GoDB Grundlagen für Verfahrensdokumentationen

Systemdokumentation Winestro (GoBD-relevant)

Diese Dokumentation zeigt die Arbeitsabläufe der Software Winestro auf und dient Dir als Grundlage zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, wenn diese z.B. vom Zoll oder anderen Stellen von Dir gefordert wird.

1.1 Zweck und Einsatzbereich der Software

Die Software „Winestro“ ist ein cloudbasiertes ERP-System zur Unterstützung betrieblicher Abläufe in Weinbaubetrieben, Weingütern und verwandten Unternehmen der Getränkebranche wie Weinhandlungen, Brennereien und Sektweingütern. Zweck der Software ist die integrierte Abbildung, Verarbeitung und Dokumentation von kaufmännischen sowie produktionstechnischen Prozessen. Dazu zählen insbesondere die Bereiche Kundenverwaltung, Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung, Lager- und Artikelverwaltung sowie die Verwaltung von produktionsbezogenen Daten (z. B. Kellerbuch). Die Software dient der strukturierten Erfassung und Verarbeitung steuerlich relevanter Daten und unterstützt die ordnungsgemäße Buchführung gemäß den Grundsätzen der GoBD. Dabei werden Geschäftsvorfälle systematisch erfasst, verarbeitet und für Auswertungen sowie den Datenexport (z. B. an Finanzbuchhaltungssysteme) bereitgestellt.

Winestro ist als mandantenfähige Anwendung konzipiert und wird zentral betrieben. Der Zugriff erfolgt über webbasierte Benutzeroberflächen. Die Software unterstützt die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen durch geeignete Protokollierungs- und Dokumentationsmechanismen. Der konkrete Einsatzumfang innerhalb eines Betriebs kann je nach Konfiguration und genutzten Modulen variieren und ist Bestandteil der betriebsspezifischen Verfahrensdokumentation des Anwenders.

1.2 Überblick über die Systemarchitektur

Die Software „Winestro“ ist als webbasierte, mandantenfähige Client-Server-Anwendung konzipiert. Die Bereitstellung erfolgt zentral über eine Cloud-Infrastruktur, auf die Anwender über einen Webbrowser zugreifen können, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist.

Die Systemarchitektur besteht im Wesentlichen aus folgenden Komponenten:

• Frontend (Client):

 Die Benutzeroberfläche wird über einen Webbrowser bereitgestellt und ermöglicht die Interaktion mit dem System. Die Darstellung und Eingabe erfolgen über standardisierte Webtechnologien.

• Applikationsschicht (Backend):

 Die serverseitige Logik verarbeitet Benutzeranfragen, steuert Geschäftsprozesse und übernimmt die Validierung sowie Verarbeitung der Daten. Hier erfolgt auch die Umsetzung der fachlichen Regeln und Abläufe.

• Datenbankschicht:

 Die Speicherung der Daten erfolgt in einer zentralen Datenbank. Diese beinhaltet sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten und stellt die Grundlage für Auswertungen, Protokollierungen und Datenexporte dar.

• Schnittstellen (APIs):

 Für den Datenaustausch mit Drittsystemen (z. B. Finanzbuchhaltung, Versanddienstleister oder externe Plattformen) stellt Winestro definierte Schnittstellen zur Verfügung. Diese ermöglichen sowohl den Import als auch den Export von Daten.

Die Anwendung ist mandantenfähig ausgelegt, sodass mehrere Kunden (Mandanten) getrennt voneinander innerhalb desselben Systems betrieben werden können. Die Datenhaltung erfolgt logisch getrennt, sodass ein Zugriff auf fremde Mandantendaten ausgeschlossen ist.

Die Systemarchitektur ist darauf ausgelegt, eine hohe Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Datensicherheit zu gewährleisten. Änderungen an Daten erfolgen ausschließlich über die vorgesehenen Anwendungsfunktionen und unterliegen den implementierten Protokollierungs- und Kontrollmechanismen.

