Jahresabschluss
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In einer Warenwirtschaftssoftware bezeichnet der Jahresabschluss den Abschluss aller buchhalterischen und lagerrelevanten Vorgänge am Ende eines Geschäftsjahres. Dabei geht es darum, die Geschäftsvorfälle, Lagerbestände und Finanztransaktionen korrekt abzuschließen, zu dokumentieren und für das neue Geschäftsjahr vorzubereiten.
Jahresabschlüsse bzw. Inventuren (wozu diese Maske auch genutzt werden kann) laufen in Winestro.Cloud in 4 Schritten ab:
- Vorbereitungen abschließen
- Inventur durchführen und durchzählen
- Fehlstände kontieren und verbuchen
- Abschlussbeleg erzeugen
Einen Jahresabschluss starten
Unter System - Abschluss - Jahresabschluss kann die Liste aller vergangenen Jahresabschlüsse aufgerufen werden. Mit einem Klick auf das -Symbol kannst Du Dir alte Jahresabschlüsse anschauen. Mit dem -Icon kannst Du alte Jahresabschlüsse als Pdf-Datei herunterladen und drucken.
Über das -Symbol auf der oberen rechten Seite kannst du einen neuen Jahresabschluss starten.
Wichtig: Es kann immer nur ein Abschluss parallel laufen!
Vorbereitung (Schritt 1.)
Um den Jahresabschluss vorzubereiten müssen ein paar wichtige Punkte erledigt werden. Wenn Du diesen Artikel gerade liest, hast Du schon den ersten Schritt erledigt :) Jetzt musst Du auf der Maske (vgl. Bild) das Datum des Abschlusses wählen, auf den sich die Bestände beziehen. Es ist immer ratsam das Datum des Vortages zu nehmen - das muss nicht der 1. eines Jahres oder eines Monats sein - Hauptsache ist, dass die Vorarbeiten erledigt wurden! An diesem Tag vor der Inventur solltest Du alles im Programm durchgehen:
- Prüfen, ob für alle bereits ausgelieferten Waren auch Rechnungen geschrieben wurden.
- Prüfen ob ggf. alle Mandantenabrechnungen erstellt wurden.
- Prüfen, ob alle Lagerumbuchen auch ins Programm eingetragen wurden und das Programm damit auf dem aktuellen Stand ist.
- Ggf. Füllungen und Zugänge bereits alle eingetragen sind - während der Inventur sollten keine weiteren erfolgen!
Jetzt müssen noch alle Belege im Programm abgeschlossen und damit unveränderlich gemacht werden. Das dient zu Deinem Schutz, da die Belege ja sonst ggf. nach der Inventur noch aktualisiert werden können und dann hättest Du Differenzen zwischen Inventur und Beleg. Auch im Keller müssen alle temporären Buchungen abgeschlossen sein, weil dort noch Füllungen liegen könnten, die noch nicht fest sind / wieder verworfen werden könnten, was auch wieder Deine Bestände nachträglich ändern könnte und damit zum Problem würde.
Wenn Du diese Punkte erledigt hast, kannst Du auf dieser Maske zum nächsten Schritt gehen.
Wichtiger Hinweis
!!Während ein Jahresabschluss läuft dürfen keine Belege, Füllungen oder manuellen Vorgänge im Flaschenbuch erstellt werden!! Daher werden auch alle weiteren Mitarbeiter aus dem Programm ausgeloggt.
Dass eine Inventur läuft siehst Du auch immer oben rechts am roten Hinweis "JAHRESABSCHLUSS LÄUFT" im Hauptmenü. Der Vorgang des Jahresabschlusses & der Inventur kann lediglich beendet werden indem er abgeschlossen oder gelöscht wird. unter System - Abschluss - Jahresabschluss kannst Du den laufenden Jahresabschluss in der Übersichtsliste durch einen Klick auf den roten Mülleimer löschen. Erst wenn der Vorgang beendet oder abgebrochen wurde, kannst Du wieder Artikel anlegen, deren Bestände verändern und neue Aufträge schreiben.
Tipp: Mit einem Klick auf den Hinweis "JAHRESABSCHLUSS LÄUFT" im Hauptmenü gelangst du jederzeit bequem zurück zur Zähl-Liste (siehe Anhang).
