Reservierungen

Reservierungen ermöglichen es Dir sicher zu stellen, dass Du Deine wichtigsten Kund_Innen auch mit den notwendigen Artikeln beliefern kanst. Eine Reservierung kann über mehrere Aufträge hinweg und über einen längeren Zeitraum hinweg abgerufen werden.

Reservierung VS. Sperrung

Sperrungen beziehen sich immer auf genau einen Auftrag. Sobald dieser Auftrag abgerechnet oder als erledigt markiert oder gelöscht wird, löst sich die Sperrung auf. Eine Sperrung gilt damit immer für genau einen Auftrag und kann nicht über mehrere Aufträge hinweg "abgerufen" werden. Darin besteht der große Unterschied zwischen Reservierungen und Sperrungen.

Aktivierung der Reservierungen

Unter System - Einstellungen - Rechnungen kannst Du die Reservierungsübersicht ein- und ausblenden. Solange Du die Reservierungsübersicht ausgeblendet hast, bleiben die Menüpunkte unter Artikel - Reservierung grau hinterlegt und inaktiv.

Erstellen von Reservierungen

Eine Reservierung bezieht sich immer auf einen Artikel bei einem Kunden aus einem Lager. Um eine Reservierung zu erstellen musst Du einen Reservierungsbeleg erfassen. Das erreichst Du über Auftrag - neuer Auftrag - an dieser Stelle kannst Du in einem Dropdown einstellen, dass Du einen Reservierungsauftrag statt einem normalen Auftrag anlegen willst. Ein Reservierungsauftrag darf immer mehr reservieren als aktuell im Bestand ist und kann immer einen Reservierungsbeleg erstellen. An diese Stelle kommst Du auch über Artikel - Reservierung - neue Reservierung.

Wähle dort den Kunden aus, für den Du eine Reservierung erstellen willst. Du kommst dann in die normale Auftragserfassung. Erfasse dort alle Artikel in der gewünschten Anzahl und im gewünschten Lager. Erstelle dann einen Reservierungsbeleg. Diesen Beleg kannst Du Deinem Kunden als Reservierungsbestätigung zukommen lassen. Zum Datum des Reservierungsbeleges sind nun alle auf dem Beleg enthaltenen Artikel im jeweiligen Lager reserviert. Der Freie Bestand je Lager und absolut ist nun entsprechend geringer.

Nutzen von Reservierungen via Rechnungsstellung

Wenn Du eine Rechnung für einen Kunden erstellst und ein Artikel mit einer Reservierung für diesen Kunden in diesem Lager auf der Rechnung erfasst ist (wird über ein kleines Buchsymbol angezeigt, siehe Abb.), wird die Reservierung entsprechend angepasst.

   Beispiel: Du reservierst 1000 Flaschen vom Wein 1410 für Herrn Mustermann im Hauptlager. 
   Auf der nächsten Rechnung stellst Du diesem Kunden 200 Flaschen aus dem Hauptlager in Rechnung. 
   Die Reservierung für diesen Kunden wird dann automatisch auf 800 angepasst.

   Bedeutung des Lagers: Erstellst du danach eine weitere Rechnung für diesen Kunden und verkaufst 
   den gleichen Artikel aus dem Außenlager, bleibt die Reservierung unverändert

Du kannst einen Auftrag auch direkt aus der Reservierungsübersicht eines Kunden mit Klick auf das jeweilige Auftrags-Symbol erzeugen. Wenn Du nur einen Teil der Ware in den Auftrag aufnehmen möchtest, reicht das Abändern der Artikelmenge im Auftrag vor der Rechnungssstellung, der Rest bleibt dann als Reservierung bestehen.

Aufheben von Reservierungen durch Löschen

In der Reservierungsübersicht können Reservierungen auch via Klick auf gelöscht werden, wenn als Bezugsdatum "heute" gewählt ist. Es wird dann eine Gegenbuchung bei den Reservierungen mit dem heutigen Tag angelegt. Das ermöglicht, dass Reservierungen eine Historie haben und Du auch sehen kannst, wie viel ein Kunde vor einem Jahr reserviert hatte.

Bearbeiten von Reservierungen

Um eine Reservierung zu bearbeiten, gibt es drei Wege:

1) Über die Reservierungsübersicht. Dort können Sie zum einen das Lager "umbuchen" und zum anderen die Reservierung auch verändern in dem Sie einen neuen Bewegungseintrag einstellen. Der Vorteil hier ist, dass Sie die Änderungen nicht an den Kunden kommunizieren müssen. Diese Option ist jederzeit möglich und die komplette Historie der Reservierungen (Was wurde für den Kunden ursprünglich reserviert,...) bleibt erhalten.

