem Outlook ankommen, erst ca. 3 Minuten später in Winestro.Cloud verfügbar sind.

===Kollaboratives Arbeiten===
Anders als in Outlook ist der Posteingang in Winestro.Cloud nicht nur ein Postfach, sondern dient als kollaboratives Werkzeug, um Aufgaben zu erledigen.

===Einstellungen zur Office-365 Schnittstelle===

==Neue E-Mail oder E-Mail bearbeiten ==
Wenn Du eine neue E-Mail anlegst oder eine bestehende bearbeitest, kommest Du zunächst auf die Ansicht, die rechts im Bild "Neue Email" zu sehen ist.[[Datei:E-MaillEdit.PNG|miniatur|Neue Email]]

Hier kannst Du den Betreff und den Text eingeben und rechts oben in die weiteren Reiter zu dieser E-Mail wechseln.
Du kannst ebenso einen [[E-Mail Hintergrund]] (Analog zum Briefpapier bei Rechnungen) auswählen.

== Empfänger auswählen ==

[[Datei:E-MaillEmpfPNG.png |miniatur|Empfänger hinzufügen]]

Um einen Kunden, oder eine ganze Kundengruppe einzufügen gibst Du in das Textfeld "An" oder "BCC" oben im E-Mail-Formular einen entsprechenden Suchbegriff (Vorname, Nachname, Kundengruppe) ein. Mit einem Klick auf den Vorschlag fügst Du den Kunden/die Kundengruppe hinzu.

ACHTUNG: Bei einer unpersonalisierten E-Mail stehen
alle angeschriebenen Kund_Innen in den Empfängern,
wenn sie nicht im BCC sind! Das heißt, alle Kund_Innen
können die E-Mail-Adresse der anderen Kund_Innen sehen!

Möchtest Du eine E-Mail an mehrere Kund_Innen nicht personalisiert versenden, solltest Du eine sogenannte Blindkopie versenden. Dies funktioniert, indem Du die Kund_Innen im BCC-Feld einfügst. BCC steht für "Blind Carbon Copy", was beudetet, dass alle E-Mail-Adressen, die ins BCC-Feld eingetragen wurden, von den Empfänger_Innen nicht eingesehen werden können.
Um das BCC Feld zu aktivieren, gehst Du bitte auf den Bereich Einstellungen und dann auf das Icon BCC.

== Anhänge ==
[[Datei:E-MaillisteNeu.PNG|miniatur|Belege in der Mail anhängen]]

Unter dem Reiter Anhang kannst Du jeden Beleg aus Winestro.Cloud als Anhang im PDF-Format anfügen.
Du kannst dabei beliebig viele verschiedene Belege auswählen. Um einen Beleg anzuhängen, suchst Du diesen einfach über das Auswahlfeld und klickst einmal auf die Zeile für diesen Beleg. Solltest Du andere Anhänge verwenden wollen, kannst Du auf "Durchsuchen" klicken und wählst den gewünschten Anhang aus.

Wenn Du Anhänge von Deinem eigenen PC hochladen möchtest, wählst Du die Dateien unmittelbar vor dem Absenden aus. Beim Absenden werden die Dateien an Winestro.Cloud übertragen, dann versendet und nicht zwischengespeichert.

Beim Anfügen von anderen Formaten als PDFs kann es zu Problemen kommen, gehe beim Versenden von Bildern also bitte folgendermaßen vor:

== Bilder einfügen ==
Damit Bilder korrekt angezeigt werden, sollten diese zuerst ins Internet (zum Beispiel die eigene Webseite, oder über einen kostenlosen [[https://ctrlq.org/images/ Hosting-Service]] ) geladen werden. Jetzt können sie über das Bilder-Symbol    , welches sich in der obberen Leiste befindet, eingefügt und positioniert werden. Bitte kopiere keine Bilder zum Beispiel einfach aus Word in die E-Mail, da sie je nach E-Mail Programm des Empfängers gegebenenfalls nicht richtig dargestellt werden. Alternativ können Bilder auch im Bereich [[Bilder]] geladen werden.
 
 

== Personalisierte E-Mails ==
[[Datei:E-MaillPersonalisiert.PNG.gif|thumb|left|E-Mail personalisieren]]

Um eine Email personalisiert zu versenden, muss den Schalter bei "Personalisiert" aktiviert werden.
In der Email erscheinen nun die Platzhalter '''[anrede], [hier anmelden] [hier abmelden] [Klicken Sie hier]'''. Beim Versenden der E-Mail werden diese Platzhalter durch die Briefanrede des jeweiligen Kunden erstetzt und dadurch jeder Kunde persönlich angesprochen. Damit das möglich ist, erhält jeder Kunde eine einzelne E-Mail - damit sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Deine Nachricht im SPAM des Kunden landet, erheblich.

Achte also darauf, dass Du bei der Kundenpflege in den jeweiligen Karteikarten die jeweils richtige Anrede eingetragen hast - sonst könnte es zu peinlichen Faux-pas führen à la: Sehr geehrter Herr Petra Mustermann.

Die erschienenen Autofelder an sich können natürlich auch gelöscht werden - dadurch bleibt die Personalisierung, also die bessere Kontrolle des Rücklaufs von nicht empfangenen Mails, trotzdem bestehen.

Daneben kannst Du bestimmen zu welcher Uhrzeit die Email versendet werden soll. So kannst Du beispielsweise einen Newsletter am Vorabend erstellen und festlegen, dass er am nächsten Tag um 11 Uhr vormittags versendet werden soll.

Mehr Infos zu [[Fehlerhafte Rückläufe]]

=== Kosten ===
Ab dem 4. Empfänger wird der Versand der Mail mit 0.01€ je Empfänger berechnet.

=== Weitere Platzhalter ===
Der Platzhalter [kd_email] wird mit der E-Mail des Kunden ersetzt und kann so für Ticket-Links, zum Beispiel für Messen, genutzt werden.

Folgende [[Autofelder]] stehen Dir zur Verfügung:

{| class="wikitable"
|-
! Name !! Beschreibung
|-
| [anrede] || Personalisierte Anrede wird in der Kundenkarteikarte hinterlegt (ggf. mit Namen)
|-
| [kd_email] || E-Mail Adresse des Kunden
|-
| [kd_name] || Vorname des Kunden
|-
| [kd_nachname] || Nachname des Kunden
|-
| [kd_nr] || Kundennummer
|-
| [datum_heute] || Datum zum Zeitpunkt des Versands
|-
| [kd_rechnungsadresse] || Im System hinterlegte Rechnungsadresse des Kunden
|-
| [anfahrtsplan datum] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [anfahrtsplan uhrzeit] || Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
|-
| [hier anmelden] || Anmelde-Link zur Anmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [hier abmelden] || Abmelde-Link zur Abmeldung an den [[Newsletter]]
|-
| [Klicken Sie hier] || Alternative Anzeige der Mail im Webbrowser (falls falsch dargestellt)
|-
| [bonuskonto_kunde] || Gibt alle Bonuskonten des Kunden nach dem Schema "Bezechnung : Betrag" aus sofern vorhanden.
|-
| ------------------- || -----------------------------
|-
| [trackingcode] || Trackingcode NUR bei Versandbestätigungen
|-
| [au_nr] || Auftragsnummer NUR bei Versandbestätigungen
|-
| ###belegnr### || Nur im Betreff von Benachrichtigungs-Vorlagen
|-
|}

=== Fehlerhafte E-Mails ===
Dadurch, dass alle Kund_Innen eine einzelne E-Mail erhalten, bekommt kein Kunde Einblick in die Empfängerliste Deiner E-Mail.
Zudem kontrolliert Winestro.Cloud, ob es bei der Zustellung Deiner E-Mail zu Fehlermeldungen kam (z.B. Postfach des Empfängers voll, bei der E-Mailadresse vertippt...). Diese Fehlermeldungen werden gesammelt und den einzelnen Empfänger_Innen Deiner E-mail zugeordnet. Damit hast Du einen direkten Überblick, welche Kund_Innen Du nicht erreicht hast.

