Abrechnung zwischen Mandanten

Die Abrechnung zwischen mehreren Mandanten kann ab dem Komplettpaket genutzt werden. Es sind mindestens zwei Weinbau-online Accounts nötig. Mehr dazu hier.

Viele unserer Kund*Innen haben gleich mehrere Betriebe und verrechnen Artikelverkäufe zwischen ihren Betrieben. Klassisch kauft ein Weinhaus/ externe Verkaufstelle/ Vinothek (im Folgenden Handelsgesellschaft genannt) die Artikel des Herstellers/ Produzenten (im Folgenden Weingut genannt) immer dann, wenn die Bestände der Handelsgesellschaft leer sind. Die Abrechnung und Umbuchung der Artikel unterstützt die hier vorgestellte Funktion.

Brauche ich die Mandantenabrechnung?

Sie haben mindestens zwei Betriebe (sogenannte Mandanten) bei Weinbau-online - juristisch vollkommen voneinander getrennt, also bspw. zwei verschiedene Steuernummern und zwei unterschiedliche Rechnungsnummernkreise. Ein Betrieb übernimmt primär den Verkauf der Ware, gilt jedoch nicht als der produzierende Betrieb. Somit müssen Bestände in regelmäßigen Abständen möglichst zeiteffizient und sicher a. im Bestand umgebucht werden und es soll dazu b. ein Beleg erstellt werden.

Die Abrechnung zwischen Mandanten ist als Funktion in Weinbau-online inklusive - es entstehen also keine zusätzlichen Kosten bei der Nutzung. Die Einrichtung muss nur einmalig erfolgen, dabei helfen wir Ihnen auch gern, melden Sie sich einfach via Hilfe-Ticket. Aus diesen Gründen empfehlen wir die Abrechnung unabhängig von der Betriebsgröße bzw. dem Auftragsvolumen, für eine möglichst saubere Buchführung und Arbeitserleichterung.

Beispiel zur Erklärung

Unser Beispiel arbeitet mit zwei Betrieben:

Weingut: Landwirtschaft -> Steuervergünstigungen

Handelsgesellschaft: Normale Steuergesetzgebung

- Die Handelsgesellschaft verkauft Artikel an Kunden und kauft (mindestens einen Teil der Artikel) beim Weingut ein

- Das Weingut selbst stellt Wein her und verkauft diesen an die Handelsgesellschaft (und wahlweise im kleineren Stil an einen eigenen Kundenkreis)

- Das Weingut möchte trotz mehreren Betrieben/mehreren Bestandsführungen diese Zusammendenken als einen Betrieb

• Was hat die Handelsgesellschaft schon verkauft?
• Was ist im Weingut an Wein noch vorhanden?

Problem: Oftmals werden diese zwei oder mehr Betriebe in einem Büro, durch eine Bürokraft in einem Lager verwaltet, doch für die Buchhaltung muss immer eine getrennte Darstellung auf dem Papier erfolgen. Ihre Lösung ist dieser Programmteil!

Wenn Ihr Betrieb hier anders arbeitet/ die Konstellation bei Ihnen komplizierter aussieht und daraus Unsicherheit entsteht, melden Sie sich bitte gern via Ticket bei uns.

Voraussetzungen prüfen (einmalig)

Bitte überprüfen Sie, ob die folgenden Voraussetzungen bei Ihnen eingestellt sind bevor Sie mit der Einrichtung der Funktion fortfahren.

1. Mehrere Weinbau-online Accounts müssen unter unterschiedlichen E-Mailadressen angelegt und via Einrichten des Bankeinzugs aktiviert, sowie mit Betriebsdaten ausgestattet werden.

Sofern Sie nicht bereits von einem/einer unserer Mitarbeiter*Innen betreut werden, melden Sie sich bitte via Ticket bei uns,
damit wir den reduzierten Monatspreis der zusätzlichen Mandanten in Ihrem Account korrekt einstellen.

2. Außerdem müssen die Mandanten miteinander verknüpft werden wie in dieser Anleitung beschrieben: Verknüpfungen

3. Die Artikelnummern der abzurechnenden Artikel müssen in den Mandanten exakt gleich sein, der Artikelname kann unterschiedlich sein.

Tipp: Dabei kann auch die Artikelsynchronisation (siehe 2.) hilfreich sein, doch nur wenn der komplette Artikelstamm in beiden 
Betrieben exakt gleich sein soll. In diesem Fall ist eine Bearbeitung der Artikel-Stammdaten nur noch in einem Betrieb möglich!

