Datenübernahme
Wir legen größten Wert darauf, dass durch eine Umstellung auf Winestro.Cloud Dein Betriebsablauf nicht unterbrochen wird. Daher übernehmen wir die Daten aus Deinem Alt-Programm bei Terminvereinbarung in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Das bedeutet für Dich, dass Du am folgenden Tag in Winestro.Cloud weiterarbeiten kannst und Deine Alt-Software noch nebenher einsehen kannst. So ist ein fließender Übergang ohne Stress möglich.
Einspielen von Daten durch Dich selbst
Dieser Artikel beschäftigt sich ausschließlich mit kostenpflichtigen Datenübernahmen im Sinne von Auftragsarbeiten durch das Winestro-Team. Du kannst an vielen Stellen selbst und kostenlos Daten in das Programm importieren. Lese dazu folgende Artikel:
- Kundendaten importieren
- Massen-Import von Lieferadressen
- Artikel importieren
- Aufträge aus der CSS-Kasse importieren
- Aufträge via XML Schnittstelle importieren
Ablauf von Datenübernahmen durch das Winestro-Team
Mit der Datenübernahme können wir die (siehe unten) festgelegten Punkte in Winestro.Cloud übernehmen, insofern sie auch in Winestro.Cloud abgebildet werden. Das bedeutet, dass natürlich nur Felder übernommen werden können, die auch in beiden Programmen vorhanden sind.
Wichtig: - Funktionalitäten wie Reports, Statistiken o.ä. werden nie übernommen. - Nur in beiden Programmen enthaltene Felder / Daten können übernommen werden - Durch die Verwendung der übernommenen Daten nimmst du die Übernahme ab. - Nach Abnahme kann die Übernahme nicht erneut durchgeführt und nur ggf. leicht korrigiert werden. - Kellerbücher / Weinkontenblätter können nie übernommen werden. - Schlagkarten mit Bearbeitungsschritten können ebenfalls nie übernommen werden.
Datenübernahme ohne Prozessprüfung
Eine Standard-Datenübernahme läuft für Dich sehr unkompliziert ab:
- Arbeite Dich erst mit unseren Musterdaten in Ruhe in Winestro.Cloud ein.
- Wenn Dich Winestro überzeugt hat, gib unter System - Konto Deine Rechnungsadresse und Bankverbindung ein und akzeptiere den ADV-Vertrag auf der Startseite.
- Vereinbare anschließend einen Termin mit uns, an dem Du die Datenerfassung bzw. Büroarbeit für 12-24 Stunden ruhen lassen kannst.
- Plane am nächsten Tag etwas Zeit ein, um ggf. Daten nachzupflegen.
- Entscheide, ob wir Dich und Dein Team im Vorfeld oder am ersten Tag nach der Übernahme schulen sollen und buche ggf. einen Schulungstermin.
- Lass eine_n Mitarbeiter_In von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung/AnyDesk eine Verbindung zu Deinem Rechner aufbauen.
- Der/Die Mitarbeiter_In erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 15min. - Danach kannst Du Dich anderen Aufgaben widmen.
- Anhand der Datensicherung werden Deine Daten in Deinen bisherigen Winestro Account übernommen - die Zugangsdaten bleiben gleich. Warte bitte auf die Freigabe der Übernahme, die per Mail verschickt wird.
- Kontrolliere die Übernahme. Probleme oder Fehler können unmittelbar behoben werden.
- Arbeite neue Aufträge ab jetzt nur noch in Winestro ab.
Datenübernahme mit Prozessüberprüfung
Eine Datenübernahme mit Prozessprüfung lohnt sich immer dann, wenn Du einen großen Betrieb mit vielen Verkaufs- und Werbekanälen hast oder mehrere Betriebe verknüpft werden sollen, die miteinander interagieren. Solltest Du mehrere Mitarbeiter haben, die unterschiedliche Aufgaben im Betrieb übernehmen, kann sich ebenfalls eine Prozessprüfung auszahlen und verhindern, dass Herausforderungen und individueller Bedarf erst im laufenden Tagesgeschäft festgestellt werden. Solltest Du nicht sicher sein, ob eine Prozessprüfung Sinn ergibt, sprich mit unseren Kundenberatern in der Umstiegsphase, so kannst Du uns dabei helfen die Abläufe in eurem Betrieb zu verstehen und wir können Dir zeigen, wie diese gut in Winestro abgebildet werden können.