Dieser Service verursacht minimale Mehrkosten. Diese sind schlicht und einfach notwenig, um uns vor Missbrauch zu schützen. Vergleichbare Services bei anderen bekannten Anbietern sind oftmals teurer.

===Wichtiger Hinweis: Links!!===
In personalisierten E-Mails werden Links zur Nachverfolgung ersetzt. Achte daher darauf, Links nicht als Klartext zu schreiben. Nutze das "Link einfügen"-Symbol in der Kopfleiste und setze einen eigenen Link-Text.

Schlecht: http://www.weinbau-online.de/index.php

Besser: [[https://www.weinbau-online.de/ Zu unserer Homepage]]

Markiere den Text "Zur unserer Homepage" (o.ä. nach Ihren Anforderungen), klicke auf das "Link einfügen"-Symbol und füge dann den Link (im Beispiel haben wir den oberen Link verwendet) ein. So vermeidest Du, dass Deine E-Mail fälschlicherweise als Phishing deklariert wird.

=== Personalisierte E-Mail Auswerten ===
Siehe dazu den eigenen Artikel zum Thema [[Newsletter]]

== Abmelde-Links für Newsletter ==
Wenn Sie diesen Haken setzen, werden 2 Platzhalter in Ihre E-mail eingefügt: [hier anmelden] und [hier abmelden]. Diese Platzhalter werden beim Versenden durch einen persönlichen Link für den Empfänger ersetzt. Klickt der Empfänger auf diesen Link nimmt Weinbau-online für Sie seine An-/Abmeldung entgegen und listet diese unter Post - neue Mail - DoubleOptIn auf.
Dieser Service verursacht Mehrkosten und ist nur in Verbindung mit personalisierten E-Mails verfügbar. Mehr dazu haben wir in unserem Artikel zum Thema [[Newsletter]] für Sie zusammengefasst.

== Vorlagen ==
Jede Ihrer E-Mails können Sie als eine Vorlage speichern und diese Vorlagen mit einem Klick einspielen. Damit können Sie z.B. schnell einen neuen Newsletter erstellen. Alle Vorlagen finden Sie über Klick auf das entsprechende Symbol im Kopf der E-Mail. Jede E-Mail kann theoretisch als Vorlage markiert werden.

=== Vorlage erstellen ===
Öffnen Sie für das Erstellen einer Vorlage eine neue Mail, befüllen sie mit dem gewünschtem Text. Klicken Sie oben auf "Vorlagenverwaltung" - tragen Sie unter "Aus dieser E-Mail eine neue Vorlage anlegen." eine Bezeichung für die Vorlage ein und klicken auf "anlegen". Nachdem Sie die Vorlage erstellt haben, schließen Sie die Mail. Wichtig!: Überschreiben Sie die neu angelegte Vorlage mit einer alten, wird sie zwar angelegt, der darin enthaltene Text jedoch nicht gespeichert.

=== Vorlage einspielen ===
Wenn Sie eine E-Mail als Vorlage markieren und später einspielen, wird quasi die Vorlagen-Mail in die neue E-Mail "hineinkopiert". Achtung: Der Inhalt der Mail wird durch den Inhalt der Vorlage vollständig ersetzt!

=== Vorlagen ändern ===
Wenn Sie eine Vorlage ändern möchten, müssen Sie die Vorlage anpassen UND speichern. Klicken Sie dafür in der Vorlagen Übersicht auf das entsprechende Bearbeiten-Symbol. Eine Anpassung hat KEINE Auswirkungen auf von der Vorlage zuvor erzeugten Mails.

=== Vorlagen löschen ===
Gehen Sie in die Vorlagen-Übersicht und klicken Sie auf das Löschen Symbol. Dies hat keine Auswirkungen auf Mails die diese Vorlage bereits verwendet haben.

=== Vorlagen für Versandbestätigungen, Angebote und Rechnungen ===
Die Vorlage können Sie unter System / Einstellungen / E-Mail ganz oben abändern. Wählen Sie dort einfach eine als Vorlage markierte E-Mail aus. Für den Trackingcode nutzen Sie einfach das E-Mail-[[Autofelder |Autofeld]] [trackingcode]. Das wird dann in der E-Mail automatisch ersetzt. Bitte lesen Sie dazu auch [[Erstellung_Paketmarken#Tracking-Status_manuell_an_den_Kunden_versenden|diesen Abschnitt]].
Da in der Versandbestätigung auch ein konkreter Auftrag zugeordnet ist, können Sie nur hier auch den Platzhalter [au_nr] verwednen.

Hinweis: Bei Rechnungs-Vorlagen kann das Feld [belegnummer] im Betreff genutzt werden.

== Postfächer==
Grundsätzlich stellt Weinbau-online.de mehrere E-Mail Adressen und Mail-Server für den Versand bereit, um täglich mehrere tausend Mails zustellen und verteilen zu können. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten mit Weinbau-online.de zu versenden. Grundsätzlich geht die Reputation von E-Mails und wie Sie sie versenden auf alle Versender über ein Postfach über. Will meinen wenn viele Personen schlechte E-Mails ohne Abmeldelink an Kundinnen und Kunden senden, die das nicht möchten, zieht das die E-Mails aller Nutzer_Innen in Mitleidenschaft. Dazu werden verschiedene Maßnahmen ergriffen.

=== Weinbau-online.de Postfächer ===
Weinbau-online.de bietet für den Versand 3 Postfächer an:

==== office@winestro.de | mailservice@Winestro.de ====
Dieses Postfach ist wichtigen Mails von Weinbau-online.de vorbehalten. Darunter fallen alle Infos von uns an die Weingüter und System-Mails wie Shop-Bestellungen etc. an die Kundinnen und Kunden. Damit stellen wir sicher, dass bestimmte Mails unbeeinflusst bleiben. Über dieses Postfach erhalten Sie wichtige Nachrichten von uns wie Rechnungen oder sonstige Infos. Sie sollten dieses Postfach in Ihr Adressbuch aufnehmen.

Einzelmails werden immer über die office@ versendet
Werbe-Emails und Massenmails über die mailservice@

==== office@Weinbau-mail.de | mailservice@Weinbau-mail.de ====
Dies ist das Standard-Postfach von Weinbau-online.de. Hierüber werden alle Mails versendet. Einzelmails und Newseltter.

==== office@Winzer-Software.de | mailservice@Winzer-Software.de ====
Dies ist ein speziell geschütztes Postfach von WBO. Sie müssen mit Ihren Mails bestimmte Kriterien erfüllen um hierüber senden zu dürfen. Im Gegenzug ist durch die Exklusivität die Zustellwahrscheinlichkeit höher.
# Ihr SPAM-Score muss grün gekennzeichnet sein und wenige Punkte haben.
# Sie müssen einen Abmelde-Link setzen.
# Sie müssen den Haken bei "Nur Kunden mit Zustimmung anschreiben" setzen.
# Ihre letzte E-Mail darf keinen hohen Rücklauf vorweisen.
# Sie dürfen keine Werbenden und Geschäftlichen Inhalte mischen. (Bspw. kein Werbe-Angebot unter einer Rechnung)

=== Eigenes Postfach verwenden ===
Unter System - Einstellungen - E-Mail können Sie Zugangsdaten zu Ihrem persönlichen E-Mail Konto angeben. Sind Ihre Daten dort hinterlegt, sendet Weinbau-online E-Mails von diesem Konto. Es ist dann allerdings keine Rückverfolgung von personalisierten E-Mails mehr möglich. Wichtig: Auch wenn Sie Ihre Daten hinterlegen können, so ist nicht jedes Postfach für den Versand geeignet. Wir haben keinen Zugriff auf Ihr Postfach und können eine Auslieferung der E-Mails nicht kontrollieren oder nachvollziehen. Zuständig ist hier alleine Ihr E-Mail Anbieter.

