Auftragselektion

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Selektion

Mithilfe der Auftragsselektion kannst Du Deine Aufträge, nach von Dir festgelegten Kriterien, herausfiltern und im Anschluss stapelweise bearbeiten. Hierfür stehen Dir über 40 Kriterien zu Verfügung nach denen Du Deine Aufträge selektieren kannst. Außerdem können beliebig viele Kriterien miteinander kombiniert werden. So hast Du beispielsweise die Möglichkeit alle unbezahlten Aufträge Deine Firmenkund_Innen, mithilfe der Auftragsselektion, rauszusuchen.

Die Stärke der Selektion liegt darin, dass sie dynamisch sind, was zur Folge hat, dass immer neu selektiert wird und so auch immer nur die passenden Kund_Innen in der jeweiligen Selektion sind, die eben auch zu diesem Zeitpunkt gebraucht werden.

Die Auftragsselektion steht Dir ab dem Premium-Paket zur Verfügung.

Eine Selektion anlegen

Die Auftragsselektion findest Du unter Auftrag - Selektion.

Dort siehst Du alle Deine bisherigen Selektionen aufgelistet und kannst diese mit einem Klick auf den Stift bearbeiten, oder mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol löschen. Um eine neue Selektion anzulegen, klicke auf das grüne Plus-Symbol und gib oben die gewünschte Bezeichnung für diese Selektion ein. Du wirst danach direkt in die Auswahl der Selektionskriterien weitergeleitet - mit einem Klick auf den Stift bei der jeweiligen Selektion kommst Du ebenfalls in diese Maske.

Kriterien auswählen

Die Auswahl der Kriterien erfolgt analog zur Kunden- und Artikelselektion in drei Schritten.

Schritt 1

Zu Beginn kannst/ musst Du über "Neue Selektion" (das ) eine neue Selektion starten und benennen.

Danach startet der eigentliche erste Schritt der Selektion. Hier kann zunächst eins von über 40 Kriterien ausgewählt werden, mit dem die Selektion beginnt.

Schritt 2

Im zweiten Schritt kann das im ersten Schritt gewählte Kriterium mit weiteren Kriterien eingeschränkt werden, sodass die Selektion noch genauer wird. Hier stehen für jedes Kriterium (Schritt 1) eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung.

Schritt 3

Im dritten Schritt muss die Auswahl der Kriterien zunächst gespeichert werden. Darauf folgend auf "ausführen und weiter" klicken, sodass die Selektion gestartet wird.

Hier können dann verschieden Aktionen ausgeführt werden und das auch in einer Stapelbuchung. Sprich, mit einem Arbeitsschritt kann die gleiche Aktion auf die selektierten Aufträge gleichzeitig vorgenommen werden.

Mit der Auftragsselektion kannst Du Vorgänge, rund um das Thema Buchhaltung, mit nur wenigen KLicks automatisieren wie z.B.

• Automatischer Mahnungslauf aller unbezahlten Rechnungen.
• Bankeinzüge erstellen.
• Mehrere Rechnungen oder andere Belege an verschiedene Kund_Innen gleichzeitig versenden.
• Mehrere Rechnungen auf einmal aktualisieren um Kund_Innen beispielsweise ein neues Briefpapier zu hinterlegen.
• ...

Wie viele dieser Aktionen du durchführen möchtest, steht Dir mit deiner Selektion offen.

Ein Paar Beispiele zur Veranschaulichung

Beispiel 1

Du möchtest eine Tour fahren und alle Rechnungen auf einem Schlag vor der Abfahrt ausdrucken.

