Kundenkarteikarte
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Über das Kundeninformations-Symbol kannst Du die Kundenkarteikarte deiner Kunden und Kundinnen aufrufen. Dieses Icon wird Dir z.B. auf der rechten Seite jedes Kunden in der Kundenliste angezeigt. In der Kundenkarteikarte kannst Du alle relevanten Informationen zu Deinem Kunden (Adressdaten, Aufträge des Kunden, gekaufte Artikel, Reservierungen, Ansprechpartner, Kundenkontakte, usw.) einsehen und bei Bedarf bearbeiten. Die Kundenkarteikarte wird Dir beispielsweise auch automatisch nach dem Anlegen von neuen Kundinnen oder Kunden oder nach einem Editiervorgang automatisch angezeigt. Wie die Kundenakte aussieht und welche Informationen sie enthält, erfährst Du auf dieser Seite.
Aufbau der Kundenkarteikarte
- Iconleiste: Schnelle Ausführung unterschiedlicher Aktionen
- Kunde: Kundeninformationen & wichtige Notizen
- Verwaltung: Weitere Kundeninformationen und Möglichkeit zur Einsicht von u.a Aufträgen, gekauften Artikeln und Kundengruppen
- Ansprechpartner: Übersicht der hinterlegten Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen inklusive Telefonnummern und Mailadressen
- Lieferadressen: Übersicht hinterlegter Lieferadressen
- Paketmarken: Übersicht erzeugter Paketmarken und Möglichkeit neuen zu Erstellen
- Kundenkontakte: Übersicht dokumentierter Kundenkontakte über Telefon, Mail und Co
Iconleiste
Die Symbole in der Iconleiste ermöglichen es Dir schnell unterschiedliche Aktionen durchzuführen. Welches Icon welche Aktion auslöst, siehst DU hier:
- Zur vorherigen Karteikarte (Kundenkarteikarte mit der um 1 niedrigeren Kundennummer)
- Gelange in die übergeordnete Kundenliste (zurück)
- Dateien in eine Kundenakte laden
- Eine Paketmarke für diesen Kunden/dieser Kundin erzeugen
- Einen neuen Termin für diesen Kunden/dieser Kundin anlegen
- Eine neue Aufgabe für diesen Kunden/diese Kundin anlegen
- Die Kundenakte bearbeiten und Kundendaten anpassen
- Rechnungen dieses Kunden/ dieser Kundin selektieren
- Startet eine Online-Suche nach Telefonnummern zum Kundennamen
- Einen neuen Auftrag für den Kunden/die Kundin anlegen
- Springe in den letzten Auftrag des Kunden/der Kundin
- Alle Rechnungen des Kunden/der Kundin anzeigen lassen
- Diesem Kunden/ dieser Kundin eine Mail schreiben
- / Den Kunden/die Kundin als Karteileiche markieren
- Diese Kundenakte samt Kundennotizen mit einer anderen Kundenakte verknüpfen
- Einen neuen Kunden/ eine neue Kundin anlegen
- Zur nächsten Karteikarte (Kundenkarteikarte mit der um 1 höheren Kundennummer)
Kunde
Kundennummer
Die Zahl oben links zeigt dir die Kundennummer des Kunden/ der Kundin an, dessen Kundenakte Du geöffnet hast
Kundeninformationen
Unter der Kundennummer sind die Kundeninformationen wie Name und Adresse zu sehen. Mit einem Klick auf das Maps-Symbol , kannst Du Dir die Kundenadresse in Google-Maps anzeigen lassen.
Kundennotiz
Darüber hinaus hast du die Möglichkeit unter Schnell-Notizen wichtige Vereinbarungen oder Hinweise zum Kunden/zur Kundin einzusehen oder, falls noch nicht vorhanden, neue Notizen zu hinterlegen, die du direkt beim Aufruf der Akte als Übersicht haben möchtest. Speichern kannst Du diese mit einem Klick auf das Speicher-Symbol .
Verwaltung
Daten
Neben wichtigen Kundendaten wie den Kontaktdaten in Form von Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anrede werden in diesem Reiter weitere Informationen angezeigt, wie beispielsweise die hinterlegte Standardzahlungsart, Standardrabattinformationen, das Datum der letzten Rechnung, der Gesamtbetrag der Rechnungen, der eventuell noch offene Rechnungsbetrag, der Betrag der stornierten Posten, der Betrag der erstellten Gutschriften, seit wann der Kunde/die Kundin Ihr Kunde/ Ihre Kundin ist, das Zahlungsziel in Tagen, die Höhe des Skontos oder die Anzahl der erstellten Mahnungen. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein Bild (z.B. vom Kunden/von der Kundin) hochzuladen und zu hinterlegen.
