Einen neuen Artikel anlegen

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Neuer Artikel

Deine Artikel sind eines der Kernstücke in der Warenwirtschaft. Hast Du hier alle Einträge gut gepflegt, sparst Du Dir im Tagesgeschäft viel Zeit. Dieser Artikel zeigt dir, wie Du einen neuen Artikel anlegst und die wichtigsten Informationen hinterlegst. Um einen neuen Wein im Programm anzulegen, gehst Du entweder auf Artikel-Artikelliste und klickst dort links oben auf das - Symbol. Du kommst andernfalls auch über den Menüpunkt Artikel - Neuer Artikel zu der Maske, in der neue Artikel angelegt werden können.

Eingabemaske für neue Artikel

Es gibt insgesamt 13 Informationsbereiche für jeden Artikel. Die einzutragenden Informationen dienen der Erfassung Deiner Artikel im Programm, die Du jederzeit erneut bearbeiten kannst.

Zuordnung

Artikelnummer: Eine neue Artikelnummer wird automatisch vom Programm vorgeschlagen, Du kannst aber auch eine eigene Nummer eingeben. Eine Artikelnummer kann nur einmal verwendet werden. Auch neue Füllungen müssen als eigene und neue Artikel angelegt werden, da sie eine eigene AP-Nummer erhalten und Du somit nachweisen kannst, was mit diesen Flaschen passiert. Deinen Kunden hingegen interessiert es eher weniger, welche Füllung des Weines er nun bekommen hat. Im Gegenteil, kann das sogar eher zu Verwirrung, Rückfragen und damit Arbeitsaufwand führen. Daher haben wir die Möglichkeit integriert, dass 2 Artikel für den Kunden genau gleich aussehen können, intern für Dich aber perfekt zu trennen sind. Diese Aufgabe erledigt ein "+".

Beispiel: Der Artikel Nr. 14 wird zwei mal gefüllt. Füllung 1 wäre also Artikel Nr. 14+1, Füllung 2 wäre Nr. 14+2. Intern wird nun sauber alles beim richtigen Wein / Lager abgezogen, nach außen sieht der Kunde auf Belegen aber immer nur Artikel-Nr. 14.

Dieses System kannst Du auch für eine konstante Vergabe der Artikelnummern nutzen, um so Jahrgänge besser unterscheiden zu können (z.B. 10+2020 | 10+2021). In der Statistik werden die verschiedenen Füllungen dennoch wie einzelne Artikel behandelt und können individuell ausgewertet werden.

Los | AP-Nr.: Trage hier die Los/AP-Nr. Deines Weines ein, sofern es sich bei dem neuen Artikel um einen Wein handelt.

(Keller)Weinnr: Trage hier die Nummer Deines Weines ein, sofern es sich bei dem neuen Artikel um einen Wein handelt.

Artikelgruppe: Wähle hier eine Artikelgruppe aus, die Du Deinem neuen Artikel/Wein zuordnen möchtest. Wie Du Artikelgruppen anlegst und welchen Zweck sie erfüllen, kannst Du in dem Wiki-Beitrag Artikelgruppe nachlesen.

Verkaufskategorie: Wähle hier eine passende Kategorie für Dein Produkt aus und ordne sie dem Produkt zu.

Vorzugs-Lager: Stelle hier das bevorzugte Lager ein, aus dem dieser Artikel bei Auftragserfassung gezogen werden soll. Diese Lager-Einstellung überschreibt das Standard-Lager aus den Systemeinstellungen.

Herkunft/Zukauf

Vorgängerwein: Der Punkt „Vorgängerwein“ hat eine besondere Bedeutung. Nehmen wir an, Du legst einen neuen Artikel B an. Der Vorgängerartikel ist der Artikel A. Ein Kunde hat nun einen Auftrag mit einem Sonderpreis zu dem vergriffenen Artikel A und bestellt nun den Artikel B. Winestro.cloud schlägt Dir nun den Sonderpreis des Artikel A vor, sofern Du für Artikel B und diesen Kunden noch keinen neuen Sonderpreis oder Listenpreis vergeben hast. So kannst Du Dir Sonderkonditionen einfach merken. Du wirst über diesen Vorgang mit einer kleinen Notiz beim Anfügen des Artikels in einem Auftrag informiert.

