Jahresabschluss

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Abschluss

Unter dem Punkt Abschluss finden Sie die beiden Punkte Belege und Jahresabschluss. Hier können Sie Belege fest verbuchen, oder einen Jahresabschluss mit entsprechender Inventur und notwendigen Korrekturbuchungen vornehmen. Ein abgeschloßener Beleg kann nicht mehr verändert werden. Das Abschließen von Belgen in der normalen Programmversion ist nicht verpflichtend. In der Version mit amtlicher Zulassung werden Belege automatisch nach 3 Tagen fest verbucht. Um den Übergang von der normalen Programmversion auf die Version mit amtlicher Zulassung zu erleichtern können Sie hier auch einstellen, das ihre Belege automatisch nach 3 Tagen abgeschloßen werden.

Belege

Hier sehen Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften die momentan noch nicht fest verbucht sind. Einzelne Belegen können Sie mit einem Klick auf das Schloß fest verbuchen. Sie können aber auch alle Beleg bis zu einem bestimmten Datum fest verbuchen. Wählen Sie dazu das gewünschte Datum und klicken auf abschließen. Das ist vorallem dann sinnvoll, wenn Sie ihre Belege bereits zum Steuerberater übertragen haben. Damit ist sichergestellt, dass sich an diesen Belegen nichts mehr ändert.

Jahresabschluss

Dieser ist ein Menüpunkt mit deutlichen Auswirkungen auf die Daten in Ihrem System. Sie sollten diesen nur verwenden, wenn Sie sich absolut im Klaren darüber sind, welche Konsequenzen eine Verwendung hat. Lesen Sie die ganze Beschreibung des Jahresabschluss zuerst bis zum Ende durch, bevor Sie beginnen und prüfen Sie dabei, ob die Konsequenzen in Ihrem Sinne sind.

Schritt 1

Beim Klick auf „Neuen Jahresabschluss werden vorab einige Dinge vom System abgefragt, die erfüllt sein müssen, um einen Jahresabschluss (auch als Quartalsabschluss oder sogar Monatsabschluss mit Bestandskorrektur verwendbar) durchführen zu können. Sofern Sie sich nicht im Zulassungsmodus befinden (In diesem Modus können Sie ihr Programm in die Version mit amtlicher Zulassung umwandeln) wählen Sie als Erstes den Stichtag für Ihren Jahresabschluss und bestätigen Sie mit weiter.

Als Datum kann nur ein Tag in der Vergangenheit gewählt werden! Überprüfen Sie, ob alle Artikel einen Bestand größer oder gleich 0 haben - wenn das bei einem Artikel nicht der Fall ist, machen Sie eine Bestandskorrektur und buchen diese auf das Datum des Jahresabschlusses (nicht auf "heute"!)

Schritt 2

1. Als Erste Bedingung ist, dass Sie alleine am Programm angemeldet sind. Sie haben hier die Möglichkeit andere Benutzer abzumelden. Stellen Sie sicher, dass sich im Anschluss während des Abschlusses kein anderer Benutzer mehr anmeldet.

2. Alle Belege bis zum Stichtag müssen abgeschlossen werden. Sollte dies noch nicht der Fall sein, kann der Jahresabschluss nicht gestartet werden. Sie haben in der Übersicht direkt die Möglichkeit die offenen Belege abzuschließen und somit sicher zu stellen, dass für den Zeitraum vor dem Abschluss später keine Belege mehr erzeugt werden können. Zahlungseingänge zu einzelnen Aufträgen können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch eintragen.

3. Alle Kellerbucheinträge bis zum Stichtag müssen verbucht sein. Sollte dies noch nicht der Fall sein, werden Sie hier dorthin verwiesen um im Keller unter Stapelbuchung die Buchungen entsprechend abzuschließen.

4. Punkt 4 ist nur sichtbar, wenn Sie nach dem Abschluss mit der amtlich zugelassenen Version des Programms weiter arbeiten möchten

Schritt 3

Wenn alle Punkte einen grünen Haken anzeigen, können Sie den Abschluss mit dem Button Jahresabschluss jetzt starten beginnen. Lassen Sie sich hier nun die Bestandsliste zum Stichtag ausgeben und zählen Sie per Inventur im Lager die tatsächlichen Bestände. Die Liste erhalten Sie über den Button Bestandsliste ausgeben. Wir empfehlen den Abschluss möglichst zeitnah nach dem Stichtag durchzuführen, da alle Entnahmen nach dem Stichtag sonst von der Inventurzählung abgezogen werden müssen. Tragen Sie nun die realen Bestände von der Liste in die jeweilige Korrekturmaske ein und teilen Sie die ggfs. notwendigen Bestandsänderungen dabei in die gewünschten Kategorien ein. Klicken Sie zum Beenden auf den Button Jahresabschluss durchführen.

Das Programm legt nun einen Jahresabschlussbeleg an, für alle Bestandsänderungen, die in der rechten Spalte in den Feldern Rest(bar) übrig bleiben und nicht auf eine der Kategorien Probe, Bruch, Eigen, Deputat etc. entfallen. Damit sind die Bestände zum Stichtag abgeglichen und Ihr Lagerbestand im Programm stimmt mit dem realen Lagerbestand exakt überein. Nach dem Klick auf „Jahresabschluss durchführen“ kehrt das Programm wieder in den Normalmodus zurück und alle Funktionen und Menüpunkte stehen wieder in vollem Umfang zur Verfügung.

Sie können den begonnenen Jahresabschluss jederzeit durch Klick auf abbrechen, ohne weitere Konsequenzen im Programm. Beachten Sie dabei, dass die vorbereiteten Schritte, wie das Abschließen der Belege und Weinkontenblätter natürlich nicht widerrufen werden können. Die Voraussetzungen für den Abschluss sind vorgelagerte Schritte, ohne die der Abschluss nicht sinnvoll durchgeführt werden kann, aber nicht direkter Bestandteil des Abschlusses. Wenn Sie sich während des Abschlusses abmelden und wieder erneut ins Programm einloggen, bleibt das Programm so lange im Modus „Jahresabschluss“ bis Sie diesen eigenhändig beenden oder abbrechen.