Auftragselektion

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Selektion

Mithilfe der Auftragsselektion kannst Du Deine Aufträge, nach von Dir festgelegten Kriterien, herausfiltern und im Anschluss stapelweise bearbeiten. Hierfür stehen Dir über 30 Kriterien zu Verfügung nach denen Du Deine Aufträge selektieren kannst. Außerdem können beliebig viele Kriterien miteinander kombiniert werden. So hast Du beispielsweise die Möglichkeit alle unbezahlten Aufträge Deine Firmenkund_Innen, mithilfe der Auftragsselektion, rauszusuchen.

Die Auftragsselektion steht Dir ab dem Premium-Paket zur Verfügung.

Eine Selektion anlegen

Die Auftragsselektion findest Du unter Auftrag - Selektion und erfolgt analog zur Selektion bei Kund_Innen.

Kriterien auswählen

Das Auswählen von Kriterien erfolgt ebenfalls analog zur Selektion bei Kund_Innen.

Aktion aussuchen

Im dritten Schritt der Selektion kannst Du auswählen, welche Aktion Du mit Deiner Auswahl durchführen möchtest. Du kannst mit Deiner Selektion beispielsweise eine statistische Auswertung starten oder stapelweise Aufträge als bezahlt markieren.Du kannst beliebig viele Aktionen mit Deiner Selektion umsetzen.

Mit der Auftragsselektion kannst Du Vorgänge, rund um das Thema Buchhaltung, mit nur wenigen KLicks automatisieren wie z.B.

• Automatischer Mahnungslauf aller unbezahlten Rechnungen.
• Bankeinzüge erstellen.
• Mehrere Rechnungen oder andere Belege an verschiedene Kund_Innen gleichzeitig versenden.
• Mehrere Rechnungen auf einmal aktualisieren um Kund_Innen beispielsweise ein neues Briefpapier zu hinterlegen.
• ...

Häufige Fragen und Probleme

Lies hierzu den Artikel zur Selektion bei Kunden.

Ein Paar Beispiele zur Veranschaulichung

Du möchtest eine Tour fahren und alle Rechnungen auf einem Schlag vor der Abfahrt ausdrucken.

1. Erstelle eine neue Selektion, die Du beispielsweise "Rechnungen für Tour" benennst.
2. Klicke auf das "Selektion Editieren"-Symbol (Orangener Bleistift).
3. Schritt 1.: Die Kriterien auswählen um die Selektion zu füllen durch Klick auf dem grünen Plus-Zeichen.
   • Wähle das Kriterium "Auftrag, Ladeliste" aus.
   • Suche die passende Ladeliste aus.
   • Füge alle Treffer hinzu.
4. Speichern und ausführen.
5. Schritt 2.: Aufträge in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
   • Hier kannst Du ebenfalls einsehen, für welche Aufträge noch keine Rechnung erzeugt wurde.
6. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehe in den Reiter "Belege".
   • Klicke rechts bei "Rechnung erzeugen / aktualisieren" auf "Rechnung".
   • Es erscheint in einer neuen Maske ein Text, der Dich fragt ob Du dir sicher bist, die fehlenden Rechnungen wirklich erstellen zu wollen, da die Rechnungsnummern im Anschluss nicht mehr genutzt werden können. Klicke auf "OK".
   • Oben rechts plopt eine grüne Maske auf, die Dich auf die Erstellung der Belege hinweist.

Du möchtest allen Kund_Innen, die im Zahlungsrückstand sind, ihre Mahnung per E-Mail zukommen lassen.

1. Erstelle eine neue Selektion, die Du beispielsweise "Mahnungen für Kund_Innen im Zahlungsrückstand" nennst.
2. Schritt 1.: Wähle das Kriterium "Auftrag, Mahnungszeitraum überschritten" aus und Füge alle Treffer hinzu.
3. Schritt 2.: Einzelne Aufträge kontrollieren und in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
4. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehe in den Reiter "Belege".
   • Klicke rechts bei "Beleg per Mail verschicken" auf "E-Mail".
   • Es erscheint eine neue Maske in der du die Belegart und die passende E-Mail Vorlage auswählen kannst. Wählen dazu die "aktuelleste Mahnung" als Beleg aus
   • Klicke auf "E-Mail versenden"
   • Oben rechts plopt eine grüne Maske auf, die Dich auf das Versenden der E-Mails hinweist.

Du möchtest alle Aufträge, die per Bankeinzug bezahlt werden sollen, für die SEPA-Lastschrift herausfiltern.

1. Erstelle eine neue Selektion, die Du beispielsweise "Belege für SEPA Lastschrift" nennst.
2. Schritt 1.: Wähle die benötigten Kriterien aus
   • Wähle "Beleg, Rechnung" (Kriterium 1) aus und Füge alle Treffer hinzu.
   • Wähle "Auftrag, Zahlungseingang vorhanden" (Kriterium 2) aus und nimm alle Treffer heraus. Was schon bezahlt wurde muss nicht nochmal eingezogen werden.
   • Wähle "Zahlungsart, Rechnung" (Kriterium 3) und die Zahlungsart "Bankeinzug" aus. Nimm den Rest heraus. Jetzt hast Du in Deiner Selektion nur noch die unbezahlten Rechnungen, die als Zahlungsart den Bankeinzug hinterlegt hast.
3. Schritt 2.: Aufträge in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
4. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehe in den Reiter "Belege".
   • Klicke rechts bei "Belege über den Druckmanager ausgeben" auf "Druckmanager".
   • Du wirst in den Druckmanager umgeleitet und kannst dir hier die SEPA Angaben, unter dem Punkt SEPA (ehemals DTA), gestappelt ausgeben lassen. Wenn die Selektion erfolgreich war und die Bankdaten bei Deinem Kunden eingepflegt sind, solltest Du bei jedem Auftrag das Häkchen unter SEPA setzen können. Lies dir gerne auch den WIKI-Artikel zum Thema Bankeinzug durch.

Wie bei den anderen Selektionen führen auch hier mehrere Wege zum Ziel. In diesem Fallbeispiel wurden zunächst alle Rechnungen hinzugefügt und anschließend die bereits bezahlten und alle anderen Bezahlungsarten herausgenommen. Man hätte sich aber auch einen Schritt sparen können, indem man zunächst alle Rechnungen der Bezahlungsart Bankeinzug hinzugefügt und anschließend alle bereits bezahlten Rechnungen entfernt hätte.

Erklärvideo

Neben unserem Wiki-Artikel gibt es auch ein Video zu Selektion, das dir das ganze Thema noch einmal visuell anschaulicher zeigt.