Dokumente und Ausgaben festlegen

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Dokumente

Um das Programm richtig nutzen zu können, geben Sie bitte nach Ihrem ersten Test des Programms Ihre privaten Daten ein und nehmen Ihre Einstellungen für Rechnungen und sonstige Dokumente vor. Gehen Sie dazu auf System - Dokumente . Im Folgenden besprechen wir, welche Daten Sie in den jeweiligen Punkten angeben können. Sollte die Druckqualität von Dokumenten nicht Ihren Erwartungen entsprechen, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Programmhinweis

Achten Sie darauf, dass immer der neuste kostenlose Adobe PDF-Reader auf Ihrem System installiert ist. Mehr Hinweise dazu finden Sie hier: Aktueller PDF-Reader -> [1]

Allgemeine private Daten

Unter System - Dokumente - Allgemein müssen Sie zu Beginn der Nutzung von Weinbau-online einmal Ihre Betriebsdaten eingeben.

 Diese Daten werden bei Rechnungen, beim Versand von E-Mails aus 
 Weinbau-online uvm. genutzt.  Nehmen Sie Ihre Einstellungen hier
 also sehr gewissenhaft und vollständig vor.

Übersicht über die Betriebsdaten

In diesem Schritt sind besonders die in der Grafik rot umrandeten Felder wichtig. Diese Daten werden benötigt, um Rechnungen, Serienbriefe und alle anderen Dokumente korrekt zu erstellen. Insbesondere die Anschrift und Umsatzsteuernummer sind für das Erstellen von Rechnungen unerlässlich. Bitte denken Sie daran nach dem Eingeben der Daten auf Speichern zu klicken.

Hinweise zu E-Mails

Hinweis: Die von Ihnen hier angegebene E-Mail-Adresse kann mit der übereinstimmen, die Sie zur Anmeldung verwenden, muss das aber nicht! Hier geben Sie die E-Mail-Adresse an, die auf Ihren Dokumenten genutzt werden soll.

Einstellungen zu Bankdaten

Wenn Sie einen Bankexport zum Anschluss von Weinbau-Online an Ihr Bankingprogramm verwenden möchten, gehen Sie zum Unterpunkt Einstellungen für DTA-Export (Empfängerkonto). Sobald Sie alle Daten hier hinterlegt haben, wird Ihnen in Weinbau-online die Möglichkeit gegeben, Dateien für den Bankeinzug von Ihren Rechnungen zu erstellen. Die zweite Zeile des Verwendungszwecks können Sie beim Erstellen einer Export-Datei ausfüllen. Die Export-Datei wird Ihnen in der Liste aller Aufträge (siehe Abschnitt Auftragsliste) zum Download angeboten, wenn Ihre Bankinformationen und die Ihres Kunden hinterlegt sind. Um die Datei zu erhalten, klicken Sie in der Auftragsliste auf das Symbol:

Alternativ können Sie eine Datei für den Bankeinzug einzelner oder auch mehrerer Rechnungen über den Druckmanager erstellen.

Zusätzliche Sprachen

Nutzen Sie die Export-Funktionen des Premiumpakets von Weinbau-online, können Sie an dieser Stelle auch auswählen welche Sprachen Sie nutzen möchten. Für jede Sprache, die Sie hier auswählen, erhalten Sie bei Dokumenten und Artikeln zusätzliche Textfelder. Mehr dazu im Artikel über den Auslandsauftrag.

Informationen für den AGB-Service

Weingüter die unseren Webshop nutzen, können über einen Vertragspartner von uns Rechtstexte beziehen. Diese Texte werden automatisch an Ihre Einstellungen in Weinbau-online angepasst. Nehmen Sie also auch hier alle Einstellungen sehr gewissenhaft vor, wenn Sie den AGB-Service nutzen. Weder unsere Partnerkanzlei noch Weinbau-online haftet für Abmahnungen durch fehlerhafte Einstellungen Ihrerseits.

Rechnung

Einstellungen des Rechnungsformular

Farbänderung

Im Punkt Rechnung können Sie angeben, welche privaten Daten auf einer Rechnung angezeigt werden sollen. Die Daten, die Sie hier festlegen, werden auch für alle anderen Geschäftspapiere übernommen (z.B. Angebote, Mahnungen, Kundenbriefe).

• Das Briefpapier können Sie als PDF hochladen. Hier können Sie einstellen, ob und welches Briefpapier verwendet werden soll. Sie können ein Briefpapier für die erste Seite und ein Weiteres für die Folgeseiten bestimmen.

• Ihre Rücksendeadresse können Sie automatisch einfügen lassen. Sie wird aus Ihren privaten Daten (siehe allgemeine private Daten) erstellt.

• In der erweiterten Adressenangabe können Sie Kontaktinformationen wie bspw. Ihre Telefonnummer angeben. Das Feld kann breit oder schmal dargestellt werden.

• In der Geschäftszeile stehen Informationen zu dem Beleg, wie Belegdatum oder Auftragsnummer. Sie können jedes der einzelnen sechs Felder bearbeiten, indem Sie auf den Stift klicken. Wir empfehlen Ihnen zuerst die vorgeschlagenen Standardwerte zu behalten. Mehr Informationen zum Ändern der Geschäftsfelder finden Sie in den Dokumenteinstellungen.

