Exportagent

Siehe auch: Ausfuhragent - Händler - Vertreter - Rechnungsadresse überschreiben

Definition und ein Beispiel aus der Praxis

Eine Rechnung wird üblicherweise von Produzentinnen und Produzenten an Kundinnen und Kunden weitergereicht. Es kann jedoch der Fall auftreten, dass die Rechnungen über einen "Agenten" abgewickelt werden. Dies kommt beispielsweise vor wenn Du die einzelnen Filialen für einen LEH-Kunden wie Edeka, als separate Kunden in Winestro.Cloud anlegst. Die Edeka-Zentrale ist dann der Agent und die einzelnen Filialen sind diesem Agenten zugewiesen. So können Filialenbezogene Statistiken erstellt und gleichzeitig eine zentrale Abrechnung über den Agenten gewährleistet werden. Ein weiterer Grund seine Rechnungsabwicklung über einen Exportagenten laufen zu lassen ist, wie der Name schon sagt, der Export ins Ausland. Betriebe die viel in ein Land wie z. B. die USA exportieren, wählen diese Methode um den Überseehandel zu vereinfachen. Dies ist besonders praktisch, da der Auslandshandel viele Schwierigkeiten, wie den Zoll oder andere Gesetze, mit sich bringt. Der Exportagent dient hier also als Vertreter, der den Markt kennt und die Logistik managt.

Auswirkung der Zuweisung zu einem Exportagent

Sobald Kundinnen und Kunden ein Exportagent zugewiesen ist, werden die Rechnungsadresse, die Rechnungsanrede sowie die Kontodaten bei Bankeinzug vom Exportagenten gezogen. Der Bankeinzug eines Auftrags von einem Kunden, dem ein Exportagent zugewiesen ist, wird auf dem Konto des Exportagenten ausgeführt. Die Zuweisung der Verkäufe bleibt jedoch beim einzelnen Kunden. Somit laufen alle Rechnungen und Belege über den Kunden was eine Auswertung in der Statistik ermöglicht.

Wichtig: Das passiert nur dann, wenn die Kontodaten des Exportagenten auch vollständig eingetragen sind. Fallback sind die Kundendaten.

Exportagenten anlegen

Die Rolle Exportagent vergeben

Exportagenten können ab dem Premium-Paket genutzt werden. Exportagenten können ganz einfach über die Kundenkartei angelegt weden. Erstelle dafür einen neuen Kunden oder bearbeite einen bereits angelegten Kunden, indem Du auf das Symbol in der Icon-Leiste klickst. Mehr Informationen zu diesem Thema findest Du in folgendem WIKI-Artikel: Kundenkarteikarte. Setze anschließend bei der Rolle des Kunden ein Häkchen bei "Exportagent".

Hinweis: klicke hier (YouTube-Video), wenn Du mehr über das Anlegen eines Exportagenten erfahren möchtest.

Exportagenten zuweisen

In den Kundendaten einen Exportagenten zuweisen

Wenn Du Deine Agenten angelegt hast, kannst Du diesem weitere Kundinnen und Kunden zuweisen. Gehe hierfür in die Kundenkarteikarte des Kunden dem der Exportagent zugewiesen werden soll. Bei den allgemeinen Einstellungen wählst Du nun bei Exportagent den im Voraus erstellten und als Exportagenten hinterlegten Kunden aus. In dem Kästchen sollten alle Deine Exportagenten aufgeführt werden.

Einstellungen des Exportagenten

Da die Zusammenarbeit zwischen Produzent_Innen, Exportagent_Innen und Kund_Innen unterschiedlich sein kann, bieten wir Dir die Möglichkeit, diese so anzupassen, wie es für Deine Geschäftsstruktur nötig ist. Die dazugehörigen Einstellungen findest Du unter System - Einstellungen - Lieferung im Bereich Export-Agenten.

Beachte, dass bei den gleich erläuterten Einstellungen das Häkchen standardgemäß immer vorab im Programm gesetzt sein wird. 

