Datenübernahme

Wir legen größten Wert darauf, dass durch eine Umstellung auf Winestro.Cloud Ihr Betriebsablauf nicht unterbrochen wird. Daher übernehmen wir die Daten aus Ihrem Alt-Programm bei Terminvereinbarung in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Das bedeutet für Sie, dass Sie am folgenden Tag in Winestro.Cloud weiterarbeiten können und Ihre Alt-Software noch nebenher einsehen können. So ist ein fließender Übergang ohne Stress möglich.

Einspielen von Daten durch Sie selbst

Dieser Artikel beschäftigt sich ausschließlich mit kostenpflichtigen Datenübernahmen im Sinne von Auftragsarbeiten durch das Winestro-Team. Sie können an vielen Stellen selbst und kostenlos Daten in das Programm importieren. Lesen Sie dazu folgende Artikel:

• Kundendaten importieren
• Massen-Import von Lieferadressen
• Artikel importieren
• Aufträge aus der CSS-Kasse importieren
• Aufträge via XML Schnittstelle importieren

Ablauf von Datenübernahmen durch das Winestro-Team

Mit der Datenübernahme können wir die (siehe unten) festgelegten Punkte in Winestro.Cloud übernehmen, insofern sie auch in Winestro.Cloud abgebildet werden. Das bedeutet, dass natürlich nur Felder übernommen werden können, die auch in beiden Programmen vorhanden sind.

Wichtig:
- Funktionalitäten wie Reports, Statistiken o.ä. werden nie übernommen.
- Nur in beiden Programmen enthaltene Felder / Daten können übernommen werden
- Durch die Verwendung der übernommenen Daten nihmst du die Übernahme ab.
- Nach Abnahme kann die Übernahme nicht erneut durchgeführt und nur ggf. leicht korrigiert werden.
- Kellerbücher / Weinkontenblätter können nie übernommen werden.
- Schlagkarten mit Bearbeitungsschritten können ebenfalls nie übernommen werden.

Datenübernahme ohne Prozessprüfung

Eine Standard-Datenübernahme läuft für Sie sehr unkompliziert ab:

• Arbeite Dich sich erst mit unseren Musterdaten in Ruhe in Winestro.Cloud ein.
• Wenn Dich Winestro überzeugt hat, gibt unter System - Konto Deine Rechnungsadresse und Bankverbindung ein und akzeptiere den ADV-Vertrag auf der Startseite
• Vereinbare anschließend einen Termin mit uns, an dem Du die Datenerfassung bzw. Büroarbeit für 12-24 Stunden ruhen lassen kannst.
• Plane am nächsten Tag etwas Zeit ein, um ggf. Daten nachzupflegen.
• Entscheide, ob wir Dich und Dein Team im Vorfeld, oder am ersten Tag nach der Übernahme schulen sollen und buche ggf. einen Schulungstermin.
• Lass einen Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung/AnyDesk eine Verbindung zu Deinem Rechner aufbauen.
• Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 15min. - Danach kannst du sich anderen Aufgaben widmen.
• Anhand der Datensicherung werden Deine Daten in Deinen bisherigen Winestro Account übernommen - Die Zugangsdaten bleiben gleich. Warte bitte auf die Freigabe der Übernahme, die per Mail verschickt wird.
• Kontrolliere die Übernahme. Probleme oder Fehler können unmittelbar behoben werden.
• Arbeite neue Aufträge ab jetzt nur noch in Winestro ab.

Datenübernahme mit Prozessüberprüfung

Eine Datenübernahme mit Prozessprüfung lohnt sich immer dann, wenn Du einen großen Betrieb mit vielen Verkaufs und Werbekanälen hast, oder mehrere Betriebe verknüpft werden sollen die miteinander interagieren. Solltest Du mehrere Mitarbeiter haben, die unterschiedliche Aufgaben im Betrieb übernehmen, kann sich ebenfalls eine Prozessprüfung auszahlen und verhindern, dass Herausforderungen und individueller Bedarf erst im laufenden Tagesgeschäft festgestellt wird. Solltest Du nicht sicher sein ob eine Prozessprüfung Sinn ergibt, sprich mit unseren Kundenberatern in der Umstiegsphase, so kannst Du uns dabei helfen die Abläufe in eurem Betrieb zu verstehen und wir können Dir zeigen wie diese gut in Winestro abgebildet werden können.

