Rechnungen

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Dokumente eines Auftrags

Rechnung erstellen

Um zu einem Auftrag eine Rechnung zu erstellen, fügst Du alle gewünschten Positionen in den Auftrag ein und klickst dann auf das Symbol (es wird grün angezeigt sobald eine Rechnung für diesen Auftrag geschrieben wurde).


Warum erscheint manchmal eine zweite Rechnungsseite?: Hierbei kann es vorkommen, dass die erste Rechnungsseite voll ist und das Programm eine zweite Seite anhängt. Diesen Fehler können wir leider nicht korrigieren.

Preise auf Rechnungen

Je nach Einstellungen des Auftrags werden die Preise für Firmenkunden als Netto- und für Privatkunden als Bruttopreise ausgewiesen. Eine Besonderheit ist die Einstellung die MwSt. zu pauschalieren, diese Einstellung findest Du unter den Pauschalierungseinstellungen. Dabei wird die abzuführende MwSt. auf 9,5 % umgerechnet. Du kannst festlegen, ob die Brutto- oder die Nettopreise beibehalten werden sollen.

Achtung: Beim Umstellen der Ausgabe von Brutto- auf Nettopreise, oder umgekehrt, kann es zu Abweichungen der Endbeträge durch unterschiedliche Rundungen kommen. Das ist nicht zu vermeiden.

Rundungen bei Rabatten: Auch bei Rabatten kann es vorkommen, dass es zu kleinen Rundungsdifferenzen kommt, je nachdem wie Du den Rabatt im Programm berechnen lässt. Gibst Du bpsw. einen Gesamtrabatt auf die Zwischensumme der Rechnungspositionen, so kann ein minimal anderer Betrag herauskommen, als wenn Du direkt die einzelnen Rechnungspositionen rabattierst.

Texte auf Rechnungen

Die Texte auf der Rechnung richten sich ebenfalls nach den Einstellungen im Auftrag. Diese wiederum werden beim Erstellen des Auftrags mit den Einstellungen, die Du unter System - Dokumente - Rechnung gemacht hast, vorbelegt. Hier gibt es eine Ausnahme: Wenn Du spezielle Belegtexte für den Kunden hinterlegt hast, dann werden diese eingespielt. Unter dem Reiter Text kannst Du alle Texte ggfs. anpassen.

Zahlungsbedingungen

Auch die Zahlungsbedingungen (Zahlungsart, Zahlungsziel, Skontobedingungen, Mahnungszeitraum, Mahnungskosten) richten sich nach den Einstellungen des Auftrags. Diese annst Du unter dem Reiter Einstellungen bestimmen. Auch diese Einstellungen werden beim Erstellen des Auftrags mit den Einstellungen aus Deinen Systemeinstellungen, bzw. mit den jeweiligen speziellen Kundeneinstellungen synchronisiert.

Zahlungsarten-Verwaltung

Unter System - Einstellungen - Rechnungen findest Du ganz unten die Einstellungen der möglichen Zahlungsarten.

Beispiel

- Bankeinzug

- Alipay

- Amazon Pay

- Apple Pay

- Bancontact

- Bar

- EC-Cash

- EPS

- Giropay

- Googlepay

- Ideal

- Kreditkarte

- Multibanco

- Nachnahme

- PayPal

- PayPal-Rechnung

- Przelewy24

- Rechnung

- Sofortüberweisung

- Vorkasse

- Vorkasse bez.

Du kannst bei allen Zahlungsarten Einstellungen vornehmen und den Rechnungstext / die Zahlungsaufforderung mit dem Zahlziel/ Zahldatum erstellen. Unter dem Feld Bearbeiten, das rechts neben der jeweiligen Zahlungsart steht, kannst Du noch zwei weitere Möglichkeiten auswählen. Diese werden durch ein kleines Häkchen angezeigt:

- Automatischer Zahlungseingang bei Rechnungserstellung. Zum Beispiel bei einer Barzahlung kannst Du die Rechnung erstellen und somit wird der Zahlungseingang direkt bestätigt.

- Skonto bei dieser Zahlungsart gewähren. Zum Beispiel - du kannst einen Nachlass bei der Bezahlung von PayPal einstellen.

Einstellungen Bankeinzug

Möchtest Du für die Zahlungsart "Bankeinzug" Skonto gewähren, so muss dies unter Bearbeiten einmalig mit dem Häkchen aktiviert werden. Der Zeitraum ist dann der Gleiche wie weiter oben unter "Zahlungsziel und Skonto" festgelegt. Unter dem Reiter "Ankündigung Bankeinzug" kannst Du einstellen nach wie vielen Tagen der Rechnungsbetrag vom Konto eingezogen wird. Dieser Wert ist von Dir frei wählbar. Gibst Du zum Beispiel 7 Tage an, so steht auf der Rechnung das Datum 7 Werktage nach Erstellung der Rechnung. Klickst Du das Kästchen darunter an, kannst Du in jedem Auftrag die Anzahl der Tage noch mal beliebig ändern.