Dieser Punkt ist nicht misszuverstehen als: "Übernehme alle Infos eines alten Artikels in diesen neuen". Dafür nutzt Du die "Artikel kopieren" Funktion in der Artikelansicht (da wo Du auch die Preise vergibst) des zu kopierenden Artikels.

Land: Hier kannst Du das Land der Erzeugung des Produkts eintragen.

Region: Hier kannst du die Region der Erzeugung des Produktes eintragen.

Anbaugebiet: Hier kannst du das Anbaugebiet der Erzeugung des Produktes eintragen.

Bestellnummer: Hier gibst du die Bestellnummer an, falls du das Produkt zugekauft hast.

Zukauf

Shop-Erzeuger:

Erzeugnisart: Der Punkt "Erzeugnisart" schlägt in der Grundeinstellung nur "Selbsterzeugnis" vor. Wenn Du Produkte verkaufst, die Du nicht selbst produziert hast, kannst Du zuvor einen neuen Kunden anlegen und diesen bei der Anlage mit dem Häkchen "Produzent" versehen. Ab jetzt steht dieser Produzent im Dropdownmenü als Erzeuger zur Auswahl.

Lieferant: Wenn Du Produkte verkaufst, die Du von einem bestimmten Lieferanten beziehst, kannst Du zuvor einen neuen Kunden anlegen und diesen bei der Anlage mit dem Häkchen "Lieferant" versehen. Ab dann steht dieser Lieferant im Dropdownmenü als Erzeuger zur Auswahl.

Kaufspreis(e): Handelt es sich um einen Zukauf, kannst Du hier den entsprechenden Zukaufspreis hinterlegen.

Sonstiges

Inventurpflicht?: Hier hinterlegst du "ja" oder "nein", je nachdem, ob eine Inventurpflicht für diesen Artikel besteht.

Interner Artikelname: Hier kannst Du noch einen internen Namen vergeben, über den Du dann auch nach dem Artikel suchen kannst.

Interne Notiz: Hier ist Platz für einen internen Vermerk zu diesem Artikel, der dann auch in der Übersicht der Artikelkartei einsehbar ist.

In Shops bis: Lege hier das Datum fest, bis wann der Artikel in Deinem Webshop aktiv sein soll.

Dieser Artikel ist ein Sortiment: Wenn Du hier den Haken setzt, wandelst Du die Artikelkarteikarte ein wenig um und hast damit die Möglichkeit darin ein Artikelsortiment zu pflegen (z.B. Frühlingspaket), dem Du dann einzelne Artikel zuordnen kannst.

Basisdaten

Trage hier die Basisdaten für Deinen Wein ein: Jahrgang, Lage, Rebsorte, Qualitätsstufe und Geschmacksrichtung.

Analysewerte

Trage hier alle Laborwerte Deines Weins ein. Die hier gepflegten Daten dienen zum einen als Grundlage für Deinen verknüpften Webshop sowie für die E-Label, welche Du ebenfalls aus Winestro.Cloud heraus zur Ausweisung der Nährwerttabelle erstellen kannst. Hier kannst Du außerdem den Haken setzen um Sulfite auszuweisen sowie weitere Allergene hinterlegen.

Belegbezeichnung

Die Artikelbezeichnung wird im Auftrag und auf den erzeugten Belegen gezogen. Winestro.Cloud generiert hier zunächst automatisch einen Bezeichnungs-Vorschlag auf Basis der restlichen eingegebenen Informationen. Aus den Werten 2010 | Riesling | trocken .... wird so zum Beispiel die Belegzeile "2010er Riesling trocken". Das kann beim Anlegen eines neuen Jahrgangs Zeit sparen. Du kannst die Bezeichnung hier jedoch ganz einfach nach Belieben abändern. Bitte fülle in jedem Fall das Feld Artikelname aus.Die Artikelbeschreibung kannst Du optional ergänzen. Das Feld bietet sich insbesondere in Sortimenten an, um hier die im Sortiment enthaltenen Artikel einmalig zu hinterlegen, sodass diese ebenfalls auf den Belegen einsehbar sind. Wenn Du die Mehrsprachigkeit von Winestro.Cloud nutzt, kannst Du in den Reitern oberhalb der Felder die Sprache wechseln. Auf Belegen wird der Artikel dann in der benötigten Sprache aufgeführt.

