Übersicht aller Einstellungen: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Winestro.Cloud Handbuch
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|Einstellungen
|Einstellungen
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Im Menü-Punkt "Einstellungen" kannst Du das Verhalten Deines Winestro.Cloud Programms festlegen.
Im Menü-Punkt "Einstellungen" kannst Du das Programmverhalten in Deinem Winestro.Cloud Zugang festlegen und damit an Deine persönlichen Betriebsabläufe anpassen. Teilweise kannst Du Funktionen des Programms, welche Du nicht benötigst, auch einfach ausblenden. Es empfiehlt sich die einzelnen Einstellung gleich zu Beginn einmal in Ruhe durchzugehen, sodass beim finalen Start mit dem Programm der Workflow im Tagesgeschäft nicht behindert wird. Die Einstellungen können bereits in der Demo-Version Deines Zugangs getroffen werden und bei einer späteren Datenübernahme durch das Winestro.Cloud Team einfach mit übernommen werden.
== Zugangsdaten ändern ==
[[Datei:Zugangsdaten.png|300px|thumb|Übersicht aller relevanter Zugänge]]
Wie DU Dein Passwort änderst, erfährst Du hier. ->  [[Passwort ändern]].  


'''Wichtiger Hinweis zum Passwort'''
Für die Übersichtlichkeit haben wir Dir die einzelnen Reiter der Systemeinstellungen einmal entsprechend der Struktur in Winestro.Cloud aufgeführt. Du gelangst auch über die [[Funktionsübersicht|Startseite]] direkt zu den einzelnen Punkten.
Du solltest Dein Passwort nach der ersten Anmeldung zu Winestro.Cloud '''sofort ändern'''!


Deine E-Mail-Adresse kannst Du ebenfalls hier wechseln. Gebee dazu zuerst Deine neue E-Mail-Adresse
== Zugang ==
in das erste Feld ein. Das Statussymbol wechselt bei einer gültigen Adresse von rot nach grün.
Hier findest Du alle Informationen, wie Du Deinen [[Zugang]] verwaltest.
Tippe dann dieselbe Adresse in das zweite Feld ein. Sind beide Adressen gleich, kannst Du die
neue Adresse mit einen Klick auf "speichern" eintragen.


=== Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA) ===
== Anzeige ==
Einen ausführlichen Artikel zum Thema 2FA findest Du hier. -> [[2FaktorAuthentifizierung]]
Hier sind alle [[Anzeige | Anzeige-Optionen]] einmal erläutert.


=== Daten Opt-Ins ===
==Aufträge ==
Ein Opt-in ist ein ausdrückliches Zustimmungsverfahren, welches von Dir bestätigt werden muss. Dies muss vor der Verwendung von einem der drei Analysen geschehen.
Hier gehts zu allen [[Aufträge|Auftrags-Einstellungen]].


==== Data-Programm ====
== Lieferung ==
Es werden die Klick- und Lese-Auswertungen von Deinen E-Mails anonymisiert und mit anderen Teilnehmern in einen Pool geworfen und ausgewertet.<br>
Hier gehts zu allen Optionen rund um die [[Lieferung]].
Hier findest Du weiterführende Infos:


Artikel: [[Newsletter#Das_DATA-Programm|DATA-Programm]]
== Rechnungen ==
 
Im Unterpunkt Rechnungen kannst Du Einstellungen für die Erstellung von [[Rechnungen]] festlegen.
==== Geisenheimer Absatzanalyse ====
Teilnahme an der Unternehmensanalyse der Hochschule Geisenheim. Deine Artikelumsätze je Kunde werden anonymisiert und an die Hochschule Geisenheim übergeben.<br>
Hier findest Du weiterführende Infos:
 
Blogartikel: https://www.weinbau-online.de/weinbau-blog.php?id_blog_post=194
 
Interview mit Frau Prof. Dr. Simone Loose: https://youtu.be/CIeEykZcJg4
 
==== Geisenheimer Newsletter Analyse ====
Teilnahme an der Newsletter Analyse der Hochschule Geisenheim. Deine geschriebenen Newsletter im Klartext sowie Kennzahlen zu dem Newsletter (Anz. angeschriebener Kunden, Anzahl Interaktionen, etc.) werden übermittelt und ausgewertet.<br>
Hier findest Du weiterführende Infos:
 