Solltest Du dich für eine Datenübernahme mit Prozessüberprüfung entscheiden, läuft diese wie folgt ab:
- Arbeite Dich erst mit unseren Musterdaten in Ruhe ein.
- Wenn Dich Winestro überzeugt hat, gebe unter System - Konto Deine Rechnungsadresse und Bankverbindung ein und akzeptiere den ADV-Vertrag auf der Startseite.
- Du vereinbarst einen Termin mit uns für Deine erste Datenübernahme und arbeitest mit Deinem bisherigen System weiter.
- Gewähre einem Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung/Anydesk Zugriff zu Deinem Rechner.
- Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 15min. - Danach kannst Du Dich anderen Aufgaben widmen.
- Wir spielen die Daten in Winestro ein. Du hast nun bis zu 6 Wochen Zeit die Prozesse mit Deiner Datenkopie in Winestro zu überprüfen.
- Melde uns Probleme mit der Datenübernahme zeitnah zurück, damit wir diese für die finale Datenübernahme abschalten können.
- Nach 3 Wochen erfolgt ein Check-Up-Termin mit einem Mitarbeiter von Winestro. Du meldest darin Änderungswünsche am Programm an uns zurück - Wir arbeiten diese ggf. im Rahmen des Sorglos-Paketes ab oder erstellen ein Angebot für spezielle Anpassungen für Deinen Betrieb.
- Wir finden gemeinsam einen Termin für die finale Datenübernahme, an dem Du die Datenerfassung bzw. Büroarbeit für 12-24 Stunden ruhen lassen kannst.
- Plane am nächsten Tag etwas Zeit ein, um ggf. Daten nachzupflegen.
- Entscheide, ob wir Dich und Dein Team im Vorfeld oder am ersten Tag nach der Übernahme schulen sollen und buche ggf. einen Schulungstermin.
- Gewähre einem Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung/Anydesk Zugriff zu Deinen Rechner.
- Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 15min. - Danach kannst Du Dich anderen Aufgaben widmen.
- Anhand der Datensicherung werden Deine Daten in den bisherigen Winestro Account übernommen - die Zugangsdaten bleiben gleich. Warte bitte auf die Freigabe der Übernahme, die per Mail verschickt wird.
- Alle bisher eingegebenen Daten werden gelöscht und mit Deiner neuen Datenkopie ersetzt.
- Die Systemeinstellungen, die Du während der Testphase vorgenommen hast, können wir auf Wunsch beibehalten.
- Kontrolliere gemeinsam mit einem Mitarbeiter die Übernahme.
- Arbeite neue Aufträge ab jetzt nur noch in Winestro ab.
Unterstützte Programme
Weinbau-Software
Mittlerweile können wir die Daten von sehr vielen Programmen aus und um den Weinbau übernehmen. Darunter fallen bisher folgende Alt-Programme aus dem Weinbaubereich:
* Magnum * Winitas * VP * Weinhelp * Oenovin * LBG-Kellerbuch * ProVino * wein2000 * Weinmann
Die Übernahmen sind immer auf die aktuelle Verison der Alt-Software ausgerichtet. Hast Du eine ältere Version kann dies zu Mehraufwand führen. Vereinbare in diesem Fall bitte einen Termin zur Datensichtung.
Sonstige Büro-Software
Auch aus Büro-Verwaltungslösungen können wir übernehmen
* GS-Auftrag * Lexware * Veritas * Je nachdem wie Ihre Daten vorliegen, können wir auch jedes Tabellen-Format wie Excel / CSV etc. importieren. Fragen Sie uns einfach!
