Verhalten bei Schadensmeldungen und Problemen (Nachverfolgung)

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Pakete

Schaden

Ihre Schadensfälle können Sie je nach Versanddienstleister entweder direkt in Weinbau-online erfassen (UPS), uns per E-Mail senden (DHL) oder direkt über Ihren myDPD-Zugang geltend machen (DPD). Für die Berücksichtigung in einem Prüfverfahren zur Schadenserstattung ist bei allen 3 Anbietern die Nutzung von jeweils für diese offiziell zertifizierten und zugelassenen Kartonagen Pflicht!

Bitte lesen Sie vor der Meldung eines Schadensfalles unbedingt die folgenden Hinweise zum jeweiligen Carrier, damit bestmögliche Chancen auf Erstattung bestehen.

Außerdem erfahren Sie in diesem Artikel viel Wissenswertes zu bekannten Problemen, die beim Versand auftreten können.

 Beim wiederholten Senden von unvollständigen Schadensfällen, nicht berechtigten Reklamationen (wiederholte Ablehnungen), Betrugsversuchen oder wissentlichen Falschangaben - auch und gerade bei Nichtbeachten der Lieferbedingungen des jeweiligen Versanddienstleisters - sowie Konfrontationen mit den Versanddienstleistern in unserem Namen/auf Grundlage unserer Rahmenverträge erfolgt unmittelbar der Ausschluss vom Paketmarkenserivce. Wir behalten uns weiterhin vor, Kunden bei geschäftsschädigendem Verhalten ohne die Angabe von Gründen jederzeit vollständig oder temporär vom Paketmarkenservice auzuschließen, damit wir die günstigen Konditionen für alle Nutzerinnen und Nutzer weiter anbieten können. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.

Schadensmeldung UPS

Vor der ersten Meldung

Bevor Sie eine Schadensmeldung bei UPS erstellen können, müssen Sie unter System - Einstellungen - Lieferung Ihre für UPS zertifizierten Kartonagen in den Paketvorlagen hinterlegen.

Frist beachten: Die Meldung muss bei uns innerhalb der ersten 7 Tage nach Empfang der Retoure eingehen. Sonst wird eine Erstattung immer abgelehnt.

Wichtige aktuelle Hinweise

Achtung: Derzeit finden keine reinen Versandkostenerstattungen von UPS statt. Seit Beginn der Pandemie hat UPS diese Garantie ausgesetzt. Also wird es künftig - zumindest temporär - erfolglos sein, die Erstattung einer Marke zu beantragen, wenn UPS trotz korrekter Adresse nicht zugestellt hat. Bei einem Bruch können Sie selbstverständlich wie untenstehend vorgehen. Wir entschuldigen uns für die Umstände, können hier aber leider keine weiteren Schritte einleiten. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.

Schadensmeldung erstellen

Unter Post - Pakete - Schaden klicken Sie auf das [+] Symbol, um einen neuen Schaden zu melden. Bitte füllen Sie alle Felder aus.

Haken setzen: Info vorab

Wurden Sie vom Weinbau-online-Team per E-Mail dazu aufgefordert eine Meldung zu erstellen/über einen Schadensfall informiert? Dann bestätigen Sie dies bitte mit Setzen des entsprechenden Hakens.

Verkaufsrechnung

Zunächst wählen Sie die zugehörige Rechnung der betroffenen Sendung. Diese können Sie aus dem Weinbau-online System ziehen oder als PDF von Ihrem Rechner hochladen. Aufpassen: Wenn Ihre eigenen Geschäftsdaten für gewöhnlich erst durch den Ausdruck auf Briefpapier auf die Rechnung kommen, müssen Sie dies zunächst durchführen und den Beleg dann wieder einscannen. Ohne Daten des Verkäufers ist eine Rechnung nicht gültig. Beachten Sie ggf. auch, dass kostenfreie Proben oder Geschenksendungen nur dann erstattet werden können, wenn eine Rechnung vorliegt. Sie müssten also in dem Fall eine Rechnung erstellen und um 100% rabattieren.

