Abrechnung zwischen Mandanten

Die Abrechnung zwischen mehreren Mandanten kann ab dem Komplettpaket genutzt werden. Es sind mindestens zwei Weinbau-online Accounts nötig.

Viele unserer Kunden haben gleich mehrere Betriebe und verrechnen Artikelverkäufe zwischen ihren Betrieben. Klassisch kauft ein Weinhaus/ externe Verkaufstelle/ Vinothek (im Folgenden Handelsgesellschaft genannt) die Artikel des Herstellers/ Produzenten (im Folgenden Weingut genannt) immer dann, wenn die Bestände der Handelsgesellschaft leer sind. Die Abrechnung und Umbuchung der Artikel unterstützt die hier vorgestellte Funktion.

Brauche ich die Mandantenabrechnung?

Sie haben mindestens zwei Betriebe (sogenannte Mandanten) bei Weinbau-online - juristisch vollkommen voneinander getrennt, also bspw. zwei verschiedene Steuernummern und zwei unterschiedliche Rechnungsnummernkreise. Ein Betrieb übernimmt primär den Verkauf der Ware, gilt jedoch nicht als der produzierende Betrieb. Somit müssen Bestände in regelmäßigen Abständen möglichst zeiteffizient und sicher a. im Bestand umgebucht werden und es soll dazu b. ein Beleg erstellt werden.

Die Abrechnung zwischen Mandanten ist als Funktion in Weinbau-online inklusive - es entstehen also keine zusätzlichen Kosten bei der Nutzung. Die Einrichtung muss nur einmalig erfolgen, dabei helfen wir Ihnen auch gern, melden Sie sich einfach via Hilfe-Ticket. Aus diesen Gründen empfehlen wir die Abrechnung unabhängig von der Betriebsgröße bzw. dem Auftragsvolumen, für eine möglichst saubere Buchführung und Arbeitserleichterung.

Beispiel zur Erklärung

• Weingut: Landwirtschaft -> Steuervergünstigungen
• Handelsgesellschaft: Normale Steuergesetzgebung

- Handelsgesellschaft verkauft Artikel an Kunden und kauft (mindestens einen Teil der Artikel) beim Weingut ein

- Weingut selbst stellt Wein her und verkauft diesen an die Handelsgesellschaft (und wahlweise im kleineren Stil an einen eigenen Kundenkreis)

- Weingut möchte trotz mehreren Betrieben/mehreren Bestandsführungen diese Zusammendenken als einen Betrieb

• Was hat die Handelsgesellschaft schon verkauft?
• Was ist im Weingut an Wein noch vorhanden?

Problem: Oftmals werden diese zwei oder mehr Betriebe in einem Büro, durch eine Bürokraft in einem Lager verwaltet, doch für die Buchhaltung muss immer eine getrennte Darstellung auf dem Papier erfolgen. Ihre Lösung ist dieser Programmteil!

Voraussetzungen (einmalig)

Bitte überprüfen Sie, ob die folgenden Voraussetzungen bei Ihnen eingestellt sind bevor Sie fortfahren.

1. Mehrere Weinbau-online Accounts müssen angelegt und via Einrichten des Bankeinzugs aktiviert, sowie mit Betriebsdaten ausgestattet werden.

2. Dann die Mandanten miteinander verknüpfen wie in dieser Anleitung beschrieben: Verknüpfungen

3. Die Artikelnummern müssen in beiden Mandanten exakt gleich sein, der Artikelname kann unterschiedlich sein.

Tipp: Dabei kann auch die Artikelsynchronisation (siehe 2.) hilfreich sein, doch nur wenn der Artikelstamm in beiden 
Betrieben exakt gleich sein soll. In diesem Fall ist eine Bearbeitung der Artikel-Stammdaten nur noch in einem Betrieb möglich!

Einrichten der Abrechnungsfunktion (einmalig)

Beispiel - Handelsgesellschaft kauft beim Weingut

Weingut

• System-Einstellungen-Aufträge - Abrechnung zwischen Mandanten -> Einstellungen für ausgehende Abrechnungen -> Haken bei "Mandantenabrechnung aktiv" und bei "Lagerauswahl auf der gestellten Rechnung bestimmt" setzen
• Artikel-Bestände-Lager (Wenn ich aus Lager X etwas abbuche taucht es bei der Handelsgesellschaft bitte in Lager y auf)- Stift hinter gewünschtem Lager -> Account-NR.: Standardlager auswählen (Diese manuelle Zuordnung ist notwendig, da das Programm nicht auf die Namen der jeweiligen Lager achtet und auch die laufende Nummerierung der Lagerübersicht nicht übereinstimmen muss)
• Handelsgesellschaft als Kunden im Kundenstamm des Weingutes anlegen/ bzw. bearbeiten, wenn bereits vorhanden -> Mandant zuweisen (Option nur sichtbar wenn der erste Schritt in diesem Absatz "Mandantenabrechnung aktiv" ausgeführt wurde)

Handelsgesellschaft

• System-Einstellungen-Aufträge - Abrechnung zwischen Mandanten -> Einstellungen für eingehende Abrechnungen -> Standardlager auswählen (in welches Lager sollen die Zugänge gebucht werden? Greift wenn keine anderen Angaben gemacht sind) -> Haken bei Zielbestand setzen
• Zielbestand eintragen (Wie viel von welchem Artikel soll bereit gehalten werden in Handelsgesellschaft ?) - Artikelkarte -> Ziel-Bestand eintragen (Wie viele Flaschen Sollen in der Handelsgesellschaft auf Lager sein? -> Bei der Abrechnung wird die Differenz an das Weingut automatisch übermittelt)
• Option nur vorhanden, wenn Sie mehr als ein Lager pflegen. Mindestbestand je Lager -> Artikelkarte-Lager -> Ziel-Bestand einstellen (bei allen Artikel die vom Weingut an die Handelsgesellschaft abgerechnet werden sollen)

ACHTUNG! Funktioniert nur, wenn die Bestände in der Handelsgesellschaft stimmen!