• Markieren Sie das Kästchen Anrede, wenn eine Anrede der Kunden in Rechnungen gesetzt werden soll. Diese Anrede sollte dann unbedingt in den Kundenakten entsprechend gepflegt werden.

• Der Kopftext ist ein einleitender Text, der jeder Rechnung vorangeht. Diesen können Sie frei wählen.

• Im Fußtext können Sie einen beliebigen abschließenden Text einstellen.

• Die vier Zusatzfelder im Rechnungsfuß können Sie nach Belieben ausfüllen oder frei lassen.

• Drücken Sie erst auf Speichern und dann auf Rechnung ansehen, um sich eine Beispielrechnung anzusehen.

• Informationen zu weiteren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie hier.

• Farbveränderungen in der Tabellenüberschrift können Sie einstellen, indem Sie unter dem Kopftext links auf klicken.

Angebot, Auftrag, Lieferscheine, Gutschriften und Provision

Angebote

Alle Belege (Angebot, Auftrag, Gutschriften und Provision, Auftragsbestätigungen,Lieferscheine, Gutschriften) nutzen die gleichen Grundeinstellungen (Briefpapier, Seitenränder) wie Rechnungen. Nur die ein- und ausleitenden Texte sind unterschiedlich. Klicken Sie bspw. auf den Unterpunkt Angebot und füllen Sie die beiden Felder aus (siehe Bild). Klicken Sie nach einer Änderung auf Speichern. Die Texte für andere Dokumente können Sie im jeweiligen Unterpunkt bestimmen. Hilfreich kann hier die Nutzung von Autofeldern sein, außerdem lassen sich ab dem Premium Paket unterschiedliche Briefpapiere für unterschiedliche Belege hinterlegen.

Häufige Fragen und Probleme

In dem Moment in dem Sie einen Auftrag anlegen, werden alle Texte aus ihren Systemeinstellungen für diesen Auftrag übernommen. Ändern Sie danach in den Systemeinstellungen die Texte hat das keine Auswirkungen auf bestehen Aufträge und Dokumente die Sie daraus erstellen. Ggfs. müssen Sie im Auftrag unter Text die jeweiligen Änderungen für einen Auftrag nochmals eingeben.

Mahnungen

Mahnungen

Natürlich können Sie mit Weinbau-online auch Mahnungen erstellen. Um eine Mahnung zu einer Rechnung zu erzeugen, gehen Sie auf den entsprechenden Auftrag und dort unter Dokumente. Hier finden Sie den Button um eine Mahnung zu erstellen und können diese direkt drucken oder per E-Mail versenden. Beim Erstellen einer Mahnung werden die im diesem Auftrag hinterlegten Texte und Mahnkosten etc. verwendet. Diese Einstellungen werden im Moment der Auftragserstellung aus den Systemeinstellungen in den Auftrag übernommen, können aber im Auftrag unter den Reitern Text und Sonstiges bearbeitet werden.

Um sich unnötige Arbeit zu ersparen, sollten Sie direkt zu Beginn der Nutzung von Weinbau-online auch alle Einstellungen für Mahnungen vornehmen. Gehen Sie dazu auf System - Dokumente - Mahnung. Hier können Sie den Zahlungszeitraum und die Kosten für jede der drei Mahnstufen einstellen.

Zudem können Sie zu jeder Mahnstufe eine eigene Überschrift, einen einleitenden Text und einen ausleitenden Text hinterlegen. Falls Sie das Export-Paket von Weinbau-online nutzen können Sie für jede beliebige Sprache eigene Texte hinterlegen. Klicken Sie am Ende auf Speichern.

Probleme bei Mahnungen

Es kommt ab und an vor, dass Weingüter starten, ohne ihre Einstellungen für Mahnungen gemacht zu haben. Das ist nicht schlimm, kann aber zu Fragen und Verzögerungen führen. Alle Texte die Sie einstellen, werden in dem Moment in dem Sie einen Auftrag erstellen in diesen hinein kopiert. Haben Sie keine Texte und Einstellungen hinterlegt, so bleiben diese leer. Wenn Sie dann Monate später eine Mahnung erstellen, wundert man sich, warum die gerade eben eingestellten Texte nicht auf der Mahnung erscheinen. Sie können in diesem Fall den Auftrag dem Kunden neu zuweisen , dabei werden die Texte neu aus den jetzt aktuell gültigen Einstellungen geladen. Danach können Sie die Mahnung wie von anderen Dokumenten gewohnt aktualisieren.

Mahnung und Gutschrift

Man hat eine Gutschrift für einen Artikel in einem Auftrag erstellt. Jetzt hat der Kunde noch nicht bezahlt. Warum wird in der Mahnung der Betrag ohne die Gutschrift angezeigt? Bei der Mahnung wird nur der Rechnungsbetrag in Mahnung gesetzt - nicht die Differenz zwischen Rechnung und Gutschrift.Sie müssten den Auftrag noch einmal anpassen und die Rechnung aktualisieren. Ist der Auftrag bereits abgeschlossen ist dies aus rechtlichen Gründen allerdings nicht mehr möglich. Eine saubere Lösung wäre es, wenn der Kunde den gesamten Rechnungsbetrag bezahlt und Sie ihm anschließend den Betrag der Gutschrift zurück senden.