Telefonnummer des Empfängers

Anschließend geben Sie bitte die Telefonnummer des Empfängers an. Bitte beachten Sie, dass UPS seit Herbst 2020 die Untersuchung von Schadensfällen ablehnt, wenn keine Empfänger-Telefonnummer angegeben wird. Liegt Ihnen lediglich eine Mailadresse des Empfängers vor, müssen Sie diese nutzen, um einen Telefonkontakt zu erfragen. Pro Tipp: Sie können auch Ihre eigene Nummer hinterlegen und dafür sorgen dass UPS den Unterschied bei Kontaktaufnahme nicht merkt... Meist ist nur zu quittieren "der Bruch passierte gar nicht bei mir, es fand kein Zustellversuch statt", "ich habe das Paket nie erhalten", o.ä. Wenn der Empfänger tatsächlich etwas mitbekommen hat (Bruch bei Zustellung/vor der Haustüre) sollten Sie ermöglichen dass UPS mit diesem sprechen kann.

Sendungsnummer des Pakets

Darunter geben Sie die entsprechende Trackingnummer an, welche Sie ganz praktisch direkt aus dem System ziehen können. Diese finden Sie auch in der Übersicht aller erstellten Paketmarken. Für jedes Paket müssen Sie eine einzelne Schadensmeldung erstellen. Wenn also mehrere Pakete von einer Verkaufsrechnung beschädigt wurden, achten Sie auf eine separate Anlage der Meldungen und eine genaue Beschreibung im Textfeld (s.u.) in welchem Paket welche Flaschen verpackt waren.

Kartonage und Befüllung

Im nächsten Schritt geben Sie den Karton Hersteller an. Bitte beachten Sie, dass Sie nur eine Schadensmeldung für einen UPS-zertifizierten Karton erstellen können. Für den Fall, dass Sie einen nicht-zertifizierten UPS-Karton für den Versand verwendet haben: Sehen Sie bitte in Ihrem eigenen Interesse von einer Schadensmeldung ab. Sie erfüllen damit keine Voraussetzung auf eine Erstattung Ihres Schadens und haben somit auch keinen Anspruch auf finanzielle Entschädigung. Faustregel ist: Wenn Ihre Kartonage unter System - Einstellungen - Lieferung nicht aufgeführt ist, hat diese im Regelfall auch keine offizielle UPS Zertifizierung.

Sie müssen bestätigen, dass der angegebene Karton tatsächlich verwendet wurde, sowie vollständig gefüllt und für die verwendete Flaschengröße zugelassen war (insbesondere müssen Sie hierauf achten, wenn Sie 1L oder 1L und 0,75L Flaschen gemischt versenden). Sollte eines dieser Kriterien nicht erfüllt sein, wird die Schadensmeldung immer abgelehnt.

Empfängererklärung

Darunter finden Sie die Möglichkeit, eine Empfängererklärung blanco herunterzuladen (wird lediglich für Nachforschungsaufträge benötigt, s.u. "Paket ist verloren gegangen". Sonst ignorieren.).

Bilder

Falls vorhanden, laden Sie bitte Bilder des Schadens hoch. Wichtiges zu Schadensbildern:

• Im Optimalfall haben Sie mehrere Bilder, auf denen die Größe und Beschädigung der Flaschen, Art der Innenverpackung, sowie Referenz/Prüfnummer der Kartonage zu sehen sind.
• Weitere Bilder können nach Erstellen der Meldung über die Kommentar-Funktion hochgeladen werden.
• Wurde Ihre Sendung durch UPS bereits im Laufe der Retoure umgepackt, fügen Sie am besten direkt ein "Musterfoto" an, auf dem nachgestellt ist wie Sie die Sendung ursprünglich verpackt hatten (Prüfnummer auf dem Karton sollte sichtbar sein).
• Wenn neben den zerbrochenen Flaschen auch weitere Artikel auf der Rechnung so beschädigt wurden, dass sie unverkäuflich sind, dokumentieren Sie dies auch in Bildern und laden Sie diese hoch.

Schadensbeschreibung

Eine möglichst detaillierte Beschreibung des Schadens muss im Textfeld darunter eingegeben werden. Achten Sie darauf, dass Beschreibungen von beschädigten oder fehlenden Artikeln auch mit der Artikelbezeichnung auf der Rechnung übereinstimmen, damit der Dienstleister den Verlust einem Nettobetrag zuordnen kann. Bitte geben Sie bei Mehrpaketsendungen auch unbedingt an, welche Flaschen der Rechnung gemeinsam im beschädigten/verlorenen Paket verpackt waren.

