Kundenliste: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 6. September 2024, 08:50 Uhr

So findest Du diese Seite:

Kundenliste

Die Kundenliste

Die Kundenliste gibt Dir all Deine Kundinnen und Kunden mit den wichtigsten Informationen und deren aktuellem Status aus. Du kannst die Liste auch gezielt durchsuchen oder filtern, um schneller den passenden Kunden zu finden.

Übersicht der Icons in der Kundenliste

Status des Kunden

In der linken Spalte kannst Du Dir einen schnellen Überblick verschaffen und einsehen, ob es noch unerledigte Aufträge zu einem/ einer Deiner Kunden/ Kundinnen gibt. Unerledigte Aufträge werden Dir wie folgt signalisiert . Liegen keine unerledigten Aufräge vor, erscheint entsprechend folgendes Icon .

Hinweis: Beide Icons sind klickbar und es öffnet sich eine Übersicht mit allen zum Kunden/ zur Kundin gehörenden Aufträgen.
Hier hast Du die Möglichkeit zu kontrollieren, welcher Auftrag unerledigt ist und diesen direkt zu bearbeiten. 
Tipp: Öffne die Liste z.B. mit einem Klick auf die mittlere Maustaste (oder Rechtsklick: in neuem Tab öffnen), um diese in einem neuen Fenster zu öffnen.

Kundendaten

Im oberen rechten Kästchen (siehe Bild) kannst Du Kundendaten importieren , exportieren und einen neuen Kunden anlegen .

Optionen zu einzelnen Kunden

Im unteren rechten Kästchen (siehe Bild) kannst Du Kundendaten direkt bearbeiten , die Kundenkartei ansehen , einen neuen Auftrag für diesen Kunden anlegen , zum letzten Auftrag des Kunden springen , dem Kunden eine E-Mail schreiben , eine Paketmarke für den Kunden erstellen , Kunden-Dateien uploaden .

Die Suchfunktion

Übersicht der relevanten Felder für die Suchfunktion

Grundsätzlich durchsuchst Du in der Standardeinstellung zunächst alle Datenfelder - Du kannst die Suche aber wie folgt beschrieben noch präziser gestalten und einschränken. Dadurch erhältst Du bei Deiner Suche weniger mögliche Treffer.

1. Kundenrollen

Hier kannst Du nach bestimmten zugeordneten Rollen wie Mitarbeiter, Lieferanten, Produzenten und Exportagenten, Verpächter und Provisionsempfänger filtern.

2. Suchfelder filtern

Hier kannst Du die Suche auf ganz bestimmte Felder beschränken. Du kannst z.B. nur nach Vornamen, Telefonnummern oder E-Mail Adressen suchen und alle weiteren Informationen ausblenden. Sobald Du die Sucheinschränkung entfernst, werden alle Datenfelder abgefragt. Die Sucheinschränkung entfernst Du, indem Du das Dropdown Menü wieder auf Alle Felder einstellst.

3. Suchfeld

In vielen Bereichen des Programms hast Du die Möglichkeit, nach bestimmten Einträgen zu suchen. Tippe dazu in das Suchfeld und gebe einen beliebigen Suchbegriff ein (z.B. den Nachnamen). Das Programm gibt Dir daraufhin alle Treffer aus, auf die das Schlagwort zutrifft. Zudem handelt es sich um eine intelligente Suchfunktion, sodass Du auch nur die ersten Buchstaben eines Suchbegriffs eingeben musst, um den gewünschten Eintrag zu finden.

Beispiel: Du willst nach einem Max Mustermann aus Koblenz suchen. Es reicht aus, wenn Du nur Teile des Suchbegriffs eingibst. Zum Beispiel: Ma Mu Kobl, oder Max Must oder Must Kob.
Gibt Dir eine Suche nur noch ein Ergebnis an, kannst Du mit einem Klick auf ENTER direkt die gewünschte Kundenkartei öffnen.

