Dokumente und Ausgaben festlegen - Versionsgeschichte

Alexander: /* Lieferschein */

2025-07-24T07:18:05Z

Lieferschein

← Nächstältere Version		Version vom 24. Juli 2025, 09:18 Uhr
Zeile 266:		Zeile 266:

	<div style="border:1px solid #06c; background:#f5faff; padding:8px;">		<div style="border:1px solid #06c; background:#f5faff; padding:8px;">
	'''Tipp:''' ~~Verwende das~~ Autofeld <code>[auftragsnummer]</code> ~~in Kombination mit einem Bindestrich als Präfix (~~z. B. <code>[auftragsnummer] -</code>), um die ~~Lieferscheinnummer eindeutig zu gestalten.~~		'''Tipp:''' Du kannst im Nummernkreis auch ein [[Autofelder\|Autofeld]] wie <code>[auftragsnummer]</code> voranstellen – z. B. <code>''[auftragsnummer] -''</code>. Dann werden die Lieferscheine innerhalb des Auftrags automatisch in der Form <code>250000 - 1</code>, <code>250000 - 2</code> usw. nummeriert. So bleibt die Verbindung zum zugehörigen Auftrag direkt erkennbar. Alternativ kannst Du die Auftragsnummer auch separat in der [[Dokumente und Ausgaben festlegen#5._Geschäftszeile\|Geschäftszeile]] anzeigen lassen.
	~~Beispiel: „250001- 1“ für den ersten Lieferschein~~ zum Auftrag ~~250001~~.
	</div>		</div>

	==== Weitere Hinweise ====		==== Weitere Hinweise ====

Alexander: /* Angebot */

2025-07-24T07:16:09Z

Angebot

← Nächstältere Version		Version vom 24. Juli 2025, 09:16 Uhr
Zeile 241:		Zeile 241:

	Darüber hinaus verfügt das Angebotsmodul über einen eigenen, fortlaufenden '''Nummernkreis''', der automatisch mit '''1 beginnt''' und bei jedem neuen Angebot um eins erhöht wird.		Darüber hinaus verfügt das Angebotsmodul über einen eigenen, fortlaufenden '''Nummernkreis''', der automatisch mit '''1 beginnt''' und bei jedem neuen Angebot um eins erhöht wird.

	~~<div style="border:1px solid #06c; background:#f5faff; padding:8px;">~~
	'''Tipp:''' Du kannst im Nummernkreis auch ein [[Autofelder\|Autofeld]] wie <code>[auftragsnummer]</code> voranstellen – z. B. <code>''[auftragsnummer] -''</code>. Dann wird das Angebot automatisch in der Form <code>250000 - 1</code>, <code>250123 - 2</code> usw. nummeriert. So bleibt die Verbindung zum zugehörigen Auftrag direkt erkennbar. Alternativ kannst Du die Auftragsnummer auch separat in der [[Dokumente und Ausgaben festlegen#5._Geschäftszeile\|Geschäftszeile]] anzeigen lassen.
	~~</div>~~

	==Auftragsbestätigung & Bestellung==		==Auftragsbestätigung & Bestellung==

Alexander: /* Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen */

2025-07-23T14:13:26Z

Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen

← Nächstältere Version		Version vom 23. Juli 2025, 16:13 Uhr
Zeile 384:		Zeile 384:
	== Häufige Fragen und Probleme ==		== Häufige Fragen und Probleme ==
	=== Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen ===		=== Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen ===
	In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente.		In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente. Du musst diesen Auftrag erstmal an die neuen Gegebenheiten anpassen, idem Du auf das <i class="fas fa-sync-alt navFont ny "></i>-Icon im Auftrag (oben links in der Icon Leiste) klickst.

	=== Ich möchte den Tabelleninhalt meiner Belege ändern ===		=== Ich möchte den Tabelleninhalt meiner Belege ändern ===

Alexander: /* Häufige Fragen und Probleme */

2025-07-23T14:07:19Z

Häufige Fragen und Probleme

← Nächstältere Version		Version vom 23. Juli 2025, 16:07 Uhr
Zeile 385:		Zeile 385:
	=== Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen ===		=== Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen ===
	In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente.		In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente.