==== Postfach berechtigen ====
Wenn Sie Ihr eingenes Postfach verwenden möchten, müssen Sie es so einstellen, dass WBO auch berechtigt ist über Ihr Postfach zu versenden. Geben Sie dazu folgenden DNS TXT Record an den Betreuer Ihres Postfach weiter. Bei selbst gehosteten Webseiten ist das idR. Ihr Webseiten-Betreuer. Es ist wichtig, dass dieser Eintrag gesetzt wird, damit wir und Ihr Postfach nicht als SPAM klassifiziert werden. Er drückt aus, dass WBO erlaubt ist über Ihren Mail-Server zu versenden:

v=spf1 a mx ip4:82.211.33.0/23 ip4:109.237.128.0/20 -all
(Host leer lassen oder ggf. ein "@" setzen)

Beispiele:
* [https://homepagecenter.telekom.de/index.php?id=spf Record setzten T-Online]
* [https://www.ionos.de/hilfe/domains/mailserver-und-verwandte-records-konfigurieren/spam-versand-vermeiden-mit-spf-record/ Record setzten Ionos]

Wichtig: Der SPF-Eintrag muss für Ihre versendene Domain eingerichtet werden. Senden Sie über info@weinbau-online.de
muss der Eintrag also für weinbau-online.de als Domain hinterlegt werden.

==== Wieder über WBO Server versenden ====
Durch das Entfernen der Daten kann der Versand über das eigene Postfach beendet werden. Zum Versand von Mails werden nun wieder die WBO-Server verwendet.

=== Office 365 Integration ===
Ist Weinbau-online.de an Ihr Office angeschlossen, senden wir E-Mail automatisch über Ihr Postfach via Fernsteuerung. [Office-365/Outlook Integration]

== Standardempfänger setzen ==
Unter System / Einstellungen / E-Mail können Sie einen Standardempfänger auswählen. An diese E-Mail Adresse wird IMMER eine Kopie jeder ausgehenden E-Mail versandt!

=== Tipp: ===
Legen Sie in Ihrem E-Mail Programm wie Outlook eine Filterregel an, die die Mails dann automatisch umsortiert.

== Häufige Fragen und Probleme ==

=== Meine E-Mail wird gar nicht erst gesendet ===
Prüfen Sie die Schreibweise der E-Mail auf ihre Korrektheit. Das Programm testet vor dem Senden auch, ob die E-Mail überhaupt exisitiert.

Manche E-Mail Server lehnen im Vorneherein E-Mails ab, die
keinen Text-Inhalt besitzen. Schreiben Sie daher am besten nie
E-Mails einfach nur mit einem Betreff, sondern verwenden Sie immer eine
Vollständige Grußformel mit Textinhalt!

===Warum sieht mein Newsletter unterschiedlich / fehlerhaft aus?===
Gerade bei HTML-Newslettern gibt es viele unterschiedliche Standards für die jeweiligen Programme zum Anzeigen von E-Mails. Hier hilft nur ein Testen der E-Mails, also sollten Sie die Mail an sich selbst und 1-2 andere Einheiten mit unterschiedlichen Programmen (Outlook/GMX/WEB.de/Thunderbird/T-Online... usw.) schicken. Ein Interessanter Artikel dazu findet sich [[http://maddesigns.de/html-newsletter-1030.html hier]]. Die im Text angesprochenen Vorlagen entsprechen den Weinbau-online.de Vorlagen.

===Warum können mir Kunden nicht antworten?===

Bei jeder E-Mail die Sie aus Weinbau-online versenden, wird die E-Mail Adresse die Sie unter System - Dokumente eingetragen haben als Antwortadresse eingetragen. Stellen Sie sicher, dass dort Ihre richtige Adresse eingetragen ist.

===Warum ist bei meinen E-Mails der "Absender unbekannt"?===

Als Absender einer E-Mail wird der Firmenname den Sie unter System - Dokumente eingetragen haben verwendet. Stellen Sie sicher, dass dort Ihre richtige Firmenbezeichnung eingetragen ist.

===Warum sehen alle Kunden, wen ich anschreibe?===

Wenn Sie eine Rundmail an Ihre Kunden senden, aber keine personalisierte E-Mail nutzen möchten, müssen Sie wie bei jedem andern E-Mail Anbieter auch die Adressen der Kunden in das Feld '''BCC eintragen''' und nicht in das Feld Empfänger. Sonst kann jeder Empfänger alle Adressen aller anderen Empfänger einsehen.

===Warum sollte ich keine großen Anhänge anfügen?===

Beachten Sie, dass Sie bei Rundschreiben '''nur kleine Anhänge (< 0,5 MB)''' mit versenden. Versenden Sie größere Anhänge, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail als SPAM behandelt wird, oder wegen "vollem Postfach" nicht zugestellt werden kann.

===Kann ich sehen, ob ein Kunde die E-Mail erhalten hat?===

Die Nachverfolgung kann nicht sicherstellen, dass Ihre E-Mail den Kunden erreicht hat. Die Nachverfolgung listet "nur" auf, bei welchen Empfängern es zu einer Fehlermeldung kam (Adresse falsch geschrieben, Postfach voll, Abwesenheitsnotiz).

===Werden meine eigenen Anhänge im Programm gespeichert?===

Ihre eigenen Anhänge werden von Weinbau-online nicht zwischengespeichert wie Sie es von Ihrem E-Mailanbieter kennen. Wählen Sie daher ganz zum Schluss Ihre eigenen Anhänge aus und versenden die E-Mail unmittelbar nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben. Wenn Sie die E-Mail nochmals bearbeiten, geht die Zuordnung Ihrer eigenen Anhänge verloren. Anhänge aus dem System sind davon nicht betroffen - deren Zuordnung bleibt bestehen.

===Automatische Antwort an falsche Adresse / noreply@:===

Wir versenden unsere E-Mails automatisch von einer Adresse, die nur zum Versand bestimmt ist. Wenn wir so "tun" würden, als wären wir in Wirklichkeit eine andere E-Mail Adresse (z.B. Ihr Weingut), erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail als SPAM klassifiziert wird.
 
Daher geben wir an, dass wir als noreply@ / mailservice@weinbau-online.de versenden. In die E-Mail fügen wir für das Programm den Hinweis an, dass bei einer Antwort an Ihre Adresse geantwortet werden soll. Das funktioniert auch in mehr als 95% der Fälle problemlos.
 
Durch falsch eingestellte Programme / tw. Weiterleiten der E-Mail etc... kann es jedoch dazu führen, dass hier fälschlicher Weise an die Versandadresse geantwortet wird. In diesem Fall wird der Kunde aber benachrichtigt, dass hier etwas schief gelaufen ist.
 
Sie können dies umgehen, indem Sie direkt von Ihrem Postfach senden. Lesen Sie dazu oben den Punkt "eigenes Postfach verwenden".

===Wie trage ich eine zweite E-Mail Adresse ein?===
Nutzen Sie dazu den Bereich "Ansprechpartner" in der Kundenkarteikarte. Wenn Sie hier E-Mail, Anrede und Namen des Ansprechpartners einpflegen, wird auch dieser auf Wunsch personalisiert angesprochen.
Bei der Empfängersuche können Sie dann einzelne Ansprechpartner unter dem Kunden auswählen, oder auch direkt nach namentlich ihnen suchen. Mit Klick auf den grünen Pfeil fügen Sie den Ansprechpartner dann der Empfängerliste hinzu.