Texte für Plattform- bzw. Online-Shops

In diesem Bereich kannst Du einen Text für Deinen Privaten Shop und für Winestro.Shop eingeben, welcher als Information zu diesem Wein angezeigt wird.

Zutatenliste & QR-Label

Hier kannst Du ergänzend zu den Nährwertangaben die Zutatenliste, sonstige Vermerke und z.B.: bei Säften auch das Haltbarkeitsdatum einpflegen.

Verpackung & Sonstiges

Verpackung: Hier kannst Du einstellen, in welcher Verpackungs-Art der entsprechende Artikel verpackt ist bzw. in welcher Einheit er berechnet wird. Unter Artikel-Gruppen-Verpackungen hast Du die Möglichkeit, weitere Verpackungsarten in der Liste zu ergänzen.

Füllmenge in l:Die Literangabe benötigst Du wenn der Artikel bei Winestro oder in Deinem Privatshop zum Verkauf angeboten werden soll.

Gewicht in kg: Die Eingabe des Gewichtes hilft Dir später bei der akkuraten Erstellung von Ladelisten.

Füllgewicht in g: Hier kannst Du das Füllgewicht für Artikel hinterlegen, bei denen Du keine Füllmenge in Litern angeben kannst.

Anzahl Stck/Pck: Trage hier die Anzahl der Artikel je Verpackungseinheit ein, z.B. 6 Flaschen/Karton.

EAN: Hier kannst Du für die Nutzung eines Barcode-Scanners und zur Ausweisung auf Belegen (Autofelder) die EAN-Codes (Stck/Pck) hinterlegen.

Entsorgungshinweise: Hier ist Platz für ergänzende Hinweise rund um die Entsorgung des Verpackungsmaterials. Entsorgungshinweise sind beispielsweise auf dem italienischen Markt bereits verpflichtend auszuweisen.

Ausbau & Konsum

Trage hier interessante Daten zu Farbe, Trinktemperatur, Lagertemperatur, Ausbau, Lagerfähigkeit, Trinkreife und Boden (Herkunft der Rebe) Deines Weines ein. Dies hat u.A. Auswirkungen auf die Angaben in Deinem verknüpften Webshop. Zudem hast Du hier die Möglichkeit ein eigenes Youtube-Video zu verlinken (Link einfügen), welches bei Nutzung von Winestro.Shop dort mit hinterlegt wird.

Warengruppen

Hier kannst Du den Artikel einer oder auch mehreren Warengruppen zuordnen. Wie Du eine neue Warengruppe anlegst und was sie bewirken, findest Du hier.

Fibu-Konten

Hier kannst Du individuelle Erlöskonten für einzelne Artikel hinterlegen, wenn diese von Deinen Standard-Erlöskonten abweichen. Alle umfassenden Informationen rund um die Fibu-Schnittstelle findest Du jedoch direkt hier.

Neuen Artikel abspeichern

Um den Artikel anzulegen und abzuspeichern, klickst Du ganz unten auf den Button "Speichern". Du wirst anschließend automatisch zur Artikelkarteikarte des neu angelegten Artikels weitergeleitet. Dort können Preise, Nuancen, Auszeichnungen uvm. eingetragen werden.

Andere Artikel anlegen (Weinproben, Touren)

Wenn du neben Deinen Weinen auch Artikel aus anderen Kategorien (wie Weinproben oder Touren) anlegen möchtest, ist die Vorgehensweise identisch. In der Artikelkarteikarte legst Du wie gewohnt einen Namen, eine Beschreibung und einen Preis fest. Informationen, die Dir für diese Art des Artikels nicht vorliegen, lässt Du einfach aus. Für die Übersichtlichkeit kannst Du diese Artikel auch einer separaten Artikelgruppe zuordnen und/oder einen entsprechenden Vermerk (ein Kürzel) in der Artikelnummer machen. Achte dabei unbedingt auf die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten in der Artikelkartei, wie z.B. die Option "Flaschenanzahl mitrechnen", die je nach Artikeltyp variiert.

Kopierfunktion

Um einen Artikel zu kopieren, gehst Du in die Karteikarte des Artikels, welchen Du kopieren möchtest. Dort findest Du in der Buttonleiste den Icon "Diesen Artikel als Vorlage für einen neuen Artikel benutzen" zum Kopiern des Artikels. Sobald Du auf diesen Button klickst, gelangst Du zur Maske zum Anlegen eines Artikels - diese ist aber bereits mit allen Werten des vorherigen Artikels gefüllt. Du kannst die Angaben nun nach belieben verändern. Zusätzlich kannst Du weitere Optionen beim Kopieren wählen (vgl.Bild).

