Gutschrift VS Storno

Stornos und Gutschriften: Unterschiede und steuerliche Behandlung

Stornos und Gutschriften werden umgangssprachlich häufig leider synonym verwendet, da sie früher und in Alt-Programmen ggf. noch so genutzt werden. Seit spätestens 2013 ist aber genau geregelt, dass sich Gutschrift und Storno fundamental voneinander unterscheiden.

Gutschrift und Storno (Korrekturrechnung) sind im steuerlichen Sinne klar zu unterscheiden und führen zu unterschiedlichen steuerlichen Behandlungen. 

Als Unternehmer solltest Du genau wissen, ob in einem bestimmten Fall besser ein Storno oder eine Gutschrift erstellt werden sollte. Dieser Artikel soll Dir als Entscheidungshilfe dienen.

Für ein Weingut ist als Daumenregel davon auszugehen:

1. Dass der Storno das übliche Verfahren darstellt und Gutschriften nur in sehr seltenen Fällen wirklich gebraucht werden.
2. Ist die Ware noch bei Dir und hast Du kein Geld erhalten, ist der Storno der richtige Weg.
   1. Stornos erzeugen keine Warenbewegung zu Dir hin und Geldbewegung von Dir weg.
3. Hast Du(!) einen Fehler auf der Rechnung gemacht, ist der Storno der richtige Weg.
4. Wenn die Ware bezahlt und ausgeliefert wurde, ist eine Gutschrift der richtige Weg.
   1. Gutschriften erzeugen immer eine Geldbewegung von Dir weg und in einigen Fällen auch eine Warenbewegung (zu Dir zurück).

Defintion einer Gutschrift

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist wie eine umgekehrte Rechnung. Der Betrag wird dabei vom Kunden bzw. Leistungsempfänger selbst in Rechnung gestellt. Damit eine solche Gutschrift gültig ist, muss die Zahlung vorher vertraglich vereinbart worden sein.

Merkmale einer umsatzsteuerlichen Gutschrift:

1. Sie wird vom Leistungsempfänger (Kunden) ausgestellt.
2. Sie erfüllt sämtliche Voraussetzungen einer Rechnung.
3. Sie enthält das Wort „Gutschrift“ im Text.
4. Sie weist einen positiven Betrag aus.

Im buchhalterischen Sinne stellt eine Gutschrift eine Ausgabe dar:

• Sie mindert nicht den Umsatz.
• Eine Gutschrift gehört nicht zwangsläufig zu einer bestimmten Rechnung.
• Es kann Gutschriften geben, ohne dass Du eine Rechnung erstellt hast. (z.B. für eine Provisionszahlung an einen Verkäufer etc.)

Anwendungsfälle einer Gutschrift:

1. Eine Provisionsabrechnung / Bonusabrechnungen ist ein Synonym für eine Gutschrift. Du erstellst die Provisionsabrechnung für Deinen Vermittler. In diesem Fall bist Du der Kunde, und der Vermittler ist das leistende Unternehmen.
2. Rückvergütungen: Erreicht ein Kunde in einem Geschäftsjahr eine bestimme Umsatzgrenze, kann am Ende des Jahres eine Gutschrift erstellt werden.
3. Kulanzerstattungen: Ein Kunde reklamiert (mit zeitlichem Abstand zur Rechnung) eine Flasche einer Bestellung und Du überweist ihm Geld zurück und nimmst evtl. Flaschen zurück, die bereits bezahlt und ausgeliefert waren.

Nachteile einer Gutschrift:

• Eine Gutschrift ist für deine Buchhaltung komplexer abzuarbeiten als ein Storno, da ein Storno immer genau einer Rechnung und damit Forderung zugeordnet ist.
• Eine Gutschrift ist ein eigenständiger Vorfall, der gegebenfalls Manuell zugeordnet werden muss.
• Sie ist im Bereich der Ausgaben angesiedelt, damit taucht Sie nicht in den Umsatzstatistiken Deiner Ausgangsrechnungen auf.
• Eine Gutschrift erzeugt immer einen Geldausgang auf Deinem Konto.

Definition eines Storno

Ein Storno, auch als Entgeltminderung, Stornorechnung oder Korrekturrechnung bezeichnet, korrigiert eine bereits erstellte Rechnung vom Betrag her. Das leistende Unternehmen – also Dein Betrieb – passt damit beispielsweise den Abrechnungsbetrag an. Merkmale von Rechnungskorrekturen:

1. Sie wird vom Leistungserbringer ausgestellt.
2. Sie neutralisiert eine ursprüngliche Rechnung (ganz oder teilweise).
3. Sie bezieht sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung.
4. Sie enthält die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung.
5. Sie weist einen negativen Betrag aus (der Absender erstattet einen Betrag oder mindert seine Forderung).

Im buchhalterischen Sinne stellt ein Storno eine negative Einnahme dar. Ein Storno mindert den Umsatz Deines Unternehmens. Er erzeugt nur einen geminderten, aber keinen gesonderten Geldeingang bei Dir.

