Gutschrift VS Storno

Stornos und Gutschriften: Unterschiede und steuerliche Behandlung

Stornos und Gutschriften werden umgangssprachlich häufig leider synonym verwendet, sind im steuerlichen Sinne jedoch klar zu unterscheiden und führen zu unterschiedlichen steuerlichen Behandlungen. Als Unternehmer solltest Du genau wissen, ob in einem bestimmten Fall besser ein Storno oder eine Gutschrift erstellt werden sollte. Dieser Artikel soll Dir als Entscheidungshilfe dienen.

Für ein Weingut ist als Daumenregel davon auszugehen, dass der Storno das übliche Verfahren darstellt und Gutschriften nur in sehr seltenen Fällen wirklich gebraucht werden.

Defintion einer Gutschrift

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist wie eine umgekehrte Rechnung. Der Betrag wird dabei vom Kunden bzw. Leistungsempfänger selbst in Rechnung gestellt. Damit eine solche Gutschrift gültig ist, muss die Zahlung vorher vertraglich vereinbart worden sein.

Merkmale einer umsatzsteuerlichen Gutschrift:

1. Sie wird vom Leistungsempfänger (Kunden) ausgestellt.
2. Sie erfüllt sämtliche Voraussetzungen einer Rechnung.
3. Sie enthält das Wort „Gutschrift“ im Text.
4. Sie weist einen positiven Betrag aus.

Im buchhalterischen Sinne stellt eine Gutschrift eine Ausgabe dar. Sie mindert nicht den Umsatz. Eine Gutschrift gehört nicht zwangsläufig zu einer bestimmten Rechnung. Es kann Gutschriften geben, ohne das Du eine Rechnung erstellt hast.

Anwendungsfälle einer Gutschrift:

1. Eine Provisionsabrechnung / Bonusabrechnungen ist ein Synonym für eine Gutschrift. Du erstellst die Provisionsabrechnung für Deinen Vermittler. In diesem Fall bist Du der Kunde, und der Vermittler ist das leistende Unternehmen.
2. Rückvergütungen: Erreicht ein Kunde in einem Geschäftsjahr eine bestimme Umsatzgrenze, kann am Ende des Jahres eine Gutschrift erstellt werden.
3. Kulanzerstattungen: Ein Kunde reklamiert (mit zeitlichem Abstand zur Rechnung) eine Flasche einer Bestellung und Du überweist im Geld zurück oder du Nimmst Flaschen zurück, die bereits bezahlt und ausgeliefert waren.

Nachteile einer Gutschrift:

Eine Gutschrift ist für deine Buchhaltung komplexer abzuarbeiten als ein Storno, da ein Storno immer genau einer Rechnung und damit Forderung zugeordnet ist. Eine Gutschrift ist ein eigenständiger Vorfall, der gegebenfalls Manuell zugeordnet werden muss und im Bereich der Ausgaben angesiedelt.

Definition eines Storno

Ein Storno, auch als Entgeltminderung, Stornorechnung oder Korrekturrechnung bezeichnet, korrigiert eine bereits erstellte Rechnung. Das leistende Unternehmen – also Dein Betrieb – passt damit beispielsweise den Abrechnungsbetrag an. Merkmale von Rechnungskorrekturen:

1. Sie wird vom Leistungserbringer ausgestellt.
2. Sie neutralisiert eine ursprüngliche Rechnung (ganz oder teilweise).
3. Sie bezieht sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung.
4. Sie enthält die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung.
5. Sie weist einen negativen Betrag aus (der Absender erstattet einen Betrag oder mindert seine Forderung).

Im buchhalterischen Sinne stellt ein Storno eine negative Einnahme dar. Ein Storno mindert den Umsatz Deines Unternehmens.

Anwendungsfälle eines Stornos:

1. Ein Kunde beschwert sich nach der Rechnungsstellung über mangelnde Qualität. Du gewährst daraufhin einen nachträglichen Rabatt und erstellst einen Teil-Storno. Der Kunde überweist Dir dann die Differenz zwischen der ursprünglichen Rechnung und dem Teil-Storno.
2. Ein Kunde bemängelt, dass auf der Rechnung eine falsche Rechnungsadresse, Bestellnummer oder Ähnliches angegeben ist. In diesem Fall erstellst Du einen Komplettstorno zur Rechnung (das geht in einem Auftrag mit ein bis zwei Klicks), kopierst den Auftrag und erstellst eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben.
3. Ausfall der Bestellung oder nur Teilmitnahme der Bestellung: Ein Kunde hat 100 Flaschen Wein bestellt und nun steht er vor der Tür und nimmt nur 80 mit - in diesem Fall wird ein Teilstorno über 20 Flaschen erstellt.

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Beliefern einer Feier

Belieferst du einen Kunden z.B. für ein Fest auf Kommission, kannst du am einfachsten einen Auftrag über die bereitgestellte Ware erfassen und einen Lieferschein ausstellen. Nach der Feier bringt dein Kunde die Restliche Ware zurück, du ziehst die Zurückerhaltene Ware im Auftrag ab und erstellt eine passgenaue Rechnung über die verbrauchte Ware. Alternativ kannst du auch direkt eine Rechnung erstellen und bei der Rückgabe einen Stornobeleg über die zurückgebrachte Ware. Das erzeugt für den gleichen Vorfall aber zwei Buchungen in deiner Buchhaltung und ist im Zahlungsabgleich schwieriger zu behandeln.

Gutschriften und Stornos in den Statistiken

• Da Gutschriften nicht zwingend zu einer Rechnung gehören und für jeden Fall der umgekehrten Rechnungslegung genutzt werden, werden sie Programmseitig unter den Ausgaben geführt.
• Stornos mindern Deinen Umsatz bzw. sorgen dafür, dass der Umsatz nie stattgefunden hat. Daher werden diese bei den Einnahmen mit berücksichtigt und mindern diese.