Fibu-Kontenimport

Neben dem Export von Zahlungsdaten über die FIBU-Schnittstelle bieten wir auch einen praktischen Import für Zahlungseingänge als CSV-Format aus verschiedenen Formaten an. Wähle einfach die zu importierende Datei sowie die Version aus und klicke auf Import. Bisher werden unterstützt:

• GDI Fibu
• CSV Onlinebanking KSK
• S-Firm | alternativ | 3.2 SSW
• ING Diba
• Star Money 7 CSV (unicode)
• Star Money 11 CSV (unicode)
• VR-Bank HM
• DATEV Buchungsstapel
• DTFV Buchungsstapel
• Eigene Dateien (siehe unten)
• GDI 23
• Automatisierter Import über Nordigen

Nach den Import können Sie dann die Kontoinfiormationen in der Zahlungseingangskontrolle (s.u.) verarbeiten.

Möglichkeit A: Nordigen-Import

Du kannst Dein Bank-Konto über den externen Dienstleister Nordigen (kostenlos) mit Winestro verbinden und so Zahldaten automatisch übertragen

Einrichtung

1. Klicke in das Such-Feld im Bereich "Import" unter Dienste / Fibu und wähle Deine Bank aus.
2. Nach dem Klick auf die Bank wirst Du zur Authorisations-Seite weiter geleitet
3. Folge den Anweisungen und authorisiere den lesenden Konten-Zugriff (PIN / Handy bereithalten!)
4. Nach der Authorisation siehst Du den entsprechenden Bank-Zugang
5. Alle Umsätze auf dem Konto werden automatisch alle 2h in Winestro eingespielt (Du erhälst eine Info auf der Startseite)

Beachte die häufigen Fragen am Ende der Seite. Halte vor dem Beginn die Authenticator-App Deiner Bank offen und bereit!

Kontenabgleich

Der Kontenabgleich erfolgt alle 2h automatisch oder per Klick auf das entsprechende Import-Symbol. Nach dem Import geht es wie beim Datei-Import weiter - lese dazu weiter unten bei "Buchungsliste" weiter.

Gültigkeit der Kontoverbindung

Jede Verbindung ist aus Sicherheitsgründen nur 90 Tage gültig. Du kannst über die 2 grünen Pfeile neben dem Kontonamen die Laufzeit wieder verlängern. Du kannst die Verbindung auch durch einen Klick auf das Mülleimer-Symbol wieder aufheben und dauerhaft entfernen.

Verbindung zurücksetzen

Winestro merkt sich bei jedem import, was der letzte importiere Eingang auf Deinem Konto ist und ruft ab diesem Punkt ab um Dopplungen zu vermeiden. Wenn Du erneut alle Vorgänge erneut abfragen möchtest, klicke auf das Uhr-Symbol und dann erneut auf das Import-Symbol. Das setzen den Wert zurück und importiert alles erneut. In der Kontroll und Buchungsliste kannst du auch alles auf einmal aus der Liste werfen bis du bei den neusten Einträge bist oder bei dem Eintrag, den Du suchst. Das kann vor allem Hilfreich sein, wenn die Kontroll-Liste aus Versehen geleert oder gelöscht wurde.

Konten benennen

Für Deine Konten bekommen wir einen relativ kryptischen Bezeichener von der Bank geliefert. Über das Stift-Symbol kannst Du dem Konto einen sprechenden Namen geben.

Konten einsehen

Über das Lupe-Symnol kannst Du alle Umsätze Deiner Konten einsehen und auch nach Umsätzen darin suchen. Das ist eine Live-Sicht auf Dein Konto.

Möglichkeit B: Datei-Import

Du kannst aus Deiner Bank Export-Dateien im CSV Format erstellen und dann in Winestro hochladen zum Abgleich.

Spezifikationen für Datei Import

Für jede Datei müssen die Felder an einer bestimmten Stelle stehen, damit der Import durchgeführt werden kann. Dies wird in der folgenden Tabelle dargestellt. Prüfe Deine Datei entsprechend. Wenn Du die Datei in Excel öffnest, muss der Name der Spalte den unten stehenden Kriterien entsprechen. In diesem Fall kannst Du die Schnittstelle nutzen.

Version	Buchungstag	Verwendungszweck	Betrag
GDI	#	#	#
KSK CSV	B	E	I
S-Firm	E	J	L
S-Firm alt.	D	Q bis AC	K
S-Firm 3.2	A	G	H
ING Diba	A	E bis F	F
Star Money 7	G	AE bis AG	C
Star Money 11	E	K	B
VR-Bank HM	B	E bis L	T
*Eigene Datei	s.u.	s.u.	s.u.