4. Suchen in

In diesem Bereich kannst Du entscheiden, in welchen Kategorien die Suche erfolgen soll. So kannst Du beispielsweise entscheiden, dass nur nach den Kunden oder aber auch nach den Ansprechpartner_innen oder den Lieferadressen gesucht werden soll.

5. Status

Entscheide, ob Du nur aktive Kunden durchsuchen möchtest oder ob deine Suche auch Karteileichen beinhalten soll.

6. Weitere Suchoptionen

Um Deine Suche noch präziser gestalten zu können, kannst Du zusätzlich Deine Kundensuche selektiert nach bestimmten Kundengruppen, Preisgruppen oder Kundenselektionen durchführen.

7. Sortierung ändern

Die Sortierung der Liste kannst Du mit einem Klick auf die entsprechenden Pfeile bestimmen. Hier kannst Du auf- und absteigend nach Kundennummer, Firmenname, Kundenname und Telefonnummer sortieren.

Kundendaten importieren

Lese den Artikel zum Kundendatenimport.

Kundendaten exportieren

Mit einem Klick auf erhältst Du die gesamte Kundenliste als Download im CSV-Format. Diese Datei kann mit Excel oder OpenOffice bearbeitet werden.

Hinweis: Bitte beachte, dass die Formatierung der Export-Kundenliste nicht mit der Import-Kundenliste identisch ist.

Häufige Fragen und Probleme

Ich finde einen Kunden nicht

Wenn Du bestimmte Kunden/ Kundinnen suchst, von denen Du weißt, dass Du sie angelegt hast und sie hier nicht erscheinen, solltest du im Status Kunden und Karteileichen auswählen, da der Kunde möglicherweise als Karteileiche geführt wird.

Kann ich meine Daten auch in Outlook importieren?

Der Import in Outlook sollte möglich sein, da Winestro.Cloud aber nicht direkt auf Deinem PC installiert ist, ist der direkte Import nicht möglich. Der indirekte Import gestaltet sich aber recht einfach. Gehe hierzu wie folgt vor (neuestes Office):

- exportiere alle Kunden/ Kundinnen über den blauen Pfeil links oben in der Liste

(Hier könnte je nach Version, eine Fehlermeldung von Outlook erscheinen. In diesem Fall öffne die Liste in Excel und speichere (Datei / speichern unter) diese als "CSV für Macintosh" (kommagetrennt) ab.

1) Gehe in Outlook oben links auf Datei

2) Gehe auf Öffnen und Exportieren

3) Klicke auf Importieren / Exportieren

4) Wähle aus anderen Programmen oder Dateien importieren

5) Wähle durch Trennzeichen getrennte Werte

6) Wähle die Datei und triff ggf. eine Feldzuordnung

7) Jetzt einfach alles Weitere bestätigen

Wir bieten zudem eine | Office-365/Outlook Integration an, die Deine Mails, Outlook-Kontakte und vieles mehr mit Winestro.Cloud synchronisiert.

Hier noch einmal in Bildern.