Auf Wunsch können wir (je nach Programm) auch mehrere Listen und Dateien übernehmen und in Winestro.Cloud zusammenführen.
Übernommene Daten
Aus den oben aufgeführten Programmen übernehmen wir
* Kunden * Kundengruppen * Artikel * Preise * Die Rechnungshistorie der letzten 3-5 Jahre.
Übersicht
| Programm | Kunden | Kundengruppen | Vertreter & Prov. | Artikel & Preise | Touren | Rechnungen | Lieferadressen | Ansprechpartner | Gesprächsnotizen | Sortimente | Lager |
| Vinou | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| Winitas | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | |
| Weinhelp | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | |
| Magnum | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Oenovin | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | |||
| VP | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ProVino | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | |||||
| Wein2000 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | |||||
| GS-Auftrag | ✅ | ||||||||||
| Lexware | ✅ | ||||||||||
| Veritas | ✅ |
Häufige Fragen und Probleme
Bei der Datenübernahme muss die Datenabbildung Deines Alt-Programmes auf die Abbildung von Winestro.Cloud überführt werden. Das funktioniert nicht ohne Umstellungen. Diese Umstellungen versuchen wir immer so klein wie möglich zu halten und haben stets einen schnellen Start in den neuen Alltag mit Winestro.Cloud als Ziel. Dennoch geht es nicht immer ohne Reibungsverluste. Diese möchten wir Dir in diesem Artikel vorstellen, damit Du Dich entsprechend vorbereiten kannst. Bitte lies die Allgemeinen Hinweise und die Hinweise zu Deinem Altprogramm.
Allgemeine Hinweise
- Alle Rechnungen, die übertragen werden, werden als ungültig markiert, da wir diese natürlich nicht mehr im Original ausgeben können. Entsprechend ist die Beleghistorie nur für Deine interne Statistik nutzbar - sende diese Rechnungen nicht an das Finanzamt oder an Deine Kunden.
- Die Preise aller Posten können nicht in 100% der Fälle korrekt übernommen werden. Damit die Endsummen der Belege stimmen, wird auf den Rechnungen eine Position "Summenkorrektur" eingefügt, die den Endbetrag der Rechnung in Winestro auf den Endbetrag Deiner Rechnung im Altsystem bringt.
- Alle Flaschenweinbücher in Winestro.Cloud vor der Datenübernahme sind bei einer Prüfung ungültig. Bei einer Prüfung musst Du diese bis zum Umstellungstermin aus Deinem Altsystem vorlegen und ab diesem Termin aus Winestro. Daher ist auch nur der korrekte Startbestand am Tag der Datenübernahme wichtig.
- Da wir immer nur einen Teil der Belege übernehmen können, ist es unmöglich eine komplette Bestandshistorie zu übernehmen. Die Bestände werden mit entsprechenden Korrekturbuchungen - datiert auf den Tag der Datenübernahme - hergestellt. Vorgangslisten ab dem Tag der Datenübernahme sind damit korrekt. Die Vorgangslisten vor diesem Datum beruhen nur auf der Übernahme und können damit immer fehlerbehaftet sein. Beispiel: Du willst die Verkäufe des Jahres 2022 ausweisen und bist am 20.04.2022 auf Winestro.Cloud umgestiegen. Ziehe eine Verkaufsliste aus Deinem Altprogramm bis zum 19.04.2022 und eine weitere Liste ab dem 20.04.2022 aus Winestro. Beide Listen zusammen ergeben Dein Gesamtbild.
- Nur die Bestände zum Stichtag können übernommen werden, aber keine Bestandshistorie die etwas mit der Realität zu tun hat. Die Zahl bei der Abfüllung bitte ignorieren, diese Zahl für die Artikel, die nicht in Winestro.Cloud angelegt wurden. Die Anzeige der vermeindlichen "Füllungen" ist nach Datenübernahmen in der Regel nicht korrekt.