Hinweis: Den DATEV Buchungsstapel kannst du in deinem DATEV-Programm selbst exportieren. In diesem Export finden sich alle Informationen, um die Zahlungseingänge in Winestro einspielen zu können. Als Anleitung kann dieser Link verwendet werden. Du wirst auf die externe Seite von DATEV weitergeleitet und kannst dort alles zum Export in DATEV in einem kurzen Tutorial lernen.

Eigene Dateien importieren

Da es sehr viele Banking-Softwaren mit individuellen Aufbauten der Dateien gibt, kannst Du auch selbst den Importer konfigurieren und so auf Deine Bedürfnisse einstellen. Öffne dazu Deine CSV-Datei mit Excel und schaue Dir die Spaltennamen ganz oben an!

• Datumsspalte ist die Spalte mit dem Buchungsdatum im Format tt.mm.yyyy
• Text-Start/End-Spalte meint den Buchungstext, der den Verwendungszweck der Überweisung und den Namen des Überweisenden beinhaltet. Wird dieser nur in einem Feld ausgegeben, setzt Du das zweite Feld gleich dem ersten Feld.
• Haben meint das Feld mit dem Haben-Betrag ohne Sonderzeichen oder Vorzeichen.
• Haben-Identifikator-Spalte meint die Spalte, in welchem "Haben"/"h", oder "Soll"/"s" steht.
• Haben-Identifikator-Wert hier gibst Du an, welcher Wert ("s" für "Soll", "h" für "Haben") beim Import berücksichtigt werden soll. Da Du idR. Zahlungseingänge betrachten möchten, trägst Du hier entsprechend "h" für "Haben" ein (entweder Groß- oder Kleinbuchstabe, je nachdem wie es in der Datei steht).

  Hinweis: Die Zählung der Felder beginnt bei 0. Damit ist die Spalte A=0, B=1, C=2 usw.
  Beispiel 1: Das Datum steht in Spalte A, der Buchungstext in den Spalten 
  B bis D und der Betrag in Spalte E so wäre die Belegung der Felder
  Datum: 0, Text: 1 bis 3, Haben: 4
  Beispiel 2: Das Datum steht in Spalte C, der Buchungstext in der Spalte 
  A und der Betrag in Spalte B so wäre die Belegung der Felder
  Datum: 2, Text: 0 bis 0, Haben: 1

Achtung: Die Liste kann für die Übersichtlichkeit maximal 100 Einträge gleichzeitig anzeigen. Vor einem neuen Import sollten daher alle alten Einträge entfernt bzw. manuell zugewiesen werden.

Abgleich der importierten Zahlungen in der Buchungsliste

Mit unserer praktischen Buchungsliste kannst Du dann direkt die zurückübergebenen Zahlungseingänge mit nur einem Klick den entsprechenden Aufträgen zuweisen, falls das Programm dies nicht schon automatisch erledigt hat. Hier werden alle Treffer grün markiert. Die Aktion zeigt an, was mit den getroffenen Belegen bei einer Verarbeitung passieren wird. Dieses Video erklärt den Vorgang:

1. Import der Datei

• Manuell
  • Öffne die Zahlungseingangskontrolle und importiere die relevante Datei.
  • Die Buchungsliste wird geöffnet und sortiert automatisch die Daten vor.
  • Warte, bis der Fortschrittsbalken oben rechts abgeschlossen ist.
• Nordigen
  • Die Buchungen sind bereits durch den automatischen Rundruf am Morgen / Nachmittag im System
  • Alternativ importiere manuell über einen Klick auf das Import Symbol
  • Klicke auf Kontroll- und Buchungsliste

2. Überprüfen der Buchungen

Hinweis: Um schnell arbeiten zu können, werden immer nur die 100 ersten Buchungen beginnend ab der ältesten Buchung gezeigt.
Sobald du Diese verarbeitet hast, werden die nächsten 100 Buchungen gezeigt usw. Du kannst oben rechts auch auf "Einträge vor Datum"
entfernen klicken, wenn Du alles bis zu einem gewissen Datum schon anders verarbeitet hast.