			=== Ich möchte den Tabelleninhalt meiner Belege ändern ===

			Der tabellarische Hauptteil der Belege (z. B. Positionen mit Artikelnummer, Menge, Preis, MwSt usw.) kann aus Sicherheits- und Konsistenzgründen '''nicht''' von Dir selbst verändert werden.

			<div style="border:1px solid #c00; background:#ffeaea; padding:8px;">
			Aus buchhalterischen und rechtlichen Gründen ist es nicht vorgesehen, dass Du eigenständig Spalten entfernst oder Inhalte veränderst – beispielsweise um versehentlich keine Preise oder Steuersätze zu löschen.
			</div>

			Wenn Du dennoch Anpassungen benötigst, wie z. B.:
			* Reihenfolge der Spalten ändern
			* Spalten hinzufügen oder entfernen
			* Spaltenbreiten anpassen
			* Inhalte in der Tabelle anpassen

			Dann melde Dich bitte über das [[Hilfeforum]] via Ticket. Diese Arbeiten erfolgen im Rahmen einer '''kostenpflichtigen Auftragsarbeit''' und werden mit '''150 € / Stunde''' berechnet.

			Solche individuellen Anpassungen werden vom Winestro.Cloud-Team umgesetzt, damit die technische Integrität und korrekte Darstellung auf allen Dokumenten gewährleistet bleibt.

Alexander: /* Mahnungen */

2025-07-23T13:46:40Z

Mahnungen

← Nächstältere Version		Version vom 23. Juli 2025, 15:46 Uhr
Zeile 327:		Zeile 327:

	== Mahnungen ==		== Mahnungen ==
	[[Datei:~~mahnungsdokument~~.png\|miniatur\|Mahnungen]]		[[Datei:Mahnwesen.png\|miniatur\|Mahnungen]]

	Mit Winestro.Cloud kannst Du selbstverständlich auch Mahnungen erstellen. Um eine Mahnung zu erzeugen, öffne den entsprechenden [[neuer Auftrag\|Auftrag]].		Mit Winestro.Cloud kannst Du selbstverständlich auch Mahnungen erstellen. Um eine Mahnung zu erzeugen, öffne den entsprechenden [[neuer Auftrag\|Auftrag]].

Alexander: /* Provisionsabrechnung */

2025-07-23T13:40:41Z

Provisionsabrechnung

← Nächstältere Version		Version vom 23. Juli 2025, 15:40 Uhr
Zeile 379:		Zeile 379:
	</div>		</div>

	==~~Provisionsabrechnung~~==		== Provisionsabrechnungsbeleg ==
			Eine besondere Einstellungsmöglichkeit dieses Beleges besteht darin, den Mehrwertsteuersatz für die Provisionen festzulegen. Dieser kann separat eingestellt werden und gilt speziell für die Provisionsbeträge. Mehr Informationen zu diesem Thema findest du [[Provisionen\|hier]].

	== Häufige Fragen und Probleme ==		== Häufige Fragen und Probleme ==
	=== Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen ===		=== Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen ===
	In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente.		In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente.

Alexander: /* Probleme bei Mahnungen */

2025-07-23T12:54:21Z

Probleme bei Mahnungen

← Nächstältere Version		Version vom 23. Juli 2025, 14:54 Uhr
Zeile 351:		Zeile 351:
	Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Mahnungen erzeugt werden, bevor die entsprechenden Texte und Einstellungen gesetzt wurden. In diesem Fall bleiben die Textfelder in der Mahnung leer – da diese Informationen nicht automatisch rückwirkend aktualisiert werden.		Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Mahnungen erzeugt werden, bevor die entsprechenden Texte und Einstellungen gesetzt wurden. In diesem Fall bleiben die Textfelder in der Mahnung leer – da diese Informationen nicht automatisch rückwirkend aktualisiert werden.

	Lösung: Du kannst den Auftrag anpassen, indem Du auf dieses Symbol klickst:		Lösung: Du kannst den Auftrag anpassen, indem Du auf dieses Symbol klickst <i class="fas fa-sync-alt navFont ny "></i> . Damit werden die aktuellen Kunden- und Systemeinstellungen (inkl. Mahntexte) in den Auftrag übernommen.
	<i class="fas fa-~~user~~-~~check~~ navFont ~~nw s" title="Auftragsdaten an aktuelle Kunden- und Systemdaten anpassen.~~"></i>
	Damit werden die aktuellen Kunden- und Systemeinstellungen (inkl. Mahntexte) in den Auftrag übernommen.