===Die E-Mail wurde versendet, aber der Kunde hat keine Mail bekommen?!===
Die erste Möglichkeit ist, dass Ihre E-Mail als SPAM (oder unerwünscht) klassifiziert wurde. Gerade wenn Sie Dateien mit dem Namen "Rechnung" o.ä. verschicken, passiert das recht schnell (vermutlich kennen Sie das auch aus Ihrem eigenen Posteingang). Wie Sie dagegen vorgehen, haben wir Ihnen auf unserem [https://www.weinbau-online.de/weinbau-blog.php?id_blog_post=78 Blog] einmal zusammen gefasst.

Mehr zur [[SPAM-Prüfung]].

Die zweite Möglichkeit ist, dass die E-Mail Adresse fehlerhaft war. Bei fehlerhaften Adressen ist das so eine Sache. Hier können mehrere Fälle auftreten.

* Die E-Mail ist grundsätzlich in ihrer Schreibweise falsch: Darüber werden Sie sofort informiert. (Grüner Haken / Ggf. Fehlermeldung)
* Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies: In diesem Fall erhalten wir eine Nachricht zurück und Sie erhalten eine Information darüber, wie Sie es vermutlich schon manchmal erlebt haben (kennt man aus dem eigenen Postfach - nennt sich "Mailerdeamon").
*Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies nicht: In diesem Fall stellt sich das für uns so dar, dass die E-Mail angekommen ist. (Passiert aber äußerst selten - würde man aber sonst auch nicht merken.)
*Die falsche E-Mail gibt es: In diesem Fall ist die E-Mail sogar tatsächlich auch angekommen. (Schlechtester, anzunehmender Fall). Hier können wir aber gar nicht vorausahnen, dass es sich nicht um die beabsichtigte E-Mail Adresse handelt. (-außer der fälschlich angeschriebene Empfänger beschwert sich). In diesem Fall könnte sogar die E-Mail gelesen worden sein - aber wie gesagt können wir das nicht unterscheiden (Hellseherei wäre gefragt :-)

===Mein Briefpapier erscheint nicht, wenn ich Belege per Mail versende?!===
Viele Nutzer haben eingestellt, dass das Briefpapier auf Belegen nur beim Versenden per E-Mail verwendet werden soll. Wenn Sie diese Einstellung gewählt haben, wird erst beim Sendevorgang an sich das Hintergrund-PDF angefügt. Wenn Sie den Anhang in Weinbau-online öffnen sehen Sie den Beleg - auch wenn Sie in der E-Mailmaske auf öffnen klicken - ohne Briefpapier. Gern können Sie die Funktion testen, indem Sie eine E-Mail mit einigen Anhängen an sich selbst versenden. Erst die Belege im Anhang der E-Mail zeigen dann das gewünschte Hintergrund-PDF.

SPAM-Prüfung

2022-10-06T08:50:56Z

Aaron2: /* SPAM-Ranking und Tipps */

SPAM-Prüfung

2022-10-06T08:50:22Z

Aaron2:

Fehlerhafte Rückläufe

2022-10-06T08:25:47Z

Aaron2: /* Was ist zu tun? */

[[Datei:Bounces.png | 600px | right ]] Wenn eine Mail nicht abgesendet werden kann oder vom Empfänger zurück kommt, taucht sie bei Dir in den fehlerhaften Rückläufen (siehe auch Bounces) auf. Diese siehst Du in Deinen Mails, wenn Du auf das rote Männchen mit X-Symbol neben dem Versendet-Symbol in der E-Mail Liste klickst. Auch Beschwerden (Complaints) der Mail-Empfänger_Innen werden hier berücksichtigt.

== Wieso kommt es zu "Bounces"? ==
Eine Ablehnung von E-Mails kann viele Gründe haben:

{| class="wikitable"
! colspan="4" style="text-align: center;" | Gründe für Ablehnungen
|-
| '''Grund'''
| '''Fehlermeldung'''
| '''Ursache'''
| '''Was zu tun ist'''
|-
| Zeitweise Ablehnung
| Transient / Policy Restrictions
| E-Mail wurde aus inhaltlichen Gründen abgelehnt
| Beachte die Best-Practices und unsere SPAM-Hinweise. Es kann aber auch ein zu strikt eingestellter Mail-Server des Empfängers sein. Bitte ihn ggf. die Adresse news@winestromail.de ins Adressbuch aufzunehmen.
|-
| Zeitweise Ablehnung
| Transient / Inbox full
| Postfach des Empfängers voll.
| Informiere den Kunden ggf. auf einem anderen Weg - meist sind hier die Adressen aber einfach aufgegeben und sollten entfernt werden.
|-
| Als SPAM markiert
| Transient / Detected as SPAM / Insolicited Mail
| E-Mail wurde aus inhaltlichen Gründen abgelehnt
| Beachte die Best-Practices und unsere SPAM-Hinweise.
|-
| Permanente Ablehnung
| Permanent / Unknown
| Die Empfänger-Adresse ist unbekannt
| Lösche die Adresse aus Ihrem System und entfernen Sie die Zustimmung zum Newsletter.
|-
| Gesperrte E-Mail
| Permanent Amazon SES has suppressed
| Ungültige E-Mail zu oft angeschrieben
| Die Mail ist falsch / nicht existent oder der Kunde hat widersprochen und es wurde trotzdem angeschrieben. Bitte entferne / korrigiere die Mail umgehend.
|-
| Permanente Ablehnung
| Permanent / Account does not exists
| Den Empfänger gibt es nicht / Fehler in der E-Mail
| Korrigiere die E-Mail Adresse / Prüfe auf Tippfehler und entferne ggf. die Mail aus Deinem System.
|-
| Fehler beim Senden
| Unable to send
| Die Mail ist falsch / leer / Keine E-Mail Adresse
| Korrigiere die E-Mail Adresse / Prüfe auf Tippfehler und entferne ggf. die Mail aus Deinem System.
|-
| Beschwerde durch Empfänger
| Complaint
| Kunde hat sich aktiv über diese E-Mail bei seinem Mailanbieter beschwert
| Dieser Fall ist ein GAU: Rechierche, woher Du die Adresse hast, prüfe die Kundendaten genau und deaktiviere am besten die Mails vollständig für diesen Kunden. Wiederholte Beschwerden können zum Ausschluss vom Newseletter-Service bei Winestro / dem Zwang zum senden über Dein eigenes Postfach führen.
|-
| Unbekannter Fehler
| Undetermined
| Mail nicht zugestellt, aber Fehler konnte nicht ermittelt werden
| Deaktiviere diesen Empfänger zur Sicherheit, wenn das Problem mehrfach auftritt.
|-
|}

== Was ist zu tun?==

Kommt es zu einem Bounce, wird bei der E-Mail Adresse automatisch die Zustimmung zum Newsletter entfernt.
Du kannst diese in der Übersicht aus s.o. über das Schieberegler-Symbol wieder aktivieren, sobald
Du die E-Mail geprüft und korrigiert hast. Bitte beachte, dass Adressen die wiederholt mit einem
Rücklauf angeschrieben werden, automatisch vom System gesperrt werden, um Probleme für Dich zu vermeiden.