Artikelsortimente

Alternative Bezeichnung: Aktionspakete, Weinpakete, Probenpakete, Sammelposten, Sammelpakete, Angebotspakete, Mutterartikel, Bruchteilssortimente, Probenpaket, Boxset, Set, Sammelpaket, Angebotspaket

Du kannst in Winestro.Cloud Artikelsortimente anlegen (z.B. ein Probierset), das aus verschiedenen einzelnen Artikeln besteht. Um ein neues Artikelsortiment im Programm anzulegen, lege wie oben beschrieben einen neuen Artikel an und benenne Dein Sortiment z.B. Frühlingspaket. Bestätige das Häkchen im Kasten Sonstiges „Dieser Artikel ist als Sortiment zu behandeln“ und klicke auf speichern.

Sortiments-Inhalt eintragen

Nach dem Anlegen des Artikels wirst Du auf die Artikelkarteikarte weitergeleitet. Hier findest Du bei Sortimenten die oben abgebildete Zusatzoption. Lege zunächst fest, welcher Artikel in das Sortiment aufgenommen werden soll. Wähle dazu aus dem Auswahlfeld den gewünschten Artikel. Als Nächstes legst Du in dem Feld "Anzahl" fest, welche Anzahl dieses Artikels in dem Sortiment enthalten sein soll und in dem Feld "%" gibst Du an, welchen Umsatzanteil die jeweiligen Artikel am Gesamt-Verkaufspreis ausmachen (einmal ausrechnen, je nach Preis der einzelnen Artikel). Klicke dann anschließend auf "anfügen". Ein Sortiment kann nur verkauft werden, wenn die Umsatz-% angaben sich im Sortiment auf 100% aufsummieren. Hintergrund ist der, dass nur so sicher gestellt ist, dass jede Art von Übergabe an die Finanzbuchhaltung korrekt funktioneriert und beliebig umstellt werden kann.

Glasverkauf/Bruchteilsortiment

Auch "Gläser" lassen sich als Bruchteilsortiment abbilden. Hinterlege dazu den Anteil, den ein Glas bei Dir an der Flasche ausmacht im Feld Anzahl (z.B. 0,2), zzgl. eines Faktors für die Korrektur. Natürlich musst Du hier regelmäßig die Bestände kontrollieren, da dies ja meist selten mit der Realtität übereinstimmt.

Handhabung und Bestandsminderung

Du kannst dann in den Aufträgen das Sortiment wie einen normalen Artikel einfügen und verkaufen. Beim Verkauf eines Sortimentes werden die darin enthaltenen Artikel entsprechend im Bestand gesenkt und vermerkt, wohin diese geliefert wurden.

Auch der Sortimentsartikel an sich wird bei Verkauf im Bestand vermindert. Du kannst also entweder Überbuchungen über die Grundeinstellungen zulassen und dieser Artikel geht ins Minus, oder Du kannst einen fiktiven Bestand auf das Sortiment buchen. So bleibt auch Deine Verkaufsstatistik intakt ("Lohnt sich der Verkauf dieser Artikel als Bündel?").

Mit tatsächlichen Beständen zu arbeiten macht hier jedoch ggf. auch Sinn: So kannst Du bspw. beim Verkauf eines saisonal zusammengestellten Frühlings-Korbes im Programm frühzeitig sehen, wie sich der Verkauf dieses Produktes entwickelt und ob man bereits neue Pakete vorproduzieren muss, um dem Bedarf gerecht zu werden.

Sonderfall: Unterschiedliche MwSt Sätze der enthaltenen Artikel

Ein Sortiment wird immer mit einer festen MwSt. verkauft. Das ist kein Problem, soweit Du "nur" Artikel mit diesem MwSt-Satz in das Sortiment einfügst. Möchtest Du jedoch z.B. Wein (19%) und Schokolade (7%) kombinieren und das zu 100% korrekt ausweisen (Du kannst auch wie oben vorgehen und auf alles den Regelsteuersatz anwenden) musst Du einen etwas anderen Ansatz verwenden: Du darfst dann keine Artikel in das Sortiment hinzufügen, sondern musst die Funktion Zusatzartikel_bei_Verkauf nutzen und über diesen Weg alle enthaltenen Artikel des Sortimentes abbilden. Der Preis der Zusatzartikel muss sich in diesem Fall zu dem von Dir gewünschten Preis des Sortimentes addieren. Der Preis des eigentlichen Sortimentes ist in diesem Fall 0.