Blogartikel: https://www.weinbau-online.de/weinbau-blog.php?id_blog_post=152
 
==== Teilnahme an einem der Data-Programme ====
Um an den jeweiligen Programmen teilzunehmen, musst Du lediglich die Datenschutzerklärung akzeptieren und den Button "Aktivieren" klicken. Anschließend erscheinen automatisch in den jeweiligen Programm-Teilen die zusätzlichen Informationen, um z.B. seine Betriebskennzahlen mit anderen Betrieben zu vergleichen.
 
=== Office-365 Schnittstelle ===
[[Datei:Office-365.png|400px|thumb|Ansicht nach Freischaltung der Office-365 Schnittstelle]]
Einen ausführlichen Artikel zum Thema Office-365 Schnittstelle finden Sie hier. -> [[Office-365/Outlook Integration]]
 
=== ICAL-Token für Kalenderabfrage ===
iCalendar ist ein Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten. iCalendar ist weder auf den Austausch von Dateien noch auf ein bestimmtes Netzwerkprotokoll beschränkt. Der Standard definiert vielmehr grundlegend den Internet Media Type text/calendar zur nahezu beliebigen Einbettung.
So können beispielsweise Webseiten benutzt werden, um mittels iCalendar Termine einer Veranstaltung zu verteilen oder Belegungszeiten der Zimmer zu veröffentlichen.
 
Hier findst Du im Textfeld deinen individuell erzeugten Zugangstoken.
 
Achtung: Mit diesen Token kann '''jeder''' den Kalender auslesen!
 
== Anzeige - [[Anzeige]]==
Im Unterpunkt Anzeige kannst Du diverse Einstellungen vornehmen.
 
-  Durch die Wildcard-Funktion wird die Suche im Programm intelligenter. So kannst Du bereits mit Teilen von Wörter wie beim Nachname "Müller" bereits mit "Müll" oder "ller" den gewünschten Kunden finden, da die Suche um die fehlenden Buchstaben automatisch ergänzt wird. Es empfiehlt sich daher grundsätzlich diese Funktion zu aktivieren, da sie Dich bei der Suche unterstützt.
 
-  Du kannst die Anzahl '''der Einträge''' bestimmen, die bei einer Liste angezeigt werden,
bevor ein Seitenumbruch erfolgt. Dies tritt z.B. in der Tabelle aller Kunden oder Artikel auf. Am Ende jeder Listekannst Du dann die Seiten wählen, die Du anzeigen möchtest.
 
-  Im nächsten Feld kannst Du wählen, ob '''PDF-Dokumente''' sich in einem neuen Fenster öffnen oder ob diese Dokumente Dir zum Download angeboten werden sollen.
 
-  Du kannst festlegen, ob im Druckmanager Dokumente mehrfach ausgegeben werden sollen. Wenn Du hier z.B. „2“ angibst, werden alle Belege doppelt ausgegeben. Bitte beachte, dass dieses mehrfache Ausgeben nur im Druckmanager oder im Drucker zu einem Auftrag funktioniert.
 
-  Im nächsten Feld kannst Du den '''Hintergrund''' von Winestro.Cloud ändern.
 
-  Durch aktivieren der Funktion "Artikel-Erzeuger" kannst Du festlegen, ob auf Deinen Dokumenten neben dem Artikelname auch der Erzeuger des Artikel angezeigt werden soll. Diese Funktion richtet sich daher in erster Linie an Händler.
 
-  Bei der Funktion Listen-Exporte wählst Du das Dateiformat der Listen, welche Du an diversen Stellen im Programm exportieren kannst.
 
-  Im Feld "Stapelerfassung" kann die Schnellerfassung von Neukunden aktiviert oder deaktiviert werden. Zum Beispiel anhand eines Musterkunden.
 