1. Erstelle eine neue Selektion, die Du beispielsweise "Rechnungen für Tour" benennst.
2. Klicke auf das "Selektion Editieren"-Symbol (Orangener Bleistift).
3. Schritt 1.: Die Kriterien auswählen um die Selektion zu füllen durch Klick auf dem grünen Plus-Zeichen.
   • Wähle das Kriterium "Auftrag, Ladeliste" aus.
   • Suche die passende Ladeliste aus.
   • Füge alle Treffer hinzu.
4. Speichern und ausführen.
5. Schritt 2.: Aufträge in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
   • Hier kannst Du ebenfalls einsehen, für welche Aufträge noch keine Rechnung erzeugt wurde.
6. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehe in den Reiter "Belege".
   • Klicke rechts bei "Rechnung erzeugen / aktualisieren" auf "Rechnung".
   • Es erscheint in einer neuen Maske ein Text, der Dich fragt ob Du dir sicher bist, die fehlenden Rechnungen wirklich erstellen zu wollen, da die Rechnungsnummern im Anschluss nicht mehr genutzt werden können. Klicke auf "OK".
   • Oben rechts plopt eine grüne Maske auf, die Dich auf die Erstellung der Belege hinweist.

Beispiel 2

Du möchtest allen Kund_Innen, die im Zahlungsrückstand sind, ihre Mahnung per E-Mail zukommen lassen.

1. Erstelle eine neue Selektion, die Du beispielsweise "Mahnungen für Kund_Innen im Zahlungsrückstand" nennst.
2. Schritt 1.: Wähle das Kriterium "Auftrag, Mahnungszeitraum überschritten" aus und Füge alle Treffer hinzu.
3. Schritt 2.: Einzelne Aufträge kontrollieren und in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
4. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehe in den Reiter "Belege".
   • Klicke rechts bei "Beleg per Mail verschicken" auf "E-Mail".
   • Es erscheint eine neue Maske in der du die Belegart und die passende E-Mail Vorlage auswählen kannst. Wählen dazu die "aktuelleste Mahnung" als Beleg aus
   • Klicke auf "E-Mail versenden"
   • Oben rechts plopt eine grüne Maske auf, die Dich auf das Versenden der E-Mails hinweist.

Beispiel 3

Du möchtest alle Aufträge, die per Bankeinzug bezahlt werden sollen, für die SEPA-Lastschrift herausfiltern.

1. Erstelle eine neue Selektion, die Du beispielsweise "Belege für SEPA Lastschrift" nennst.
2. Schritt 1.: Wähle die benötigten Kriterien aus
   • Wähle "Beleg, Rechnung" (Kriterium 1) aus und Füge alle Treffer hinzu.
   • Wähle "Auftrag, Zahlungseingang vorhanden" (Kriterium 2) aus und nimm alle Treffer heraus. Was schon bezahlt wurde muss nicht nochmal eingezogen werden.
   • Wähle "Zahlungsart, Rechnung" (Kriterium 3) und die Zahlungsart "Bankeinzug" aus. Nimm den Rest heraus. Jetzt hast Du in Deiner Selektion nur noch die unbezahlten Rechnungen, die als Zahlungsart den Bankeinzug hinterlegt hast.
3. Schritt 2.: Aufträge in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
4. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehe in den Reiter "Belege".
   • Klicke rechts bei "Belege über den Druckmanager ausgeben" auf "Druckmanager".
   • Du wirst in den Druckmanager umgeleitet und kannst dir hier die SEPA Angaben, unter dem Punkt SEPA (ehemals DTA), gestappelt ausgeben lassen. Wenn die Selektion erfolgreich war und die Bankdaten bei Deinem Kunden eingepflegt sind, solltest Du bei jedem Auftrag das Häkchen unter SEPA setzen können. Lies dir gerne auch den WIKI-Artikel zum Thema Bankeinzug durch.

Wie bei den anderen Selektionen führen auch hier mehrere Wege zum Ziel. In diesem Fallbeispiel wurden zunächst alle Rechnungen hinzugefügt und anschließend die bereits bezahlten und alle anderen Bezahlungsarten herausgenommen. Man hätte sich aber auch einen Schritt sparen können, indem man zunächst alle Rechnungen der Bezahlungsart Bankeinzug hinzugefügt und anschließend alle bereits bezahlten Rechnungen entfernt hätte.

Erklärvideo

Neben unserem Wiki-Artikel gibt es auch ein Video zu Selektion, das dir das ganze Thema noch einmal visuell anschaulicher zeigt.