Einrichten der Abrechnungsfunktion (einmalig)

Im folgenden beschreiben wir die Überlegungen und grundlegenden Einstellungen, welche vorgenommen werden müssen, um eine fehlerlose Abrechnungsfunktion und Bestandsausgleich zwischen zwei Mandanten zu ermöglichen. Wenn Sie hier Assistenz benötigen, fragen Sie bitte eine Schulung/gemeinsame Einrichtung via Hilfe-Ticket an, die dann zum üblichen Stundensatz abgerechnet wird. Wir arbeiten hier wieder mit dem Beispiel von zwei Betrieben: Die Handelsgesellschaft kauft beim Weingut.

Weingut / der Betrieb welcher die Ware hauptsächlich zur Verfügung stellt

1. Zunächst muss die Funktion im produzierenden Betrieb aktiviert werden.

Ob dieser Betrieb in der Hierarchie der Verknüpfungen der Master oder Slave
Account ist spielt keine Rolle. Oft ist es jedoch der Betrieb, von dem eine
optionale Artikelsynchronisation ausgeht. Diese ist jedoch keine Voraussetzung
für die Mandantenabrechnung. Lediglich die Artikelnummern müssen in beiden
Accounts identisch sein, wie oben erwähnt. 

• Unter System-Einstellungen-Aufträge beim Punkt Abrechnung zwischen Mandanten muss bei den Einstellungen für ausgehende Abrechnungen der Haken bei "Mandantenabrechnung aktiv" und bei "Lagerauswahl auf der gestellten Rechnung bestimmt" gesetzt werden.

2. Dann muss das zu verwendete Lager festgelegt werden. Auch wenn Sie jeweils nur ein Lager pro Betrieb pflegen, müssen Sie das Standard-Lager festlegen. Somit wird zunächst bestimmt, aus welchem Lager x des Weinguts die Bestände der Handelsgesellschaft in deren Lager y standardmäßig gefüllt werden sollen.

• Unter Artikel-Bestände-Lager klicken Sie auf das Stiftsymbol hinter dem gewünschtem Lager, von dem die Bestände abgebucht werden sollen. Hier muss dann bei der passenden "Account-Nr." des anderen Betriebes das gewünschte Lager für den Zugang ausgewählt werden, anschließend speichern.

3. Nun muss die Handelsgesellschaft / der primär Ware verkaufende Betrieb als solcher mit korrekter Rechnungsanschrift als Kunde im Kundenstamm des Weingutes angelegt werden (bzw. bearbeitet, wenn bereits vorhanden).

• In der Bearbeitungsmaske der Kundenakte, unter den Optionen für die "Rolle" des Kunden wird dann per Drop-Down Auswahl der passende Mandant/ Weinbau-online Kundenaccount zugewiesen.

Dieses Menü ist nur sichtbar, wenn der erste Schritt in diesem Absatz (Haken bei "Mandantenabrechnung aktiv") ausgeführt wurde.

Handelsgesellschaft / die Ware primär verkaufende Betrieb

1. Hier muss nun zunächst in Bezug auf die Lagerverwaltung das Standardlager als solches festgelegt werden. Dies passiert in den Grundeinstellungen der Mandantenabrechnung.

• Unter System-Einstellungen-Aufträge beim Punkt Abrechnung zwischen Mandanten sind nun die Einstellungen für eingehende Abrechnungen relevant. Hier über das Drop-Down Menü gewünschtes Standardlager auswählen, also: in welches Lager sollen die Zugänge grundsätzlich gebucht werden? Diese Einstellung greift dann, wenn keine anderen Angaben gemacht sind. Jedoch können in den nächsten Schritten auch pro Artikel abweichende Lager als Ziel gewählt werden.

2. Anschließend muss das grundsätzliche Verfolgen eines Zielbestands eingestellt werden.

• Setzen Sie dafür noch den Haken bei "Je Artikel (und Lager) einen Zielbestand bei Nachkäufen berücksichtigen."

Der Hinweis "Ohne Angaben wird der Zielbestand 0 verwendet. Weitere Einstellungen in jeder Artikelkarteikarte im Reiter Lager notwendig." wird im Folgenden erklärt.

3. Nun kann ein gewünschter Zielbestand je Artikel eintragen

Erklärung "Zielbestand": Wie viel von welchem Artikel soll in der Handelsgesellschaft bereit gehalten werden?

• Dazu kann nun in jeder Artikelkarte im Reiter "Lager" ein gewünschter Ziel-Bestand eingetragen werden. Bei Ausführen einer Abrechnung wird die Bestands-Differenz an das Weingut automatisch übermittelt, und die Bestände bis zum Zielbestand aufgefüllt (siehe Punkt x)

• Option nur vorhanden, wenn Sie mehr als ein Lager pflegen. Mindestbestand je Lager -> Artikelkarte-Lager -> Ziel-Bestand einstellen (bei allen Artikel die vom Weingut an die Handelsgesellschaft abgerechnet werden sollen)

ACHTUNG! Funktioniert nur, wenn die Bestände in der Handelsgesellschaft stimmen!