• Die Liste zeigt relevante Buchungen oben an.
• Es werden Buchungen angezeigt, die vom System erkannt wurden und zur weiteren Verarbeitung markiert sind.
  • Hellgrün: Eine Teilzahlung kann passend zugeordnet werden
  • Dunkelgrün: Betrag und Rechnungsnummer treffen genau
  • Keine Markierung: Kann nicht zugeordnet werden

3. Verarbeitung von Buchungen

• Klicke auf "Verbuchen", um die markierten Buchungen zu verarbeiten.
• Die Aktionen werden rechts in der Liste angezeigt:
  • Teilzahlung: Eine Teilzahlung wird angelegt, wenn der Betrag nicht vollständig übereinstimmt.
  • Überzahlung: Eine Überzahlung wird angezeigt, wenn mehr gezahlt wurde als erwartet.
  • Vollständige Zahlung: Wenn der Betrag genau übereinstimmt, wird die Zahlung als vollständig markiert.
  • Spezialfall: Bei Abweichungen (z.B. Skonto, Rabatt) kann die Buchung trotzdem als bezahlt markiert werden.

4. Bearbeiten nicht zugeordneter Buchungen

• Überprüfe manuell nicht zugeordnete Buchungen.
• Du kannst eine Buchung einer Rechnung zuweisen, sie löschen oder als bereits verarbeitet markieren.

5. Massenverarbeitung

• Falls viele nicht zugeordnete Posten vorhanden sind, können diese gesammelt zum Löschen markiert werden.
• Klicke auf "Verbuchen", um die markierten Posten zu löschen oder zu verarbeiten.

6. Zusätzliche Funktionen

• Du kannst zur Auftragsliste springen, um Details schnell zu überprüfen.
• Es ist möglich, alle Posten in der Liste zu löschen, falls diese falsch oder nicht relevant sind.

7. Abschluss der Verarbeitung

• Nachdem alle Buchungen verarbeitet oder gelöscht wurden, schließe die Liste.
• Bei großen Datenmengen kannst du die Liste nach und nach verarbeiten, um die Ladezeiten zu verringern.

8. Nachbearbeitung

• Bei Bedarf können die verbleibenden Posten in das Archiv verschoben oder für eine spätere Verarbeitung markiert werden.

Diese Anleitung soll dir helfen, die Zahlungseingangskontrolle effizient zu nutzen und deine Buchungen schnell und korrekt zu bearbeiten.

Zahlungsartname

Hier kannst Du angeben, mit welchem Verweis die importierten Zahlungen in der Zahlungseingangskontrolle auftauchen sollen. Z.B. "Überweisung".

Häufige Fragen und Probleme

Die Verbindung zur VR-Bank wird zwar angelegt, es kommen aber keine Daten

Manchmal klappt die Verbindung beim ersten Mal nicht. Das siehst Du daran, dass beim Klick auf die Lupe bei der Kontoverbindung nichts angezeigt wird.

1. Lösche die Verbindung und richte das erneut ein.
2. Es kann in Ausnahmefällen auch 2-3 Ansätze benötigen.
3. Sollte es nicht funktionieren lösche die Verbindung, warte mindestens 24h (es gibt hier tw. Zugriffskontingente) und versuche es erneut.
4. Beachte auch, dass ggf. eine zeitnahe Aktion auf Deiner Autentifizierungs-App notwendig ist, diese solle offen und bereit vor Dir liegen, wenn Du den Prozess startest!
5. Das Problem besteht insbesondere bei VR Banken mit wenn du mehrere Konten in einem Konto gebündelt hast.
   1. Bitte melde dich bei der VR Bank dass deine Unter-Konten für den Zugriff freigegeben werden müssen.
6. Oft ist hier auch die Rückmeldung, dass das Problem dann an Nordigen liegen soll, meist funktioniert es aber dann nach 24h.

Ich lade eine Datei mit Zahlungseingängen hoch. Das System meldet das es Einträge wegen fehlendem Datum ignoriert. Woran liegt das?

Jeder Zahlungseingang braucht zwingend eine Datumsangabe. Fehlt diese in der zu importierenden Datei wird der gesamte Eintrag ignoriert. Kontrollieren Sie also in der Datei die Sie hochladen, das eine Datumsangabe vorliegt. Kommt diese Fehlermeldung können Sie zunächst alle importierten Buchungen verarbeiten / Verbuchen und danach die Datei überarbeiten und erneut hochladen.

Ich lade eine Datei mit Zahlungseingängen hoch. Das System meldet das es Einträge wegen einem identischen bestehenden Eintrag ignoriert. Woran liegt das?

Jeder verbuchte (nicht bereits jeder Importierte) Datensatz wird auf einen Stapel gelegt. Enthält ein neuer Upload einen identischen Eintrag (Datum, Betrag und Buchungstext sind perfekt gleich) so wird der Eintrag aus der DAtei ignoriert. Das stellt sicher, dass keine Unabsichtlichen Doppeleinträge entstehen.