E-Rechnung: Überblicksartikel

Dieser Artikel soll Dir einen groben Überblick über das Thema E-Rechnung geben und Dir zeigen, wo und wie das Thema in Winestro.Cloud eingesetzt werden kann.

E-Rechnungs-Formate und Aufbau

Was ist eine E-Rechnung ?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung ist eine E-Rechnung maschinenlesbar und kann direkt von den IT-Systemen des Empfängers verarbeitet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. In der Europäischen Union sind E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen seit 2020 verpflichtend. Doch auch im privaten Sektor setzen immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und nachhaltiger zu arbeiten.

Stelle Dir eine E-Rechnung wie den Quelltext einer Internetseite vor. Wenn Du nur diesen Quelltext siehst, wirkt das vielleicht erstmal wirr bis erschlagend. Aber mit einem entsprechenden Reader wie Winestro wird aus dieser Text-Wüste ein gut lesbares Dokument. Da der Standard für die verschiedenen E-Rechnungsformate genau festgehalten ist, kann jeder eine E-Rechnung erstellen und auch einfach wieder auslesen, da die entsprechenden Einträge nur korrekt zugewiesen werden müssen. Hier siehst Du ein Beispiel, wie aus der E-Rechnung (Links) wieder ein PDF (Rechts) wird.

Warum ist eine E-Rechnung überhaupt sinnvoll?

Die Einführung standardisierter E-Rechnungsformate bietet sowohl Unternehmen als auch Behörden erhebliche Vorteile. Sie ermöglichen eine schnellere Bearbeitung, verringern den Papierverbrauch und reduzieren Fehler. Besonders im öffentlichen Sektor sorgen sie für Transparenz und Effizienz. Für Unternehmen bedeutet der Umstieg oft eine Investition, die sich langfristig durch geringere Verwaltungskosten und schnellere Zahlungseingänge auszahlt.

Ab wann muss ich E-Rechnungen lesen bzw. erstellen können ?

Der Bundesrat hat vorgeschlagen, die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung und des Empfangs bis zum 1. Januar 2027 zu verschieben, um Unternehmen mehr Zeit zur Vorbereitung zu geben. Die Überarbeitung der relevanten Normen ist noch nicht abgeschlossen und könnte bis Ende 2024 oder später dauern. Obwohl der Bundesrat das Wachstumschancengesetz im März 2024 bestätigte, wurden die Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnung darin nicht angepasst.

1. Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnung empfangen und verarbeiten können.
2. Ab 1.1.2025 müssen Rechnungen auch als E-Rechnung gestellt werden.
   1. Es gilt aber eine Übergangsfrist bis Ende 2026, bei der auch weiter normale Rechnungen per Papier oder PDF gesendet werden dürfen.
   2. Bis 31.12.2027 ist es weiterhin möglich normale Rechnungen zu erstellen, wenn Dein Vorjahresumsatz eine Grenze von 800.000 Euro nicht überschreitet.
3. Ab 1.1.2028 gilt die Regelung zum Versenden der E-Rechnung vollständig und die Übergangsfrist endet.

(Alle Angaben ohne Gewähr!) Für Deinen Betrieb und Deine Umstellung bleibt also eine entspannte 2-Jahres-Frist, bis Du selbst und auch nur an andere Firmen E-Rechnung stellen muss. Im Januar 2025 werden alle Rechnungen von Winestro an Firmenkunden automatisch auch E-Rechnung sein, Du bist da also Vorne mit dabei. Das Einlesen ist bereits jetzt über die Ausgabenverwaltung möglich. Als Winestro.Cloud Nutzer_In musst Du also nichts weiter tun, solltest Dich aber trotzdem genau über das Thema informiert halten.

Welche wichtigen Formate gibt es ?

Es gibt verschiedene Standards und Formate für E-Rechnungen, die jeweils auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind. Drei der bekanntesten Formate sind XRechnung, UBL und ZUGFeRD.