SEPA Mandat:
Mit einem Klick auf das PDF-Icon kannst Du zudem eine automatisch vorausgefüllte Einzugsermächtigung und SEPA-Lastschriftmandat herunterladen. Das Dokumente wird automatisch mit den im System hinterlegten Kunden- und Weingutsdaten ausgefüllt. Dies vereinfacht den Prozess der Erteilung einer Einzugsermächtigung erheblich, da Kunden nicht mehr manuell alle relevanten Informationen ausfüllen müssen. Versende das Dokument per Post oder Klicke auf das Brief-Symbol und sende es dem Kunden/der Kundin schnell und unkompliziert per Mail.
Datenauszug im Sinne des DSGVO:
Gruppen
In diesem Reiter können Sie Kunden/Kundinnen in eine oder auch mehrere Kundengruppen eintragen. Hake dafür die jeweilige Kundengruppe an. Wenn Du für Deine Kundengruppen mehrere Kategorien angelegt hast, kannst Du an dieser Stelle eine Kategorie auswählen und die dieser Kategorie entsprechenden Kundengruppen anzeigen lassen. Vergiss anschließend nicht diesen Vorgang zu speichern.
Werbung
In diesem Reiter kannst du die Zustimmung oder Ablehnung deines Kunden/deiner Kundin zu den verschiedenen Werbekanälen festhalten und dokumentieren. Sofern eine Zustimmung vorliegt, setze das Häkchen in der Spalte "Erlaubt". Zusätzlich besteht die Möglichkeit in der Spalte "Dokumentation der Erlaubis" anzugeben, in welcher Form die Erlaubnis erteilt wurde.
Erstellst Du z.B. einen Newsletter oder einen Rundbrief, sollte das Häkchen bei dem Werbekanal E-Mail gesetzt werden. Bei einer Kundenselektion oder auch in den E-Maileinstellungen kannst Du festlegen, dass nur Kunden/Kundinnen einen Newsletter erhalten, die auch die entsprechende Zustimmung erteilt haben.
Artikel
In diesem Reiter kannst Du Dir statistische Auswertungen zu den an den Kunden/die Kundin verkauften Artikeln in einem bestimmten Zeitraum ausgeben lassen. Voreingestellt sind zunächst die Umsätze nach Artikeln des rollierenden Jahres. Du kannst diese und weitere Einstellungen der betreffenden Statistik mit einem Klick auf den Button "Einstellungen" anpassen.
Außerdem findest Du hier eine Übersicht über die in einem bestimmten Zeitraum an diesen Kunden/diese Kundin verkauften Artikel. Neben der Anzahl der verkauften Artikel wird Dir auch der Real-Preis (Netto und Brutto) als auch die Liter-Menge angezeigt. Wenn Sie diese Übersicht als EXCEL- oder PDF-Datei speichern möchten, können Sie die entsprechenden tabellarischen Übersichten herunterladen, indem Sie auf das EXCEL- oder PDF-Symbol klicken.
Aufträge
Adressartikel
Diesen Reiter siehst Du nur, wenn du das Premium-Paket über uns beziehst. Möchtest Du Kunden/ Kundinnen individuelle Preise und/oder Bezeichnungen für Deine Artikel geben, hilft Dir der Adressartikel. Hier kann zunächst ausgewählt werden, welcher Artikel bei einem Verkauf an diesen Kunden/ diese Kundin eine abweichende Bezeichnung und/oder einen abweichenden Preis bekommen soll. Wähle dazu zunächst den gewünschten Artikel im Dropdown-Menü aus. Klicke dann auf den Stift, um den neuen Eintrag zu bearbeiten. Gib eine beliebige neue Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung ein. Wenn gewünscht, kannst Du auch die MwSt. für den Artikel abändern.
Um einen neuen Preis festzulegen, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Im Dropdown-Menü "Sonderpreis" verwenden und links davon den gewünschten Sonderpreis eintippen. Verkaufst Du den Artikel an diesen Kunden/ diese Kundin, dann wird dieser Preis verwendet. Da es sich um einen Sonderpreis handelt, greifen möglicherweise aktivierte Rabatte, Skonto und Provisionssperren nicht.
