Proformarechnung
Eine Proformarechnung ist eine Art von Angebot, das oft zur Berechnung des Warenwerts im internationalen Handel verwendet wird. Sie gibt einen detaillierten Einblick in den Verkauf, bevor die Transaktion tatsächlich stattfindet. Diese Rechnungsform zeigt dem potentiellen Käufer, was er bezahlen muss, wenn er sich dazu entscheidet, den Kauf zu tätigen. Sie umfasst Informationen wie die Beschreibung der verkauften Artikel, Versandkosten und zusätzliche Gebühren. Es ist wichtig zu beachten, dass eine Proforma-Rechnung kein rechtsverbindliches Dokument ist - sie bedeutet nicht automatisch, dass der Verkauf stattfinden muss oder dass der Preis nicht geändert werden kann. Vielmehr handelt es sich dabei um ein vorläufiges Dokument zur Information des Käufers. Sie hat eher den Charakter einer Auftragsbestätigung.
Aufbau einer Proformarechnung
Eine Proformarechnung sollte folgende Angaben enthalten:
- Firmenname und Anschrift des Verkäufers.
- Name und Adresse des Käufers.
- Eindeutige Kennzeichnung als "Proformarechnung".
- Datum der Ausstellung.
- Eine eindeutige Nummer oder Referenz für die Rechnung (dies kann jedoch von den Anforderungen abweichen, da es sich nicht um eine endgültige Rechnung handelt).
- Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen und Preise.
- Gesamtbetrag der Rechnung.
- Währungsangabe (falls nicht in Euro).
- Liefer- und Zahlungsbedingungen, sofern zutreffend.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Proformarechnung kein rechtlich bindendes Dokument ist und daher keine Mehrwertsteuer enthält oder dafür berechtigt ist, diese auszuweisen. Sie dient lediglich dazu, dem Empfänger vorab Informationen über eine geplante Lieferung oder Leistung zu geben, bevor die eigentliche Rechnungsstellung erfolgt.
Anlegen einer Proforma-Rechnung
Legen Sie im Programm eine Auftragsbestätigung für einen Mwst.-Befreiten Auslandskunden an und passen Sie den Belegtext (Auftrag / Belege) des Auftrags mit dem Wort "PROFORMA-RECHNUNG" an.
Unterschied zur Handelsrechnung
Eine Handelsrechnung ist ein offizielles finanzielles Dokument, das nach Lieferung der Waren oder Dienstleistungen vom Verkäufer an den Käufer ausgestellt wird. Sie enthält ähnliche Informationen wie eine Proformarechnung (Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Preise usw.), gilt jedoch als rechtsverbindlicher Beleg und kann in der Buchhaltung des Käufers verbucht werden. Zusammengefasst: Die Proformarechnung ist quasi ein Angebot oder eine Vorabinformation für den Kunden vor dem Kauf/der Lieferung, während die Handelsrechnung nach dem Kauf/dem Abschluss des Geschäftsvorgangs ausgestellt wird und einen rechtlichen Anspruch auf Zahlung darstellt.