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 == Die Kundenliste ==
-Die Kundenliste gibt Dir all Deine Kunden/Kundinnen mit den wichtigsten Informationen und deren aktuellem Status aus. Du kannst die Liste auch gezielt durchsuchen oder filtern, um schneller den passenden [[Kundenkarteikarte | Kunden]] zu finden.
+Die Kundenliste gibt Dir all Deine Kundinnen und Kunden mit den wichtigsten Informationen und deren aktuellem Status aus. Du kannst die Liste auch gezielt durchsuchen oder filtern, um schneller den passenden [[Kundenkarteikarte | Kunden]] zu finden.
 [[Datei:Kundenlisteneu.png|500px|thumb|right|Übersicht der Icons in der Kundenliste]]
 === Status des Kunden ===
-In der linken Spalte kannst Du Dir einen schnellen Überblick verschaffen und einsehen, ob es noch unerledigte Aufträge zu einem/einer Deiner Kunden/Kundinnen gibt.
+In der linken Spalte kannst Du Dir einen schnellen Überblick verschaffen und einsehen, ob es noch unerledigte Aufträge zu einem/ einer Deiner Kunden/ Kundinnen gibt.
 Unerledigte Aufträge werden Dir wie folgt signalisiert <i class="far fa-exclamation-square navFont nr fa-2x" style="color:#C60005"></i>.
 Liegen keine unerledigten Aufräge vor, erscheint entsprechend folgendes Icon <i class="far fa-check-square navFont ng fa-2x" style="color:#029203"></i>.
-  Hinweis: Beide Icons sind klickbar und es öffnet sich eine Übersicht mit allen zum Kunden/ zur Kundin gehörigen Aufträgen.
+  Hinweis: Beide Icons sind klickbar und es öffnet sich eine Übersicht mit allen zum Kunden/ zur Kundin gehörenden Aufträgen.
   Hier hast Du die Möglichkeit zu kontrollieren, welcher Auftrag unerledigt ist und diesen direkt zu bearbeiten.
   Tipp: Öffne die Liste z.B. mit einem Klick auf die mittlere Maustaste (oder Rechtsklick: in neuem Tab öffnen), um diese in einem neuen Fenster zu öffnen.
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 === Optionen zu einzelnen Kunden ===
 Im unteren rechten Kästchen (siehe Bild) kannst Du Kundendaten direkt bearbeiten
-<i class="far fa-edit navFont ny fa-2x" style="color:#b56200"></i>, die [[Kundenkarteikarte | Kundenkartei]] ansehen  <i class="fas fa-search navFont nb fa-2x" style="color:#064C73"></i>, einen [[Neuer Auftrag | neuen Auftrag]] für diesen Kunden anlegen  <i class="far fa-file-plus navFont ng nb fa-2x" style="color:#029203"></i>, zum letzten Auftrag des Kunden springen  <i class="far fa-clipboard-list-check navFont nb fa-2x" style="color:#043149"></i>, dem Kunde eine E-Mail schreiben <i class="far fa-envelope navFont nb fa-2x" style="color:#043149"></i>, eine Paketmarke für den Kunden erstellen  <i class="far fa-box  navFont ny fa-2x" style="color:#b56200"></i>, Kunden-Dateien uploaden <i class="far fa-save navFont nb fa-2x" style=color:#064C73"></i>.
+<i class="far fa-edit navFont ny fa-2x" style="color:#b56200"></i>, die [[Kundenkarteikarte | Kundenkartei]] ansehen  <i class="fas fa-search navFont nb fa-2x" style="color:#064C73"></i>, einen [[Neuer Auftrag | neuen Auftrag]] für diesen Kunden anlegen  <i class="far fa-file-plus navFont ng nb fa-2x" style="color:#029203"></i>, zum letzten Auftrag des Kunden springen  <i class="far fa-clipboard-list-check navFont nb fa-2x" style="color:#043149"></i>, dem Kunden eine E-Mail schreiben <i class="far fa-envelope navFont nb fa-2x" style="color:#043149"></i>, eine Paketmarke für den Kunden erstellen  <i class="far fa-box  navFont ny fa-2x" style="color:#b56200"></i>, Kunden-Dateien uploaden <i class="far fa-save navFont nb fa-2x" style=color:#064C73"></i>.
