E-Rechnung: Überblicksartikel

Dieser Artikel soll Dir einen groben Überblick über das Thema E-Rechnung geben und Dir zeigen, wo und wie das Thema in Winestro.Cloud eingesetzt werden kann.

1. E-Rechnungs-Formate und Aufbau

Was ist eine E-Rechnung ?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung ist eine E-Rechnung maschinenlesbar und kann direkt von den IT-Systemen des Empfängers verarbeitet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. In der Europäischen Union sind E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen seit 2020 verpflichtend. Doch auch im privaten Sektor setzen immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und nachhaltiger zu arbeiten.

Welche wichtigen Formate gibt es ?

Es gibt verschiedene Standards und Formate für E-Rechnungen, die jeweils auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind. Drei der bekanntesten Formate sind XRechnung, UBL und ZUGFeRD.

Format	Beschreibung	Vorteile	Beispiel
XRechnung	Die XRechnung ist ein Standard, der speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Sie erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und enthält alle Pflichtangaben, die für eine rechtskonforme Rechnung notwendig sind. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Dokument, das keine visuell ansprechende Darstellung bietet, sondern ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht ist.	Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Klare Struktur für die automatische Verarbeitung	Datei:Xrechnung.xml.pdf
UBL (Universal Business Language)	UBL ist ein international verbreiteter Standard für E-Rechnungen. Er wird besonders in der globalen Wirtschaft eingesetzt und ist äußerst flexibel. Mit UBL können nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Geschäftsdokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine standardisiert ausgetauscht werden.	International anerkannt Vielseitig einsetzbar für verschiedene Dokumenttypen	Datei:Ubl allowance.xml.pdf
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)	ZUGFeRD kombiniert die maschinenlesbare Struktur der XRechnung mit einer visuell lesbaren PDF-Version. Es handelt sich dabei um ein hybrides Format: Die Rechnung wird als PDF/A-3-Datei übermittelt, die gleichzeitig die strukturierten Daten in einem eingebetteten XML-Format enthält. Dadurch können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnung nutzen.	Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) leicht umzusetzen Flexibel einsetzbar, da sowohl maschinenlesbar als auch für den Menschen verständlich	Datei:Zugferd rechung.pdf

2. Eine E-Rechnung annehmen

Dieser Artikel behandelt einen Programmteil, der erst mit einem der nächsten Updates verfügbar sein wird.

Dieser Teil wurde im Dezember 2025 in Winestro.Cloud integriert und steht in der Ausgabenverwaltung zur Verfügung. Siehe dazu den eigenen Artikel Ausgaben.

3. Eine E-Rechnung erstellen

Dieser Artikel behandelt einen Programmteil, der erst mit einem der nächsten Updates verfügbar sein wird.

Dieser Teil wird im Januar 2025 in Winestro.Cloud integriert. Winestro wird dabei jede Rechnung an einen Firmenkunden als ZUGFERD-Rechnung ausgeben (s.o.). Parallel dazu kann auch der separate X-Rechnungs Anteil (XML) ausgegeben werden.