-  Durch die Tags zur Kundenbezeichnung kannst Du in der Kundenakte Begriffe mit # versehen, um die Gesprächnotizen nach diesen Keywords zu filtern.
 
-  Du kannst Dir das Feld "Positionsrabatt in %" in den Kundeneinstellungen anzeigen lassen, um hier einen Wert zu hinterlegen, der bei jedem Auftrag für diesen Kunden gezogen wird. Wichtig ist dabei, dass gleichzeitig unter System > Einstellungen > Aufträge > "Positionsrabatt in Auftragserfassung" aktiviert ist, dass dieser abgefragt wird. Beachte dabei, dass wenn gleichzeitig ein grundsätzlicher Rabatt für diesen Kunden hinterlegt ist, dieser mit dem Positionsrabatt kombiniert wird. Es wird also erst auf jede Position einzeln Rabatt X gewährt und anschließend auf die Zwischensumme des gesamten Auftrags noch einmal Rabatt Y.
 
-  Durch die Funktion den Mengenrabatt im Kunden (de-)aktivieren zu können, erscheint in der Kundenakte ein Kästchen, dass Du anhaken kannst, um den vorher über das Drop-Down-Menü ausgewählten Mengenrabatt mit einem Klick zu (de-)aktivieren. Das hat den Vorteil, dass Du den ausgewählten Mengenrabatt nicht entfernen musst, um später aus diversen Mengenrabatten wieder den richtigen auszuwählen, sondern immer der richtige ausgewählt ist und dieser lediglich zwischenzeitlich deaktiviert werden kann.
 
-  Durch die Bestandswarnung je Lager wird bereits eine Warnung ausgegeben, wenn zwar der Gesamt-Bestand noch über dem Mindest-Bestand, jedoch der Bestand in einem bestimmten Lager bereits unter dem Mindest-Bestand liegt.
 
-  Durch den Buchstaben-Präfix bei Kundennummer, beginnt die Kundennummer ab sofort immer mit dem Buchstaben/der Buchstabenkombination, die Sie im Freifeld hinterlegt haben und die anschließende Zahl startet wieder bei 1. Sie können mit der Zeit auch den Buchstaben-Präfix ändern. Dadurch wird anschließend der neue Buchstabe vorangestellt und die Zahlenreihe startet erneut bei 1.
 
-  Als letztes haben Sie noch die Möglichkeit das Pannel mit der Übersicht Ihrer Kennzahlen direkt auf der Startseite nach dem Einloggen ein- oder auszublenden. Evtl. möchten Sie diese Informationen vor Mitarbeitern verbergen, die eigentlich keinen Zugriff auf die Statistiken haben sollen.
 
==Aufträge - [[Aufträge]]==
-  Die Einstellung "Automatische Reservierung von Auftragspositionen" hat die Auswirkung, dass der freie Bestand eines Artikels entweder erst angepasst wird, wenn in einem Auftrag eine Rechnung erzeugt wurde oder bereits das Hinzufügen des Artikels zu einem Auftrag eine Bestandsminderung zur Folge hat. Die zweite Variante geht in Richtung einer Reservierung.
 
-  Durch die Einstellung "Artikel-Suchfelder in der Auftragerfassung" können Sie die Artikelsuche im Auftrag intelligenter/umfangreicher machen, indem Sie neben der Artikelnummer auch mit dem Artikelnamen und anderen Infos aus der Artikelkartei suchen können.
 
-  Die "Statusänderung" eines Auftrags können Sie immer händisch durchführen. Sie können den Prozess jedoch auch automatisieren, indem Sie die Statusänderung automatisch vom Programm durchführen lassen. Entweder bei Erzeugung einer Rechnung <u>und</u> der Erzeugung eines Lieferscheins oder <u>aussschließlich</u> bei der Erzeugung einer Rechnung.
 
-  Du kannst beim Wechsel von einem Altprogramm zu Winestro.Cloud festlegen, welche Auftragsnummer als nächstes verwendet werden soll und so nahtlos an den alten Auftragsnummer-Kreis anschließen. Du kannst aber auch eine beliebige Auftragsnummer festlegen. Wichtig dabei ist, dass die neue Auftragsnummer immer höher sein muss als die zuletzt verwendete. Wie viel höher spielt jedoch keine Rolle.
 