2) Über einen weiteren Reservierungsbeleg. Hier können Sie wie oben einen neuen Reservierungsauftrag anlegen und positive oder negative Artikelanzahlen erfassen. Wenn Sie also z.B: eine Kürzung von 50 vornehmen müssen, geht das über den Weg, dass Sie den Artikel im entsprechenden Lager mit der Anzahl -50 erfassen und erstellen sie einen neuen Reservierungsbeleg. Diesen Belege können Sie dann wieder an den Kunden senden, um ihm damit über seine Kürzung in Kenntnis zu setzen. Diese Option ist jederzeit möglich und die komplette Historie der Reservierungen (Was wurde für den Kunden ursprünglich reserviert,...) bleibt erhalten.

3) Sie aktualisieren einen bestehenden Reservierungsbeleg. Öffnen Sie dazu den Auftrag in dem Sie die Reservierung für ihren Kunden erfasst haben. Ändern Sie die Positionen nach ihren wünschen um und aktualisieren Sie den Reservierungsbeleg. Das macht im Hintergrund das gleiche die das aktualisieren einer Rechnung - Die Bewegungen des früheren Beleges werden gelöscht und die des neuen Beleges eingetragen. Diese Option ist nur dann möglich, wenn die Reservierungen, die der bestehende Beleg erzeugt hat, bislang noch nicht abgerufen oder über Weg 1) verändert wurden. Zusätzlich hat dieser Weg den Nachteil, dass die Information was ursprünglich für ihren Kunden reserviert wurde nicht mehr im System ist. Daher ist diese Option nur am Anfang einer "Reservierungssaison" zu empfehlen.

"Umlagern" von Reservierungen

Über Artikel - Reservierung - Reservierungsübersicht und auch in der Detailansicht finden Sie ein gelbes "Haussymbol". Mit dem Klick darauf können Sie eine Reservierung (teilweise) einem neuen Lager zuordnen. Das ist nicht zu verwechseln mit der Bestandsumbuchung des Artikels von einem Lager in ein anderes. Sie bewegen damit nur die Reservierung.

Zwischenstände für ihren Kunden

Sie können jederzeit einen Zwischenstand der Reservierungen zu einem Stichtag ziehen. Jede Ansicht, die Sie in der Reservierungs-Übersicht einstellen können, können Sie sich mit einem Klick auf PDF oder Excel exportieren. Diese Listen sind für eher für den internen Gebrauch gedacht, so z.B. um ihnen einen Überblick über die Reservierungen eines Artikels zu geben. Sobald Sie die Reservierungsübersicht auf einen Kunden einschränken, erhalten sie eine zusätzliche Exportmöglichkeit als PDF. Der Icon befindet sich direkt neben dem Export für den internen PDF und den internen Excel export. Es bleibt ausgegraut, bis Sie die Ansicht auf einen Kunden einschränken. Der Export ist auch für die Hand ihres Kunden gedacht und zeigt, wie viel eines Artikels (egal in welchem Lager) noch für den Kunden reserviert ist und wie viel der Kunde bereits von diesem Artikel abgerufen hat.

Mögliche Bestandsanzeigen

Aktueller Bestand

Der aktuelle Bestand eines Artikels beschreibt die tatsächlich im Lager vorhandenen Flaschen, summiert also freie und reservierte bzw. gesperrte Artikel. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag. Bitte beachten Sie, dass es den Gesamtbestand gibt, ebenso wie einen Bestand je Lager!

Freier Bestand

Der freie Bestand eines Artikels ist der aktuelle Bestand abzüglich Reservierungen und Sperrungen. Also die Menge an Artikeln welche noch verkauft oder reserviert werden können. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag.

Bitte beachten Sie dass es den Freien Gesamtbestand gibt, ebenso wie einen freien Bestand je Lager!

Reservierter Bestand

Der reservierte Bestand eines Artikels zeigt die Summe aller reservierten Artikel an. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag. Bitte beachten Sie dass es den Gesamtreservierungsbestand gibt, ebenso wie einen Reservierten Bestand je Lager!

Sperrungen

Der gesperrte Bestand eines Artikels ist die Menge an Artikeln, welche zu dem Zeitpunkt über das Einfügen von Positionen in einen Auftrag blockiert sind. Das heißt bei Aktivierung der entsprechenden Einstellung, alle Aufträge mit Positionen, aber noch ohne Rechnung. Der gesperrte Bestand wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt und auch nicht beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag. Die Sperrungen eines Artikels kann man über die Vorgangsliste (ganz unten) einsehen und von dort ausgehend bearbeiten / verändern. Bitte beachten Sie dass es den Gesamt-Gesperrten-Bestand gibt, ebenso wie einen gesperrten Bestand je Lager!