- Alle Aufträge werden als bezahlt markiert übernommen. Führe die Zahlungseingangskontrolle für alte Rechnugen bitte noch in Deinem alten System durch.
- Bereinige Deine Daten vor der Übernahme nicht. Winestro bietet eine Vielzahl von Funktionen zum Aufräumen - nutze diese nach der Datenübernahme.
- Bedenke, dass Du jede Änderung die Du zwischen der Übertragung der Daten und der Freigabe der Datenübernahme in Deinem Altprogramm vorgenommen hast, zunächst in Winestro nachtragen musst.
- Die Übertragung von Fassweinkonten ist generell nicht möglich. Buche diese nach der Übernahme manuell in Winestro ein. Bedenke, dass bei der Aktivierung der amtlichen Zulassung alle Fassweinkonten in Winestro gelöscht werden müssen. Aktiviere also ggf. zunächst die amtliche Zulassung, bevor Du Dir diese Arbeit machst.
- Wenn Du vor der Umstellung Paketmarken mit uns erstellt hast, müssen wir die Liste der bisherigen Paketmarken löschen. Du erhälst diese Liste als Excel-Datei zur Kontrolle der Abrechnung von uns.
- Vorgangslisten ( Abverkauflisten etc.) über das Datum der Datenübernahme hinweg sind nicht verwendbar. Nutze für diese Listen Dein Altprogramm bis zum Datum der Datenübernahme und ab der Datenübernahme die Daten in Winestro.
- Vorgangslisten vor dem Datum der Datenübernahme können fehlerhaft sein. Als Beispiel: Du verwendest ein Sortiment / Probenpaket in dem Du immer mal wieder die enthaltenen Artikel austauschst. Bei der Datenübernahme ist nur die aktuelle Zusammensetzung des Sortimentes in der Datenbank abrufbar und wird auf jeden Verkauf des Sortimentes angewendet. So kann es passieren, dass ein 2021 Wein auf einer Rechnung aus 2019 auftaucht. Die Bestände werden entsprechend korrigiert, die Vorgänge bleiben aber verfälscht.
- Häufig haben Betriebe mehrere Mandanten. Wir können grundsätzlich auch mehrere Mandanten übernehmen. Jeder Mandant erhält einen eigenen Account und in diesen spielen wir die Daten aus den Mandanten ein. Das funktioniert aber nicht(!), wenn zwischen den Accounts in Winestro.Cloud ein Kunden- oder Artikelsync gewünscht ist. In diesem Fall kann nur die Historie von einem(!) Mandanten übernommen werden.
Winitas
- Reservierungsaufträge werden nicht übernommen.
- Winitas speichert Kundendaten nicht korrekt in aufgetrennten Feldern. Daher können wir bei der Übernahme nicht sicher zwischen Firma, Vorname, oder Nachname unterscheiden. Wir übernehmen die Adresse so, dass Du sofort Rechnungen und Briefe verfassen kannst. Nur wenn Du Paketmarken über uns beziehst, kann es vorkommen, dass Du die Adressen händisch nachbearbeiten musst.
Magnum
- Magnum speichert Kundendaten nicht korrekt in aufgetrennten Feldern. Daher können wir bei der Übernahme nicht sicher zwischen Firma, Vorname, oder Adressanrede unterscheiden. Wir übernehmen die Adresse so, dass Du sofort Rechnungen und Briefe verfassen kannst. Nur wenn Du Paketmarken über uns beziehst, kann es vorkommen, dass Du die Adressen händisch nachbearbeiten musst.
- Die Abbildung der Artikel in Magnum unterscheidet sich deutlich von der in Winestro. Da in Winesto eine Artikelnummer einzigartig sein muss, müssen wir diese Nummern bei der Übernahme aus Magnum erweitern. Nach der Übernahme findest Du Deine Artikelnummern im Schema Artikelnummer-Gebindenummer-Folgenummer. Du kannst direkt nach der Übernahme neue Artikelnummern vergeben. Wenn Du in Magnum hinter einer Artikelnummer 2 Gebinde und jeweils 2 Folgen angelegt hast, ergeben sich aus dem Artikel in Magnum 4 Artikel in Winestro - Jedes Gebinde und jede Folge werden ein einzelner Artikel.
