Briefpapier

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Übersicht über die Briefpapiere

Siehe auch #Briefkopf #Briefhintergrund

Allgemeines

Ein Briefpapier verwendest Du als Hintergrundbild für Deine Geschäftsbriefe und Dokumente. Über das Plus kannst Du verschiedene PDF-Dokumente als Briefpapier hochladen. Wähle einen Namen für das Briefpapier, um es im Programm besser verwenden zu können. Der Name des Briefpapiers lässt sich anschließend nicht mehr ändern, dazu musst Du das bestehende Briefpapier löschen und erneut hochladen.

Wenn Du ein Briefpapier bereitgestellt hast, kannst Du dieses ansehen , und an unterschiedlichen Orten im Programm als Hintergrund für generierte PDFs wie Briefe und Rechnungen verwenden.

Auch für ein Probenverzeichnis kann ein Briefpapier als Hintergrund hinterlegt werden. Unterschiedliche Hintergründe für unterschiedliche Belege (Lieferschein etc.) können erst ab dem Premium-Paket hinterlegt werden.

Standard-Email-Anhänge

Aktiviere diesen Haken, um bei neuen E-Mails automatisch Dein Briefpapier als PDF zuversenden. Hier kannst Du zum Beispiel Deine AGB, Preislisten oder sonstige Dokumente wählen. Dieses Briefpapier wird bei jeder neuen E-Mail bei der Anlage angefügt und kann vor Versenden auch wieder aus den Anhängen entfernt werden. Bitte achte bei dem Versand von PDF Anhängen besonders genau auf die Richtlinien zur SPAM-Prüfung.

Häufige Fragen und Probleme

Dateigröße

Bitte beachte immer die Dateigröße Deines Briefpapieres. Überschreitet die Dateigröße Deines Briefpapieres 0,5 Mb, kann dies zu Problemen beim Versand via E-Mail kommen. Dies geschieht vor allem dann, wenn die E-Mails personalisiert versendet werden. Versendest Du z.B. eine Einladung an Deine Kunden und Dein Briefpapier hat eine Dateigröße von 1Mb, verlassen bei 1000 Kunden fast 1GB (1000x1Mb) Dein Postfach als einzelne E-Mails.

Versuche dies unbedingt zu vermeiden. Diese Art von Inhalten solltest Du am besten auf Deine Webseite laden und lieber nachverfolgbar und direkt in der Mail verlinken! Weitere Informationen findest Du in dem Handbuch oder in einer Newsletter-Schulung.

Briefpapier nur bei Belegen hinterlegen, die per E-Mails versendet werden

Hier finden Sie eine Anleitung, was zu tun ist, wenn ausgegebene Rechnungen für den Briefversand auf vorgefertigte Briefbögen aus der Druckerei gedruckt werden sollen, während Sie Rechnungen für den Versand per Mail mit dem PDF Hintergrund versehen.

Laden Sie das gewünschte Briefpapier PDF im Bereich Post - Briefe - Briefpapier hoch. Anschließend wählen Sie dieses unter System - Dokumente - Rechnung ganz oben aus und speichern.

Dann scrollen Sie zu den erweiterten Rechnungseinstellungen herunter. Hier finden Sie die Einstellung "Briefpapier nur bei Dokumenten verwenden, die per E-Mail versendet werden". Aktivieren Sie den Haken und speichern Sie die Änderung. Durch die Aktivierung dieser Einstellung wird nur den Dokumenten der entsprechende Hintergund hinterlegt, die per Mail versendet werden.

  ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, dass das Programm nach dieser Einstellung das Briefpapier erst 
  unmittelbar beim Versenden der Mail beim angefügten PDF hinterlegt. Das PDF welches 
  Sie im Postausgang öffnen können, wird also korrekterweise ohne Hintergrund angezeigt. Wenn 
  Sie unsicher sind ob das Hinterlegen funktioniert, senden Sie sich selbst eine Testmail zu.