Format	Beschreibung	Vorteile	Beispiel (Rechtsklick zum Runterladen)
XRechnung	Die XRechnung ist ein Standard, der speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Sie erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und enthält alle Pflichtangaben, die für eine rechtskonforme Rechnung notwendig sind. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Dokument, das keine visuell ansprechende Darstellung bietet, sondern ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht ist.	Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Klare Struktur für die automatische Verarbeitung	XRechnung
UBL	UBL (Universal Business Language) ist ein international verbreiteter Standard für E-Rechnungen. Er wird besonders in der globalen Wirtschaft eingesetzt und ist äußerst flexibel. Mit UBL können nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Geschäftsdokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine standardisiert ausgetauscht werden.	International anerkannt Vielseitig einsetzbar für verschiedene Dokumenttypen	UBL-Rechnung
ZUGFeRD	ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert die maschinenlesbare Struktur der XRechnung mit einer visuell lesbaren PDF-Version. Es handelt sich dabei um ein hybrides Format: Die Rechnung wird als PDF/A-3-Datei übermittelt, die gleichzeitig die strukturierten Daten in einem eingebetteten XML-Format enthält. Dadurch können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnung nutzen. Da dieser Standard die Vorteile von PDF und E-Rechnung vereint, werden wir ihn auch in Winestro für die Erstellung Deiner Dokumente ab 2025 nutzen.	Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) leicht umzusetzen Flexibel einsetzbar, da sowohl maschinenlesbar als auch für den Menschen verständlich	ZUGFerD

Die Beispiel-Dateien kannst Du gerne nutzen, um das Einlesen von E-Rechnungen in der AusgabenVerwaltung durchzuspielen.

Annahme von E-Rechnungen

Grundlegendes

Eine E-Rechnung ist ebenso ein gültiges Dokument für den Zahlungsverkehr und ab 2025 als solches zu betrachten, wie eine normale Rechnung per PDF oder Post. Erstmal stellt eine E-Rechnung auch kein Problem für Dich dar, da es relativ einfach möglich ist über E-Rechnungs Lese-Programme wie die Winestro Ausgabenverwaltung aus einer E-Rechnung ein gut lesbares Dokument zu machen. Für die Buchhaltung in Winestro hat es sogar immense Vorteile, da das Programm gleich die Rechnung auf Korrektheit prüfen kann und bestimmte Werte wie Beträge, Mwst, Ibans, Zahlungsdaten etc. direkt aus der E-Rechnung auslesen und so fehlerfrei übertragen kann. Damit entfällt auch für Dich viel Handarbeit, wenn Du eine E-Rechnung ausliest, da Punkte wie die Prüfung und Kontierung einfacher werden.

Welche Werte kann Winestro auslesen ?

Winestro kann eine Vielzahl der Infos aus dem E-Beleg bereits jetzt auslesen - wenn Du mehr Infos an einer Stelle wünschst, schreibe uns bitte ein Ticket:

1. Art der Rechnung
2. Hinweise und Zahlungsbedingungen sowie Zahlart und Kontoverbindung
3. Erstellungs- Zahlungs- Liefer-Datum
4. Endbeträge, Zuschläge und Rabatte
5. Währung und Mwst-Daten
6. Anschrift- und Kontaktdaten sowie Steuerdaten des Senders sowie des Empfängers
7. Artikelnamen, Positionswerte, und Artikelnummern

Wie komme ich an den E-Rechnungs Anteil eines ZUGFerD Dokumentes ?

Öffne das Dokument im Adobe-Reader - dann findest du Rechts eine Büroklammer. Klicke darauf dann siehst Du alle Anhänge zum PDF mit dem E-Rechnungs Anteil. Beim Upload eines PDFs erkennt Winestro den E-Rechnungs Anteil automatisch in der Ausgabenverwaltung und extrahiert diesen für Dich. Wenn Du den Beleg in Winestro (ab Januar) erstellst, bekommst Du wahlweise ein PDF mit E-Rechnungs Anteil oder die eigene E-Rechnungs Datei ausgeliefert.

Wie ist eine E-Rechnung aufzubewahren?

Eine E-Rechnung muss als Original (also elektronisch) und revisionssicher gespeichert werden. Das ist mit der Ausgabenverwaltung von Winestro.Cloud erledgit, da sie gesichert werden, nachvollziehbar und mit Zugriffsschutz abgelegt werden. Eine hochgeladene E-Rechnung kann an sich nicht abgeändert werden, sondern nur ausgelesen werden.

Eine E-Rechnung annehmen

Winestro.Cloud kann die 3. Typen von E-Rechnungen wie oben angegeben verarbeiten (ab dem Team-Paket). In der Übergangszeit kann es ja noch dazu kommen, dass Du auch weiterhin PDF-Rechnungen erhälst. Daher wird Winestro auch in der Lage sein weiter PDF-Rechnungen zu verarbeiten (Ab Paket Papierloser Betrieb).