Als Beispiel: 6 Flaschen Riesling zu je 5€ und eine Schokolade für 3€. -> 33€ Sortimentpreis Fügst Du dieses Sortiment in einen Auftrag ein, erhälst Du 3 Artikelpositionen: 1. Die Position des Sortiments mit 0€. 2. Die Position der 6 Flaschen Riesling mit 30€ und 19% MwSt und 3. die Position der Schokolade für 3€ bei 7% MwSt.

Wir empfehlen diesen Weg nicht - spreche bitte ggfs. mit Deinem Steuerberater, ob Du den Regelsteuersatz anwenden kannst. Bestandssperrungen und Reservierungen können über diesen Weg nicht gewährleistet werden.

Häufige Fragen und Probleme

Kann ich einen Artikel nachträglich zum Sortiment umwandeln?

Du kannst eine bestehenden Artikel auch nach dem Abspeichern noch nachträglich in ein Sortiment umwandeln. Du solltest jedoch darauf achten, bestehende und vielleicht sogar bereits verkaufte Artikel nicht in einen anderen/neuen Artikel umzuwandeln, da Du ansonsten verschiedene Produkte unter einer Artikelnummer führst und dies zu Fehlern und Missverständnissen in Deiner Statistik und ggf. auch Fibu führen kann. Lege hier also für jeden neuen Artikel auch wieder eine neue Artikelkartei unter neuer Artikelnummer an. Artikel, welche Du nicht mehr verwendest kannst Du einfach als vergriffen markieren.

Selbstverständlich musst Du "normale" Artikel, welche Du einem Sortiment hinzufügen möchtest nicht erneut anlegen, um sie dem Sortiment anzufügen.

Flaschenanzahl wird bei Ladelisten nicht mitgerechnet

Das passiert, wenn Du einen normalen Artikel aus Versehen als Sortiment anlegst. Auf den ersten Blick fällt das nicht auf. Das Sortiment hat einen normalen Bestand und lässt sich ganz normal verkaufen. Auf Ladelisten (und bei der Angabe der Flaschenanzahl) wird jedoch immer mit den im Sortiment enthaltenen Flaschen gerechnet - in diesem Fall dann 0 Flaschen und 0 KG. Entsprechend passen damit die Ladelisten nicht mehr.

Zur Lösung: Bearbeite den entsprechenden Artikel und entferne hier das Häkchen bei "Dieser Artikel ist ein Sortiment"

Bestehende Aufträge und Rechnungen ändern sich nicht. Daher bleibt das Problem für diese bestehen - allerdings ist für neue Aufträge und Rechnungen nun alles korrekt.

Sortimente Löschen

Wie auch "normale" Artikel können Sortimente nicht gelöscht werden, nachdem sie bereits auf einer Rechnung verwendet wurden. Markiere auch hier das Sortiment einfach als vergriffen.

Artikel nachträglich zum Sortiment hinzufügen

Öffne hierzu die Artikelkarteikarte des Artikels, den Du als Sortiment angelegt hast (Icon mit dem Lupensymbol). Scrolle dann etwas herunter bis zu dem Bereich "Artikel in diesem Sortiment". Dort kannst Du weitere Artikel dem Sortiment hinzufügen sowie bereits bestehende Artikel bearbeiten, indem Du auf das Stiftsymbol klickst. Achte stets darauf, dass Du die "Anzahl" und "Umsatz-%" Felder dementsprechend anpasst.

Einen Artikel kopieren

Beim Ausfüllen der Stammdaten kann die "Artikel kopieren" Funktion nützlich sein. Klicke dazu im ursprünglichen Wein einfach auf das entsprechende Symbol in der Artikelansicht.

Artikelpreise

Den Preis kannst Du nach der Erfassung des neuen Artikels eintragen. Du wirst automatisch darauf hingewiesen, dass der Preis fehlt. Mehr dazu findest Du unter der Artikelkarteikarte.