-  Referenznummern können Sie verwenden, wenn Sie zu einem Auftrag dem Kunden ein spezifisches Kennzeichen geben möchten. Wenn die Referenznummern aktiviert sind, können Sie in einem Auftrag unter „Sonstiges“ eine Referenznummer vergeben. Unter dem Feld zum eintragen der Nummer wird Ihnen die letzte Referenznummer zu diesem Kunden angezeigt. Ist eine Referenznummer angelegt, wird diese dann automatisch auf allen Belegen mit ausgegeben. Sie können in der Übersicht aller Aufträge dann im Suchfeld einfach nach der Referenznummer suchen. Sie können Referenznummern auf zwei Wegen in Belegen einfügen:
 
1. Referenznummer wird unterhalb der Beleg-Überschrift eingefügt.
 
2. Referenznummer wird als Autofeld eingefügt.
 
Wählen Sie die Option 2, dann können Sie in jedem Belegtext das Autofeld [referenznummer kunde] verwenden. Mehr zu Autofelder unter [[Autofelder]].
 
-  Sie können das "Startfeld" definieren, in welchem Sie direkt tippen können, wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen. Dieses kann entweder das Freifeld "Artikel" sein, in dem Sie Artikel durch alle in der Artikelkartei hinterlegten Infos finden können oder das Freifeld "Artikelnummer" sein, in dem Sie einen Artikel ausschließnlich durch die Eingabe der exakten Artikelnummer finden können.
 
-  Wenn Sie in vergangenen Aufträgen einen Sonderpreis für einen Artikel vergeben haben, können Sie hier in den Einstellungen hinterlegen, dass bei einem neuen Auftrag dieser Sonderpreis bei der Eingabe des Artikels wieder vorgeschlagen wird, oder ob dieser ignoriert werden soll. Dadurch arbeiten Sie grundsätzlich mit den im Artikel hinterlegten Preisgruppen.
 
-  Sie können sich etwas Arbeit ersparen, indem Sie sich ein Datum für den Zahlungseingang vom Programm vorschlagen lassen. Dabei können Sie wählen zwischen dem Datum des letzten Zahlungseingangs und dem heutigen Datum. Alternativ können Sie das Feld auch standardmäßig frei lassen.
 
-  Wenn Sie sich beim Hinzufügen eines Artikels zu einem Auftrag die "Lagerauswahl" anzeigen lassen möchten, um den Bestand von verschiedenen Lägern zu ziehen, dann können Sie dieses Drop-Down-Menü hier ein- oder ausblenden.
 
-  Die Rabatt-, Skonto- & Provisionssperre hat den Vorteil, dass Sie in jedem Artikel bei jeder Preisgruppe individuell entscheiden können, ob Sie in bestimmten Fällen diesen Artikel in einer bestimmten Preisgruppe z.B. von Rabatten auszuschließen. Dies kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie 10% auf eine Bestellung im Online-Shop gewähren aber den Versandkostenartikel nicht mit rabattieren wollen. In diesem Fall wird der totale Rabatt in einen Positionsrabatt umgewandelt, von dem der Versandartikel dann ausgeschlossen ist.
 
-  Pfandartikel/Saftkonten aktivieren?
 
-  Das Standard Lager für Webshop-Bestellungen wird automatisch herangezogen, wenn über unsere Schnittstelle ein neuer Auftrag generiert wird. Falls Sie z.B. für Versand- & Logistik ein eigenes Lager führen ist es wichtig, dass die Bestände auch ausschließlich von diesem Lager angepasst werden.
 
== Lieferungen ==
 
Der Unterpunkt Lieferungen beinhaltet zwei wichtige Bereiche: 1. die Standardwerte für Ihre Tourenplanung und 2. Ihre Einstellungen zum Paketversand.
 
