Abrechnung zwischen Mandanten

Die Abrechnung zwischen den Mandanten ist Bestandteil des Komplettpakets

Viele unserer Kunden haben gleich mehrere Betriebe und verkaufen Artikel zwischen ihren Betrieben. Klassisch kauft ein Weinhaus/ externe Verkaufstelle/ Vinothek (im Folgenden Handelsgesellschaft genannt) die Artikel des Herstellers/ Produzenten (im Folgenden Weingut genannt) immer dann, wenn die Bestände des Handelsgesellschaft leer sind. Die Abrechnung und Umbuchung der Artikel unterstützt die hier vorgestellte Funktion.

Neues Vorgehen

Wozu?

- Sie haben 2 Betriebe/Mandanten bei Weinbau Online - juristisch vollkommen voneinander getrennt, also 2 verschiedene Steuernumern

• Weingut: Landwirtschaft -> Steuervergünstigungen
• Handelsgesellschaft: Normale Steuergesetzgebung

- Handelsgesellschaft verkauft Artikel an Kunden und kauft mindestens einen Teil der Artikel beim Weingut ein

- Weingut selbst stellt Wein her und verkauft diesen an die Handelsgesellschaft

- Weingut möchte trotz 2 Betrieben/2 Bestandsführungen diese Zusammendenken als einen Betrieb

• Was hat die Handelsgesellschaft schon verkauft?
• Was ist im Weingut an Wein noch vorhanden?

Problem: Oftmals werden diese 2 Betriebe in einem Büro, durch eine Bürokraft in einem Lager verwaltet, doch für die Buchhaltung muss immer eine getrennte Darstellung auf dem Papier erfolgen. Ihre Lösung ist dieser Programmteil!

Einstellungen/ Voraussetzungen

Bitte überprüfen Sie, ob die folgenden Vorraussetzungen bei Ihnen eingestellt sind bevor Sie fortfahren.

1. Mandanten miteinander Verknüpfen (Verknüpfungen)

2. Artikelnummern müssen in beiden Mandanten exakt gleich sein, Artikelname kann unterschiedlich sein

3. Weingut:

• System-Einstellungen-Aufträge - Abrechnung zwischen Mandanten -> Einstellungen für ausgehende Abrechnungen -> Haken bei "Mandantenabrechnung aktiv" und bei "Lagerauswahl auf der gestellten Rechnung bestimmt" setzen
• Artikel-Bestände-Lager (Wenn ich aus Lager X etwas abbuche taucht es bei der Handelsgesellschaft bitte in Lager y auf)- Stift hinter gewünschtem Lager -> Account-NR.: Standardlager auswählen (Diese manuelle Zuordnung ist notwendig, da das Programm nicht auf die Namen der jeweiligen Lager achtet und auch die laufende Nummerierung der Lagerübersicht nicht übereinstimmen muss)
• Handelsgesellschaft als Kunden im Kundenstamm des Weingutes anlegen/ bzw. bearbeiten, wenn bereits vorhanden -> Mandant zuweisen (Option nur sichtbar wenn der erste Schritt in diesem Absatz "Mandantenabrechnung aktiv" ausgeführt wurde)

4. Handelsgesellschaft:

• System-Einstellungen-Aufträge - Abrechnung zwischen Mandanten -> Einstellungen für eingehende Abrechnungen -> Standardlager auswählen (in welches Lager sollen die Zugänge gebucht werden? Greift wenn keine anderen Angaben gemacht sind) -> Haken bei Zielbestand setzen
• Zielbestand eintragen (Wie viel von welchem Artikel soll bereit gehalten werden in Handelsgesellschaft ?) - Artikelkarte -> Ziel-Bestand eintragen (Wie viele Flaschen Sollen in der Handelsgesellschaft auf Lager sein? -> Bei der Abrechnung wird die Differenz an das Weingut automatisch übermittelt)
• Option nur vorhanden, wenn Sie mehr als ein Lager pflegen. Mindestbestand je Lager -> Artikelkarte-Lager -> Ziel-Bestand einstellen (bei allen Artikel die vom Weingut an die Handelsgesellschaft abgerechnet werden sollen)

ACHTUNG! Funktioniert nur, wenn die Bestände in der Handelsgesellschaft stimmen!

Mandantenabrechnung

• Weingut:

1. neuen Auftrag für Kunden "Handelsgesellschaft" anlegen -> "An Mandant anpassen" (Programm vergleicht alle Artikelnummern des Weingut mit denen der Handelsgesellschaft - Guckt in Handelsgesellschaft ob Zielbestand unterschritten ist, wenn ja, dann bucht er diesen in den Auftrag - erst Lager und dann Gesamtbestand) Auftrag macht nichts, ist nur Schmierzettel
2. Reiter Dokumente -> Auftragsbestätigung erstellen -> Haken setzen bei "Bestände übertragen zu Handelsgesellschaft " Bestand in Handelsgesellschaft verbucht mit Verweis auf Auftragsnummer
3. Wenn Abrechnung groß genug/Posten groß genug -> Preise/Menge können noch geändert werden/Rabatte eingepflegt werden -> Rechnung erstellen -> Haken setzen bei "Bestände übertragen zu Handelsgesellschaft " Jetzt ist der Bestand in der Handelsgesellschaft verbucht mit Verweis auf Rechnungsnummer

• Handelsgesellschaft:

1. Artikelkarte -> Vorgangsliste (hier sieht man den Zugang -> wenn als Auftrag nicht als Rechnung dann ist es noch nicht abgerechnet und kann noch verändert werden in Weingut -> Bestände sind so immer Echt, da schon rüber gebucht aber noch nicht abgerechnet)

Sonstiges

• Zielbestand muss in Handelsgesellschaft angepasst werden, wenn nicht mehr so viel von dem Artikel verkauft werden soll

• Achtung bei mehreren Chargen z. B. (zu viel verkauft von einer Abfüllung -> Umschichtung buchen!)