- Im Dropdown-Menü der Preisliste wählst du eine Preisliste aus. Beim Verkauf des Artikels an den Kunden/ die Kundin wird somit der Preis aus der gewählten Preisliste gezogen. Die für den Artikel in dieser Preisliste eingetragenen Rabatte, Skonto und Provisionssperren greifen dann wie bei einem normalen Preis.
Reservierungen
Provisionen
Beziehungen
Pfand
Ansprechpartner
In dem Feld Ansprechpartner können weitere Ansprechpartner_innen angelegt werden. Zum Beispiel wenn es sich um Eheleute oder eine größere Firma mit mehreren Kontaktpersonen handelt. Diese Kontakte können dann mit der passenden Anrede auch für E-Mails ausgewählt werden. Einen neuen Ansprechpartner/ eine neue Ansprechpartnerin wird durch Drücken auf neben dem entsprechenden Feld angelegt. Ansprechpartner_innen können auch bei Anschreiben und Newslettern mit angeschrieben werden.
Lieferadressen
Wenn Du dem Kunden/ der Kundin Lieferadressen zuweisen möchtest, klicke bei Lieferadressen auf das grüne Plus, um eine neue Adresse anzulegen. Es können beliebig viele Lieferadressen zugewiesen werden. Bei neuen Aufträgen wird automatisch die Lieferadresse ausgewählt, die als Standard angehakt worden ist.
Die Zuweisung von Lieferadressen kann manuell erfolgen oder über die Funktion des Imports von Lieferadressen. Um mehrere Lieferadressen zu importieren, klicke auf .
Im sich öffnenden Fenster kann unter "Vorlage" eine CSV-Datei heruntergeladen werden, der Du die Formatierung UTF-8 (siehe Screenshot rechts) entnehmen kannst. Hast Du Deine eigene CSV Datei mit den Lieferadressen entsprechend dieser Vorlage angepasst, kannst Du diese mit einem Klick auf "Durchsuchen" auswählen und über den entsprechenden Button den "Import starten".
Zur Erklärung des Ablaufs kann Dir auch der Artikel zum Kundenimport helfen.
Paketmarken
Kundenkontakte
Der Bereich Kundenkontakte ermöglicht es Dir, kundenspezifische Anforderungen genau zu erfassen und schnell zu durchsuchen. Die Kundenkontakte verwaltest Du direkt unter der Kundenkarteikarte und siehst hier auch auf einen Blick die gesamte Kommunikation mit dem Kunden/ der Kundin. Der Bereich Kundenkontakte wird dir in sämtlichen Reitern der Kundenakte angezeigt, damit du immer den Überblick behältst und z.B. Besprochenes entsprechend umsetzen kannst.
Hier können dann verschiedene Einstellungen vor jeder Notiz vorgenommen werden. Es bietet sich an, diese Einstellungen zu pflegen, sodass die Notizen bestmöglich zugeordnet werden können.
- Neben der Uhrzeit und dem Datum, die bei keiner eigenen Änderung automatisch ausgefüllt werden, gibt es weitaus mehr, das vorab festgelegt werden kann.
- Es kann der Ansprechpartner/ die Ansprechpartnerin ausgewählt werden, sodass Du weißt, mit wem Du eigentlich gesprochen hast.
- Ebenso können Mitarbeiter_innen ihren eigenen Namen festlegen, sodass Du und mögliche weitere Mitarbeiter_innen wissen, wer eigentlich mit dem Kunden/ der Kundin gesprochen hat.
- Es kann zudem ausgewählt werden, auf welchem Weg die Kommunikation stattgefunden hat (E-Mail, Telefonat etc.) und um was es sich gehandelt hat (bspw. Akquise).
Kundenkontakte durchsuchen
Mit dem Suchfeld können die Notizen durchsucht und auf bestimmte Kategorien und Zeiträume eingeschränkt werden.
Kundenkontakte Taggen
Über den Gesprächsnotizen findest Du (falls zutreffend) Tags. So kannst Du zum Beispiel sehen, ob hier oft das Wort "Riesling" fällt und schnell danach suchen. Das hilft, den Überblick in der Kommunikation zu behalten. Die Tags werden unter System / Einstellung / Anzeige (ganz unten) kommagetrennt eingegeben.
Kundenkontakte verbinden
Oft kommt es vor, dass ein Kunde/ eine Kundin mehrfach in der Kartei auftaucht. Bevor Du einen Kunden als Karteileiche markierst, sollten die Gesprächsnotizen dieses Kunden/ dieser Kundin mit dem Neuen bzw. dem "Hauptkunden" verbunden werden. Auf diese Weise gehen keine alten Informationen verloren. Die Kunden/Kundinnen können durch einen Klick auf das Ketten-Symbol rechts-oben in der Symbolleiste verbunden werden.