Neue Einstellung zum Exportagenten

1. "Bei Zuweisung zu einem Exportagenten immer die Adresse als Lieferadresse anlegen"

Diese Einstellung entscheidet darüber, welche Lieferadresse als Standardadresse des Kunden/ der Kundin hinterlegt wird. Wenn das Häkchen gesetzt ist, wird die Adresse des Kunden oder der Kundin als Lieferadresse hinterlegt. Im Grunde genommen ist, wenn das Häkchen gesetzt ist, die Rechnung an den Exportagenten gerichtet, die Ware jedoch geht an die Adresse des tatsächlichen Kunden. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, wird die Adresse des Exportagenten als Lieferadresse hinterlegt. Somit bekommt der Exportagent nicht nur die Rechnung sondern auch die Ware.

2. "Mail für Rechnungsversand vom Export-Agenten ziehen"

Diese Einstellung entscheidet darüber ob die Rechnungs-E-Mail an den Kunden oder an den Exportagenten versendet wird. Wenn Du ein Häkchen hier setzt, wird die Rechnung automatisch an die E-Mail Adresse des Exportagenten verschickt. Wenn Du das Kästchen leer lässt, wird die E-Mail direkt an den Kunden/ die Kundin verschickt.

3. "Sprache des Exportagenten bestimmt die Belegsprache"

Diese Einstellung entscheidet darüber, welche Sprache auf dem Beleg gewählt wird. Wenn das Häkchen gesetzt ist, werden die mehrsprachigen Belegtexte automatisch in der Sprache des Exportagenten dargestellt. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, wird die Standardsprache, die in den Systemeinstellungen hinterlegt ist, gewählt.

Hinweis: klicke hier (YouTube-Video), wenn Du mehr über die Einstellungen erfahren möchtest.

Alternativen zum Exportagent: Großkunden mittels Lieferadressen verwalten

Der Exportagent stellt eine Variante dar, um mit Großkunden wie beispielsweise EDEKA- oder REWE-Märkten zusammenzuarbeiten.

Eine weitere Methode, um den Warenverkehr zwischen Weingut und solchen komplexen Kunden strukturiert zu managen, wäre die Nutzung von verschiedenen Lieferadressen, die bei einzelnen Kundinnen und Kunden hinterlegt werden. Nehmen wir auch in diesem Fall an, wir sind ein Weingut, welches mehrere EDEKA-Märkte beliefern möchte.

1. Ich kann z.B. für die Zentrale "EDEKA Süd-West" ein Kundenkonto anlegen.
2. Diesem Konto hinterlege ich alle Märkte in der Region als Lieferadressen.
3. In jedem Auftrag besteht die Möglichkeit, die Lieferadresse im Reiter "Einstellung" anzupassen / zu ändern. D. h. Somit wird die Ware zwar an die Lieferadresse geschickt, die Rechnung jedoch, bekommt die Zentrale "EDEKA Süd-West".

Bedenke, dass Du einem Kunden beliebig viele Lieferadressen zuweisen kannst.

Exportagent vs. Lieferadressen

Bestimmt stellst Du dir zu diesem Zeitpunkt die Frage, welchen Unterschied es zwischen "Methode Exportagent" und "Methode Lieferadressen" gibt. Beide Methoden erzielen, mehr oder weniger und nur auf eine andere Art und Weise, das gleiche Resultat: Die Ware wird an die entsprechende EDEKA-Filiale geliefert, die Rechnung aber an die "EDEKA Süd-West" Zentrale verschickt. Nichtdestotrotz bringt der Exportagent einen ausschlaggebenden Vorteil mit sich: Eine verbesserte und detailliertere Auswertung in der Statistik sowie ein besseres Kundenhandling. Durch den Exportagenten können beispielsweise die separaten Artikelumsätze nach Filialen erfasst werden. Die Nutzung der Lieferadressen hingegen ermöglicht lediglich die Auswertung des Gesamt-Umsatzes je Filiale, aber nicht mehr nach einzelnen Artikeln. Weiterhin ist das Führen von Kunden anstelle von Lieferadressen sinnvoll, da Du diese in verschiedenen Bereichen des Programmes direkt verwenden kannst, wie z.B. bei Kundenselektionen.