Posteingang

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E-Mails

Posteingang

Dieser Artikel behandelt einen Programmteil, der erst mit einem der nächsten Updates verfügbar sein wird.

Mit dem Posteingang können Sie E-Mails automatisch abrufen und in Weinbau-online.de den passenden Kunden zuweisen. Weiterhin können Sie direkt auf E-Mails antworten und mit einer Statusnachverfolgung den Bearbeitungsstatus anpassen.

 Für den Posteingang benötigen Sie das Paket "papierloser Betrieb".
 E-Mails benötigen Speicherplatz, der aus diesem Paket benötigt wird.

E-Mail Konto vorbereiten

Als erstes benötigen Sie ein E-Mail Konto, an das Ihre E-Mails weiter geleitet werden. Weinbau-online.de wird dann die E-Mails aus diesem Konto auslesen und danach löschen. Daher sollten Sie nicht Ihr Original-Konto nutzen. Außerdem wird so gewährleistet, dass E-Mails auch vom Programm erfasst und nicht zwischenzeitlich z.B. durch andere Nutzer weggelöscht werden. Richten Sie also Ihr Haupt-Konto so ein, dass E-Mails an ein Nebenkonto (z.B. postmaster@ihrweingut.de) weiter geleitet werden.

E-Mail Konto über Weinbau-online.de

Wir können die Einrichtung und Weiterleitung (ohne Gewähr) auch für Sie übernehmen. Dazu benötigen wir die Zugangsdaten zu Ihrem E-Mail Postfach und legen Ihnen ein Konto @weinbau-online.de an. Die Konfiguration stellen wir Ihnen zu unserem normalen Stundensatz in Rechnung. (ca. 2 Arbeitsstunden je nach E-Mail Anbieter)

E-Mail Daten hinterlegen

Unter Sytem / Einstellungen / E-Mail können Sie den "E-Mail Posteingang" hinterlegen. Geben sie die Zugangsdaten in folgedem Format an.

 {PROTOKOLL.DOMAIN:PORT/PROTOKOLL/novalidate-cert}

Beispiel für die Konfiguration von Weinbau-online.de

  {mail.weinbau-online.de:110/pop3/novalidate-cert}

Hinterlegen Sie nun den Benutzernamen und das Passwort.

E-Mails abrufen und suchen

E-Mails werden bei einem Aufruf des E-Mail Posteingang nun automatisch abgerufen und in der Liste angezeigt. Sie können E-Mails wie gewohnt über den Such-Schlitz rechts oben im Programm suchen.

 Wichtig: Um den Speicherplatz zu schonen und Missbrauch vorzubeugen, werden 
 Anhänge nicht mit abgespeichert.

SPAM und Stapel-Löschung

Durch das Handschuh-Symbol können Sie alle Betreffe, die das Wort "SPAM" enthalten automatisch aus Ihrem Posteingang entfernen. Wenn Sie mehrere E-Mails löschen möchten, markieren Sie diese über die Haken vor der Uhrzeit und klicken Sie dann auf das Mülleimer-Symbol.

E-Mails bearbeiten

Sie können E-Mails einen Status zuweisen über das Dropdown-Menü. Hier können sie auch einen Mitarbeiter auswählen, der die E-Mail abgearbeitet hat (zur besseren Nachvollziehbarkeit).

E-Mails lesen

Klicken Sie auf den Betreff, um eine E-Mail zu lesen.

E-Mails beantworten

Klicken Sie auf den Briefumschlag um eine Antwort an die Sender-Mail zu verfassen.

Zuweisung zur Kundenakte

Ist die E-Mail einem Kunden oder einem Ansprechparter zugewiesen, findet das Programm automatisch den richtigen Kunden und verbindet den Eingang mit der Kundenkarteikarte. Sollte die E-Mail unbekannt sein, klicken Sie auf das "nicht gefunden" Symbol um die E-Mail einmalig einem Kunden zuzuweisen. (Möchten Sie dies dauerhaft, klicken Sie bitte danach auf den Link zu Kundenkarteikarte und legen Sie danach Mail oder Ansprechpartner an.)

Anrufbeantworter via Posteingang

Es besteht die Möglichkeit einen Anrufbeantwortet auf den Posteingang zu legen. Hier müssen Sie in Ihrer Fritzbox (oder falls unterstützt anderen Telefonanalage) nur eine E-Mail an die entsprechende WBO-Empfängeradresse absetzen. Die Anrufe tauchen dann in Ihrem Posteingang auf und können abgearbeitet werden. (Zukünftig ist direkt auch die Anzeige der Audiodatei geplant)