	=== Mahnungen in Kombination mit Gutschriften ===		=== Mahnungen in Kombination mit Gutschriften ===

Alexander: /* Mahnungen */

2025-07-23T12:52:23Z

Mahnungen

← Nächstältere Version		Version vom 23. Juli 2025, 14:52 Uhr
Zeile 326:		Zeile 326:
	</div>		</div>

	==Mahnungen==		== Mahnungen ==
	[[Datei:mahnungsdokument.png\|miniatur\|Mahnungen]]		[[Datei:mahnungsdokument.png\|miniatur\|Mahnungen]]
	Selbstverständlich kannst Du mit Winestro.Cloud auch Mahnungen erstellen. Um eine Mahnung zu einer Rechnung zu erzeugen, gehe auf den entsprechenden [[neuer Auftrag\|Auftrag]] und dort unter Dokumente. Ganz links in der Icon-Leiste findest Du dieses Symbol <i class="far fa-file-plus navFont ng" style="margin-top:3px" title="Direkt klicken um Rechnung zu erzeugen"></i> in grün welches es Dir ermöglicht, ein neues Dokument zu erstellen. Darunten findest Du auch das Erstellen einer Mahnung. Diese kannst Du auch direkt ausdrucken oder per E-Mail versenden. Beim Erstellen einer Mahnung werden die '''in diesem Auftrag''' hinterlegten Texte, Mahnkosten usw. verwendet. Diese Einstellungen werden im Moment der Auftragserstellung aus den Systemeinstellungen in den Auftrag übernommen, können aber im Auftrag unter den Reitern Text und Sonstiges bearbeitet werden.

	~~Um sich unnötige Arbeit zu ersparen, solltest Du dirket zu Beginn der Nutzung von~~ Winestro.Cloud auch ~~alle Einstellungen für~~ Mahnungen ~~vornehmen~~. ~~Gehe dazu auf ''System~~ - ~~Dokumente~~ - ~~Mahnung''~~.		Mit Winestro.Cloud kannst Du selbstverständlich auch Mahnungen erstellen. Um eine Mahnung zu erzeugen, öffne den entsprechenden [[neuer Auftrag\|Auftrag]].
	~~Hier~~ kannst Du ~~den Zahlungszeitraum und~~ die ~~Kosten für jede der drei Mahnstufen einstellen~~.		Auf der rechten Seite findest Du das grüne Plus-Symbol <i class="far fa-file-plus navFont ng" style="margin-top:3px" title="Neues Dokument erstellen"></i>.
			Dort kannst Du ein neues Dokument anlegen – darunter findest Du auch die Option zur Mahnungserstellung.

	~~Zudem~~ kannst Du ~~zu jeder Mahnstufe eine eigene Überschrift, einen Kopf~~- ~~und einen Fußtext hinterlegen. Falls Du das Export-Paket von Winestro.Cloud nutzt, kannst Du für jede beliebige Sprache eigene Texte hinterlegen. Klicke am Ende auf '''Speichern'''~~.		Die Mahnung kannst Du anschließend direkt ausdrucken oder per E-Mail versenden.

	~~===Probleme~~ bei ~~Mahnungen===~~		Beim Erstellen der Mahnung werden die im jeweiligen Auftrag hinterlegten Texte, Mahnkosten und Einstellungen verwendet. Diese werden bei der Auftragserstellung aus den Systemeinstellungen übernommen, lassen sich aber im Reiter ''Text'' innerhalb des Auftrags noch individuell anpassen.