Fehler mit dem Stichwort "Transient" können ggf. behoben werden oder sind nur temporär / dem Inhalt / der Art und Weise wie Du sendest geschuldet. (z.B. geht es nicht einfach alle in den BCC zu setzen.) Permanente Fehler weisen auf ein grundlegendes Problem mit dieser speziellen E-Mail Adresse hin. Lies dazu auf jeden Fall jede Bounce-Nachricht aufmerksam durch. In der Regel findest Du in der Mitteilung des Empfängers einige Hinweise:
# Korrigiere Fehlerhafte Adressen
# Entferne nicht mehr existente Adressen
# Bei SPAM: Schaue Dir unsere Hinweise zum SPAM-Verhalten auf unserem Youtube Kanal an. Manchmal ist der SPAM-Filter des Kunden auch einfach zu strikt (das erkennst Du daran, dass nur 1-2/1000 Mails mit der Begründung abgelehnt wurden). Du kannst den Kunden bitten die Mail news@winestromail.de in sein Adressbuch aufzunehmen - oft ist es aber ratsam diese Kunden nicht weiter anzuschreiben um die Gesamtquote nicht zu belasten.
# Bitte Großhändler (wie EDEKA) Deine eigene E-Mail Adresse und die E-Mail Adresse office@winestromail.de zu den Erwünschten E-Mails hinzuzufügen
# Im Zweifel: Entferne lieber den Empfänger aus dem Newsletter

== Was sind die Konsequenzen von vielen Bounces? ==
Bounces sind nicht gut, da sie ein Merkmal für die Gesamt-Qualität Deines Newsletters sind. Mit jeder abgelehnten oder verirrten Mail, steigt die Gefahr auch für gültige Postfächer
auf der SPAM-Liste zu landen. Das wirkt sich dann auf alle Nutzer_Innen von Winestro aus. E-Mail Anbieter wie Google oder web.de sind hier sehr schlau: Sie merken sich die Fehl-
versuche über alle Postfächer teilweise sehr genau. Übersteigt die E-Mail dabei einen kritischen Wert, werden alle Mails in den SPAM verschoben. (Die Theorie ist, dass wer so einen schlecht
gepflegten Stamm an E-Mail Adressen hat, kein seriöser Versender sein kann.)

Einige wenige Rückläufe sind aber normal, da sich bei Mails auch mal etwas ändern kann. Du solltest daher nach jedem Newseltter in die Rückläufe schauen und Fehler zeitnah bearbeiten. Im Zweifel entfernst Du die Zustimmung (Schieberegler auf orange in der Rücklauf-Liste) zum Newsletter. Bei hohen Rücklauf-Quoten werden Mails schnell als SPAM deklariert und das betrifft alle, die über das System senden.

=== Fortdauernd hohe Rücklaufquoten ===
Sollten die Rücklaufquoten dauerhaft zu hoch sein, kann das alle Sender von Winestro.Cloud beeinflussen. Daher sind wir gewzungen Dich in einem ersten Schritt zu verwarnen. Sinken die Rücklaufquoten nicht, wirst Du automatisch auf ein gesondertes Postfach gelegt. Da hier alle Weingüter mit chronischem Fehlverhalten landen, ist die Zustellungsrate auf diesen Postfächern deutlich geringer (ca. 66%). Allerdings schützt das alle, die sich an die Regeln des E-Mail Versandes halten.

=== Das erste Mailing über Winestro.Cloud ===
Nach einem Datenimport oder vor dem allerersten Mailing mit Winestro.Cloud ist es hochwahrscheinlich, dass Du noch sehr viele E-Mails im System hast, die es so nicht mehr gibt. Deshalb solltest Du einmal vorher die Adressen grob sichten und prüfen (ggf. entfernst Du sehr alte Kund_Innen ohne Kontakt). Dennoch ist es beim ersten Anschreiben relativ normal, dass Du Rücklaufquoten von 5-10% haben wirst. Bei diesen Kund_Innen wird die Zustimmung zum Newseltter automatisch entfernt - das heißt in einem zweiten Anschreiben sind sie schon automatisch nicht mehr dabei und die Rücklaufquote wird besser. Dennoch wird sich Winestro.Cloud bei Folgemailings über die hohen Rücklaufquoten "beschweren". Nach einigen Wochen oder 2-3 Folge-Newslettern wird das aber verschwinden.

Anrufe durchführen

2022-10-06T08:23:18Z

Aaron2:

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit Anrufen und Winestro.cloud. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten, Anrufe anzunehmen und das Programm/die Telefonanlage so einzustellen, dass Anrufe ausgehen oder angenommen werden.

== Ausgehende Anrufe ==
=== Anrufe mit dem Smartphone-Link von Microsoft ===
[[Datei:App auswahl.PNG | miniatur | right | Klicken auf Rufnummer und Aktivieren der App]]
Die App '''Smartphone-Link''' verbindet Dein Smartphone relativ einfach mit dem Computer. Dazu müssen nur wenige Schritte durchgeführt werden:
# Öffnen Sie den "Microsoft Store" in Ihrem Windows 10
# Suche nach "Ihr Smarthpone"
# Installiere die App und folge den Anweisungen, um Dein Smartphone zu verbinden.
# Dein Smartphone muss im Prozess mit Windows mit Bluetooth verbunden werden und die Berechtigung erhalten, Anrufe durchzuführen
# Klicke auf eine Telefonnummer in einer Kundenkarteikarte
# Wähle im nun auftauchenden Menü "Zulassen" und dann "App auswählen"
# Wähle hier die App für Dein Smartphone
# Klicke in der App auf Anrufen -> Dein Handy wählt nun!
(Wenn Du die entsprechenden Haken setzt, geht das ab jetzt automatisch!)

Mehr Infos zum Link zu Windows auf Deinem Smartphone findest Du auch in diesem Aritkel:
https://www.samsung.com/de/support/mobile-devices/was-ist-link-zu-windows/

=== Anrufe mit klassischen Telefonanlagen ===
Wenn Deine Telefonanlage eine sogenannte TAPI-Schnittstelle zur Verfügung stellt, dann kannst Du Plugins in Firefox (oder Chrome) installieren, die diese Schnittstelle ansprechen. Lies dazu den Artikel zur [[TAPI]].

=== Anrufe mit der mobilen Seite von Winestro.cloud ===
Wenn Du die Mobile-Seite von Winestro.cloud nutzt, kann diese so eingestellt werden, dass ein Klick im Programm in der Kundenakte automatisch zu einem ausgehenden Anruf auf dem Handy führt. Dazu muss nur die Seite geöffnet sein. Mehr dazu findest Du im Artikel [[WBO-Smart#Anrufen_via_WAP | WAP]]

== Eingehende Anrufe ==
=== Direktaufruf Telefon / Skype / Teams ===
Viele Telefone bzw. Anlagen / Softwares können bei einem Anruf eine URL oder eine Datei auf dem Computer öffnen. Folgender Link führt Dich z.B. direkt zur Kundensuche von Winestro.cloud und öffnet bei einem Treffer direkt den passenden Kunden.

https://nephele-s5.de/program.php?p=50100&sid=12345

Befehl für eine Batch-Datei:

start "" "https://nephele-s5.de/program.php?p=50100&sid=12345"

Die 12345 ist durch die Variable der ankommenden Telefonnumer zu ersetzen.

=== Eingehende Anrufe Anrdoid ===
Mit der "Mein Smartphone" App ist nur erkennbar, wer anruft, wenn die Kontakte mit dem Handy synchronisiert sind. Dies wird in Kürze mit unserer Office365 Schnittstelle möglich sein, ein Link-Aufruf ist hier aktuell noch nicht möglich.