Seien Sie bei der Beschreibung dieser individuellen Vorfälle so genau wie möglich. Beachten Sie, dass UPS nach positiver Prüfung lediglich höchstens den Nettowert der beschädigten Ware sowie den Nettowert der ursprünglich verwendeten Marke erstattet. Das Versandmaterial, eine neue Marke für den erneuten Versand sowie die MwSt. werden grundsätzlich nicht erstattet.

Wenn Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf Meldung erstellen. Diese wird an UPS übertragen und in Ihrer Liste der Schadensmeldungen angelegt. Vergangene Meldungen können so immer wieder aufgerufen werden.

Was passiert als nächstes?

Wenn UPS Rückmeldung gibt oder Anfragen zu der Schadensmeldung hat, sehen Sie diese in der jeweiligen Meldung und können die benötigten Informationen direkt wieder zurückmelden. Sie erhalten bei jeder Antwort des Gegenübers eine Infomail.

Frist beachten: Auch für das Beantworten von Rückfragen haben Sie 7 Tage Zeit, sonst wird der Fall ggf. geschlossen.

Bitte beachten Sie außerdem den Status der Schadensmeldung (Offen, Warte auf Rückmeldung (durch Sie!), In Bearbeitung, Abgelehnt, Beim Carrier in Prüfung, Anspruch wird gewährt) und bitte haben Sie Verständnis und Geduld, da die Prüfung durchaus 4-6 Wochen dauern kann. Sollten Sie nach sechs Wochen noch keine Nachricht erhalten haben, erkundigen Sie sich gerne direkt in der Schadensmeldung nach dem aktuellen Stand der Bearbeitung.

Bei positiver Prüfung erhalten Sie eine E-Mail mit der Information, dass der Anspruch gewährt wird. Die Gutschrift erhalten Sie automatisch in der nächsten Rechnung und es sind keine weiteren Handlungen von Ihnen vorzunehmen.

Schadensmeldung DHL

Melden Sie sich nicht direkt bei DHL sonst verfällt ggf. Ihr Anspruch auf Erstattung.
Prüfen Sie den Fall wie hier angegeben und erstellen Sie eine Meldung bei Bedarf direkt über uns.

Vorab zu beachten

Sobald DHL einen Schaden entdeckt, beginnt auf deren Seite bereits der Prüfungsprozess. DHL ist im Bereich Schadensregulierung sehr angenehm sofern zertifizierte Kartonagen verwendet wurden und geht idR direkt auf Sie als Versender zu um den Fall zu klären (falls Verkaufsrechnung nicht beilag) oder auch direkt nach Ihren Bankdaten zur direkten Erstattung zu fragen.

Sofern Ihnen ein Schaden bekannt wird, prüfen Sie also zunächst folgendes: Ist der Bruch-Vorfall in der Sendungsverfolgung von DHL vermerkt? Wenn ja, müssen Sie nichts weiter tun.

Schadensmeldung erstellen

Handelt es sich um einen verdeckten Schaden (was bei Wein seltener passiert) und DHL hat den Bruch in der Sendungsverfolgung nicht vermerkt, müssen Sie sich selbst um die Meldung kümmern. Unter Post - Pakete - Schaden klicken Sie auf das [+] Symbol um einen neuen Schaden zu melden. Sie können dass dort im Programm hinterlegte Formular zur Schadensmeldung herunterladen und ausfüllen.

Vergessen Sie nicht die Telefonnummer des Empfängers zu vermerken, sofern er unmittelbar 
vom Schadensfall betroffen war (also wenn das Paket beim Zustellen beschädigt, oder 
trotz Beschädigung auf dem Versandweg zugestellt und nicht retourniert wurde).

Schicken Sie das Formular zusammen mit der Verkaufsrechnung anschließend per Mail an die info@weinbau-online.de. Wir leiten dieses für Sie weiter. Achtung: Eventuell müssen Sie (oder sogar der Empfänger) das beschädigte Paket zum Zwecke der Prüfung noch in einem DHL Shop vorzeigen. Es empfiehlt sich also, den Schaden noch nicht zu entsorgen. In der Regel wird DHL Sie jedoch direkt kontaktieren und die Erstattung zügig und unabhängig von Weinbau-online vornehmen.

Schadensmeldung DPD

Wichtig: Seit 2016 übernimmt DPD nur Schäden bei max. 12er Paketen.
Hier finden Sie das offizielle Schreiben dazu im Muster: Datei:DPD Weinkartons Schaden blanco.pdf

Im Falle eines Bruchs bei DPD können wir das Management der Schadensmeldung leider nicht für Sie übernehmen.