	~~Es kommt ab und an vor~~, ~~dass Weingüter mit dem Gebrauch~~ von Winestro.Cloud ~~starten, ohne zuvor ihre~~ Einstellungen für Mahnungen eingestellt zu haben. Das ist nicht schlimm, kann aber zu Fragen und Verzögerungen führen. Alle Texte, die Du einstellst, werden in dem Moment in dem Du einen Auftrag erstellst in diesen hinein kopiert. Wenn Du keine Texte und Einstellungen hinterlegt hast, so bleiben die Textfelder leer. Wenn Du dann Monate später eine Mahnung erstellen willst, werden die gerade eben eingestellten Texte nicht auf der Mahnung erscheinen. ~~In diesem Fall kannst Du dem Kunden den Auftrag neu zuweisen indem Du auf dieses Symbol <i class="fas fa-user-check~~ ~~navFont nw s" onclick="if(confirm(~~'~~Sind Sie sicher? Aktuelle Daten werden überschrieben!~~'~~)) { window.location.href=~~'~~program.php?p=50530&id_auftrag=71&id_kunden=14&action=change_kunde~~';}" title="Auftragsdaten an akutelle Kunden- und Systemdaten anpassen."></i> neben den Kundendaten klicken, welches die Kunden- und Systemdaten anpasst und aktualisiert. Dabei werden die neu angegebenen Texte in den Einstellungen übernommen.		Um reibungslos arbeiten zu können, solltest Du gleich zu Beginn der Nutzung von Winestro.Cloud die zentralen Einstellungen für Mahnungen vornehmen.
			Gehe hierzu unter ''System - Dokumente - Mahnung''.

	~~===Mahnungen in Kombination mit Gutschriften===~~		Dort kannst Du:
	~~Diese Situation kann am besten mit einem Fallbeispiel dargestellt werden~~:		* die Zahlungsfristen und Mahngebühren für bis zu drei Mahnstufen festlegen,
			* eigene Überschriften sowie Kopf- und Fußtexte je Stufe hinterlegen,
	~~Nehmen wir mal einen Kunden an~~, ~~dem entweder eine fehlerhafte Rechnung zugesendet wurde oder dem Versandbruch widerfahren ist~~.		* bei Nutzung des Export-Pakets: mehrsprachige Texte anlegen.

	*Nun muss für diesen Kunden eine Gutschrift erstellt werden. Dazu musst Du zunächst die besagte Rechnung auffinden und öffnen. Unter dem Reiter '''~~Positionen~~''' wirst Du demnach die letzte Position (also die ungültige Mengenangabe) vorfinden. Für die benötigte Gutschrift musst Du nun erstmal die Position überarbeiten und die Menge an Flaschen eingeben die gutgeschrieben werden muss. Anschließend kannst Du über das grüne <i class="far fa-file-plus navFont ng" style="margin-top:3px" title="Direkt klicken um Rechnung zu erzeugen"></i> Symbol in der Icon-Leiste ganz links die gewünschte Gutschrift erstellen. Unter dem Reiter '''Dokumente''' kannst Du jetzt zusetzlich zur Rechnung auch die eben erstellte Gutschrift sehen.		Vergiss nicht, am Ende auf '''Speichern''' zu klicken.

	*Falls nun der Kunde in diesem Fall nicht bezahlt und Du ihm eine Mahnung hast zukommen lassen, könnte dies zu Verwirrung führen. Wenn Du eine Mahnung erstellst, wirst Du bemerken, dass diese sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die Gutschrift somit nicht automatisch abgezogen wird. Bevor Du also die Mahnung erstellst, musst Du die Rechnung überarbeiten indem Du erneut im Reiter '''Positionen''' die richtige Anzahl an Flaschen angibst. Letztendlich musst Du im Reiter '''Dokumente''' die Rechnung aktualisieren indem Du auf das grüne <i class=~~"far fa-sync-alt navFont s ng" title~~=~~"Rechnung aktualisieren"></i> Icon klickst. Die Informationen werden somit in der Rechnung übernommen.~~		=== Probleme bei Mahnungen ===

	*Die Mahnung kannst Du nun wie die ~~Gutschrift über das grüne <i class="far fa-file-plus navFont ng" style="margin-top:3px" title="Direkt klicken um Rechnung zu erzeugen"></i> Symbol~~ in der ~~Icon-Leiste ganz links erzeugen~~.		Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Mahnungen erzeugt werden, bevor die entsprechenden Texte und Einstellungen gesetzt wurden. In diesem Fall bleiben die Textfelder in der Mahnung leer – da diese Informationen nicht automatisch rückwirkend aktualisiert werden.

	~~'''Achtung~~: ~~Erstelle hierfür keine neue Rechnung~~, ~~sondern aktualisiere nur~~ die ~~bestehende!'''~~		Lösung: Du kannst den Auftrag anpassen, indem Du auf dieses Symbol klickst:
			<i class="fas fa-user-check navFont nw s" title="Auftragsdaten an aktuelle Kunden- und Systemdaten anpassen."></i>
			Damit werden die aktuellen Kunden- und Systemeinstellungen (inkl. Mahntexte) in den Auftrag übernommen.