Systemeinstellungen
Im Reiter System können Kunden/Kundinnen in eine Kundengruppe eintragen werden. Jeder Kunde/ jede Kundin kann in mehreren Kundengruppen Mitglied sein, gleichzeitig aber nur eine Preisgruppe besitzen. Der Abschnitt Webkunden-Information dient dem Abgleich Deiner Daten mit den Angaben des Kunden/ der Kundin in Deinem Webshop, oder beispielsweise bei Winestro. Ebenso kannst Du in diesem Bereich auch kundenspezifische Belegtexte (z.B. spezielle Texte für Rechnungen) anlegen, wenn Du ein entsprechendes Paket gebucht hast. Bitte kontaktiere uns bei Interesse an dieser Funktion.
Hinweis: klicke hier (YouTube-Video), wenn Du mehr über Systemeinstellungen in Deiner Kundenakte erfahren möchtest.
Des Weiteren kann in den Systemeinstellungen festgelegt werden, welche Werbekanäle für einen Kunden/ eine Kundin genutzt werden dürfen. Das ist besonders relevant für den Versand von Newslettern. Du kannst, um mehrere Kunden/ Kundinnen gleichzeitig für einen Kanal zu aktivieren, eine Stapelaktivierung über eine Selektion vornehmen.
Werbekanäle mit Erlaubnis
In jeder Kundenkartei kannst Du jeden Werbekanal einzeln anhaken und so die Zustimmung oder Ablehnung des Kunden festhalten. Wenn Du z.B. einen Newsletter oder Rundbrief erstellst, solltest Du das als Kriterium bei der Kundenselektion festlegen, dass nur Kunden mit Zustimmung gezogen werden.
Einzugsermächtigung ausgeben
Du kannst Dir hier auch eine automatische Einzugsermächtigung für diesen Kunden/ diese Kundin ausgeben lassen. Diese kann auch direkt per E-Mail an den Kunden/ die Kundin versendet werden.
Auftragshistorie
Aufträge zu Kunden/ Kundinnen findest Du im Reiter Aufträge oben rechts in der Artikelkarteikarte. Hier können alle Aufträge des Kunden/ der Kundin eingesehen und jahresweise oder insgesamt ausgegeben werden. Dabei wird Dir auch bei einem Jahreswechsel die Summe für einen schnellen Vergleich ausgegeben.
Tipp: Für einen besseren Vergleich / detaillierte Statisik oder einen Export, klicke oben Rechts auf "Kunden Statistik".
Artikelkäufe / Artikelhistorie
Analog zu den Aufträgen findest Du oben rechts in der Kundenkarteikarte den Reiter Artikel. Hier siehst Du eine Statistik (vgl. Listen), welche den Umsatz des jeweiligen Kunden/ der jeweiligen Kundin nach Artikeln angibt. Unter der Artikelliste findest Du zudem die Liste aller Reservierungen für diesen Kunden/ diese Kundin.
Provisionen
Unter diesem Reiter kannst Du angeben, welche/r andere Kundin/ Kunde für Bestellungen dieser/ dieses Kundin/ Kunden Provisionen erhalten soll. Gib dazu einfach die fällige Prozentzahl ein und suche im Feld Empfänger den richtigen Kunden/ die richtige Kundin heraus. Klicke dann einfach auf "speichern". Solange der Provisionsempfänger bei diesem Kunden/ dieser Kundin eingetragen ist, wird ein entsprechender Provisionsanspruch für jeden neuen Auftrag hinterlegt.
Ist der Kunde/ die Kundin, den Du gerade aufgerufen hast, auch Provisionsempfänger, so findest Du hier auch alle Provisionsabrechnungen für diesen Kunden/ diese Kundin. Wie Du diese erstellst, erfährst Du nochmals detaillierter im Punkt Provisionen.
Kundenspezifische Belegtexte
In der Bearbeitungsansicht der Kundenakte können außerdem spezielle kundenspezifische Belegtexte angelegt werden. Diese Texte werden dann statt der Standardtexte auf den Belegen der Kunden/ Kundinnen abgebildet. Diese Funktion ist Teil des Premiumpakets. Bitte kontaktiere uns bei Interesse.
Lies hierzu auch den Punkt "Mehrsprachige Belegtexte" im Artikel zum Auslandsauftrag.