 == Die Suchfunktion ==
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 Hier kannst Du nach bestimmten zugeordneten Rollen wie [[Mitarbeiter | Mitarbeiter]], [[Neuer Kunde#Lieferant|Lieferanten]], [[Neuer Kunde#Produzent| Produzenten]] und [[Exportagent | Exportagenten]], [[Neuer Kunde#Verpächter| Verpächter]] und [[Provisionen|Provisionsempfänger]] filtern.
-=== 2. Karteileiche ===
+=== 2. Suchfelder filtern ===
-Setzt Du hier den Haken, suchst Du auch in den markierten [[Karteileiche|Karteileichen]] und nicht nur nach aktiven Kunden.
-=== 3. Suchfelder filtern ===
 Hier kannst Du die Suche auf ganz bestimmte Felder beschränken. Du kannst z.B. nur nach Vornamen, Telefonnummern oder E-Mail Adressen suchen und alle weiteren Informationen ausblenden.  Sobald Du die Sucheinschränkung entfernst, werden alle Datenfelder abgefragt. Die Sucheinschränkung entfernst Du, indem Du das Dropdown Menü wieder auf '''Alle Felder''' einstellst.
-=== 4. Suchfeld ===
+=== 3. Suchfeld ===
 In vielen Bereichen des Programms hast Du die Möglichkeit, nach bestimmten Einträgen zu suchen. Tippe dazu in das Suchfeld und gebe einen beliebigen Suchbegriff ein (z.B. den Nachnamen). Das Programm gibt Dir daraufhin alle Treffer aus, auf die das Schlagwort zutrifft. Zudem handelt es sich um eine intelligente Suchfunktion, sodass Du auch nur die ersten Buchstaben eines Suchbegriffs eingeben musst, um den gewünschten Eintrag zu finden.
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   Gibt Dir eine Suche nur noch ein Ergebnis an, kannst Du mit einem Klick auf '''ENTER''' direkt die gewünschte Kundenkartei öffnen.
-=== 5. Suchen in... ===
+=== 4. Suchen in ===
-In diesem Bereich kannst Du entscheiden, in welchen Kategorien die Suche erfolgen soll. So kannst Du beispielsweise entscheiden, dass nur nach den Kunden oder aber auch nach den Ansprechpartner/innen oder den Lieferadressen gesucht werden soll.
+In diesem Bereich kannst Du entscheiden, in welchen Kategorien die Suche erfolgen soll. So kannst Du beispielsweise entscheiden, dass nur nach den Kunden oder aber auch nach den Ansprechpartner_innen oder den Lieferadressen gesucht werden soll.
+=== 5. Status ===
+Entscheide, ob Du nur aktive Kunden durchsuchen möchtest oder ob deine Suche auch [[Karteileiche|Karteileichen]] beinhalten soll.
 === 6. Weitere Suchoptionen ===
-Um deine Suche noch präziser gestalten zu können, kannst Du zusätzlich Deine Kundensuche selektiert nach bestimmten Kundengruppen, Preisgruppen oder Kundenselektionen durchführen.
+Um Deine Suche noch präziser gestalten zu können, kannst Du zusätzlich Deine Kundensuche selektiert nach bestimmten Kundengruppen, Preisgruppen oder Kundenselektionen durchführen.
-=== Sortierung ändern ===
+=== 7. Sortierung ändern ===
-Die Sortierung der Liste kannst Du im entsprechenden Dropdown-Menü bestimmen. Hier kannst Du auf- und absteigend nach Kundennummer, Nachname und Vorname sortieren.
+Die Sortierung der Liste kannst Du mit einem Klick auf die entsprechenden Pfeile bestimmen. Hier kannst Du auf- und absteigend nach Kundennummer, Firmenname, Kundenname und Telefonnummer sortieren.
 == Kundendaten importieren ==
-<embedvideo service="youtube" dimensions="350" alignment="right" >https://www.youtube.com/watch?v=Cir2-Z--388</embedvideo>
+Lese den Artikel zum [[Kundendatenimport]].