Schäden müssen direkt über myDPD reklamiert werden. Bitte erstellen Sie eine Schadensmeldung über Ihren eigenen myDPD-Account.

Gehen Sie bitte dafür wie beschrieben vor:

• Loggen Sie sich in Ihren myDPD-Account ein
  ⇒ Falls Sie Ihre Zugangsdaten nicht mehr finden oder vergessen haben, schreiben Sie ein Hilfe-Ticket im Forum, mit der Bitte, Ihnen die Zugangsdaten für myDPD erneut zukommen zu lassen
• Gehen Sie unter Meine Pakete - Reklamationen
• Hier können Sie die Paketnummer, Paketinhalt, Versanddatum, Grund der Reklamation an
• Bitte laden Sie hier unbedingt die Verkaufsrechnung und Bilder des Schadens hoch

Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte Ihr zuständiges DPD Depot. Sie finden die Nummer Ihres Depots auf jedem DPD Label das Sie erzeugt haben, sowie unter System - Einstellungen - Lieferung hinterlegt. Die Telefonnummer und Mailadresse des Depots finden Sie dann im Internet oder auch auf der Marke.

Falls Sie wie gewohnt ein Schaden beim Depot melden und die Reklamation entgegengenommen wird, brauchen Sie zwingend folgende Informationen:

• Sendungsummer des beschädigten Pakets
• Verkaufsrechnung mit erkennbarem Warenwert
• Prüfnummer oder Hersteller des zertifizierten Kartons
• Fotos des Bruchpakets (alternativ ist auch ein Vorzeigen des Kartons direkt im Depot möglich!)
• Ihre DPD Kundennummer (finden Sie im Programm unter System - Einstellungen - Lieferung. Bitte kontaktieren Sie uns falls Ihnen diese Info fehlt)
• Ihre Bankverbindung

Dies teilen Sie bitte nicht dem Depot mit:

• Sie versenden über einen Rahmenvertrag
• dass die Marken über Weinbau-online abgerechnet werden
• Ihre Kundennummer, Rechnungsnummer etc. bei Weinbau-online
• dass Sie die Versandkosten erstattet bekommen möchten (!)

Denken Sie daran: Damit die Meldung eines Schadensfalls bei DPD erfolgreich ist
und es zur reibungslosen Erstattung des Warenwerts kommen kann, lassen Sie in der
Kommunikation Ihre Verbindung zu einem Rahmenvertrag, Weinbau-online und die 
ursprünglich angefallenen Versandkosten gänzlich aus dem Spiel.

Falls DPD dennoch auf Weinbau-online verweist: Bitte betonen Sie, dass die Schadenserstattung nicht über Weinbau-online stattfinden kann, sondern gesondert vom Rahmenvertrag. Je nach Depot und Mitarbeiter wird man versuchen Sie abzuweisen und sagen dass Weinbau-online den Schaden erstatten muss. Dies ist schlicht falsch und nicht möglich. Bestehen Sie auf eine gesonderte Schadensregulierung direkt über Ihre DPD Kundennummer!

Was, wie und wann wird erstattet?

UPS Ersetzt werden ausschließlich der Nettowert der beschädigten Artikel plus der Nettowert der ursprünglich verwendeten Marke. Selbiges gilt auch für pauschalierende Betriebe. Kosten der Verpackung sowie einer erneuten Sendung an den Kunden werden nicht erstattet. Wird Ihre Schadensmeldung nach der Prüfung akzeptiert, erhalten Sie eine Verrechnung des Betrags mit Ihrer kommenden Monatsabrechnung.

Dies bedeutet natürlich auch, dass die Bearbeitungszeit der bei uns eingereichten Schadensmeldungen tw. bei weit über einem Monat liegen kann. Ihre Schadensmeldungen werden jedoch ausnahmslos bearbeitet und landen früher oder später auf dem Status abgelehnt oder bezahlt. Wir bitten Sie daher, von Fragen nach einem manuellen Statusupdate abzusehen.

DHL Ersetzt werden ausschließlich der Nettowert der beschädigten Artikel plus der Nettowert der ursprünglich verwendeten Marke. Selbiges gilt auch für pauschalierende Betriebe. Kosten der Verpackung sowie einer erneuten Sendung an den Kunden werden nicht erstattet. Bei den meisten Schadensfällen werden Sie von DHL direkt kontatkiert und nach Ihrer Kontonummer zur Überweisung des Erstattungsbetrages gefragt.