	~~Ist~~ der Auftrag bereits abgeschlossen ist ~~dies~~ aus rechtlichen Gründen ~~allerdings~~ nicht mehr ~~möglich~~. ~~Eine angemessene Lösung wäre, den~~ Kunden den ~~gesamten Rechnungsbetrag zahlen zu lassen~~ und ~~ihm anschließend den überschüssigen Betrag per~~ Gutschrift ~~zurückzusenden~~.		=== Mahnungen in Kombination mit Gutschriften ===

			Dieses Thema lässt sich gut mit einem Fallbeispiel erklären:

			'''Beispiel:'''
			Ein Kunde erhält eine fehlerhafte Lieferung oder es tritt ein Versandbruch auf. In diesem Fall wird eine Gutschrift benötigt.

			# Öffne die betreffende Rechnung und wechsle zum Reiter '''Positionen'''.
			Bearbeite die letzte Position, sodass die Menge korrekt der Gutschrift entspricht.
			# Erstelle dann über das grüne <i class="far fa-file-plus navFont ng" style="margin-top:3px" title="Direkt klicken um Rechnung zu erzeugen"></i> Symbol eine Gutschrift.
			# Unter '''Dokumente''' siehst Du nun sowohl die ursprüngliche Rechnung als auch die Gutschrift.

			Wenn der Kunde anschließend nicht zahlt und Du eine Mahnung erzeugst, bezieht sich diese auf den vollen Rechnungsbetrag – die Gutschrift wird '''nicht automatisch abgezogen'''.

			'''Wichtig:'''
			Bevor Du die Mahnung erstellst, musst Du:
			* die ursprüngliche Rechnung im Reiter '''Positionen''' korrigieren (z. B. korrekte Flaschenanzahl),
			* dann im Reiter '''Dokumente''' über das grüne Symbol <i class="far fa-sync-alt navFont s ng" title="Rechnung aktualisieren"></i> die Rechnung aktualisieren.

			Erst danach sollte die Mahnung erstellt werden.

			<div style="border:1px solid #c00; background:#ffe6e6; padding:8px;">
			'''Achtung:''' Erstelle in diesem Fall '''keine neue Rechnung''', sondern aktualisiere die bestehende.
			Falls der Auftrag bereits als abgeschlossen markiert ist, lässt sich die Rechnung aus rechtlichen Gründen nicht mehr bearbeiten. In diesem Fall solltest Du dem Kunden den vollen Betrag in Rechnung stellen und die Differenz über eine Gutschrift zurückerstatten.
			</div>

	==Provisionsabrechnung==		==Provisionsabrechnung==

Alexander: /* Sonderbelege (Premium-Funktion) */

2025-07-23T12:19:36Z

Sonderbelege (Premium-Funktion)

← Nächstältere Version		Version vom 23. Juli 2025, 14:19 Uhr
Zeile 305:		Zeile 305:
	== Sonderbelege (Premium-Funktion) ==		== Sonderbelege (Premium-Funktion) ==

	Ab dem '''Premium-Paket''' kannst Du bis zu '''7 zusätzliche Belegarten''' anlegen – sogenannte '''Sonderbelege'''. Diese kannst Du flexibel gestalten und beispielsweise für den Export, innerbetriebliche Abläufe oder andere Sonderfälle nutzen.		Ab dem '''Premium-Paket''' kannst Du bis zu '''7 zusätzliche Belegarten''' anlegen – sogenannte '''Sonderbelege'''. Diese kannst Du flexibel gestalten und beispielsweise für den [[Auslandsauftrag\|Export]], innerbetriebliche Abläufe oder andere Sonderfälle nutzen.

	Die Felder lassen sich dabei – analog zur [[Dokumente und Ausgaben festlegen#Rechnung\|Rechnung]] – vollständig frei befüllen:		Die Felder lassen sich dabei – analog zur [[Dokumente und Ausgaben festlegen#Rechnung\|Rechnung]] – vollständig frei befüllen:

Alexander: /* Sonderbelege */

2025-07-23T12:18:30Z

Sonderbelege

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 </div>
-==Sonderbelege==
+== Sonderbelege (Premium-Funktion) ==
 ==Mahnungen==
 [[Datei:mahnungsdokument.png|miniatur|Mahnungen]]