-[[Datei:CVS_Vorlage_Kundendaten.png|400px|thumb|CSV-Vorlage herunterladen]]
-=== Vorgehen ===
-Um viele Kundendaten auf einmal einzuspielen (z.B. aus einem Altprogramm), empfiehlt sich der Kundenimport. Mit einem Klick auf <i class="far fa-file-import navFont nb fa-2x" style="color:#043149"></i> kann Deine eigene Kundenliste als CSV-Datei hochgeladen werden.
-Im sich öffnenden Fenster kann außerdem eine CSV-Vorlage heruntergeladen werden, die den Vorgaben entspricht (siehe Screenshot rechts). '''Die eigene Kundenliste muss vor dem Import unbedingt an diese Vorlage angepasst werden, um die Daten den richtigen Feldern zuzuordnen.''' Hierbei kann es hilfreich sein, die Bearbeitungsansicht einer Kundenakte zu öffnen, um die Benennung der Felder korrekt zuzuordnen (Bsp.: Anrede vs. Adressanrede).
-===Wichtiger Hinweis zum Import===
-'''Lege Dir eine manuelle Sicherung an'''
- ACHTUNG: Bitte lege Dir vor dem Import einer Kundenliste
- '''immer eine [[Sicherung]] an'''! Falls etwas schief geht,
- kannst Du so einfach den alten Stand der Dinge wiederherstellen
- und musst nicht alle falsch angelegten Kund_Innen händisch löschen.
-'''Hinweise zur Excel-Datei''': Die erste Zeile wird beim Import ignoriert, die Beschriftungen aus der Vorlagendatei können erhalten bleiben und helfen bei der Orientierung.
-'''Lösche keine Spalten aus dem Dokument''':Beim Import gleicht Winestro.Cloud die in einer bestimmten Zelle hinterlegten Informationen mit dem zugeordneten Feld in der Kundenakte ab. Aus diesem Grund muss die hochgeladene Kundenliste unbedingt dem Format der Vorlage entsprechen, da sonst die Spalten falschen Feldern zugeordnet werden.
-Alles andere aus dieser Vorlage muss gelöscht werden und durch eigene Kundendaten ersetzt werden, da es sich hier nur um Beispielwerte handelt.
-=== 1. Abgleich der möglichen Werte mit dem Programm ===
-In den einzelnen Spalten variieren die möglichen Werte:
-*'''Verknüpfte Felder:''' Es gibt Felder, wie bspw. in der Spalte ''Lieferadresse'' oder ''Ansprechpartner'', in der die Eingabe einer bereits in der Liste enthaltenen Kundennummer erfolgt. Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen diesen Feldern.
-*'''Vorgegebene Werte:''' In diesen Spalten muss ein bestimmter Wert eingegeben werden, da das Programm hier eine Auswahl in Form eines Dropdown-Menüs vorgibt (z.B. bei Kundenart: Privat, Pauschal, Ausland, Firma).
-*'''Freier Text:''' Auch die Eingabe eines freien Textes ist möglich, z.B. im Fall der Kundengruppen. Zu beachten ist hier allerdings, dass die Kundengruppe immer gleich benannt und in derselben Spalte (z.B. ''Weißweintrinker'' als Kundengruppe in Spalte ''Kundengruppe 1'') aufgeführt sein muss. Gehört ein Kunde/ eine Kundin dieser Kundengruppe nicht an, bleibt das Feld in der entsprechenden Spalte leer.
-*'''Daten:''' Die Eingabe von Daten im Format TT.MM.JJJJ ist bspw. in der Spalte ''Geburtstag'' möglich.
-*'''Leere Felder:''' Wenn keine Daten vorliegen, können Felder leer gelassen werden.
-===2. Speichere im richtigen CSV Format ===
-[[Datei:CSVImport.PNG|miniatur|Im korrekten CSV-Format abspeichern. (Schritt über "Tools" ist optional!)]]
-Wenn Du die Vorlagen-Datei fertig ausgefüllt hast und bereit für den Import bist, musst Du die Excel-Mappe noch abspeichern.
-Achte dabei auf das korrekte Dateiformat. Gehe in Excel auf ''Datei - speichern unter''. Stelle sicher, dass das Dateiformat '''CSV UTF-8''' (durch Trennzeichen getrennt) ausgewählt ist und speichere die Datei dann ab. (Vgl. Screenshot rechts - teste erst Schritte 1-2 und führe ggf. auch die weiteren Schritte aus.)