== Erklärvideo ==
Wie Du Anrufe in Winestro.Cloud durchführst, haben wir auch in einem anschaulichen Video erklärt.
<embedvideo service="youtube" dimensions="350" >https://youtu.be/kFIsagTThI0</embedvideo>

Brief

2022-10-06T08:22:11Z

Aaron2:

SPAM-Prüfung

2022-10-06T08:17:44Z

Aaron2:

Zahlungseingangskontrolle

2022-10-05T12:38:08Z

Aaron2:

{| style="background-color: #043149; color:#fff; padding:10px; float:right; margin-left:10px; margin-top:10px; position:relative; border:1px dotted #666; text-align:center;" |
|'''So finden Sie diese Seite:'''
|-
|[[Image:Auftrag_icon.png]]
|-
|Aufträge
|-
|aktuell/unbezahlt/bezahlt
|}

Die manuelle Zahlungseingangskontrolle von Winestro.Cloud öffnest Du mit einem Klick auf das $-Zeichen beim jeweiligen Auftrag in der Übersicht. Denselben Button findest Du auch in der Ansicht von [[Auftrag bearbeiten]].
Das $-Symbol erscheint rot , wenn der Auftrag noch nicht bezahlt wurde, ansonsten wird es grün angezeigt 
.
== Aufbau der Zahlungseingangskontrolle ==
Wenn Du auf das Dollar-Symbol öffnest, öffnet sich folgendes Fenster:

[[Datei:Zahlungseingänge.png|800px]]

Du kannst nun einen Zahlbetrag angeben, die Zahlungsart und das Datum.
Hast Du ausreichende Zahlungen für einen Auftrag eingetragen, wird dieser automatisch als bezahlt markiert.
Jeden Zahlungseingang kannst Du natürlich auch wieder löschen, in dem Du auf das kleine x beim jeweiligen Eintrag klickst. Der Auftrag wird dann ggfs. automatisch wieder als unbezahlt markiert.
Ein Auftrag kann trotz eines Fehlbetrags von Dir als bezahlt markiert werden.

==Automatische/Stapelweise Zahlungseingangskontrolle==
Ab dem Komplett-Paket bieten wir in der FiBu-Schnittstelle auch den praktischen Import für Zahlungseingänge aus verschiedenen Formaten an. Lade einfach Deine Bankkontoumsätze als CSV-Datei
im Programm hoch und Winestro.Cloud ordnet die Zahlungen automatisch den entsprechenden Aufträgen zu. Über die Buchungsliste kannst Du dann noch Zahlungen, die nicht automatisch zugeordnet werden
können - z.B weil wein Kunde einen Zahlendreher bei der Rechnungsnummer eingegeben hat, zuweisen.
Ebenfalls ist es in der FiBu-Schnittstelle unter dem Reiter "Status" möglich, Aufträge (z.B mit/ohne Rechnung oder mit Teilzahlungen) innerhalb eines beliebigen Zeitraumes als bezahlt zu markieren. 
Mehr dazu findest Du unter [[FIBU-Schnittstelle]].

== Häufige Fragen und Probleme ==
=== Warum kann ich kein Skonto verbuchen? ===
[[Datei:Zahlungseingangskontrolle mit Skonto.PNG|thumb|Zahlungseingangskontrolle mit Skonto]]
Die Rechnung muss Skonto auch ausweisen, damit Du es in der Zahlungseingangskontrolle siehst, bzw. die Möglichkeit zum Verbuchen von Skonto hast. Wenn Du das in der Rechnung vergessen hast, wählst Du im Auftrag eine Zahlungsart mit Skonto und aktualisierst den Beleg.
Die Skonto-Eigenschaft einer Zahlungsart legst Du unter System / Einstellungen / Rechnungen (ganz unten) fest.

=== Wie kann ich mir Umsatzlisten sortiert nach Zahlungsart ausgeben lassen? ===
Besuche hierzu den entsprechenden Bereich in der Winestro.Cloud Statistik. Mehr dazu findest Du unter [[Umsatz]].

=== Meine Zahlungseingänge werden nicht in der Statistik gezeigt.===
Du hast vermutlich die Eingänge eingetragen, aber als Datum Werte wie zum Beispiel Februar 2016 (Vgl. Auftrag Nr. 3) angelegt. Das kann daher kommen, dass Du in den Einstellungen (System / Einstellungen / Aufträge bei "Datum des Zahlungseingang" eingestellt hast: "Das Datum des letzten Eintrags (zur tageweisen Erfassung) vorschlagen.". Passe den Wert hier gegebenenfalls an und korrigiere die Zahlungseingänge.

===Wie kann ich Zahlungen wieder als unbezahlt markieren?===
Lösche dazu einfach den Zahlungseingang oder lege alternativ einen negativen Zahlungseingang an. Die Verschiebung in den Status "Unbezahlt" erfolgt nun automatisch.

Dateimanager

2022-10-05T12:17:52Z

Aaron2:

2022-10-05T08:32:31Z

Aaron2: /* Vor der Online-Schulung/ dem Webinar */

Die Umstände während der Pandemie führten dazu, dass wir Schulungen nicht im Büro abhalten konnten. Dabei haben wir gemerkt, dass sich Webinare insgesamt für alle Beteiligten des Webinars anbieten: Nicht nur bei uns ist die Arbeit im Büro einfacher umzusetzen, sondern auch ihr als Kund_Innen spart Ressourcen. So müsst ihr für eine Schulung nicht mehr nach Mainz fahren, sondern nehmt an einer Schulung oder Demo entspannt von Zuhause aus teil.

Die Teilnahme an einem Webinar ist unkompliziert und damit nichts schief geht, haben wir die Einrichtung im folgenden erklärt.

== Vor der Online-Schulung/ dem Webinar ==
1.) Hast Du dich dazu entschlossen, an einem unserer Webinare teilzunehmen, bestätigen wir Dir zunächst den Termin per Mail.

2.) Um am Webinar teilzunehmen, bekommst Du von uns einen Einladungslink geschickt, den Du frühstens einen Tag vor dem Webinar erhälst und spätestens am Morgen des Webinars.

3.) Wenn Du auf den Zugangslink klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Wenn Du '''Teams''' bereits auf Deinem Endgerät vorinstalliert hast, erscheint automatisch ein Pop-Up-Fenster, dass Dir den Button mit ''"jetzt öffnen"'' anzeigt.

Hast Du Teams nicht installiert, dann kannst Du die Applikation unter folgendem Link herunterladen: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion

=== Ohne einen Download teilnehmen ===
[[Datei:Teams ohne Download.PNG | 300px | right]]
Natürlich ist es nicht verpflichtend Teams auf Deinem Desktop zu installieren. Wenn Du Teams nicht installieren möchtest, kannst Du mit der zweiten Auswahlmöglichkeit ('''Teams öffnen mit Microsoft Edge - ohne Download''') Zugang zum Webinar erhalten. Zugang zum Webinar erhalten. Es wird Dir zuerst ein Pop-up-Fenster mit ''"Anwendung wählen"'' angezeigt. Sobald Du auf diesen geklickt hast, erscheint das Pop-Up-Fenster mit dem Button ''"jetzt öffnen"'', somit gelangst Du zum Webinar.

== Die Teilnahme ==
[[Datei:Teams Einstellungen 2022.PNG|400px|thumb|right|Einstellungen vor dem Beitritt]]
Hast Du das den Link zum Webinar geöffnet und nimmst auf Deine bevorzugte Weise daran teil, öffnet sich die Maske, die Du hier rechts sehen kannst.

Hier kannst Du erste Einstellungen rund um Mikro und Kamera vornehmen.

=== Kamera ===
Hier kannst Du die Einstellungen so vornehmen, wie Du dich am wohlsten fühlst. Die Kamera muss selbstverständlich nicht eingeschaltet sein.

Möchtest Du die Kamera einschalten, was in einer Einzelschulung für ein persönlicheres Gespräch führen kann, aber den Hintergrund nicht zeigen, kannst Du auch hier verschiedene Einstellungen vornehmen. So kannst Du den Hintergrund mit einem anderen Bild ersetzen oder einfach nur trüben.

=== Mikrofon ===
Auch hier hast Du verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Du kannst ohne Mikrofron teilnehmen, mit der Mikrofon des Computers oder mit einem Headset.

Es ist zu empfehlen, dass Du mit einem Mikrofon teilnimmst, sodass mögliche Rückfragen schnell und unkompliziert gestellt werden können, ohne dass diese erst in den Chat geschrieben werden müssen. Während des Webinars bitten wir darum das Mikrofon, sofern Du mit einem teilnimmst, stumm zu schalten, da so mögliche Störgeräusche verhindert werden können.