Für die Inventur nicht relevante Artikel
Du kannst Die Inventur im Vorfeld etwas einfacher gestalten indem Du für die Inventur irrelevante Artikel ausblendest, wie beispielsweise Gutscheine, Versandkosten, usw.. In der Artikelkarteikarte hat jeder Artikel links bei den "Wichtigen Einstellungen" einen Haken für "nicht inventarisierungspflichtig". Diese Einstellung findest Du ebenfalls in der Bearbeitungs- oder Anlagemaske eines Artikels. Setze diesen, wenn der Artikel nicht zu inventarisieren ist bzw. bei einer Inventur nicht gezählt werden muss. Das geht auch im Block über die Artikelselektion.
Es werden bei der Inventur die Weine betrachtet, die inventarisierungspflichtig sind und bei denen seit der letzten Inventur manuelle oder Beleghafte Vorgänge angefallen sind. Das gilt auch für Artikel, die als vergriffen markiert wurden, da hier ja noch ggf. dennoch ein Lagerbestand vorhanden sein kann!
Bei der Inventur werden alle Weine berücksichtigt, die inventurpflichtig sind und bei denen seit der letzten Inventur manuelle oder belegbasierte Vorgänge stattgefunden haben. Dies gilt auch für "vergriffene" Artikel, da möglicherweise noch ein Lagerbestand vorhanden ist. Ein gutes Beispiel hierfür wären die Weine aus Schatzkammer, die noch nicht in den Verkauf gehen sollen oder der neu abgefüllte Wein, der erst in den Verkauf gehen soll, sobald der alte Jahrgang ausverkauft ist.
Für Inventur nicht relevanten Läger
Bei der Inventur werden alle Läger betrachtet, die aktiv geschaltet sind. Unter Artikel - Bestände - Läger kannst Du Deine verschiedenen Läger über das - Icon deaktivieren, die Du bei der Inventur ausblenden willst.
Datensicherung
Vor der Inventur, nach Erstellen der Zähl-Liste und vor dem Erstellen des Korrekturbelegs ist es ratsam, einen Sicherungspunkt in der Datensicherung zu erstellen. Falls etwas schief laufen sollte, kannst Du so den alten Stand jederzeit wiederherstellen.
Inventarisieren (Schritt 2.)
Die Inventurliste
Die Inventurliste ist dazu da, um seine gezählten Bestände anzuzeigen, diese mit den Beständen in Winestro zu vergleichen und die Differenzen zwischen IST- und SOLL-Bestand zu ermitteln. In dieser Ansicht kann der IST-Bestand Lagerspezifisch eingetragen werden. Die Ansicht bietet verschiedene Funktionen, die im folgenden erläutert werden.
- 1. Zählliste ausgeben: Die Zähliste ist eine Liste aller hier aufgelisteten Artikel, die im Rahmen dieser Inventur gezählt werden sollen. Diese Liste kann mit oder ohne Bestände und in verschiedenen Formaten (Pdf, Excel, eigene Webseite / HTML) ausgegeben werden. Hier findest Du ein Beispiel für eine PDF-Zählliste mit aktuellem Bestand. Datei:Bsp inventurliste.pdf. Das Excel Zählprotokoll, was Dir diese Liste einmal fertig ausgefüllt mit allen IST- und SOLL-Werten als Excel-Datei exportiert, kann nachträglich im Punkt 2. ausgefüllt wieder hochgeladen werden.
- 2. Upload Excel Zählprotokoll: Das im Punkt 1. ausgegebene Zählprotokoll kann an dieser Stelle hochgeladen und eingespielt werden.
- 3. Lager ausblenden: Mit einem Klick auf diesem Button können alle Läger ausgeblendet werden. Die geht, durch den Klick auf das -Symbol unter dem jeweiligen Lager, ebenfalls für einzelne Läger.
- 4. Negative Positionen untersuchen: Dieser Button ermöglicht es Dir nur die Artikel mit negativen Beständen anzuzeigen (also problematisch wären für eine Kontrolle).