1.3 Abgrenzung zu betriebsindividuellen Prozessen

Die vorliegende Systemdokumentation beschreibt ausschließlich die technischen und funktionalen Eigenschaften der Software „Winestro.Cloud“ sowie deren Beitrag zur ordnungsgemäßen Verarbeitung und Speicherung von Daten im Sinne der GoBD. Die konkrete Ausgestaltung der betrieblichen Prozesse, insbesondere die organisatorische Umsetzung von Arbeitsabläufen, die Nutzung einzelner Funktionen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im jeweiligen Unternehmen, liegen in der Verantwortung des Anwenders. Insbesondere obliegt es dem jeweiligen Betrieb,

• die eingesetzten Module und Funktionen entsprechend den betrieblichen Anforderungen korrekt zu konfigurieren,
• die vollständige, zeitnahe und richtige Erfassung aller relevanten Geschäftsvorfälle sicherzustellen,
• Ausgaben des Systems vor Weitergabe an Kunden oder Dritten zu kontrollieren
• organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD (z. B. Internes Kontrollsystem, Vier-Augen-Prinzip) umzusetzen,
• sowie die betriebsspezifische Verfahrensdokumentation zu erstellen und aktuell zu halten.

Winestro stellt hierfür die technischen Voraussetzungen zur Verfügung, insbesondere zur nachvollziehbaren Erfassung, Verarbeitung und Protokollierung von Daten. Die ordnungsgemäße Anwendung der Software im konkreten betrieblichen Kontext ist jedoch nicht Bestandteil dieser Systemdokumentation. Diese Systemdokumentation ist daher stets durch eine betriebsspezifische Verfahrensdokumentation des Anwenders zu ergänzen.

2.1 Hosting / Infrastruktur (Cloud, Server)

Die Software „Winestro“ wird als cloudbasierte Anwendung in einer zentral betriebenen Serverinfrastruktur bereitgestellt. Der Betrieb erfolgt in einer professionellen Hosting-Umgebung, die auf hohe Verfügbarkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit ausgelegt ist.

Die Systemlandschaft umfasst insbesondere:

• Applikationsserver:

 Verarbeitung der Anwendungslogik und Bereitstellung der Webanwendung für die Nutzer.

• Datenbankserver:

 Zentrale Speicherung aller Stamm- und Bewegungsdaten in einer relationalen Datenbank.

• Speichersysteme:

 Ablage von Dokumenten, Exportdateien und sonstigen systemrelevanten Dateien.

Der Zugriff auf das System erfolgt ausschließlich über gesicherte Internetverbindungen (HTTPS). Die Kommunikation zwischen Client und Server ist verschlüsselt. Die Infrastruktur ist so ausgelegt, dass mehrere Mandanten parallel betrieben werden können (Mandantenfähigkeit), wobei die Daten logisch voneinander getrennt sind. Zur Sicherstellung eines stabilen Betriebs werden Maßnahmen zur Überwachung der Systeme, zur Lastverteilung sowie zur Ausfallsicherheit eingesetzt. Dazu zählen unter anderem:

• Systemmonitoring zur frühzeitigen Erkennung von Störungen
• Regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Systemkomponenten
• Skalierbare Ressourcenbereitstellung zur Anpassung an Lastspitzen
• Redundanzen des Datenbank- und Webserver-Systems
• regelmäßige Backups auf verteilten Systemen in verschiedenen Abschnitten

Die physische Sicherheit der Server sowie der Betrieb der Infrastruktur liegen im Verantwortungsbereich des jeweiligen Hosting-Anbieters. Der Softwarehersteller stellt durch geeignete Konfiguration und Systemarchitektur sicher, dass die Anforderungen an Datensicherheit und Verfügbarkeit im Rahmen des eingesetzten Hostings erfüllt werden.

Tiefergehende technische Details zu Servern und Betreibern sind im ADV-Vertrag (System / Konto) im Programm genau erläutert.