Durchführung der Mandantenabrechnung (regelmäßig)

Hier werden nun die Arbeitsschritte beschrieben, welche Sie regelmäßig durchführen, nachdem einmal alles korrekt eingerichtet wurde. Am Ende steht dadurch ein Verkaufsbestand in der Handelsgesellschaft zur Verfügung / verkaufte Artikel werden ausgeglichen und es entsteht ein Umbuchungsbeleg. Dieser Vorgang erfordert ausschließlich Aktionen im Account des produzierenden Betriebes.

Weingut / der Betrieb welcher die Ware hauptsächlich zur Verfügung stellt

Im produzierenden Betrieb muss festgestellt werden, welche der hier befindlichen Artikel im verkaufenden Betrieb seit der letzten Mandantenabrechnung an Endkunden verkauft wurden. Dazu wird die gewöhnliche Auftragsverwaltung genutzt.

1. Legen Sie einen neuen Auftrag für den Kunden "Handelsgesellschaft" an.

2. Klicken Sie auf das Symbol "An Mandant anpassen" .

• Nun füllt sich automatisch die Positionsliste. Was dabei im Hintergrund passiert:
• Das Programm vergleicht alle Artikelnummern des Weingut mit denen der Handelsgesellschaft und prüft im Account der Handelsgesellschaft ob je Artikel der eingegebene Zielbestand (oder 0) unterschritten ist. *Wenn ja, dann setzt das Programm diesen Artikel in der für den Ausgleich erforderlichen Menge als Position in den Auftrag.
• Dabei wird erst der Bestand je Lager (falls gepflegt), und dann der Gesamtbestand in Hinblick auf den jeweiligen Zielbestand geprüft.

Hinweis: Wie immer - Der Auftrag an sich ändert zunächst Nichts an den Beständen.
(Außer Sie haben bzgl. Reservierungen das Sperren von Beständen anhand der
Positionsliste aktiviert.)

3. Wechseln Sie in den Reiter "Dokumente" und erstellen Sie hier eine Auftragsbestätigung.

4. Setzen Sie den dort erschienenen Haken bei "Bestände übertragen zu Handelsgesellschaft"

• Nun wird der Bestand im Handelsgesellschaft-Account mit einem Verweis auf die Auftragsnummer vorgemerkt.

• Sie können Schritt 2. bis 4. so lange wiederholen, bis Ihnen der Auftrag für eine Abrechnung "groß genug" erscheint, oder der geplante Zeitrahmen für die Abrechnungsperiode abgelaufen ist.

• Die jeweiligen Preise und die Menge können im Auftrag bei Bedarf auch geändert werden und Sie können auch Rabatte einpflegen. Natürlich sollten Sie bereits erstellte Auftragsbestätigungen bei Änderung der Positionen im Auftrag löschen und neu erstellen.

5. Schlussendlich müssen Sie im Reiter "Dokumente" des Auftrags eine Rechnung erstellen.

6. Setzen Sie den dort erschienenen Haken bei "Bestände übertragen zu Handelsgesellschaft"

• Nun wird der Bestand im Handelsgesellschaft-Account mit einem Verweis auf die Rechnungsnummer verbucht.

Hinweis: Sonderartikel werden von dieser Funktion ignoriert,
da diese keine Artikelnummer haben.

Handelsgesellschaft / die Ware primär verkaufende Betrieb

Information zum Verständnis: In der Artikelkarte oder über den Verkaufsbestand kann die Vorgangsliste eines einzelnen Artikels aufgerufen werden. Hier kann man den Zugang schon einsehen, sobald Positionen in den aktuellen Mandantenabrechnungs-Auftrag angefügt und eine Auftragsbestätigung dazu erzeugt wurde. Noch ist der Bestand nicht abgerechnet und kann im Weinguts-Account verändert werden.

Dadurch sehen Sie die Bestände der Handelsgesellschaft immer in Echtzeit und die Verwaltung bleibt flexibel.

Sobald dann eine Rechnung zum Mandantenabrechnungs-Auftrag erzeugt wurde, ist die Bestandsveränderung außer durch ein Anpassen der Rechnung, Gutschrift oder Storno nicht mehr änderbar.

Spezialfälle

Ausschluss bestimmter Artikel

Es gibt natürlich auch Artikel, die nicht im Bestand abgeglichen werden sollen (z. B. Zimmer). Dass diese Artikel als Position eines Abrechnungsauftrags berücksichtigt werden sollen, muss je Artikel eingestellt werden.