Handelsgesellschaft : Artikelkarte öffnen von dem Artikel der "zu viel Verkauft wurde" -> Zugang in Höhe von Differenz buchen mit Grund z.B. Umbuchung Charge xy (hier +) -> Artikelkarte von Charge xy öffnen -> Verbuchung von Differenz auch hier unter Angabe von Grund (hier -)
Weingut : Auftrag öffnen -> "An Mandanten anpassen" 

• Artikel die nicht abgeglichen werden sollen (z. B. Zimmer) -> Artikelkarte mit Bearbeitungsstift öffnen in Weingut -> Haken setzen bei "nicht in Mandabr."

• Reservierter Bestand im Weingut -> Tatsächlich nicht mehr da weil schon von Handelsgesellschaft verkauft -> Erst in Büchern von Weingut weg, wenn Rechnung geschrieben ist (Wird noch behoben! "Bereits außer Haus" Funktion) Bestand=Was steht im Lager / Freier Bestand=noch nicht reserviert also frei zur Verfügung

Altes Vorgehen

Vorbereitungen & Vorraussetzungen

Um diese Funktion nutzen zu können müssen Sie:

• Mehrere Mandanten bei Weinbau-online haben
• die Mandanten müssen untereinander Verknüpft sein ( Sie können schnell zwischen den Mandanten wechseln)
• Sie müssen im verkaufenden Betrieb einen Kunden für den kaufenden Betrieb anlegen und diesen als ihrem Mandanten markieren.
• Ihre Artikelnummern im kaufenden und im verkaufenden Betrieb müssen übereinstimmen.

  Achtung: Bestandszugänge werden immer auf den Artikel 
  dessen Artikelnummer übereinstimmt aufgebucht. 
  Eine weitere Plausibilitätsprüfung findet nicht statt.

Durchführung

• Erstellen Sie einen neuen Auftrag für den Kunden zum kaufenden Betrieb.
• Fügen Sie alle Artikel in der gewünschten Anzahl in den Auftrag ein.
• Erstellen Sie die Rechnung für diesen Auftrag.
• Wechseln Sie in den Reiter Dokumente
• Unterhalb der Rechnungsnummer sehen Sie dort den Haken " Bestände übertragen zu X" - setzen Sie den Haken
• Sollten alle Artikelnummern aus dem Auftrag im kaufenden Mandanten gefunden worden sein, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Sollten einzelne Artikel nicht gefunden werden, enthält die Meldung die Nummern der nicht gefundenen Artikel.
• Wenn Sie den Haken entfernen werden alle Bestandsänderungen im kaufenden Betrieb aus dieser Rechnung wieder gelöscht.

   Sonderartikel werden von dieser Funktion ignoriert.

Umgang mit Sortimenten

Sortimente werden beim Anpassen an den Mandanten nicht berücksichtigt. Auch beim übertragen in den Mandanten werden Sortimente ignoriert. Dadurch sollen Verwirrungen vermieden werden, da ansonsten verdeckte Bestandsänderungen durchgeführt würden.

Wenn Sie Sortimente korrekt nutzen und alle enthaltenden Artikel direkt nach dem Anlegen des Sortimentes eingtragen haben, werden bei Verkäufen des Sortimentes die Bestände der enthaltenen Artikel im Wiederverkaufenden Betrieb vermindert. Dadurch werden diese normalen Artikel in der Berechnung der Bestellung zur Bestandsanpassung bereits berücksichtig.

Umgang mit Stornos

Stornieren Sie im nachhinein die Rechnung, bleiben die Bestandsänderungen im Mandanten erhalten. Entfernen Sie in diesem Fall selbst den Haken bei der Rechnung. Damit werden die Bestandsänderungen gelöscht.

Hinweis zur Aktualisierung der Rechnung

Natürlich können Ihnen auch bei dieser Rechnung Fehler passieren. Um diese zu korrigieren können Sie wie gewohnt vorgehen:

• Passen Sie den Auftrag an
• aktualisieren Sie die Rechnung

Zusätzlich müssen Sie nun noch im Reiter Dokumente den Haken zum übertragen der Bestände einmal entfernen (Um die alten Änderungen zu entfernen) und neu setzen, um die jetzt aktuelle Rechnung als Grundlage zu verwenden.

Hinweis zur amtlichen Zulassung

Arbeitet der kaufende Betrieb mit amtlicher Zulassung, so wird jede Beständsanderung - egal ob einbuchen oder löschen - über diese Funktion gesondert in den Logfiles aufgelistet.