- Die Rabattberechnung in Magnum unterscheidet sich deutlich von der in Winestro. Daher wirst Du in vielen der übernommenen Rechnungen eine Korrekturposition finden, die die Rechnung auf den korrekten Endbetrag bringt.
- Reservierungen werden nicht übernommen.
- Vor der Übertragung der Dateien zur Datenübernahme musst Du alle erfassten Rechnungen verbuchen, damit die korrekten Bestände übernommen werden können.
Vinou
- Vinou speichert Lieferadressen nicht korrekt in aufgetrennten Feldern. Daher können wir bei der Übernahme nicht sicher zwischen Firma, Vorname order Nachname unterscheiden. Wir übernehmen die Adresse so, dass Du sofort Rechnungen und Briefe verfassen kannst. Nur wenn Du Paketmarken über uns beziehst, kann es vorkommen, dass Du die Adressen händisch nachbearbeiten musst.
- Die Abbildung der Artikel in Vinou unterscheidet sich deutlich von der in Winestro. Da in Winestro eine Artikelnummer einzigartig sein muss, müssen wir diese Nummern bei der Übernahme aus Vinou erweitern. Nach der Übernahme findest Du Deine Artikelnummern im Schema Artikelnummer+1; Artikelnummer+2 .... Du kanst direkt nach der Übernahme neue Artikelnummern vergeben.
- Die Rabattberechnung in Vinou unterscheidet sich von der in Winestro. Daher wirst Du in vielen der übernommenen Rechnungen eine Korrekturposition finden, die die Rechnung auf den korrekten Endbetrag bringt.
- Die Datenexporte von Vinou enthalten nur die Preislistenzuordnungen für Kunden und die Standardpreise der Artikel. Du musst nach dem Import einmal die Preise der Artikel für alle abweichenden Preislisten in Winestro eintippen.
Weinhelp
- Hier kommt es vor das Rechnungsnummern doppelt vergeben wurden. In diesem Fall vergeben wir beim Import eine neue, unbenutzte Rechnungsnummer.
- Weinhelp aktualisiert die Bestände erst nach einer "Stapelbuchung". Bitte führe diese unmittelbar vor(!) der Datenübertragung zu uns durch.
- Reservierungsaufträge werden nicht übernommen. Pflege diese bitte in Winestro erneut ein.
- Das Feld Kunde-Seit enthält bei Weinhelp leider kein Datum sondern einen Text. Diese wird entsprechend als Notiz übertragen und kann nicht automatisch in das Feld Kunde-Seit in Weinbau-Online übernommen werden.
- Die Skontoinformationen können teils noch nicht den Kunden zugeordnet werden. Je nach Definition Ihrer Zahlungsbedingungen in Weinhelp musst Du die Skonto-Werte für Deine Kunden neu eingeben.
- Kundenselektionen werden nicht übernommen.
VinoPro
- Kassenaufträge werden nicht übernommen.
- Bei VinoPro kann man die Rechnungsnummer jedes Jahr beliebig setzen. Bei der Berechnung der nächsten Rechnungsnummer kann es daher in Winestro zu Problemen kommen. Hast Du zb. im Jahr 2020 mit einer Rechnungsnummer 20200001 begonnen und am Ende 20201234 als letzte Rechnungsnummer verwendet; Dann 2021 als Startrechnungsnummmer 210001 gesetzt, dann ist für Winestro die nächste freie Rechnungsnummer die 20201235; Winestro interpretiert die Rechnungsnummer schlicht als Zahl, sucht die höchste bislang verwendete und addiert 1 dazu. Sollte dies bei Dir der Fall sein, melde das bitte vor der Datenübernahme an.
- Befinden sich in Deinen Artikelstamm mehrere Artikel mit gleicher Artikelnummer, werden diese Artikel mit Artikelnummer+1, Artikelnummer+2,... in Winestro angelegt.