Webinare mit Teams

2022-10-05T08:31:40Z

Aaron2: /* Die Teilnahme */

Die Umstände während der Pandemie führten dazu, dass wir Schulungen nicht im Büro abhalten konnten. Dabei haben wir gemerkt, dass sich Webinare insgesamt für alle Beteiligten des Webinars anbieten: Nicht nur bei uns ist die Arbeit im Büro einfacher umzusetzen, sondern auch ihr als Kund_Innen spart Ressourcen. So müsst ihr für eine Schulung nicht mehr nach Mainz fahren, sondern nehmt an einer Schulung oder Demo entspannt von Zuhause aus teil.

Die Teilnahme an einem Webinar ist unkompliziert und damit nichts schief geht, haben wir die Einrichtung im folgenden erklärt.

== Vor der Online-Schulung/ dem Webinar ==
1.) Hast Du dich dazu entschlossen, an einem unserer Webinare teilzunehmen, bestätigen wir Dir zunächst den Termin per Mail.

2.) Um am Webinar teilzunehmen, bekommst Du von uns einen Einladungslink geschickt, den Du frühstens einen Tag vor dem Webinar erhälst und spätestens am Morgen des Webinars.

3.) Wenn Du auf den Zugangslink klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Wenn Du '''Teams''' bereits auf Deinem Endgerät vorinstalliert hast, erscheint automatisch ein Pop-Up-Fenster, dass Dir den Button mit ''"jetzt öffnen"'' anzeigt.

Hast Du Teams nicht installiert, dann kannst Du die Applikation unter folgendem Link herunterladen: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion

=== Ohne einen Download teilnehmen ===
[[Datei:Teams ohne Download.PNG | miniatur | right]]
Natürlich ist es nicht verpflichtend Teams auf Deinem Desktop zu installieren. Wenn Du Teams nicht installieren möchtest, kannst Du mit der zweiten Auswahlmöglichkeit ('''Teams öffnen mit Microsoft Edge - ohne Download''') Zugang zum Webinar erhalten. Zugang zum Webinar erhalten. Es wird Dir zuerst ein Pop-up-Fenster mit ''"Anwendung wählen"'' angezeigt. Sobald Du auf diesen geklickt hast, erscheint das Pop-Up-Fenster mit dem Button ''"jetzt öffnen"'', somit gelangst Du zum Webinar.

== Die Teilnahme ==
[[Datei:Teams Einstellungen 2022.PNG|400px|thumb|right|Einstellungen vor dem Beitritt]]
Hast Du das den Link zum Webinar geöffnet und nimmst auf Deine bevorzugte Weise daran teil, öffnet sich die Maske, die Du hier rechts sehen kannst.

Hier kannst Du erste Einstellungen rund um Mikro und Kamera vornehmen.

=== Kamera ===
Hier kannst Du die Einstellungen so vornehmen, wie Du dich am wohlsten fühlst. Die Kamera muss selbstverständlich nicht eingeschaltet sein.

Möchtest Du die Kamera einschalten, was in einer Einzelschulung für ein persönlicheres Gespräch führen kann, aber den Hintergrund nicht zeigen, kannst Du auch hier verschiedene Einstellungen vornehmen. So kannst Du den Hintergrund mit einem anderen Bild ersetzen oder einfach nur trüben.

=== Mikrofon ===
Auch hier hast Du verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Du kannst ohne Mikrofron teilnehmen, mit der Mikrofon des Computers oder mit einem Headset.

Es ist zu empfehlen, dass Du mit einem Mikrofon teilnimmst, sodass mögliche Rückfragen schnell und unkompliziert gestellt werden können, ohne dass diese erst in den Chat geschrieben werden müssen. Während des Webinars bitten wir darum das Mikrofon, sofern Du mit einem teilnimmst, stumm zu schalten, da so mögliche Störgeräusche verhindert werden können.

Datei:Teams Einstellungen 2022.PNG

2022-10-05T08:31:02Z

Aaron2:

Webinare mit Teams

2022-10-05T08:20:12Z

2022-10-05T07:28:36Z

Aaron2:

Die derzeitigen Umstände lassen Schulungen im Büro eventuell für die kommenden Wochen und Monate nicht zu. Deshalb werden alle Schulungen über Teams abgehalten, eine Möglichkeit Euch als Kund_Innen per Headset oder Telefon an der Programmvorführung teilhaben zu lassen.

Im Vorfeld der Online-Schulung (Webinar) musst Du folgendes beachten:

1.) Du erhälst von uns zwei E-Mails. In der Ersten bestätigen wir Dir die Teilnahme an dem Webinar und in der zweiten Mail, die Du frühstens einen Tag vor dem Webinar erhälst, den Zugangslink.

2.) Wenn Du auf den Zugangslink klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Wenn Du'''Teams''' bereits auf Deinem Endgerät vorinstalliert hast, erscheint automatisch ein Pop-Up-Fenster, dass Dir den Button mit ''"jetzt öffnen"'' anzeigt.
[[Datei:Teams mit doenload.PNG | miniatur | left]]

'''Oder:'''
Solltest Du Teams nicht verwenden und dies auch nicht downloaden wollen, kannst Du e mit der zweiten Auswahlmöglichkeit ('''Teams öffnen mit Microsoft Edge - ohne Download''') Zugang zum Webinar erhalten. Es wird Dir zuerst ein Pop-up-Fenster mit ''"Anwendung wählen"'' angezeigt. Sobald Du auf diesen geklickt hast, erscheint das Pop-Up-Fenster mit dem Button ''"jetzt öffnen"'', somit gelangst Du zum Webinar.
[[Datei:Teams ohne Download.PNG | miniatur | left]]

3.) Es öffnet sich die Maske zum Teams-Webinar, in dem Sie Du Kamera und Lautsprecher an oder ausstellen kannst, sowie sonstige Einstellungen durchführen kannst. Durch Bestätigen des Buttons ''"Jetzt teilnehmen"'' gelangst Du zu uns ins Webinar.
[[Datei:Jetzt teilnehmen.PNG | miniatur | left]]

Weinprobe

2022-10-04T13:26:17Z

Aaron2:

Mengenrabatt

2022-10-04T13:21:35Z

Aaron2:

== Mengenrabatt für Gesamtvolumen eines Auftrags ==
[[Datei:Mengenrabattübersicht.png|miniatur|Mengenrabatt anlegen]]
Ab dem Komplett-Paket hast Du die Möglichkeit Mengenrabatte zu vergeben. Dabei legst Du fest, welchen Rabatt Du ab einer bestimmten Mindestmenge oder einem bestimmten Preis ausgewählter Artikel vergeben möchtest (siehe Bild "Mengenrabatt"). Hierbei ist es möglich eine Staffelung der Rabatte je Warengruppe festzulegen. Unter anderem aus diesem Grund empfiehlt es sich die Artikel gut zu pflegen und den Warengruppen entsprechend zuzuordnen.

===Mengenrabatt(staffel) anlegen===
Unter 
'''Artikel - Gruppen - Mengenrabatt''' kannst Du eine neue Rabattstaffel anlegen. Gib der Rabatt(staffel) zunächst einen Namen. Unter der neu angelegten Rabattstaffel wird automatisch eine neue Unterliste angelegt. Insgesamt kannst Du je Rabattstaffel beliebig viele Unterlisten anlegen, die sich auf die gleichen oder aber auch auf unterschiedliche Warengruppen beziehen können. Auch der ersten Unterliste kannst Du einen Namen geben. Lege nun fest, ob sich der erste festzulegende Mengenrabatt auf alle Artikel beziehen soll oder auf Weine einer bestimmten Warengruppe. Wähle dafür in dem Dropdown-Menü "Warengruppe" die entsprechende Warengruppe oder "alle Artikel" aus. Anschließend kannst Du unter dem Punkt "Zählung" festlegen, ob der Rabatt nach der Anzahl der Flaschen oder nach der Höhe des Preises ausgewiesen werden soll. Zudem legst Du unter dem Punkt "Rabattart" fest, ob der Rabatt in % oder in € gewährt werden soll. Speichere außerdem diesen Schritt bevor Du die Anzahl der Mindestmenge an Flaschen/den Mindestbetrag (€) in der darunter befindlichen Zeile festlegst. Letztendlich kannst Du entscheiden, wie viel % oder € vergeben werden sollen.