Anwendungsfälle eines Stornos:

1. Ein Kunde beschwert sich nach der Rechnungsstellung und vor Zahlung über mangelnde Qualität.
   1. Du gewährst daraufhin einen nachträglichen Rabatt und erstellst einen Teil-Storno. Der Kunde überweist Dir dann die Differenz zwischen der ursprünglichen Rechnung und dem Teil-Storno.
2. Ein Kunde bemängelt, dass auf der Rechnung eine falsche Rechnungsadresse, Bestellnummer oder Ähnliches angegeben ist.
   1. In diesem Fall erstellst Du einen Komplettstorno zur Rechnung (das geht in einem Auftrag mit ein bis zwei Klicks).
   2. Kopiere den Auftrag und erstelle eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben.
3. Ausfall der Bestellung oder nur Teilmitnahme der Bestellung: Ein Kunde hat 100 Flaschen Wein bestellt aber noch nicht bezahlt und nun steht er vor der Tür und nimmt nur 80 mit
   1. in diesem Fall wird ein Teilstorno über 20 Flaschen erstellt.

Nachteile eines Stornos

Ein Storno erfolgt immer zeitnah an einer Rechnung und verändert den Umsatz und den Bestand zum Stichtag des Stornos. Er sollte daher nicht mit zu großem zeitlichen Abstand zur Rechnung erfolgen, da dieser Fall dann nicht mehr glaubwürdig wirken könnte.

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Abrechnung von Kommissionsware

Belieferst du einen Kunden z.B. für ein Fest auf Kommission:

Weg A: Rechnungsstellung & Zahlung nach Rückgabe

• Du kannst einen Auftrag über die bereitgestellte Ware erfassen und einen Lieferschein ausstellen (und die Artikel reservieren im LS).
• Nach der Feier bringt dein Kunde die Restliche Ware zurück
• Du ziehst die Zurückerhaltene Ware im Auftrag ab (ohne Storno also einfach den Auftrag anpassen und die Reservierung des LS ggf. aufheben)
• Du erstellst eine passgenaue Rechnung über die verbrauchte Ware.
• Der Kunde zahlt die Ware erst nach dem Erhalt der Rechnung.

Weg A ist der zu bevorzugende weil für Dich und Deine Buchhaltung einfachste Weg:

Weg B: Teil-Storno & Zahlung nach Rückgabe

• Es wird direkt eine Rechnung erstellt, damit die Bestände passen.
• Bei der Rückgabe erstellst Du einen einen Teil-Stornobeleg über die zurückgebrachte Ware.
• Der Kunde bezahlt den Restbetrag erst nach dem Erhalt von Rechnung und Storno.

Das erzeugt für den gleichen Vorfall aber zwei Buchungen in deiner Buchhaltung und ist im Zahlungsabgleich schwieriger zu behandeln.

Weg C: Kunde zahlt bei Abholung

• Der Kunde nimmt die Ware ab Hof mit und bezahlt sie sofort aus bestimmten Gründen.
• Erst mit zeitlichem Abstand bringt er die restliche Ware zurück.
• Du erstellst eine Teil-Gutschgrift für die zurückgebrachte Ware.
• Du zahlst dem Kunden die Gutschrift aus / überweist das Geld sofort mit Angabe der Gutschrift-Nummer.

Beachte, dass hier eine Ausgabe erfolgt und das Geld zurück überwiesen wird.

Wichtige Hinweise:

Teilstornos

Beachte, dass in Aufträgen auch Teilstornos problemlos möglich sind!

Stornos in der Kasse

In der Kasse sind immer nur Komplettstornos und auch nur am selben Tag möglich. Das hängt damit zusammen, dass ein Bon im Ganzen durch die TSE zertifiziert wird und damit auch im Ganzen wieder ausgebucht werden muss. Weiterhin wird nach jedem Tag ein Abschluss gemacht, der wiederum zeritifiziert wird und damit unveränderlich ist.

Kunde bringt Ware von Kassen-Kauf nach Tagesabschluss zurück

In diesem Fall ist die Ware bezahlt und herausgegeben und kommt wieder zurück. Lege einen normalen Auftrag an und erstelle eine Gutschrift dazu, bei der Du die Ware wieder zurück nimmst.

Jahresabschlüsse

Beachte vor einem Jahresabschluss bzw. Inventur, dass Gutschriften und Stornos nicht vor dem Stichtag des Abschlusses gebucht werden können, da diese ggf. den Bestand verändern würden-

Gutschriften und Stornos in den Statistiken

• Da Gutschriften nicht zwingend zu einer Rechnung gehören und für jeden Fall der umgekehrten Rechnungslegung genutzt werden, werden sie Programmseitig unter den Ausgaben geführt.
• Stornos mindern Deinen Umsatz bzw. sorgen dafür, dass der Umsatz nie stattgefunden hat. Daher werden diese bei den Einnahmen mit berücksichtigt und mindern diese.