Weingut

• Artikelkarte des Artikels der nicht berücksichtigt werden soll aufrufen
• mit Stiftsymbol die Bearbeitungsmaske öffnen
• Haken setzen bei "nicht in Mandabr."
• speichern
• (anschließend ggf. bereits erstellten Abrechnungsauftrag + Belege anpassen)

Mandantenabrechnung versus Reservierung

• Reservierter Bestand im Weingut -> Tatsächlich nicht mehr da, weil schon von Handelsgesellschaft verkauft -> Erst in Büchern von Weingut ausgebucht, wenn Rechnung geschrieben ist (Wird noch behoben! "Bereits außer Haus" Funktion) Bestand=Was steht im Lager / Freier Bestand=noch nicht reserviert also frei zur Verfügung

Umgang mit Sortimenten

Bestandsveränderungen von Sortimentsartikeln an sich werden in Abrechnungsaufträgen durch Klick aufs automatische Anpassen nicht berücksichtigt. Auch beim Übertragen in den Mandanten werden Sortimente als solche ignoriert. Dadurch sollen Verwirrungen vermieden werden.

Wenn Sie Sortimentsartikel korrekt nutzen und alle darin enthaltenden Artikel direkt nach dem Anlegen des Sortimentes als Bestandteil des Sortiments eingetragen haben, werden bei Verkäufen des Sortimentsartikels durch den verkaufenden Betrieb (Handelsgesellschaft) die Bestände der im Sortiment enthaltenen Artikel natürlich auch in diesem Betrieb vermindert. Dadurch werden diese Bestandteil-Artikel im Abrechnungsauftrag wie gewöhnlich berücksichtigt - es ist also nur nicht erkennbar dass diese Artikel als Bestandteil eines Sortimentsartikels verkauft wurden, die Bücher stimmen jedoch in Bezug auf die tatsächlichen Flaschenbestände.

Umgang mit Chargen

Achtung bei mehreren Chargen/Abfüllungen!

Beispiel: Es wurde auf dem Papier mehr von einer Abfüllung verkauft als laut Artikel vorhanden - natürlich gingen die tatsächlichen Flaschen aus einer weiteren Charge xy über die Theke, doch: Das Programm ergänzt den Abrechnungs-Auftrag nicht automatisch mit dem Bestand der folgenden Charge, und bei Verkauf kann auch keine Warnung angezeigt werden. Erst im Abrechnungsauftrag fällt also auf, dass die Charge bereits leer war. Eine Umschichtung muss somit im Nachhinein manuell gebucht werden.

Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

Handelsgesellschaft

• Artikelkarte öffnen von dem Artikel der in den Büchern "zu viel verkauft" wurde
• Manuelle Bestandsveränderung buchen: Zugang in Höhe der Differenz mit Grund z.B. "Umbuchung Charge xy" (bestätigen mit Klick auf + PLUS)
• Artikelkarte von Charge öffnen, von der tatsächlich die Flaschen abgingen (Charge xy)
• Manuelle Bestandsveränderung buchen: Verbuchung als Sonstiger Vorgang von Differenz auch hier unter Angabe von Grund "Umbuchung Charge xy" (hier bestätigen mit Klick auf - MINUS)

Weingut

• aktuellen Abrechnungs-Auftrag öffnen
• Klick auf "An Mandanten anpassen"
• Rechnung erstellen / aktualisieren

Tipp: Hier sieht man, warum das vorläufige Verbuchen mittels Auftragsbestätigung ggf. dem direkten Erstellen einer Rechnung sinnvoll sein kann.

Hinweis zur Aktualisierung der Rechnung

Natürlich können Ihnen auch bei dieser Rechnung Fehler passieren. Um diese zu korrigieren können Sie wie gewohnt vorgehen:

• öffnen des Abrechnungsauftrags auf dem Reiter "Positionen"
• Passen Sie den Auftrag händisch an oder klicken Sie erneut auf das "an Mandant anpassen" Symbol für eine automatische Aktualisierung durch das System
• aktualisieren Sie die Rechnung mit Klick auf dieses Symbol
• Zusätzlich müssen Sie nun noch im Reiter Dokumente den Haken zum Übertragen der Bestände einmal entfernen (Um die alten Änderungen zu entfernen) und neu setzen, um die jetzt aktuelle Rechnung als Grundlage zu verwenden.

Hinweis zur Stornierung der Rechnung

Stornieren Sie im nachhinein die Rechnung eines Abrechnungsauftrages, bleiben die Bestandsänderungen in den Mandanten erhalten. Entfernen Sie in diesem Fall selbst den nun angezeigten Haken bei der Rechnung. Damit werden die Bestandsänderungen ebenfalls gelöscht.

Hinweis zur amtlichen Zulassung

Arbeitet der kaufende Betrieb (Handelsgesellschaft gemäß Beispiel) mit amtlicher Zulassung, so wird jede Bestandsänderung über diese Funktion gesondert in den Logfiles aufgelistet. Auch gelöschte Buchungen, z.B. im Falle einer Stornierung, bleiben somit nachvollziehbar gespeichert.