Bestände
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Allgemeines
Zu den Beständen gelangen Sie über Artikel - Bestände. Sie sehen nun alle aktuellen Verkaufsbestände, sowie die Übersicht der jeweiligen Bestände nach Lager. Der aktuelle Bestand errechnet sich aus dem Ausgangsbestand abzüglich oder zuzüglich von Vorgängen (mehr zur Berechnung finden Sie weiter unten). Unter welchen Umständen sich Bestände verändern, können Sie in den Einstellungen zum freien Bestand anpassen. Es werden die Bestände aller Artikel angezeigt. Unter Bestände - Warnungen, finden Sie eine Übersicht aller Artikel, welche verkauft sind, beziehungsweise kurz vor dem Ausverkauf stehen. Alle Artikel die Flaschenweine darstellen, müssen in der Artikelkarteikarte über den Haken bei "Flaschenanzahl mitberechnen" als solche markiert werden. Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang auch, alle Flaschenweine in einer gemeinsamen Warengruppe zu führen - So haben Sie alle Bestände, aber auch in der Auswertung und Ausgabe von Bestandslisten (s.u.) Ihr korrektes Flaschenbuch verwaltet.
Übersicht
Direkt unter Artikel - Bestände kann der verfügbare Verkaufsbestand eingesehen werden. Durch Klick auf das Klemmbrett-Symbol neben jedem Artikel gelangt man dann in die Übersicht für alle Bestandsveränderungen bzw. der Buchungsliste dieses Artikels (siehe Screenshots rechts).
Über die Lupe rechts oberhalb der Liste gelangt man schnell in die Artikelkartei um Anpassungen vorzunehmen. Über das Dokument daneben hat man die Möglichkeit, sich detaillierte Vorgangslisten nach verschiedenen Kriterien ausgeben zu lassen.
Bestandsänderungen durch Belege
Bei Weinbau-online werden die Artikel, je nach Ihren Einstellungen zum freien Bestand, schon beim Einfügen in einen Auftrag oder erst beim Erstellen der Rechnung aus den freien Beständen herausgenommen. Im zweiten Fall werden Bestände erst angepasst, wenn ein entsprechender Beleg zu diesem Auftrag erzeugt wird. Die Änderungen werden in den Bestands- und Vorgangslisten dokumentiert.
Rechnungen
Die Artikel, die in der aktuellen Rechnung enthalten sind, werden automatisch vom Bestand in der Buchungsliste abgezogen. Ihr Flaschenbuch ist somit immer tagesaktuell.
Gutschriften
Das Erstellen einer Gutschrift kann ebenfalls Auswirkungen auf die Bestände haben. Wie das funktioniert lesen Sie hier.
Stornobelege
Stornobelege werden negativ mit Ihrem Bestand addiert. Anders als bei der Gutschrift erfolgt hier keine Ab- und Aufbuchung, sondern eine Nullierung der bestellten Artikel. Mehr zu Stornos finden Sie hier.
Bestandsreservierungen
Die Bestandslisten zeigen auch bestehende Reservierungen und Sperrungen an. Der freie Bestand errechnet sich aus dem tatsächlichen und dem reservierten sowie dem gesperrten Bestand. Reservierte Bestände werden in der Übersicht der Bestände sowie in den einzelnen Flaschenbüchern angezeigt, gesperrte Bestände nur direkt im Flaschenbuch eines Artikels. Um mehr über die unterschiedlichen Methoden der Reservierung zu erfahren, lesen Sie den entsprechenden Artikel.
Manuelle Bestandsänderungen
Änderungen können auch in der Artikelkarteikarte links unten oder in den Bestands- und Vorgangslisten manuell vorgenommen werden. Wählen Sie dazu einfach ein entsprechendes Konto (z.B. "Bruch") aus, geben Sie einen Grund ein und klicken Sie auf Zu- oder Abgang (klicken Sie also entweder auf den Button mit + oder -). So lässt sich auch ein sogenannter "Belegloser Verkauf" dokumentieren.
Zur Verbuchung von Proben lesen Sie bitte diesen Artikel.
Am unteren Ende der Bestandsliste eines Artikels finden Sie eine Übersicht zu manuellen Korrekturen, die bei diesem Artikel erfolgt sind:
Manuelle Vorgänge entfernen
Vorgänge die Sie von Hand erstellt haben, können Sie hier wieder löschen. Klicken Sie dazu auf das -Symbol in der entsprechenden Zeile.
Ausgabe von Bestands- und Vorgangslisten
Sie können die gesamte Vorgangsliste bzw. das Flaschenbuch für einen Wein einzeln, oder Ihre Warengruppe der Flaschenweine gemeinsam ausdrucken. Klicken Sie dazu entweder auf dieses Symbol in der Artikelkarteikarte 
, oder wählen Sie dieses unter Artikel - Bestände (siehe Screenshots auf der rechten Seite).
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie mehrere Faktoren zur Ausgabe einstellen können. Sie können Bestands- sowie Vorgangslisten drucken, als PDF oder Excel-Liste, besonders gruppiert und für einen gewissen Zeitraum eingeschränkt.
Häufige Fragen
Ausgangsbestand in der amtlichen Zulassung
Bei der amtlichen Zulassung können Bestände immer nur mit Grund und Datum ein- oder ausgebucht werden. Führen Sie entsprechend eine manuelle Bestandsänderung über die Artikelkarteikarte (links unten) oder über Artikel / Bestände durch. Geben Sie das in dem Fall als Zugang an. Dazu muss der Artikel natürlich zuerst angelegt werden.
In der Artikelkartei wird ein anderer Bestand als in der Bestandsübersich ausgegeben, warum?
In der Artikelkartei erhalten Sie den Bestand ohne besonderes Bezugsdatum - also mit absolut allen Rechnungen und Bewegungen die im System eingetragen sind. Die Bestandsliste hat immer ein Bezugsdatum - was zwingend notwendig ist, damit ihnen diese Liste auch weiterhelfen kann. Unterschiede zwischen diesen beiden Stellen entstehen immer dann, wenn Sie Rechnungen im System haben, die nach dem Datum der Bestandsliste datiert sind. Üblich kommen Sie zu diesem Artikel, wenn Sie eine Rechnung z.B. am morgen vordatiert haben. Wenn auf dieser Rechnung z.B. 100 Flaschen verkauft werden, ist dieser Abgang in der Artikelkarteikarte berücksichtigt ( um ihnen einen Gesamtüberblick zu geben ) und in der Bestandsliste von "heute" noch nicht. Daher weichen die Listen dann um genau diese 100 Flaschen voneinander ab. Sobald Sie bei der Bestandsliste ein Datum nach der letzten Rechnung einstellen, sind beide Angaben wieder stets gleich.