Wenn Sie in Ausnahmefällen selbst mit einem (verdeckten, und daher nicht von DHL protokollierten) Schadensfall zu uns kommen und diesen entsprechend melden, kann die Erstattung auch über eine Gutschriftposition auf der kommenden Weinbau-online Abrechnung erfolgen. Das ist jedoch extrem selten. Meist kommt der Betrag auch hier direkt von der Deutschen Post AG auf Ihr Konto.

DPD Ersetzt wird, direkt von DPD an Sie ausschließlich der Nettowert der beschädigten Artikel, verpackt in höchstens 12er-Kartons. Selbiges gilt auch für pauschalierende Betriebe. Kosten der Verpackung, der verwendeten Marke, sowie einer erneuten Sendung an den Kunden werden nicht erstattet. Sie erhalten den Betrag direkt von DPD, nachdem das Depot Ihren Fall anhand von Schadensbildern/des tatsächlichen Bruchpakets und der Verkaufsrechnung positiv geprüft hat. Die Erstattung läuft nicht über unseren Vertrag und hat auch mit Ihrer Weinbau-online Abrechnung nichts zu tun. Sie beziehen sich beim Erstattungsprozess direkt auf Ihre DPD Kundennummer und stellen DPD zur Überweisung Ihre Bankverbindung zur Verfügung.

Über die Dauer dieser Vorgänge bei DPD können wir leider keine Auskunft geben. Dies ist von Fall zu Fall und von Depot zu Depot sehr unterschiedlich.

Wiederholte Ablehnung

 Sollte ein Schadensfall ohne erkennbaren Grund oder Fehler mehrfach abgelehnt werden, 
 suchen Sie bitte nicht direkt die Konfrontation mit dem Dienstleister, sondern eröffnen 
 Sie ein Hilfeticket im Weinbau-online.de Forum: Wir übernehmen in diesem Fall die Vermittlung 
 zwischen Ihnen und dem Paketdienstleister.

Falsche Adresse/Hausnummer angegeben oder erneute Zustellung gefordert

Alternative Suchberiffe: Adressänderung, falsche Adresse, Änderung der Hausnummer, Änderung abgesendeter Pakete, Erneuter Zustellversuch, Zustellversuch, Zustellung verschieben, Nicht zu Hause, Paket nicht abgegeben, Abholung im Access Point, Abstellgenehmigung, Wunschzustellung, Zustellung beim Nachbar, Umleitung, Paket umleiten

Das Paket steht noch bei Ihnen Es ist grundsätzlich nicht möglich Adressen bei bereits erstellten Marken nachträglich abzuändern. Ein händisches Überschreiben ist nicht wirksam, da die Adresse per Strichcode ins jeweilige System kommt. Einzige Lösung: Sie können die Marke am gleichen Tag bis 17 Uhr stornieren und dann eine Neue mit der korrekten Adresse anlegen.

Das Paket ist schon unterwegs

UPS

UPS: Möglichkeiten des Versenders

Ihre eigenen Möglichkeiten sind aufgrund unserer Vertragsstruktur leider sehr eingeschränkt. Es sind keine Adressänderungen/Anpassungen zur Zulieferung durch uns oder UPS direkt möglich. Ein Anruf durch Sie als Versender auf der UPS Hotline ist nicht erfolgversprechend, da es keine Kundennummer zur Identifizierung gibt. Ein Anruf durch Sie als "Empfänger" kann natürlich erfolgversprechender sein... Aber diesen Tipp haben Sie nicht von uns ;-)

Unser Tipp: Bieten Sie Ihren Endkunden bei Erstbestellung aktiv den (kostenpflichtigen) Service UPS-MyChoice an. Über dieses Portal können Ihre Kunden nachträglich problemlos die Adresse korrigieren und Wünsche zur Zustellung durchgeben. Die Registrierung erfordert allerdings ein Post-Ident Verfahren, weshalb die kurzfristige Anmeldung zur Bearbeitung von bereits verschickten Sendungen nicht zielführend ist.

