Belegabschluss
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Wozu der Abschluss?
Der Abschluss ist in Steuersachen bei einem amtlich zugelassenen Programm vorgeschrieben. Rechnungen werden nach Erreichen des Abschlusszeitraums automatisch fixiert und sind dann nicht mehr bearbeitbar / änderbar. Unter den Belegen zählen Rechnungen, Stornos und Gutschriften. Das soll ein höchstmögliches Maß an Transparenz und Sicherheit erzeugen. Um seine Belege abzuschließen gibt es verschiedene Methoden, die in diesem Handbuchbeitrag erläutert werden.
Einstellung des automatischen Abschlusses
Ohne amtliche Zulassung
Wenn Du nicht amtlich zugelassen arbeitest, aber den automatischen Abschluss nutzen möchtest, kannst Du einen Zeitraum unter System - Einstellungen - Abschluss wählen.
Die den Belegen zu Grunde liegenden Aufträge können ebenfalls, für die weitere Bearbeitung, gesperrt werden. In diesem Fall kannst Du den gesamten Auftrag nicht mehr bearbeiten, außer Du entsperrst diesen manuell.
Amtlich zugelassen
Wenn Du Winestro.Cloud in der amtlich zugelassen Version führst, werden Belege automatisch nach 72 Stunden abgeschlossen. Das Bearbeiten eines Belegs ist also auf 3 Tage beschränkt.
Belege manuell abschließen
Unter System - Einstellungen - Rechnungen hast Du die Möglichkeit, das schnelle Abschließen von Belegen in der Auftragsbearbeitung zu aktivieren.
Im Nachgang kannst Du deine Belege in der Auftragsverwaltung händisch abschließen. Auf der rechten unteren Seite werden dir alle Belege und weitere Dokumente, wie Lieferscheine, Angebote, usw. angezeigt. Durch einen Klick auf das -Symbol, kannst du diesen Beleg manuell abschließen. Alle weiteren genannten Dokumente können nicht abgeschlossen, aber dafür gelöscht werden, da diese keine buchhalterische Relevanz haben.
Da diese Aktion unwiderruflich ist, musst Du sie vorerst in einem weiteren Pop-Up Fenster bestätigen.
Belege stapelweise abschließen
Zusetzlich zum manuellen und automatischen Abschluss gibt es noch den stapelweisen Abschluss. Auf diesem Weg können eine vielzahl von Belegen auf einmal abgeschlossen werden. Hierfür gibt es zwei verschiedene Methoden, die im folgenden Abschnitt erläutert werden.
Jahresabschluss
Einer der Wege zum stapelweisen Abschließen von Belegen führt über den Jahresabschluss. Dieser sollte beim Wechsel des Rumpfwirtschaftsjahres durchgeführt werden und ist spätestens dann notwendig, wenn Du auf die amtlich zugelassene Version von Winestro.Cloud wechseln möchtest. Außerdem ist er immer mit einer Inventur verbunden. Einen Jahresabschluss kannst Du über System - Abschluss - Jahresabschluss starten.
Wichtiger Hinweis
So lange ein Jahresabschluss läuft, kann das Programm nicht genutzt werden. Damit sollen Überschneidungen und Fehlbuchungen vermieden werden. Führe die Inventur daher am besten aus, bevor Du den Jahresabschluss startest und halte die Zahlen bereit, um diesen schnellstmöglich auszuführen. So können Deine Kollegen_innen schneller die Arbeit mit Winestro wieder aufnehmen.
FiBu-Schnittstelle
Der zweite Weg zum stapelweisen Abschließen von Belegen führt uns über die FIBU-Schnittstelle. Dieser Weg ist für Deine Steuerberatung essentiell, damit definitiv alle Belege aus dem exportierten Zeitraum abgeschlossen und unveränderbar sind. Durch den Abschluss der Belege wird vermieden, dass Belege rückwirkend verändert werden und somit Differenzen zwischen Deiner Warenwirtschaft und dem Buchhaltungsprogramms deines Steuerbüros entstehen.
Den Belegabschluss über die FiBu findest Du unter FiBu - Bereinigung. Dort kannst Du angeben, bis zu welchem Datum Du Deine Belege abschließen möchtest. Generell ist empfehlenswert, dass Dein Steuerbüro alle Belege des Zeitraums Abschließt, die exportiert werden sollen.
Kasse
Belege in der Kasse sind immer sofort abgeschlossen und nicht mehr veränderbar. Diese Regelung ist von der TSE-Zertifizierung vorgegeben.
Häufige Fragen und Probleme
Allgemein
Wenn Du NICHT amtlich zugelassen arbeitest, musst Du keine Belege abschließen. Möchtest Du dies trotzdem zu Deiner eigenen Übersicht tun, benötigst Du hierfür nicht zwingend eine amtliche Zulassung.
Jahresabschluss ist gemacht, aber eine Rechnung aus dem Vorzeitraum ist falsch verbucht. Was ist zu tun?
An die Rechnung kommst Du nach dem Abschluss nicht mehr ran. Du kannst nun einen neuen Auftrag für den Kunden anlegen und eine Gutschrift über den gleichen Betrag wie die alte Rechnung erstellen. Anschließend musst Du einen neuen Auftrag anlegen und die neue "korrekte" Rechnung erstellen.