 
<br>
'''Shipcloud API-Code'''
 
- wird von Weinbau-Online eingetragen, Sie bekommen eine Bestätigungsmail bei Aktivierung
<br>
 
'''Standard Versanddienstleister'''
 
Im Dropdown-Menü können Sie den gewünschten Standard-Versandpartner ein und speichern dies ab. Das ermöglicht Ihnen, eine schnellere Erstellung der Paketmarken, ohne jedes Mal den gewünschten Paketdienst aus dem Drop-Down Menü auswählen zu müssen.
<br>
 
'''Paketvorlagen für das Erstellen von Paketmarken'''
 
Im Feld Shipcloud-Zugang sind die einzelnen Paketgrößen hinterlegt (18er, 12er, 6 er etc.). Klicken Sie ganz hinten auf das Symbol zum Bearbeiten <i class="far fa-edit navFont ny" style="color:#b56200"></i> bei Ihrer gewünschten Größe. Ein neues Feld ''Paketvorlage bearbeiten'' wird sich öffnen - geben sie nun im Feld "Kartonage für '''UPS''' Versand" Ihren Kartonhersteller an. Die zertifizierte Kartonagen für die entsprechenden Karton-Größen sind bereits im System hinterlegt. Wichtig dabei ist, dass die Zertifizierungsnummer Ihrer Kartonage, mit der Zertifizierungsnummer einer der hinterlegten Kartonagen übereinstimmt. Wenn der Hersteller ein anderer ist, aber die Zertifizierungsnummer die gleiche ist, ist die Kartonage zertifiziert.
 
== [[Rechnungen]]==
Im Unterpunkt Rechnungen können Sie Einstellungen für die Erstellung von [[Rechnungen]] festlegen.
 
- Rechnungsdatum, das auf einem Rechnungsdokument stehen soll
<br>
- Lieferdatum, das auf einem Rechnungsdokument stehen soll
<br>
- Lieferscheindatum
<br>
- Gutschriftdatum
<br>
- Mahndatum
<br>
- Bestände (Überbuchungen)
<br>
- Schneller Belegabschluss
<br>
- Schnelle Lieferscheine
<br>
- Warnhinweis bei Erstellen einer Rechnung
<br>
- Rechnung direkt drucken
<br>
- Rechnungsnummer für die nächste Rechnung. Sie können die Rechnungsnummer aber nur erhöhen, wenn Sie Rechnungen mit einer pauschalen MwSt. stellen wollen. Sie können hier festlegen, ob der '''Nettopreis''' oder der '''Bruttopreis''' erhalten bleiben soll. Diese Einstellung können Sie aber auch in jedem Auftrag noch einmal ändern, siehe '''[[Auftrag bearbeiten]]'''
<br>
- [[Rechnungen#Vergabe_von_Rechnungsnummern_oder_.C3.84ndern_der_Rechnungsnummer|Ändern der Rechnungsnummer ]]
<br>
- [[Pauschalierungseinstellungen]]
<br>
- Ansprechpartner bei Firmenkunden
<br>
- Standardrabatte
<br>
- Verkaufskanal
<br>
- Reservierung bei Rechnungsstellung
<br>
- Werktage zur Ankündigung des Bankeinzugs
<br>
- Zahlungsarten verwalten siehe auch '''[[Rechnungen]]'''


== Auftragsbestätigung ==
== Auftragsbestätigung ==
 
Hier kannst Du bei einer [[Auftragsbestätigung]] den nötigen Bestand automatisch reservieren lassen.
Hier können Sie bei einer Auftragsbestätigung den nötigen Bestand automatisch reservieren lassen.


== E-Mail ==
== E-Mail ==
Hier gehts zu allen [[E-Mail Einstellungen]].