SEPA-Lastschrift (ehemals DTA)

Lese dazu den Artikel Bankeinzug.

Rechnungen korrigieren

Fehler passieren jedem - und zwar häufiger als uns allen lieb ist. Daher kann man Rechnungen (wie auch alle anderen Belege) auch nachträglich verändern. Wenn Du bemerk hast, dass irgendetwas auf der Rechnung nicht stimmt, kannst Du einfach die entsprechenden Veränderungen im Auftrag vornehmen und die Rechnung aktualisieren (Klick auf das Symbol mit den zwei grünen Pfeilen). Die Rechnung wird dann an die aktuellen Einstellungen des Auftrags angepasst.

Datum korrigieren

Hier kommt es darauf an, wie Du das Programm eingestellt hast. Gest Du im Auftrag unter System - Einstellungen und änderst hier das Rechnungsdatum. Aktualisiere danach die Rechnung (zwei grüne Pfeile).

Falls Du in den Systemeinstellungen ausgewählt hast: "Rechnungsdatum ist das Datum der Rechnungserstellung"

Einstellungen zum Rechnungsdatum

, gehe hier auf "ändern" und stelle den Punkt auf manuell. Gehen dann vor wie oben beschrieben. Am Ende kannst Du wieder auf die alte Einstellung zurückgehen.

Layout von Rechnungen

Das Layout Ihrer Rechnungen (Briefpapier, Feldpositionen, etc. ) legen Sie in den Dokumenteinstellungen fest.

Tipps und Tricks

Giropay

Du kannst einen QR-Code zum einfachen Bezahlen via Banking-App auf Deiner Rechnung mit einem Autofeld hinterlegen.

PayPal Link auf Rechnungen

Eine Integration über PayPal ist aber bereits möglich. So können Sie z.B. einen PayPal.me Link auf Ihr Briefpapier oder in die Texte zum Briefpapier setzen und mit dem Autofeld bearbeiten. Die Links sind z.B. beim Mailversand im PDF anklickbar. So sähe z.B. ein .ME Link bei uns aus:

http://www.paypal.me/winestro/10,50EUR?txt=Bestellung 128

So ginge das mit Autofeldern:

http://www.paypal.me/winestro/ [belegwert_brutto] EUR?txt=Rechnung [belegnummer]

Natürlich können Sie sich aus dem blanken "ME-Link" auch einen QR-Code erzeugen und auf Ihrem Briefpapier hinterlegen.

Vergabe von Rechnungsnummern oder Ändern der Rechnungsnummer

Rechnungsnummer ändern - Ändern der Rechnungsnummer

Einmal festgelegt wird die Rechnungsnummer in Weinbau-online immer stur hochgezählt. Wir empfehlen hier auch ohne Bindestrich oder Sonderzeichen zu arbeiten. Sollten Sie die Rechnungsnummern nach Jahren angeben, stellen Sie die nächste Rechnungsnummer einfach mit der Jahreszahl davor ein (Bsp. 200001 statt 0001). Dies können Sie unter System - Einstellungen - Rechnungen einstellen. Dann stimmt die ReNr im System und auf dem Beleg auch für den Kunden überein. Im Januar 2021 stellen Sie dann die Rechnungsnummer von dann evtl. 205689 auf 215689 hoch.

Wenn Sie dennoch Sonderzeichen nutzen möchten gibt es diese Möglichkeit: Gehen Sie unter • - System - Dokumente - Rechnung. Dort können Sie in das Feld in dem im Moment nur "Rechnungsnr." steht, "Rechnungsnummer 20-" eintragen. Ihre Rechnungen haben für den Kunden damit die Nummern 20-0001; 20-0002 usw.. Wir raten allerdings davon ab, da eine Zuordnung mit unserer automatische Zahlungseingangskontrolle dann nicht mehr möglich ist.

Alle Rechnungen eines Zeitraums drucken

Gehen Sie dazu unter Dienste - FiBu. Stellen Sie dort den Zeitraum ein, zu dem Sie alle Rechnungen als PDF erhalten möchten. Klicken Sie dann auf ZIP-Archiv. Sie gelangen draufhin in den Druckmanager, der Ihnen alle Rechnungen zum Druck anbietet.