Durchführung der Mandantenabrechnung (regelmäßig)

Hier werden nun die Arbeitsschritte beschrieben, welche Sie regelmäßig durchführen, nachdem einmal alles korrekt eingerichtet wurde. Am Ende steht dadurch ein Verkaufsbestand in der Handelsgesellschaft zur Verfügung / verkaufte Artikel werden ausgeglichen und es entsteht ein Umbuchungsbeleg.

Weingut

1. neuen Auftrag für Kunden "Handelsgesellschaft" anlegen -> "An Mandant anpassen" (Programm vergleicht alle Artikelnummern des Weingut mit denen der Handelsgesellschaft - Guckt in Handelsgesellschaft ob Zielbestand unterschritten ist, wenn ja, dann bucht er diesen in den Auftrag - erst Lager und dann Gesamtbestand) Auftrag macht nichts, ist nur Schmierzettel
2. Reiter Dokumente -> Auftragsbestätigung erstellen -> Haken setzen bei "Bestände übertragen zu Handelsgesellschaft " Bestand in Handelsgesellschaft verbucht mit Verweis auf Auftragsnummer
3. Wenn Abrechnung groß genug/Posten groß genug -> Preise/Menge können noch geändert werden/Rabatte eingepflegt werden -> Rechnung erstellen -> Haken setzen bei "Bestände übertragen zu Handelsgesellschaft " Jetzt ist der Bestand in der Handelsgesellschaft verbucht mit Verweis auf Rechnungsnummer

   Sonderartikel werden von dieser Funktion ignoriert.

Handelsgesellschaft

1. Artikelkarte -> Vorgangsliste (hier "im Flaschenbuch" sieht man den Zugang -> wenn die laufende Abrechnung nur mit dem Beleg Auftragsbestätigung und nicht mit erzeugter Rechnung im System ist, dann ist der Bestand noch nicht abgerechnet und kann noch im Mandanten Weingut verändert werden. Durch die Nutzung dieser Option sehen Sie die Bestände der Handelsgesellschaft immer in Echtzeit und die Verwaltung bleibt flexibel.

Spezialfälle

Ausschluss bestimmter Artikel

• Artikel die nicht abgeglichen werden sollen (z. B. Zimmer) -> Artikelkarte mit Bearbeitungsstift öffnen in Weingut -> Haken setzen bei "nicht in Mandabr."

Mandantenabrechnung versus Reservierung

• Reservierter Bestand im Weingut -> Tatsächlich nicht mehr da, weil schon von Handelsgesellschaft verkauft -> Erst in Büchern von Weingut ausgebucht, wenn Rechnung geschrieben ist (Wird noch behoben! "Bereits außer Haus" Funktion) Bestand=Was steht im Lager / Freier Bestand=noch nicht reserviert also frei zur Verfügung

Umgang mit Sortimenten

Sortimente werden beim Anpassen an den Mandanten nicht berücksichtigt. Auch beim übertragen in den Mandanten werden Sortimente ignoriert. Dadurch sollen Verwirrungen vermieden werden, da ansonsten verdeckte Bestandsänderungen durchgeführt würden.

Wenn Sie Sortimente korrekt nutzen und alle enthaltenden Artikel direkt nach dem Anlegen des Sortimentes eingtragen haben, werden bei Verkäufen des Sortimentes die Bestände der enthaltenen Artikel im Wiederverkaufenden Betrieb vermindert. Dadurch werden diese normalen Artikel in der Berechnung der Bestellung zur Bestandsanpassung bereits berücksichtig.

Umgang mit Stornos

Stornieren Sie im nachhinein die Rechnung, bleiben die Bestandsänderungen im Mandanten erhalten. Entfernen Sie in diesem Fall selbst den Haken bei der Rechnung. Damit werden die Bestandsänderungen gelöscht.

Umgang mit Chargen

• Achtung bei mehreren Chargen z. B. (zu viel verkauft von einer Abfüllung -> Umschichtung muss manuell gebucht werden!)

Handelsgesellschaft : Artikelkarte öffnen von dem Artikel der "zu viel Verkauft wurde" -> Zugang in Höhe von Differenz buchen mit Grund z.B. Umbuchung Charge xy (hier +) -> Artikelkarte von Charge xy öffnen -> Verbuchung von Differenz auch hier unter Angabe von Grund (hier -)
Weingut : Auftrag öffnen -> "An Mandanten anpassen" 

Hinweis zur Aktualisierung der Rechnung

Natürlich können Ihnen auch bei dieser Rechnung Fehler passieren. Um diese zu korrigieren können Sie wie gewohnt vorgehen:

• Passen Sie den Auftrag an
• aktualisieren Sie die Rechnung

Zusätzlich müssen Sie nun noch im Reiter Dokumente den Haken zum übertragen der Bestände einmal entfernen (Um die alten Änderungen zu entfernen) und neu setzen, um die jetzt aktuelle Rechnung als Grundlage zu verwenden.

Hinweis zur amtlichen Zulassung

Arbeitet der kaufende Betrieb mit amtlicher Zulassung, so wird jede Beständsanderung - egal ob einbuchen oder löschen - über diese Funktion gesondert in den Logfiles aufgelistet.