Da die Registrierung bei UPS MyChoice zeitlich etwas Vorlauf braucht, 
kann bei laufenden Sendungen alternativ ein Zettel an die Tür gehängt werden. 
Dieser sollte die Adresse des Empfängers, die Trackingnummer des Pakets, 
den gewünschten Abstellort sowie Datum und Unterschrift enthalten. 
Ob diese Lösung funktioniert, hängt letztendlich vom jeweiligen 
UPS-Mitarbeiter ab und kann nicht garantiert werden.

Außerdem: Sehr hilfreich ist die Angabe der Telefonnummer des Empfängers bei Erstellung der Marke (wird bei Bestandskunden mit in der Kundenakte hinterlegter Telefonnummer automatisch eingefügt, sonst händische Eingabe in der Paketmarken-Erstellungsmaske).

UPS: Möglichkeiten des Empfängers

Falls es bereits einen Zustellversuch gab (dies entnehmen Sie der Detailansicht der Sendungsverfolungsseite direkt bei UPS) kann der Empfänger via der Nummer auf der Info-Notice (wird durch UPS im Briefkasten hinterlegt) eine Meldung bei UPS digital oder manuel, per Telefon, eine erneute Zustellung oder Paketumleitung anfordern.

Auch wenn es keine Info-Notice gab oder noch kein Zustellversuch stattfand, hat der Empfänger über die UPS Hotline (01806 882 663* 20 Cent/Anruf aus dem dt. Festnetz, Mobilfunk max. 60 Cent/Anruf) immer die Chance seine Wünsche durchzugeben. Der Empfänger kann einfach individueller und flexibler mit UPS darüber beratschlagen, wie das Paket für beide Seiten am besten übermittelt werden kann. Außerdem kann ein bestehender UPS-myChoice Account genutzt werden.

DPD

DPD: Möglichkeiten des Versenders

Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Depot in Verbindung. Die Nummer Ihres Depots entnehmen Sie von einer beliebigen Paketmarke. Ihre DPD Kundennummer haben Sie bei Freischaltung von uns per Mail erhalten. Ihre DPD-Kundennummer (sowie den Kontakt zu Ihrem zuständigen Depot) finden Sie nochmal unter System - Einstellungen - Lieferung. Falls Ihnen diese Infos doch fehlen, melden Sie sich bitte via Hilfe-Ticket beim Weinbau-online Team.

Wenn DPD ein Problem bei der Zustellung meldet, haben Sie die Möglichkeit, direkt über Ihren myDPD-Account (unter Meine Pakete - Zustellhindernisse), Adress-Änderungen vorzunehmen oder eine erneute Zustellung anzufordern. 

Hinweis sowohl für den Versender als auch für den Empfänger: Mit der Angabe der Paketnummer und der PLZ auf der DPD-Webseite haben Sie außerdem die Möglichkeit, Wünsche zur Zustellung durchzugeben, wie Abstell-Okay, Tag ändern, Nachbar wählen, Paketshop wählen. Dies gilt natürlich auch für den Empfänger.

DPD: Möglichkeiten des Empfängers

Wie oben beschrieben, bietet DPD einfache Möglichkeiten für den Empfänger seine Wünsche problemlos online per Sendungsverfolgungsseite anzugeben. Dazu braucht man nur die Sendungsnummer und die PLZ des Empfängers. Alle Infos dazu finden Sie hier. Leiten Sie diesen Link gerne an Ihre Kunden weiter.

DHL

DHL: Möglichkeiten des Versenders

IdR kommuniziert DHL wunderbar über die Sendungsverfolgung direkt mit dem jeweiligen Empfänger und es stehen auch bessere Möglichkeiten der Adressrecherche zur Verfügung sodass auch falsch adressierte Sendungen ohne Ihre Hilfe ankommen. Falls hier doch einmal Probleme auftauchen, melden Sie sich (zügig!) via Hilfe-Ticket bei uns.

DHL: Möglichkeiten des Empfängers

Wenn sich das Paket bei einer Filiale oder Packstation zur Abholung befindet, besteht für den Empfänger die Möglichkeit einen zweiten Zustellversuch zu beantragen. Hierfür folgen Sie diesem Link. Generell können sich Ihre Kunden auch ein Kundenkonto bei DHL anlegen und so ihre Sendungen einfach und komfortabel verwalten.

Saisonale Anpassung der Sendungsverfolgung

Wie wir alle wissen kommt es vor Weihnachten oder wegen Lockdowns zu einem riesigen Sendungsaufkommen und daher - leider nie gänzlich vermeidbar - bei allen Carriern zu Problemen bei der Zustellung. Deshalb haben wir Textbausteine entworfen, die unsere Winzer für eine (saisonale) Änderung der Shipcloud Sendungsverfolgung auswählen können. Wählen Sie hier Ihre gewünschten Bausteine aus und schreiben Sie uns per Hilfe-Ticket, wenn Sie eine Änderung wünschen!