Beispiel: Für die Rabattstaffel "Gastro" mit der Unterliste "Weine aus der Steillage" wird ab 50 Flaschen der Weine, die der Warengruppe "Steillage" zugeordnet werden, ein Rabatt von 5% Rabatt vergeben.

Mit einem Klick auf das Plus in der Rabattstaffel kannst Du weitere Unterlisten für die jeweilige Rabattstaffel anlegen. Hier gehst Du wieder genau so vor, wie oben beschrieben. Lege für jede Rabattstaffel mit ihren Unterlisten Grenzen für den Staffelpreis an. Alle Preisangaben (Sowohl die Grenzen als auch die Rabatte) beziehen sich stets auf Bruttowerte.

===Mengenrabatt in der Kundenakte aktivieren===
[[Datei:Kundenakte und Rabattstaffel.png|miniatur|Mengenrabatt bei Kunden hinterlegen]]

Damit der Mengenrabatt nach Erfüllung der festgelegten Bedingungen im Auftrag erscheint, muss ein entsprechender Mengenrabatt in der Kundenakte aktiviert und hinterlegt werden.

Gehe dafür in die Kundenakte eines beliebigen Kunden und klicke auf das Bearbeitungs-Symbol, um die Kundendaten zu bearbeiten. Unter dem Punkt "Preise und Bankverbindung" hast Du die Möglichkeit bei "Rabattstaffel" eine Rabattstaffel auszuwählen. Speichere auch diesen Vorgang.

Wird ein Auftrag für diesen Kunden angelegt, wobei die Bedingungen einer erstellten Rabattstaffel erfüllt wurden, wird diese automatisch im Auftrag hinzugefügt. Mehr dazu weiter unten im Text.

===Mengenrabatt dem Auftrag hinzufügen===
[[Datei:Mengenrabatt im Auftrag.png|miniatur|Mengenrabatt im Auftrag hinterlegen]]

Füge einem Auftrag wie gewohnt die Artikel hinzu, die der Kunde bei Dir in Auftrag gegeben hat. Sofern dem Kunden wie oben beschrieben in der Kundenakte ein Mengenrabatt hinterlegt wurde, wird beim Erfüllen der Bedingungen für die Grenzen der Mengenrabatte der entsprechende und zuvor bestimmte Mengenrabatt automatisch vergeben. Alle vergebenen Mengenrabatte werden in einem Sonderposten direkt in dem Auftrag abgebildet. Soll für den Auftrag ein anderer Mengenrabatt greifen, besteht die Möglichkeit im Dropdown-Menü einen entsprechenden Mengenrabatt auszuwählen. Soll kein Mengenrabatt gewährt werden, wähle entweder im Dropdown-Menü "kein Mengenrabatt" aus oder nimm die Haken für den Mengenrabatt neben dem Dropdown-Menü heraus.
 
 
 
 
 
 
 

==Mengenrabatte für Einzelpositionen ==

===Mengenrabattstaffel bestimmten Preislisten zuweisen===
[[Datei:Mengerabatt Preisgruppe.png|miniatur|Preisgruppen]]
[[Datei:Mengenrabatt Preisgruppe 2.png|miniatur|Mengenrabatt bei Preisgruppen hinterlegen]]
Ebenfalls ab dem Komplett-Paket können Mengenrabatte in Preislisten aktiviert und somit Staffelpreise in den jeweiligen Preislisten festgelegt werden. Diese Einstellungsmöglichkeit aktivierst Du unter System - Einstellungen - Aufträge - Staffelpreise in Preislisten. Hier setzt du den Haken bei "Staffelpreise in Preislisten festlegen können".

Sobald die Einstellung aktiviert sind, findest Du unter Artikel - Gruppen - Preisgruppen bei jeder von Dir angelegten Preisliste ein %-Symbol. Mit einem Klick auf das %-Symbol kannst Du die jeweiligen Grenzen der Mengenrabatte, die für alle Artikel ohne Rabattsperre in dieser Preisgruppe gelten sollen, als Staffelung anlegen. Hierfür hast Du die Möglichkeit festzulegen, wie viel % Rabatt ab einer bestimmten Stückzahl eines Artikels in dieser Preiskategorie als Positionsrabatt vergeben werden soll.

Beispiel: Du gibst an, dass ab 100 Flaschen 2 % Positions-Rabatt vergegeben werden. Du kannst hier auch eine Grenze von 0 eingeben, wenn du erreichen möchtest, dass bei dieser Preisliste immer ein Positionsrabatt aktiviert wird.
Dieser Rabatt wird ggfs. mit dem Gesamtrabatt des Kunden kombiniert. Der Kunde erhält also z.B. 2 % Positionsrabatt und dann nochmals 10 % Gesamtrabatt. Die Rabattstaffeln, die Du hier einstellst, greifen auf Basis der Artikelanzahl jeder einzelnen Auftragsposition. Wenn Du in einen Auftrag zwei Positionen eines Artikels zu je 50 erfasst, wird kein Rabatt für 100 Stück gewehrt, sondern jeweils die Stufe für 50 Flaschen genutzt.

 

===Mengerabattstaffeln bestimmten Artikeln zuweisen===
[[Datei:Mengenrabatt Artikelkartei.png|miniatur|Mengenrabatt bei Preisgruppe eines Artikels hinterlegen]]
In jeder Artikelkarteikarte können für einen Artikel spezielle Rabattstufen festgelegt werden. Sobald ein Artikel eine gesonderte Rabattstufe in einer Preisliste hat, gelten nur noch die Einträge speziell für diesen Artikel und nicht mehr die Einträge der Preisliste.

Diese Funktion greift beim Erfassen von Positionen im Auftrag nur, wenn Du den Positionsrabatt in der Auftragserfassung nicht gesondert eingibst. Nutzt Du diese Option, wird stets der in der Auftragserfassung eingetragene Positionsrabatt genutzt. Diese Einstellung findest Du ebenfalls unter "System - Einstellungen - Aufträge - Positionsrabatt in Auftragserfassung".

Ebenfalls greift die Funktion nur beim Einfügen des Artikels in einen Auftrag. Änderst Du nachträglich die Positionsanzahl, wird der Positionsrabatt nicht neu berechnet. Lösche in diesem Fall die Position und füge diese mit der korrekten Anzahl neu in den Auftrag ein.

 

==Mengenrabatt-Artikel==
[[Datei:Mengenrabattartikel.png|miniatur|Einen Artikel als Std.-Mengenrabatt Artikel markieren]]
Ab 09.2021 ist es möglich einen Artikel als Std-Rabatt-Artikel zu markieren. Beim automatischen Einfügen einer Mengenrabattposition wird statt einem Sonderartikel dieser Artikel mit den entsprechenden Bezeichnungen eingefügt. Wenn Du einen Artikel als Std.-Rabatt-Artikel markierst, hat das vor allem Auswirkung auf die FiBu Schnittstelle. Alle Rabatte die mit diesem Artikel erfasst werden können einzelnen in der FiBu berücksichtigt und entsprechend den Erlöskonten des Artikels kontiert werden.
Bitte denke daran, das Flaschen - mitrechnen für den Std.-Rabatt-Artikel zu deaktivieren und einen Pseudobestand für den Artikel einzubuchen, falls Du das System so eingestellt hast, dass das Überbuchen von Beständen verhindert werden soll.