- 5. IST-Bestand nullen: Mit dieser Funktion kannst Du die Bestände aller Läger auf null setzen, um die Bestände anschließend manuell zu korrigieren. Wenn Deine Bestände einigermaßen stimmen, ist diese Funktion auch nicht notwendig und weil sie auch nicht rückgängig gemacht werden kann, musst du das Ausführen erstmal über ein Pop-Up-Fenster bestätigen. Wenn Du dich hier aus Versehen verklickt hast, musst Du den Jahresabschluss, wie unter Punkt 2.1. des Artikels, abbrechen und neu starten.
- 6. Eingabebestand: Die Zahl in den Kästchen stellt zunächst den SOLL-Bestand des Artikels im jeweiligen Lager dar. Diese Zahl kann nach belieben angepasst werden oder mit der Funktion "IST-Bestand nullen" auf null gesetzt werden. In den Kästchen werden die bei der Inventur gezählten Bestände eingetragen, um die Differenzen zwischen IST- und SOLL-Bestand zu ermitteln.
- 7. Bestand am Stichtag: Die Zahl unter dem Kästchen stellt den SOLL-Bestand des Artikels im jeweiligen Lager dar, also das was das Programm erwartet. Sobald eine Abweichung vom SOLL-Bestand in das Eingabefeld eingetragen wird, erscheint zur besseren Nachvollziehbarkeit ein kleines Stiftsymbol neben dem entsprechenden Feld.
- 8. Negativer Bestand: Negative Bestände werden zur besseren Übersichtlichkeit mit einem roten Kästchen markiert.
- 9. Differenz zwischen IST- und SOLL-Bestand: Auf der rechten Seite der Liste werden die Differenzen zwischen dem Bestand im System (SOLL-Bestand) und dem tatsächlich gezählten Bestand (IST-Bestand) berechnet. Diese Differenzen (+ oder -) müssen dann im nächsten Schritt erklärt werden.
- 10. Fehlbestände erklären: Mit diesem Button kommst Du in den nächsten Schritt des Jahresabschlussen, wo die Fehlbestände bzw. die ermittelten Bestandsdifferenzen erklärt werden sollen.
Die Liste speichert automatisch (erkennbar am Wechsel der Kästchenfarbe von Gelb auf Weiß). Desweiteren kann die Liste jederzeit verlassen und erneut aufgerufen werden (siehe Punkt 2.1. Wichtige Hinweise).
Gelb markiert: Hier kannst Du alle Läger ausblenden (und über das Auge-Symbol einzeln wieder einblenden). Außerdem kannst Du nur Weine untersuchen, die einen negativen Bestand haben (also damit problematisch wären für eine Kontrolle). Weiterhin kannst Du alle Weine ausblenden, die in den noch angezeigten Lägern keinen Bestand mehr haben. Klicke erneut auf jedes Symbol um die Aktion wieder rückgängig zu machen.
Vorgehensweise
Fehlbestände erklären (Schritt 3.)
In dieser Maske müssen jetzt die Fehlbestände von Dir erklärt werden. Also alles, wo in der Spalte "+/-" etwas anderes als 0 steht. Die Maske ist am Anfang wie folgt aufgebaut:
- Der SOLL-Bestand, den das Programm erwartet
- Res. meint Reservierungen und Sperrungen: Diese Zahl wirkt sich nicht auf den Bestand aus, aber wenn mehr Reserviert ist als gezählt ist, kannst Du handeln.
- Gezählt: Das ist die Gesamtsumme aus der Inventurliste
- +/- Die Differenz zwischen SOLL- und IST-Wert
Jetzt folgen die klassischen Konten, auf die Du auch im normalen Flaschenbuch buchen würdest (grün markiert).
- Probe
- Bruch
- Eigenverbrauch
- Deputat
- Werbung
- Aufgezogen
Spezialfall Sonstiges (Blau markiert):
- Sonstiges: Dazu gehört auch das Feld Notiz, da hier angegeben werden muss was passiert ist. Das Feld akzeptiert auch negative Werte für "Aufbuchungen".
Lila markiert: Sollte jetzt noch ein Rest übrig bleiben, wird dieser in "Rest" vermerkt. Da Du die Reste (also alles was Du nicht erklären kannst) Beleghaft ausbuchen musst, wird Dir ein Preis vorgeschlagen (der Preis der 1. Preisgruppe) und mit dem Rest multipliziert. Das ergibt dann das Feld "Summe" (roter Kreis) - es ist also der Restbetrag, den Du versteuern musst und der am Ende eine Rechnung an Dich selbst wird. Die Gesamtsumme über den gesamten Beleg findest Du auch immer als Vorschau am Ende der Liste.