-Bitte arbeite an dieser Stelle mit MS Excel, denn OpenOffice ist hierzu beispielsweise nicht geeignet!
-===3. Kundengruppen zuordnen'''===
-Nachdem keine Formatierungsfehler mehr auftreten, können die Kundengruppen zugeordnet werden. Dazu müssen diese vorher schon in Winestro.Cloud angelegt werden. Jede Spalte entspricht wie oben beschrieben einer Kundengruppe. Ist in dieser Spalte bei einem Kunden/ einer Kundin ein Wert hinterlegt, so wird diese/r der Kundengruppe zugeordnet. In der Zuordnung (siehe Screenshot) können die Kundengruppen aus Winestro.Cloud den Spalten der Exceldatei zugeordnet werden.
-===4. Formatierung prüfen===
-Erst wenn Du die korrekt formatierte Datei über den Button ''Durchsuchen'' ausgewählt hast, kann diese auch durch Winestro.Cloud geprüft werden. Falls Formatierungsfehler vorhanden sind, werden diese als solche angezeigt. Eine Korrektur dieser Fehler ist notwendig, um zu gewährleisten, dass alle Daten in den richtigen Feldern landen.
-===5. Import durchführen===
-Um den finalen Import durchzuführen, klicke nach der Prüfung deiner Daten auf ''Import starten''.
 == Kundendaten exportieren ==
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 ===Ich finde einen Kunden nicht===
-Wenn Du bestimmte Kunden/Kundinnen suchst, von denen Du weißt, dass Du sie angelegt hast und sie hier nicht erscheinen, sollte ein Häkchen bei ''alte'' gesetzt werden. Dadurch werden bei der Suche auch die Karteileichen berücksichtigt.
+Wenn Du bestimmte Kunden/ Kundinnen suchst, von denen Du weißt, dass Du sie angelegt hast und sie hier nicht erscheinen, solltest du im '''Status''' ''Kunden und Karteileichen'' auswählen, da der Kunde möglicherweise als Karteileiche geführt wird.
 ===Kann ich meine Daten auch in Outlook importieren?===
 Der Import in Outlook sollte möglich sein, da Winestro.Cloud aber nicht direkt auf Deinem PC installiert ist, ist der direkte Import nicht möglich. Der indirekte Import gestaltet sich aber recht einfach. Gehe hierzu wie folgt vor (neuestes Office):
-- exportiere alle Kunden/Kundinnen über den blauen Pfeil links oben in der Liste
+- exportiere alle Kunden/ Kundinnen über den blauen Pfeil links oben in der Liste
-(Hier könnte je nach Version, eine Fehlermeldung von Outlook erscheinen. In diesem Fall öffne die Liste in Excel und speichere (Datei / speichern unter) diese als "CSV für Macintosh" (kommagetrennt) ab).
+(Hier könnte je nach Version, eine Fehlermeldung von Outlook erscheinen. In diesem Fall öffne die Liste in Excel und speichere (Datei / speichern unter) diese als "CSV für Macintosh" (kommagetrennt) ab.
 ) Gehe in Outlook oben links auf ''Datei''
@@ Zeile 141: / Zeile 93: @@
 ) Jetzt einfach alles Weitere bestätigen
-Wir bieten zudem eine [https://www.winestro.wiki/index.php?title=Office-365/Outlook_Integration | Office-365/Outlook Integration] an, die deine Mails, Outlook-Kontakte und vieles mehr mit Winestro.Cloud synchronisiert.
+Wir bieten zudem eine [https://www.winestro.wiki/index.php?title=Office-365/Outlook_Integration | Office-365/Outlook Integration] an, die Deine Mails, Outlook-Kontakte und vieles mehr mit Winestro.Cloud synchronisiert.
 [https://support.office.com/de-de/article/Importieren-von-Kontakten-in-Outlook-bb796340-b58a-46c1-90c7-b549b8f3c5f8| Hier] noch einmal in Bildern.