- Mengenrabatte ( z.B: ab 500€ 1% Rabatt ) werden nicht übernommen und müssen über die Kundenselektion nachgepflegt werden.
ProVino
- Allen Kunden ist zunächst die Standardpreisliste zugeordnet. Wenn Du andere Preislisten zuordnen möchtest, geht das sehr schnell und bequem nach der Datenübernahme über die Kundenselektion in Winestro.
Apys
Die Übernahmen von Apys zu Winestro sind nur in Verbindung mit der Prozessprüfung möglich. Zwischen der ersten und der zweiten Datenübernahme ist Zeit zur Anpassung des Importskriptes sowohl von Winestro als auch vom Weingut einzuplanen. Inbesondere benötigen wir in dieser Zeit einen direkten Ansprechpartner, mit dem wir die verschiedenen Abbildungswege besprechen und kontrollieren können.
- Die Rabattfunktionen von Apys und Winestro unterscheiden sich deutlich. Es ist nicht möglich alle Variationen von Apys zu übertragen. Für jeden Import muss ein individuelles Importscript erstellt und mit einem Entwickler eng abgestimmt werden.
- In Winestro kann ein Kunde mehrere Preislisten, aber nur eine Preisstaffel haben. Kunden die in Apys mehrere Preisstaffeln hatten, müssen nach der Datenübernahme per Kundenselektion nachbearbeitet werden.
- Die Rechnungen werden durch eine Rabattposition auf die korrekte Endsumme gebracht.
- Ausstattungen aus Apys finden sich als mehrere Artikel mit einer gleich beginnenden Artikelnummer in Winestro wieder. Es werden nur die Ausstattungen in Winestro übernommen, die in Apys einen positiven Bestand im Moment der Kopie der Datenbank hatten.
Wein2000
- In Wein2000 können Kunden und Artikel endgültig gelöscht werden. Wenn unter den zu importierenden Rechnungen eine Rechnung an einen gelöschten Kunden gestellt wird oder einen gelöschten Artikel enthält, wird die Rechnung / die Position einem sognannten "DEFAULT" Kunden bzw. Artikel zugeordnet.
Oenowin
- Oenowin speichert die Werte für Firma, Vorname und Nachname leider nicht sauber getrennt. Daher können die Angaben nur in das Feld Firma übertragen werden. Du kannst damit sofort Rechnungen und Briefe korrekt schreiben. Wenn Du Paketmarken aus unserem System kaufen möchtest, empfehlen wir die Daten händisch den korrekten Feldern zuzuordnen.
- Alle Aufträge aus Oenowin mit einer Rechnungsnummer werden als alte Rechnung übertragen. Dabei wird der Auftragsstatus ( Auftrag, Rechnung... ) nicht berücksichtig.
Was ist, wenn ich noch etwas geändert haben möchte?
Fallen Dir noch Probleme auf, beheben wir diese gerne zeitnah. Bitte beachte, dass Du die Daten durch einen Start mit der Software als "in Ordnung" abnimmst. Kontaktiere uns bei Fehlern oder Problemen daher immer unbedingt bevor(!) Du mit dem produktiven Arbeiten im Programm beginnst. Als Start gilt die Erstellung der zweiten Rechnung nach der Datenübernahme. Wir empfehlen das Buchen eines Startservices für den Tag nach der Datenübernahme - bitte vereinbare im Vorfeld einen Termin mit uns hierfür aus.
Kosten
Die Datenübernahme werden bei uns pauschal abgerechnet. Da der Arbeitsaufwand auch aus standardisierten Lösungen sowie die anschließende Kontrolle nicht absehbar sind, haben wir drei Stufen festgelegt, sodass Du mit den Kosten für eine Übernahme besser kalkulieren kannst und für Dich bei Problemen mit der Übernahme keine Unkosten aufkommen. Die aktuelle Preisgestaltung kannst Du unserer Preislist entnehmen.