Abrechnung zwischen Mandanten

Viele unserer Kunden haben gleich mehrere Betriebe und verkaufen Artikel zwischen ihren Betrieben. Klassisch kauft ein Weinhaus X die Artikel des Weingut X immer dann, wenn die Bestände des Weinhaus leer sind. Die Abrechnung und Umbuchung der Artikel unterstützt die hier vorgestellte Funktion.

Vorbereitungen & Vorraussetzungen

Um diese Funktion nutzen zu können müssen Sie:

• Mehrere Mandanten bei Weinbau-online haben
• die Mandanten müssen untereinander Verknüpft sein ( Sie können schnell zwischen den Mandanten wechseln)
• Sie müssen im verkaufenden Betrieb einen Kunden für den kaufenden Betrieb anlegen und diesen als ihrem Mandanten markieren.
• Ihre Artikelnummern im kaufenden und im verkaufenden Betrieb müssen übereinstimmen.

  Achtung: Bestandszugänge werden immer auf den Artikel 
  dessen Artikelnummer übereinstimmt aufgebucht. 
  Eine weitere Plausibilitätsprüfung findet nicht statt.

Einstellungen

1. Mandanten miteinander Verknüpfen

2. Artikelnummern müssen in beiden Mandanten exakt gleich sein, Artikelname kann unterschiedlich sein

3. Handelsgesellschaft:

• System-Einstellungen-Aufträge - Abrechnung zwischen Mandanten -> Einstellungen für eingehende Abrechnungen -> Standardlager auswählen (in welches Lager sollen die Zugänge gebucht werden? Greift wenn keine anderen Angaben gemacht sind) -> Haken bei Zielbestand setzen
• Zielbestand eintragen (Wie viel von welchem Artikel soll bereit gehalten werden in HG?) - Artikelkarte -> Ziel-Bestand eintragen (Wie viele Flaschen Sollen in der HG auf Lager sein? -> Bei der Abrechnung wird die Differenz an das Weingut automatisch übermittelt)
• Mindestbestand je Lager -> Artikelkarte-Lager -> Ziel-Bestand einstellen (bei allen Artikel die vom WG an die HG abgerechnet werden sollen)

ACHTUNG! Funktioniert nur, wenn die Bestände in der Handelsgesellschaft stimmen!

4. Weingut:

• System-Einstellungen-Aufträge - Abrechnung zwischen Mandanten -> Einstellungen für ausgehende Abrechnungen -> Haken bei "Mandantenabrechnung aktiv" und bei "Lagerauswahl auf der gestellten Rechnung bestimmt" setzen
• Artikel-Bestände-Lager (Wenn ich aus Lager X etwas abbuche taucht es bei der HG bitte in Lager y auf)- Stift hinter gewünschtem Lager -> Account-NR.: Standardlager auswählen (z. B. alles was ich aus meinem Außenlager des WGs an die HG verkaufe soll in das Außenlager der HG gebucht werden / Wird benötigt weil nicht immer gesagt ist das die Lager gleich heißen oder andere Nummern haben)
• Handelsgesellschaft als Kunden anlegen -> Mandant zuweisen

Durchführung

• Erstellen Sie einen neuen Auftrag für den Kunden zum kaufenden Betrieb.
• Fügen Sie alle Artikel in der gewünschten Anzahl in den Auftrag ein.
• Erstellen Sie die Rechnung für diesen Auftrag.
• Wechseln Sie in den Reiter Dokumente
• Unterhalb der Rechnungsnummer sehen Sie dort den Haken " Bestände übertragen zu X" - setzen Sie den Haken
• Sollten alle Artikelnummern aus dem Auftrag im kaufenden Mandanten gefunden worden sein, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Sollten einzelne Artikel nicht gefunden werden, enthält die Meldung die Nummern der nicht gefundenen Artikel.
• Wenn Sie den Haken entfernen werden alle Bestandsänderungen im kaufenden Betrieb aus dieser Rechnung wieder gelöscht.

   Sonderartikel werden von dieser Funktion ignoriert.

Umgang mit Sortimenten

Sortimente werden beim Anpassen an den Mandanten nicht berücksichtigt. Auch beim übertragen in den Mandanten werden Sortimente ignoriert. Dadurch sollen Verwirrungen vermieden werden, da ansonsten verdeckte Bestandsänderungen durchgeführt würden.

Wenn Sie Sortimente korrekt nutzen und alle enthaltenden Artikel direkt nach dem Anlegen des Sortimentes eingtragen haben, werden bei Verkäufen des Sortimentes die Bestände der enthaltenen Artikel im Wiederverkaufenden Betrieb vermindert. Dadurch werden diese normalen Artikel in der Berechnung der Bestellung zur Bestandsanpassung bereits berücksichtig.

Umgang mit Stornos

Stornieren Sie im nachhinein die Rechnung, bleiben die Bestandsänderungen im Mandanten erhalten. Entfernen Sie in diesem Fall selbst den Haken bei der Rechnung. Damit werden die Bestandsänderungen gelöscht.

Hinweis zur Aktualisierung der Rechnung

Natürlich können Ihnen auch bei dieser Rechnung Fehler passieren. Um diese zu korrigieren können Sie wie gewohnt vorgehen:

• Passen Sie den Auftrag an
• aktualisieren Sie die Rechnung

Zusätzlich müssen Sie nun noch im Reiter Dokumente den Haken zum übertragen der Bestände einmal entfernen (Um die alten Änderungen zu entfernen) und neu setzen, um die jetzt aktuelle Rechnung als Grundlage zu verwenden.

Hinweis zur amtlichen Zulassung

Arbeitet der kaufende Betrieb mit amtlicher Zulassung, so wird jede Beständsanderung - egal ob einbuchen oder löschen - über diese Funktion gesondert in den Logfiles aufgelistet.