Posteingang: Unterschied zwischen den Versionen

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|Posteingang
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Der alte Posteingang würde durch die [[Office-365/Outlook Integration]] abgelöst. Hier können eingehende E-Mails mit Winestro.Cloud synchronisiert werden. Die E-Mails landen dann in der bekannten [[E-Mail]] Maske. Diese Maske wird dann um den Punkt des Posteingangs erweitert.


{{Update}}
== Eingehende Mails lesen ==
[[Datei:PostEingang.png | miniatur | right]]
Eingehende Mails werden alle 5 Minuten mit Ihrem Postfach nach der Einrichtung synchronisiert. Du kannst diese E-Mails durch einen Klick auf den Listen-Eintrag lesen und rechts oben auch beantworten (siehe [[E-Mail]]), weiterleiten, übersetzen (Premium) und löschen.


Mit dem Posteingang können Sie E-Mails automatisch abrufen und in Weinbau-online.de den passenden Kunden zuweisen. Weiterhin können Sie direkt auf E-Mails antworten und mit einer Statusnachverfolgung den Bearbeitungsstatus anpassen.
=== Anzeige von E-Mails===
In den Einstellungen (links unten) kannst Du nur offene E-Mails anzeigen lassen.


  Für den Posteingang benötigen Sie das Paket "papierloser Betrieb".
=== Anhänge ===
  E-Mails benötigen Speicherplatz, der aus diesem Paket benötigt wird.
Anhänge werden direkt unter dem Betreff im Vorschaufeld angezeigt und können dort auch heruntergeladen werden.  


== E-Mail Konto vorbereiten ==
== Ordner ==
Als erstes benötigen Sie ein E-Mail Konto, an das Ihre E-Mails weiter geleitet werden. Weinbau-online.de wird dann die E-Mails aus diesem Konto auslesen und danach löschen. Daher sollten Sie nicht Ihr Original-Konto nutzen. Außerdem wird so gewährleistet, dass E-Mails auch vom Programm erfasst und nicht zwischenzeitlich z.B. durch andere Nutzer weggelöscht werden. Richten Sie also Ihr Haupt-Konto so ein, dass E-Mails an ein Nebenkonto (z.B. postmaster@ihrweingut.de) weiter geleitet werden.
Ordner können von Dir in Outlook angelegt werden. Bitte beachte, dass nur eine Ebene an Ordnern (also kein Ordner in einem Ordner) abgebildet werden können. Die Ordner-Liste ist scrollbar, falls Du sehr viele Ordner hast.  


===E-Mail Konto über Weinbau-online.de===
=== Zuweisen von E-Mails ===
Wir können die Einrichtung und Weiterleitung (ohne Gewähr) auch für Sie übernehmen. Dazu benötigen wir die Zugangsdaten zu Ihrem E-Mail Postfach und legen Ihnen ein Konto @weinbau-online.de an. Die Konfiguration stellen wir Ihnen zu unserem normalen Stundensatz in Rechnung. (ca. 2 Arbeitsstunden je nach E-Mail Anbieter)
Eine E-Mail kann via Drag-and-Drop (klicken und ziehen) in einen Ordner (linke Leiste) gezogen werden. Die E-Mail wird dann auch in Deinem Outlook in den entsprechenden Ordner verschoben. Wenn Du eine E-Mail in Outlook verschiebst, wird sie auch in Winestro verschoben. Bitte beachte, dass die Synchronisation mehrere Minuten dauern kann und nicht in Echtzeit erfolgt.


== E-Mail Daten hinterlegen ==
=== Lesen von E-Mails in Ordnern ===
Unter Sytem / Einstellungen / E-Mail können Sie den "E-Mail Posteingang" hinterlegen. Geben sie die Zugangsdaten in folgedem Format an.
Klicke auf einen Ordner um die E-Mails darin zu sehen. Der Ordner "Alle offenen E-Mails" wird vom System erstellt und ist nicht in Deinem Outlook zu sehen. Hier findest Du alle noch nicht bearbeiteten Mails.


  {PROTOKOLL.DOMAIN:PORT/PROTOKOLL/novalidate-cert}
== Status von E-Mails ==
Eine E-Mail startet immer mit dem Status "unbearbeitet". Sie kann danach folgenden Stati zugewiesen werden:


Beispiel für die Konfiguration von Weinbau-online.de
* In Bearbeitung
 
* Termin angelegt
  {mail.weinbau-online.de:110/pop3/novalidate-cert}
* nichts zu erledigen
* Erledigt von Mitarbeiter_In


Hinterlegen Sie nun den Benutzernamen und das Passwort.
Ein_e Mitarbeiter_In taucht automatisch in der Liste auf, wenn er/sie als [[Mitarbeiter]]_In entpsrechend markiert wurde.


== E-Mails abrufen und suchen ==
== Zuordnung von E-Mails ==
E-Mails werden bei einem Aufruf des E-Mail Posteingang nun automatisch abgerufen und in der Liste angezeigt. Sie können E-Mails wie gewohnt über den Such-Schlitz rechts oben im Programm suchen.
Wir die E-Mail des Senders zugeordnet (oder einem seinen Ansprechpartnern), kannst Du durch Klick auf die (jetzt unterstrichene) E-Mail Adresse direkt zum Kunden springen. Die E-Mail ist nun auch in der Kommunikationshistorie unter der Kundenkarteikarte einsehbar.
 