Hier können Sie einstellen, ob der Werbekanal z.B. bei Neuanlage eines Kunden für Mails automatisch aktiviert ist (auf eigenes Risiko - bitte holen Sie sich immer die erforderliche Zustimmung ein!). Weiterhin kann eingestellt werden ob Mails im Standard personalisiert sein sollen und es können Mail-Standardvorlagen für bestimmte Vorgänge erstellt werden:
== E-Label ==
* Rechnungsversand
Hier gehts zu den Informationen rund ums [[E-Mail Einstellungen|E-Label]].
* Bestellungen
* Versandbestätigungen
* Auftragsbestätigungen
* Provisionen
* Ladelisten / Liefertouren
* Lastschrifteinzüge
* Reservierungen
 
Außerdem können Sie noch einen Standardempfänger für Mails anlegen. Konfigurieren Sie hier Ihren E-Mail-Eingang in Winestro.Cloud. Weitere Information finden Sie unter '''[[E-Mail]]'''.
 
Achtung: Bei Nutzung eines eigenen E-Mail Accounts endet der Support und die Gewährleistung
von Winestro.Cloud. Die Einrichtung erfolgt auf eigenes Risiko: Bei Fehlern kann unter Umständen
Ihr Mail Konto auf SPAM-Listen landen.
 
 
Standard-Rechnungsempfänger anschreiben: Hier legen Sie fest, welche Kunden bei Klick auf Rechnungen angelegt werden.


== Belegabschluss ==
== Abschluss ==
Wenn Sie Weinbau-online ohne amtliche Zulassung nutzen, können Sie hier angeben, nach wie vielen Tagen ein Beleg automatisch abgeschlossen werden soll. Nutzen Sie die amtlich zugelassene Version, so ist dieser Zeitraum auf maximal 3 Tage beschränkt. Abgeschlossene Rechnungen und Gutschriften können nicht mehr bearbeiten werden.
Wenn Du Winestro.Cloud ohne amtliche Zulassung nutzt, kannst Du hier angeben, nach wie vielen Tagen ein Beleg automatisch abgeschlossen werden soll. Nutzt Du die amtlich zugelassene Version, so ist dieser Zeitraum auf maximal 3 Tage beschränkt. Abgeschlossene Rechnungen und Gutschriften können nicht mehr bearbeiten werden.

Aktuelle Version vom 2. Oktober 2023, 13:54 Uhr

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Einstellungen

Im Menü-Punkt "Einstellungen" kannst Du das Programmverhalten in Deinem Winestro.Cloud Zugang festlegen und damit an Deine persönlichen Betriebsabläufe anpassen. Teilweise kannst Du Funktionen des Programms, welche Du nicht benötigst, auch einfach ausblenden. Es empfiehlt sich die einzelnen Einstellung gleich zu Beginn einmal in Ruhe durchzugehen, sodass beim finalen Start mit dem Programm der Workflow im Tagesgeschäft nicht behindert wird. Die Einstellungen können bereits in der Demo-Version Deines Zugangs getroffen werden und bei einer späteren Datenübernahme durch das Winestro.Cloud Team einfach mit übernommen werden.

Für die Übersichtlichkeit haben wir Dir die einzelnen Reiter der Systemeinstellungen einmal entsprechend der Struktur in Winestro.Cloud aufgeführt. Du gelangst auch über die Startseite direkt zu den einzelnen Punkten.

Zugang

Hier findest Du alle Informationen, wie Du Deinen Zugang verwaltest.

Anzeige

Hier sind alle Anzeige-Optionen einmal erläutert.

Aufträge

Hier gehts zu allen Auftrags-Einstellungen.

Lieferung

Hier gehts zu allen Optionen rund um die Lieferung.

Rechnungen

Im Unterpunkt Rechnungen kannst Du Einstellungen für die Erstellung von Rechnungen festlegen.

Auftragsbestätigung

Hier kannst Du bei einer Auftragsbestätigung den nötigen Bestand automatisch reservieren lassen.

E-Mail

Hier gehts zu allen E-Mail Einstellungen.

E-Label

Hier gehts zu den Informationen rund ums E-Label.

Abschluss

Wenn Du Winestro.Cloud ohne amtliche Zulassung nutzt, kannst Du hier angeben, nach wie vielen Tagen ein Beleg automatisch abgeschlossen werden soll. Nutzt Du die amtlich zugelassene Version, so ist dieser Zeitraum auf maximal 3 Tage beschränkt. Abgeschlossene Rechnungen und Gutschriften können nicht mehr bearbeiten werden.