Bei einer X-Rechnung oder einer UBL-Rechnung (s.o.) wird die E-Rechnung in der Ausgabe gespeichert und kann auch eingesehen und heruntergeladen werden. Gleichzeitig macht Winestro (wenn das Dokument erfolgreich validiert werden konnte) aus der E-Rechnung ein PDF, dass Du anzeigen und drucken kannst. Zusätzlich werden alle relevanten Infos aus der E-Rechnung ausgelesen und direkt in die Ausgabe überführt.

Bei ZUGFerD Rechnungen wird der PDF-Teil vom E-Rechnungs-Teil abgetrennt und die E-Rechnung (ab Team) im Programm gesichert. Mit dem papierlosen Betrieb wird auch der PDF-Anteil gesichert. Da das Dokument ja grundsätzlich eine XRechnung ist, wird es dann als solche verarbeitet.

Normale PDF-Belege im alten Sinne, können ebenfalls via AWS-Textract ausgelesen werden. (ab papierloser Betrieb) Das ist nicht ganz so genau wie die E-Rechnung, aber liefert gute Werte und wird Dir das Arbeiten erleichtern.

Dieser Teil wurde im Dezember 2024 in Winestro.Cloud integriert und steht in der Ausgabenverwaltung zur Verfügung. Lese dazu den eigenen Artikel Ausgaben weiter.

Was passiert, wenn eine E-Rechnung nicht validiert werden kann?

Wenn Die Validierung fehlschlägt, kann aus der E-Rechnung kein lesbares Dokument erzeugt werden. Es wird stark geraten die Rechnung abzulehnen und korrigieren zu lassen. Der Beleg kann trotzdem in Winestro gespeichert werden. Sollte das Dokument trotzdem valide sein oder zB von einem anderen Format aus dem Ausland kommen, lasse uns bitte ein Beispiel via Ticket zukommen, damit wir dieses Format aufnehmen können. Bitte habe Verständnis, dass das gerade am Anfang ein paar Mal vorkommen wird, bis alle Sonderwege gegangen worden sind.

Eine E-Rechnung erstellen

Dieser Teil wurde mit dem Update am 22.01.2025 eingespielt.

Hinweis: Nur Firmenkunden und Mwst-Befreite Auslandskunden erhalten einen E-Rechnungs-Anteil. 
Achte auf die Einstellungen zum Auftrag.

Eine E-Rechnung zu Erstellen ist relativ einfach: Jede Rechnung an einen Firmenkunden oder einen Mwst-Befreiten Auslandskunden ist automatisch eine Zugferd-Rechnung, wenn der Haken im Auftrag gesetzt ist (siehe 2. Bild). Am Handling mit dieser Rechnung ändern sich für Dich erst einmal nichts. Den E-Rechnungs-Anteil siehst Du (vgl. Foto oben) in jedem PDF über das Anhangs-Symbol (je nach PDF-Reader). Diese Rechnungen können von den allermeisten Programmen verarbeitet werden. Du kannst also das PDF einfach wie gewohnt weiter verwendent.

Tipp: Vermerke für Deinen Kunden eine Info auf Deiner Rechnung (Rechnungseinstellungen), dass es sich bei Firmenkunden automatisch um eine E-Rechnung handelt.
Ein Autofeld dazu folgt in Kürze. Damit vermeidest Du Rückfragen für alle, die das Zugferd-Format nicht direkt erkennen.

E-Rechnungs-Anteil einzeln

E-Rechnungs Anteile (XML) wenn ein E-Beleg erstellt wurde.

Wenn Dein Kunde einen einzelnen E-Rechnungs Anteil wünscht, findest Du das rechts bei den Auftragsdokumenten. (Vgl. Bild anbei.) Wenn Du eine E-Mail versendest wird weiterhin das Zugferd-PDF angehangen, aber Du kannst auch nur den E-Rechnungs Anteil auswählen.

E-Gutschrift & E-Storno

Eine Gutschrift und ein Storno sind (aus Sicht der XRechnung) gleich aufgebaut. Sie unterscheiden sich nur in kleineren Details.