Solltest Du dich für eine Datenübernahme mit Prozessüberprüfung entscheiden, läuft diese wie folgt ab:

• Arbeite Dich erst mit unseren Musterdaten in Ruhe ein.
• Wenn Dich Winestro überzeugt hat, gebe unter System - Konto deine Rechnungsadresse und Bankverbindung ein und akzeptiere den ADV-Vertrag auf der Startseite
• Sie vereinbaren einen Termin mit uns für Ihre erste Datenübernahme und arbeiten mit Ihrem bisherigen System weiter.
• Gewähre einem Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung/Anydesk Zugriff zu Deinen Rechner.
• Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 15min. - Danach kannst Du dich anderen Aufgaben widmen.
• Wir spielen die Daten in Winestro ein. Du hast nun bis zu 6 Wochen Zeit die Prozesse mit Ihrer Datenkopie in Winestro zu überprüfen.
• Meldn uns Probleme mit der Datenübernahme zeitnah zurück, damit wir diese für die Finale-Datenübernahme abschalten können.
• Nach 3 Wochen erfolgt ein Check-Up-Termin mit einem Mitarbeiter von Winestro. Du meldest darin Änderungswünsche am Programm an uns zurück - Wir arbeiten diese ggf. im Rahmen des Sorglos-Paketes ab, oder erstellen ein Angebot für spezielle Anpassungen für Deinen Betrieb.
• Wir terminieren gemeinsam den Termin für die Finale Datenübernahme, an dem Du die Datenerfassung bzw. Büroarbeit für 12-24 Stunden ruhen lassen kannst.
• Plane am nächsten Tag etwas Zeit ein, um ggf. Daten nachzupflegen.
• Entscheide, ob wir Dich und Dein Team im Vorfeld, oder am ersten Tag nach der Übernahme schulen sollen und buche ggf. einen Schulungstermin.
• Gewähre einem Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung/Anydesk Zugriff zu Deinen Rechner.
• Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 15min. - Danach kannst Du dich anderen Aufgaben widmen.
• Anhand der Datensicherung werden Deine Daten in den bisherigen Winestro Account übernommen - Die Zugangsdaten bleiben gleich. Warte bitte auf die Freigabe der Übernahme, die per Mail verschickt wird.
• Alle bisher eingegebenen Daten werden gelöscht und mit Deiner neuen Datenkopie ersetzt
• Die Systemeinstellungen, die Du während der Testphase vorgenommen hast, können wir auf Wunsch beibehalten
• Kontrolliere gemeinsam mit einem Mitarbeiter die Übernahme
• Arbeite neue Aufträge ab jetzt nur noch in Winestro ab.

Unterstützte Programme

Weinbau-Software

Mittlerweile können wir die Daten von sehr vielen Programmen aus und um den Weinbau übernehmen. Darunter fallen bisher folgende Alt-Programme aus dem Weinbaubereich:

  * Magnum
  * Winitas
  * VP
  * Weinhelp
  * Oenovin
  * LBG-Kellerbuch
  * ProVino
  * wein2000
  * Weinmann

Die Übernahmen sind immer auf die aktuelle Verison der Alt-Software ausgerichtet. Haben Sie eine ältere Version kann dies zu Mehraufwand führen. Vereinbaren Sie in diesem Fall bitte einen Termin zur Datensichtung.

Sonstige Büro-Software

Auch aus Büro-Verwaltungslösungen können wir übernehmen

  * GS-Auftrag
  * Lexware
  * Veritas
  * Je nachdem wie Ihre Daten vorliegen, können wir auch jedes Tabellen-Format wie Excel / CSV etc. importieren. Fragen Sie uns einfach!

Auf Wunsch können wir (je nach Programm) auch mehrere Listen und Dateien übernehmen und in Winetro.Cloud zusammenführen.

Übernommene Daten

Aus den oben aufgeführten Programmen übernehmen wir

  * Kunden
  * Kundengruppen
  * Artikel
  * Preise
  * Die Rechnungshistorie der letzten 3-5 Jahre.

Übersicht

Programm	Kunden	Kundengruppen	Vertreter & Prov.	Artikel & Preise	Touren	Rechnungen	Lieferadressen	Ansprechpartner	Gesprächsnotizen	Sortimente	Lager
Vinou	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅		✅
Winitas	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Weinhelp	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Magnum	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Oenovin	✅	✅	✅	✅		✅	✅	✅	✅
VP	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
ProVino	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Wein2000	✅	✅	✅	✅	✅	✅
GS-Auftrag	✅
Lexware	✅
Veritas	✅

Häufige Fragen und Probleme

Bei der Datenübernahme muss die Datenabbildung ihres Alt-Programmes auf die Abbildung von Winestro.Cloud umgestellt werden. Das funktioniert nicht ohne Umstellungen. Diese Umstellungen versuchen wir immer so klein wie möglich zu halten und haben stets einen schnellen Start in den neuen Alltag mit Winestro.Cloud als Ziel. Dennoch geht es nicht immer ganz ohne Reibungsverluste. Diese möchten wir ihnen in diesem Artikel vorstellen, damit Sie sich entsprechend vorbereiten können. Bitte lesen Sie die Allgemeinen Hinweise und die Hinweise zu ihrem Altprogramm.