Über "Reset" kannst Du die Zeile wieder auf die Standardwerte setzen.
Du kannst jetzt hier alle Fehlbestände klären. Wenn Du damit fertig bist, erstelle einen Korrekturbeleg.
Korrekturbeleg erstellen (Schritt 4.)
Der Korrekturbeleg kann erstellt werden, sobald alle Fehlstände von Dir geklärt wurde. Beachte, dass keine Reste kleiner als 0 sein dürfen!
Auf der folgenden Maske siehst Du alle Bewegungen, die aus den Bestandsveränderungen hervorgegangen sind und die nicht über "Rest" als den Korrekturbeleg laufen.
Falls Du mit mehreren Lägern arbeitest, wird das Programm das Lager 1 als Ausgleichslager nutzen. Das bedeutet, dass alle Läger und das Lager selbst über dieses Lager ausgeglichen werden. Hier werden ggf. viele Bewegungen stattfinden, aber am Ende werden die Läger auf dem Stand sein, den Du gezählt hast.
Der Korrekturbeleg ist wie folgt aufgebaut:
- Alle manuellen Voränge, die du in der Vormaske erklärt hast.
- Alle jetzt neu berechneteten Bestände der gezogenen Weine
- Der Korrekturbeleg mit Rest*Preis an Dich selbst
Achtung: Der Korrekturbeleg ist wie eine normale Rechnung zu behandeln und taucht somit auch in Statistiken und Fibu auf.
Sonderfalls: Amtliche Zulassung nach Abschluss
Solltest Du den Jahresabschluss im Rahmen der Umstellung auf die Zulassung erstellt haben, ist die Umsellung mit der letzten Maske beendet. Du erhälst in den kommenden Tagen ein Schreiben von uns auf dem Postweg zur Meldung an Deine Aufsichtsführende Behörde. Beachte, dass erst mit der Meldung und der Anerkennung durch diese Behörde die Zulassung abgeschlossen ist.
Häufige Fragen
Kann ich Buchungen vor einem Jahresabschluss erstellen?
Du kannst Buchungen wie Abfüllungen / Zugänge / Abgänge oder Belege nicht nachträglich für einen Termin vor dem Jahresabschluss buchen, da dies Deine Bestände rückwirkend verändern und damit den Jahresabschluss unbrauchbar machen würde.
Wie kann ich mir weitere / Detailliertere Bestandslisten für den Monatsabschluss ausgeben lassen?
- Flaschenbuch/Bestandsliste: Du kannst entweder unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand und dann auf das blaue Icon oben rechts klicken, oder Du gehst unter Artikel - Bestände - Lager und findest das selbe Icon oben rechts. Hier kannst Du verschiedene Einstellungen vornehmen und Dir dann die Liste ausgeben lassen.
- Kellerbuch: Gehe dafür unter Keller - Auswertung oder im Bereich Statistik, unter Statistische Listen und dann im Reiter Keller.
- Lagerbewegungsjournal: unter Artikel - Bestände - Lager kannst Du Dir über das Druck-Symbol alle Lagerbewegungen eines bestimmten Zeitraums ausgeben lassen.
- Rechnungsausgangsbuch: Gehe dafür im Bereich Statistik, unter Statistische Listen. Im Reiter Umsatz wähle Umsätze nach Belegen aus und klicke auf "Einstellen". Hier kannst Du die gewünschten Einstellungen vornehmen, bevor Du die Auswertung startest: Wähle "detailliert" als Darstellungsformat, damit Du einen ausführlichen Überblick bekommst.
⇒ Alles kann im Programm entweder als Excel- oder PDF-Datei ausgegeben werden.
Ich habe eine Verwechslung in einer Abfüllung
In der Erklärliste der Fehlbestände kannst Du auch bei "Sonstiges" negative Werte eintragen. Den "zu wenig Bestand" bei Wein A kannst Du unter Sonstiges mit einer Erklärung verbuchen. Den "Zugang" bei Wein B über eine negative "Sonstiges" Buchung ebenfalls mit einer Erklärung. Nach der Inventur stimmt dann wieder alles.