Sammelrechnung

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Oft stehen Winzer vor dem Problem, dass sie mehrere Lieferscheine oder Aufträge zu einer Sammelrechnung verarbeiten möchten, beispielsweise um alle Aufträge eines bestimmten Kunden innerhalb eines Monats oder Quartals in einer einzigen Rechnung zusammen zu fassen.

Zu diesem Zweck bietet Winestro.Cloud zwei verschiedene Vorgehensweisen an:

Importieren von Aufträgen

Artikel in einem Lieferschein aufsummieren

Importieren von Aufträgen

Dieses Vorgehen bietet sich insbesondere an, wenn bereits mehrere Aufträge vorliegen, welche nun nachträglich zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden sollen.

Hierbei können mehrere bereits bestehende offene Aufträge in einem einzelnen Auftrag zusammengefasst werden. Hierzu wird ein neuer Auftrag geöffnet, über das Icon (s.Abb) können dann beliebig viele Aufträge importiert werden. Mit dem Import werden alle Sperrungen aus den Ursprungsaufträgen aufgehoben, der Auftragsstatus wird als erledigt und der Zahlungsstatus aus den jeweiligen Ursprungsaufträgen als bezahlt markiert. Im den neu erstellten Auftrag wird eine automatische Trennzeile mit dem Lieferdatum eingefügt. Anschießend kann die Sammelrechnung erzeugt werden.

Bitte beachte hierbei jedoch: Solltest du den Auftrag, welcher zur Erstellung der Sammelrechnung erstellt wurde löschen, werden Auftrags- und Rechnungsstatus der ursprünglichen Aufträge nicht zurückgesetzt, d.h. die ursprünglichen Teilaufträge sind weiterhin als erledigt bzw. bezahlt markiert. Dies muss ggf. Manuell korrigiert werden.

Artikel in einem Lieferschein aufsummieren

Dieses Vorgehen bietet sich vor allem dann an, wenn vor der Erstellung des Auftrags klar ist, dass mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen.

Mithilfe dieser Funktion kann innerhalb eines einzelnen Auftrags für jede Teillieferung ein einzelner Lieferschein erstellt werden. Hierzu muss unter System-Dokumente-Lieferschein die Einstellung “Artikel in Lieferschein aufsummieren” vorgenommen werden. Nun können die entsprechenden Positionen/Artikel wie gewohnt zu dem Auftrag hinzugefügt und ein entsprechender Lieferschein erstellt werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können weitere Positionen/Artikel zu dem Auftrag hinzugefügt werden. Wird nun ein neuer Lieferschein erzeugt so beinhaltet dieser nicht die sämtlichen Positionen des gesamten Auftrags, sondern nur jene Positionen welche seit der Erstellung des letzten Lieferscheins dem Auftrags hinzugefügt wurden.

In diesem Fall empfehlen wir bei der Erstellung von Sammelrechnungen, über das Autofeld [lieferscheinnummer] die jeweiligen Lieferscheinnummern in die Rechnung einzupflegen, so ist für Ihre Kunden jederzeit nachvollziehbar auf welche Lieferscheine sich die erstellte Rechnung bezieht.