Allgemeine Hinweise

• Alle Rechnungen die übertragen werden, werden als ungültig markiert, da wir diese natürlich nicht mehr im Original ausgeben können. Entsprechend ist die Beleghistorie nur für Ihre interne Statistik nutzbar - senden Sie diese Rechnungen nicht an das Finanzamt oder an ihre Kunden.
• Die Preise aller Posten können nicht in 100% der Fälle korrekt übernommen werden. Damit die Endsummen der Belege stimmen, wird auf den Rechnungen eine Position "Summenkorrektur" eingefügt, die den Endbetrag der Rechnung in Winestro auf den Endbetrag Ihrer Rechnung im Altsystem bringt.
• Alle Flaschenweinbücher vor der Datenübernahme sind bei einer Prüfung ungültig. Bei einer Prüfung müssen Sie diese bis zum Umstellungstermin aus ihrem Altsystem vorlegen und ab diesem Termin aus Winestro. Daher ist auch nur der korrekte Startbestand am Tag der Datenübernahme wichtig.
• Da wir immer nur einen Teil der Belege übernehmen können, ist es unmöglich eine komplette Bestandshistorie zu übernehmen. Die Bestände werden mit entsprechenden Korrekturbuchungen - datiert auf den Tag der Datenübernahme - hergestellt. Vorgangslisten ab dem Tag der Datenübernahme sind damit korrekt. Die vor diesem Datum beruhen nur auf der Übernahme und können damit immer fehlerbehaftet sein. Beispiel: Sie wollen die Verkäufe des Jahres 2022 ausweisen und sind am 20.04.2022 auf Winestro.Cloud umgestiegen. Ziehen Sie eine Verkaufsliste aus ihrem Altprogramm bis zum 19.04.2022 und eine weitere Liste ab dem 20.04.2022 aus Winestro. Beide Listen zusammen ergeben ihr Gesamtbild.
• Alle Aufträge werden als bezahlt markiert übernommen. Führen Sie die Zahlungseingangskontrolle für alte Rechnugen bitte noch in Ihrem alten System durch.
• Bereinigen Sie Ihre Daten vor der Übernahme nicht. Winestro bietet eine Vielzahl von Funktionen zum Aufräumen - nutzen Sie diese nach der Datenübernahme.
• Bedenken Sie, dass Sie jede Änderung die Sie zwischen der Übertragung der Daten und der Freigabe der Datenübernahme in Ihrem Altprogramm vorgenommen haben, zunächst in Winestro nachtragen müssen.
• Die Übertragung von Fassweinkonten ist generell nicht möglich. Buchen Sie diese nach der Übernahme manuell in Winestro ein. Bedenken Sie, dass bei der Aktivierung der amtlichen Zulassung alle Fassweinkonten in Winestro gelöscht werden müssen. Aktivieren Sie also ggf. zunächst die amtliche Zulassung, bevor Sie sich diese Arbeit machen.

• Wenn Sie vor der Umstellung Paketmarken mit uns erstellt haben, müssen wir die Liste der bisherigen Paketmarken löschen. Sie erhalten diese Liste als Excel-Datei zur Kontrolle der Abrechnung von uns.
• Vorgangslisten ( Abverkauflisten etc.) über das Datum der Datenübernahme hinweg sind nicht verwendbar. Nutzen Sie für diese Listen ihr Altprogramm bis zum Datum der Datenübernahme und ab der Datenübernahme die Daten in Winestro.
• Vorgangslisten vor dem Datum der Datenübernahme können fehlerhaft sein. Als Beispiel: Sie verwenden ein Sortiment / Probenpaket in dem Sie immer mal wieder die enthaltenen Artikel austauschen. Bei der Datenübernahme ist nur die aktuelle Zusammensetzung des Sortimentes in der Datenbank abrufbar und wird auf jeden Verkauf des Sortimentes angewendet. So kann es passieren, dass ein 2021 Wein auf einer Rechnung aus 2019 auftaucht. Die Bestände werden entsprechend korrigiert, die Vorgänge bleiben aber verfälscht.

Winitas

• Reservierungsaufträge werden nicht übernommen.