Paket verloren / Nachforschungsauftrag

Im Falle eines verlorenen Paketes / wenn sich die Sendungsverfolgung seit über 3-4 Tagen nicht aktualisiert hat / das Paket als zugestellt in der Sendungsverfolung steht, der Empfänger aber versichert es nicht erhalten zu haben - können Sie einen Nachforschungsauftrag stellen. Bitte prüfen Sie vorab anhand der Sendungsverfolgungsseite des jeweiligen Dienstleisters, ob es zum Paket einen Auslieferungs- oder Zustellbeleg mit Unterschrift oder Angabe eines Namens gibt. Wenn der Empfänger damit etwas anfangen kann, können Sie sich die nächsten Schritte sparen.

UPS

Sie können eine Nachforschung direkt bei der Erstellung einer Schadensmeldung beauftragen (Unter Post - Pakete - Schaden), im besten Fall laden Sie schon vorher diese Empfängererklärung herunter, lassen diese ausfüllen und hängen diese mit an die Schadensmeldung (Verhalten_bei_Problemen_und_Schadensmeldungen#Schadensmeldung_erstellen) an. In jedem Fall brauchen Sie auch die Verkaufsrechnung sowie die Telefonnummer des Empfängers.

Sonderfall: Paket ist in Venlo / den Niederlanden: Keine Sorge, der (für Sie natürlich kostenlose) 
Retoureprozess wurde bereits eingeleitet und Sie müssen nichts weiter tun außer dem Kunden die Ware erneut
zu senden. Falls Sie über einen Schaden dieses Pakets informiert wurden, erstellen Sie bitte schon jetzt
eine Schadensmeldung mit dem Hinweis, dass die Anzahl und Art beschädigter Artikel noch unbekannt ist.
Hintergrund: Sehr selten passiert einzelnen Mitarbeitern bei UPS ein Fehler bei der Sortierung, sodass
Retouren an den Vertragsinhaber (sitzt in NL) statt den Versender (also Sie) gehen.

DHL

Laden Sie bitte dieses Formular für die Beauftragung eines Nachforschungsauftrags herunter und füllen es aus, lassen Sie außerdem diese Empfängererklärung von Ihrem Kunden ausfüllen, suchen Sie die passende Verkaufsrechnung zur Sendung heraus, und lassen Sie uns alles gesammelt per Mail an info@weinbau-online.de zukommen.

Worauf ist zu achten:

1. Setzen Sie die Sendungsnummer in den Betreff der Mail
2. Wenn es generell mehrere Sendungen zu einer Rechnung gibt, bitte pro verschwundenem Paket eine Meldung einreichen, und auf dieser genau auflisten welche Artikel der Rechnung im jeweiligen Paket waren
3. Bitte generieren Sie kein "Gesamt-PDF", in dem Rechnung, Meldung und Erklärung zusammen gespeichert werden. Jedes Formular sollte, ordentlich bezeichnet, als einzelnes PDF angehängt werden.

DPD

Wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Depot. Den Kontakt finden Sie auf jeder DPD-Paketmarke. Halten Sie Ihre Kundendaten bereit, welche Sie bei Freischaltung von uns per Mail erhalten haben. Beziehen Sie sich einfach auf Ihre DPD Kundennummer und die Sendungsnummer, nicht auf unseren Rahmenvertrag. Sollte ein vermisstes Paket nicht mehr aufgefunden werden, gehen Sie bitte vor wie bei der DPD Schadensmeldung.

Verschwundene Pakete oder Waren

Sollte ein Paket unbeschadet bei Ihrem Kunden ankommen, aber Flaschen fehlen, bitten wir Sie, wie bei einem Paketverlusst (s. O.), vorzugehen. Laden Sie Bilder des intakten Versandkartons, sowie Bilder der fehlenden Flaschen und eine Empfängererklärung Ihres Kunden hoch, in der dieser bestätigt, dass weniger Flaschen, als bestellt, bei ihm angekommen sind. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie immer zertifizierte Kartonage verwenden und diese auch in der Schadensmeldung angeben.

Mehr zu Paketmarken.