  Wichtig: Um den Speicherplatz zu schonen und Missbrauch vorzubeugen, werden
  Anhänge nicht mit abgespeichert.
 
== SPAM und Stapel-Löschung ==
Durch das Handschuh-Symbol können Sie alle Betreffe, die das Wort "SPAM" enthalten automatisch aus Ihrem Posteingang entfernen. Wenn Sie mehrere E-Mails löschen möchten, markieren Sie diese über die Haken vor der Uhrzeit und klicken Sie dann auf das Mülleimer-Symbol.
 
== E-Mails bearbeiten ==
Sie können E-Mails einen Status zuweisen über das Dropdown-Menü. Hier können sie auch einen [[Mitarbeiter]] auswählen, der die E-Mail abgearbeitet hat (zur besseren Nachvollziehbarkeit).
 
=== E-Mails lesen ===
Klicken Sie auf den Betreff, um eine E-Mail zu lesen.
 
=== E-Mails beantworten ===
Klicken Sie auf den Briefumschlag um eine Antwort an die Sender-Mail zu verfassen.
 
 
== Zuweisung zur Kundenakte ==
Ist die E-Mail einem Kunden oder einem Ansprechparter zugewiesen, findet das Programm automatisch den richtigen Kunden und verbindet den Eingang mit der [[Kundenkarteikarte]]. Sollte die E-Mail unbekannt sein, klicken Sie auf das "nicht gefunden" Symbol um die E-Mail einmalig einem Kunden zuzuweisen. (Möchten Sie dies dauerhaft, klicken Sie bitte danach auf den Link zu Kundenkarteikarte und legen Sie danach Mail oder Ansprechpartner an.)
 
== Anrufbeantworter via Posteingang ==
Es besteht die Möglichkeit einen Anrufbeantwortet auf den Posteingang zu legen. Hier müssen Sie in Ihrer Fritzbox (oder falls unterstützt anderen Telefonanalage) nur eine E-Mail an die entsprechende WBO-Empfängeradresse absetzen. Die Anrufe tauchen dann in Ihrem Posteingang auf und können abgearbeitet werden. (Zukünftig ist direkt auch die Anzeige der Audiodatei geplant)

Aktuelle Version vom 27. April 2023, 12:40 Uhr

So findest Du diese Seite:
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E-Mails
Posteingang

Der alte Posteingang würde durch die Office-365/Outlook Integration abgelöst. Hier können eingehende E-Mails mit Winestro.Cloud synchronisiert werden. Die E-Mails landen dann in der bekannten E-Mail Maske. Diese Maske wird dann um den Punkt des Posteingangs erweitert.

Eingehende Mails lesen

PostEingang.png

Eingehende Mails werden alle 5 Minuten mit Ihrem Postfach nach der Einrichtung synchronisiert. Du kannst diese E-Mails durch einen Klick auf den Listen-Eintrag lesen und rechts oben auch beantworten (siehe E-Mail), weiterleiten, übersetzen (Premium) und löschen.

Anzeige von E-Mails

In den Einstellungen (links unten) kannst Du nur offene E-Mails anzeigen lassen.

Anhänge

Anhänge werden direkt unter dem Betreff im Vorschaufeld angezeigt und können dort auch heruntergeladen werden.

Ordner

Ordner können von Dir in Outlook angelegt werden. Bitte beachte, dass nur eine Ebene an Ordnern (also kein Ordner in einem Ordner) abgebildet werden können. Die Ordner-Liste ist scrollbar, falls Du sehr viele Ordner hast.

Zuweisen von E-Mails

Eine E-Mail kann via Drag-and-Drop (klicken und ziehen) in einen Ordner (linke Leiste) gezogen werden. Die E-Mail wird dann auch in Deinem Outlook in den entsprechenden Ordner verschoben. Wenn Du eine E-Mail in Outlook verschiebst, wird sie auch in Winestro verschoben. Bitte beachte, dass die Synchronisation mehrere Minuten dauern kann und nicht in Echtzeit erfolgt.

Lesen von E-Mails in Ordnern

Klicke auf einen Ordner um die E-Mails darin zu sehen. Der Ordner "Alle offenen E-Mails" wird vom System erstellt und ist nicht in Deinem Outlook zu sehen. Hier findest Du alle noch nicht bearbeiteten Mails.

Status von E-Mails

Eine E-Mail startet immer mit dem Status "unbearbeitet". Sie kann danach folgenden Stati zugewiesen werden:

  • In Bearbeitung
  • Termin angelegt
  • nichts zu erledigen
  • Erledigt von Mitarbeiter_In

Ein_e Mitarbeiter_In taucht automatisch in der Liste auf, wenn er/sie als Mitarbeiter_In entpsrechend markiert wurde.

Zuordnung von E-Mails

Wir die E-Mail des Senders zugeordnet (oder einem seinen Ansprechpartnern), kannst Du durch Klick auf die (jetzt unterstrichene) E-Mail Adresse direkt zum Kunden springen. Die E-Mail ist nun auch in der Kommunikationshistorie unter der Kundenkarteikarte einsehbar.

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