• Winitas speichert Kundendaten nicht korrekt in aufgetrennten Feldern. Daher können wir bei der Übernahme nicht sicher zwischen Firma, Vorname, oder Nachname unterscheiden. Wir übernehmen die Adresse so, dass Sie sofort Rechnungen und Briefe verfassen können. Nur wenn Sie Paketmarken über uns beziehen kann es vorkommen, dass Sie die Adressen händisch nachbearbeiten müssen.

Magnum

• Magnum speichert Kundendaten nicht korrekt in aufgetrennten Feldern. Daher können wir bei der Übernahme nicht sicher zwischen Firma, Vorname, oder Adressanrede unterscheiden. Wir übernehmen die Adresse so, dass Sie sofort Rechnungen und Briefe verfassen können. Nur wenn Sie Paketmarken über uns beziehen kann es vorkommen, dass Sie die Adressen händisch nachbearbeiten müssen.

• Die Abbildung der Artikel in Magnum unterscheidet sich deutlich von der in Winestro. Da in Winesto eine Artikelnummer einzigartig sein muss, müssen wir diese Nummern bei der Übernahme aus Magnum erweitern. Nach der Übernahme finden Sie Ihre Artikelnummern im Schema Artikelnummer-Gebindenummer-Folgenummer. Sie können direkt nach der Übernahme neue Artikelnummern vergeben. Wenn Sie in Magnum hinter einer Artikelnummer 2 gebinde und jeweils 2 Folgen angelegt hatten, ergeben sich aus dem Artikel in Magnum 4 Artikel in Winestro - Jedes Gebinde und jede Folge werden ein einzelner Artikel.

• Die Rabattberechnung in Magnum unterscheidet sich deutlich von der in Winestro. Daher werden Sie in vielen der übernommenen Rechnungen eine Korrekturposition finden, die die Rechnung auf den korrekten Endbetrag bringt.

• Reservierungen werden nicht übernommen.

• vor der Übertragung der Dateien zur Datenübernahme müssen Sie alle erfassten Rechnungen verbuchen, damit die korrekten Bestände übernommen werden können.

Vinou

• Vinou speichert Lieferadressen nicht korrekt in aufgetrennten Feldern. Daher können wir bei der Übernahme nicht sicher zwischen Firma, Vorname order Nachname unterscheiden. Wir übernehmen die Adresse so, dass Sie sofort Rechnungen und Briefe verfassen können. Nur wenn Sie Paketmarken über uns beziehen kann es vorkommen, dass Sie die Adressen händisch nachbearbeiten müssen.

• Die Abbildung der Artikel in Vinou unterscheidet sich deutlich von der in Winestro. Da in Winestro eine Artikelnummer einzigartig sein muss, müssen wir diese Nummern bei der Übernahme aus Vinou erweitern. Nach der Übernahme finden Sie Ihre Artikelnummern im Schema Artikelnummer+1; Artikelnummer+2 .... Sie können direkt nach der Übernahme neue Artikelnummern vergeben.

• Die Rabattberechnung in Vinou unterscheidet sich von der in Winestro. Daher werden Sie in vielen der übernommenen Rechnungen eine Korrekturposition finden, die die Rechnung auf den korrekten Endbetrag bringt.
• Die Datenexporte von Vinou enthalten nur die Preislistenzuordnungen für Kunden und die Standardpreise der Artikel. Sie müssen nach dem Import einmal die Preise der Artikel für alle abweichenden Preislisten in Winestro eintippen.

Weinhelp

• Hier kommt es vor das Rechnungsnummern doppelt vergeben wurden. In diesem Fall vergeben wir beim Import eine neue, unbenutzte Rechnungsnummer.

• Weinhelp aktualisiert die Bestände erst nach einer "Stapelbuchung". Bitte führen Sie diese unmittelbar vor(!) der Datenübertragung zu uns durch.

• Reservierungsaufträge werden nicht übernommen. Pflegen Sie diese bitte in Winestro erneut ein.

• Das Feld Kunde-Seit enthält bei Weinhelp leider kein Datum sondern einen Text. Diese wird entsprechend als Notiz übertragen und kann nicht automatisch in das Feld Kunde-Seit in Weinbau-Online übernommen werden.

• Die Skontoinformationen können teils noch nicht den Kunden zugeordnet werden. Je nach Definition Ihrer Zahlungsbedingungen in Weinhelp müssen Sie die Skonto-Werte für ihre Kunden neu eingeben.

• Kundenselektionen werden nicht übernommen.

VinoPro

• Kassenaufträge werden nicht übernommen.
• Bei VinoPro kann man die Rechnungsnummer jedes Jahr beliebig setzen. Bei der Berechnung der nächsten Rechnungsnummer kann es daher in Winestro zu Problemen kommen. Haben Sie zb. im Jahr 2020 mit einer Rechnungsnummer 20200001 begonnen und am Ende 20201234 als letzte Rechnungsnummer verwendet; Dann 2021 als Startrechnungsnummmer 210001 gesetzt, dann ist für Winestro die nächste freie Rechnungsnummer die 20201235; Winestro interpretiert die Rechnungsnummer schlicht als Zahl, sucht die höchste bislang verwendete und addiert 1 dazu. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, melden Sie das bitte vor der Datenübernahme an.
• Befinden sich in ihrem Artikelstamm mehrere Artikel mit gleicher Artikelnummer, werden diese Artikel mit Artikelnummer+1, Artikelnummer+2,... in Winestro angelegt.
• Mengenrabatte ( z.B: ab 500€ 1% Rabatt ) werden nicht übernommen und müssen über die Kundenselektion nachgepflegt werden.

ProVino

• Allen Kunden ist zunächst die Standardpreisliste zugeordnet. Wenn Sie andere Preislisten zuordnen möchten geht das sehr schnell und bequem nach der Datenübernahme über die Kundenselektion in Winestro.

Apys

Die Übernahmen von Apys zu Winestro sind nur in Verbindung mit der Prozessprüfung möglich. Zwischen der ersten und der zweiten Datenübernahme ist Zeit zur Anpassung des Importskriptes sowohl von Winestro als auch vom Weingut einzuplanen. Inbesondere benötigen wir in dieser Zeit einen direkten Ansprechpartner, mit dem wir die verschiedenen Abbildungswege besprechen und kontrollieren können.

1. Die Rabattfunktionen von Apys und Winestro unterscheiden sich deutlich. Es ist nicht möglich alle Variationen von Apys zu übertragen. Für jeden Import muss ein individuelles Importscript erstellt und mit einem Entwickler eng abgestimmt werden.
   1. In Winestro kann ein Kunde mehrere Preislisten, aber nur eine Preisstaffel haben. Kunden die in Apys mehrere Preisstaffeln hatten, müssen nach der Datenübernahme per Kundenselektion nachbearbeitet werden.
2. Die Rechnungen werden durch eine Rabattposition auf die korrekte Endsumme gebracht.
3. Ausstattungen aus Apys finden sich als mehrere Artikel mit einer gleich beginnenden Artikelnummer in Winestro wieder. Es werden nur die Ausstattungen in Winestro übernommen, die in Apys einen positiven Bestand im Moment der Kopie der Datenbank hatten.

Wein2000

• In Wein2000 können Kunden und Artikel endgültig gelöscht werden. Wenn unter den zu importierenden Rechnungen eine Rechnung an einen gelöschten Kunden gestellt wird oder einen gelöschten Artikel enthält, wird die Rechnung / die Position einem sognannten "DEFAULT" Kunden bzw. Artikel zugeordnet.

Oenowin

• Oenowin speichert die Werte für Firma, Vorname und Nachname leider nicht sauber getrennt. Daher können die Angaben nur in das Feld Firma übertragen werden. Sie können damit sofort Rechnungen und Briefe korrekt schreiben. Wenn Sie Paketmarken aus unserem System kaufen möchten empfehlen wir die Daten händisch den korrekten Feldern zuzuordnen.

• Alle Aufträge aus Oenowin mit einer Rechnungsnummer werden als alte Rechnung übertragen. Dabei wird der Auftragsstatus ( Auftrag, Rechnung... ) nicht berücksichtig.

Was ist, wenn ich noch etwas geändert haben möchte?

Fallen Ihnen noch Probleme auf beheben wir diese gerne zeitnah. Bitte beachten Sie, dass Sie die Daten durch einen Start mit der Software als "in Ordnung" abnehmen. Kontaktieren Sie uns bei Fehlern oder Problemen daher immer unbedingt bevor(!) Sie mit dem produktiven Arbeiten im Programm beginnen. Als Start gilt die Erstellung der zweiten Rechnung nach der Datenübernahme. Wir empfehlen das Buchen eines Startservices für den Tag nach der Datenübernahme - machen Sie bitte im Vorfeld einen Termin mit uns aus.

Kosten

Die Datenübernahme werden bei uns pauschal abgerechnet. Da der Arbeitsaufwand auch aus standardisierten Lösungen sowie die anschließende Kontrolle nicht absehbar sind, haben wir drei Stufen festgelegt, sodass Sie mit den Kosten für eine Übernahme besser kalkulieren können und für Sie bei Problemen mit der Übernahme keine Unkosten aufkommen. Die aktuelle Preisgestaltung entnehmen Sie bitte unserer Preisliste.

https://www.winestro.cloud/preise.php