• Gutschrift und Storno haben eine andere Dokument-ID, die aber automatisch gesetzt wird.
• Der Storno wird in Winestro mit negativen Vorzeichen und "STORNO ZU" vor der Rechnungsnummer ausgegeben.
• Die Gutschrift hat positivie Vorzeichen und den Begriff "Gutschrift" ausgegeben

E-Belege per Mail versenden

Da das Zugferd Format eine gültige E-Rechnugn mit PDF Anteil ist, ist es in der Regel ausreichend dieses PDF zu versenden. Natürlich kannst Du auch nur das XML alleine senden, das ist auch alleine gütlig. Dazu hast du für jeden Beleg, sofern er ein E-Beleg ist, bei den E-Mail Anhängen zwei Möglichkeiten.

Besonderheiten der E-Rechnung

Beispiele für Hinweise zur E-Rechnung

E-Rechnungen haben einige Besonderheiten und folgen gewissen Regeln, die automatisch geprüft werden können. Winestro lässt es im Fall immer zu, dass Du eine E-Rechnung / Gutschrift / Storno erstellst, auch wenn nicht alle Bedinungen erüfllt sind. Daher findest Du (für die Anfangszeit) einen Haken rechts unter den Belegen im Auftrag, mit denen Du die E-Belege aktiv einschalten kannst, bis Du Deinen Datenstamm entsprechend bereinigt hast. Hier findest Du alle Infos, die noch für einen perfekten E-Beleg fehlen, der keine Fehler beim Einlesen werfen wird.

Eine E-Beleg kann immer erstellt werden, wenn nicht alle Punkte befüllt sind, kann er aber je nach Einlese-Programm einen Fehler werfen.

Beispiel 1: Umsatzsteuer IDs

Du willst eine Rechnung an einen Mwst-Befreiten Auslandskunden schreiben. Hier musst Du Deine eigene Umstatzsteuer-ID in den Einstellungen eingetragen haben aber auch die Umsatzstezer-ID Deines Kunden. Der E-Beleg ist nur gültig, wenn beide Werte auf dem Beleg stehen.

Beispiel 2: Bankeinzüge

Du willst eine E-Rechnung mit der Zahlungsart "Bankeinzug" schreiben. Hier muss die IBAN von der du einziehen willst schon auf den Beleg mit drauf.

Beispiel 3: Ansprechpartner und E-Mails

Kunden benötigen für eine Korrekte E-Rechnung den Firmennamen aber auch einen Ansprechpartner, an den der Beleg überreicht wird. Hier müssen Firmenname UND Kundenname angegeben werden - auch die Angabe der Kunden-Email und Deiner E-Mail und Telefonnummer ist zwingend erforderlich, damit ein gütliger Kommunikationsweg eingestellt werden kann.

Beispiel 4: Rabattpositionen & Rabatte

Die E-Rechnung kennt keine Rabattpositionen. Daher wird der Einsatz mit E-Rechnungen nicht empfohlen. Nutze den Positions- oder Gesamtrabatt am besten. Auch mit Rabattpositionen ist eine E-Rechnung valide und könnte verarbeitet werden. Bei Deinen Kunden kann es aber unschöne Warnungen auslösen und zu Problemen beim Einlesen und damit zu Rückfragen führen. Hinweis: Jeder Rabatt muss begründet werden - das kannst Du im Feld für den Gesamtrabatt tun.

Häufige Fragen

Mir wird gesagt, dass ich ein spezielles Postfach für den Versand und Erhalt von E-Rechnungen benötige!

Diese Information kommt von Zeit zu Zeit an uns und ist schlicht falsch. Richtig ist, dass Du ein E-Mail Postfach benötigst, über das Du Rechnungen senden und empfangen kannst. Es ist sicher sinnvoll ein zB. buchhaltung@winestro.cloud Postfach für den Erhalt von Rechnungen zu machen. Das ist aber nur ein interner, sehr sinnvoller Ablauf um Buchhaltung und Marketing etwas zu trennen - es ist aber nicht zwingen notwendig. Es gibt aber keine spezifischen Anforderungen an das Postfach für den Empfang oder Versand.

Mir wird gesagt, dass ich ein externes Programm zum Erstellen von E-Rechnungen benötige!

Winestro.Cloud kann selbst E-Rechnung erstellen - daher ist kein externes Programm notwendig. Davon ist auch abzuraten, da hier einfach nur mehr Arbeit für Dich anfällt. Jede Rechnung kann mit nur einem Klick zur E-Rechnung in Winestro.Cloud werden.

Der Kunde beanstandet eine E-Rechnung.

Erstmal ist das kein Problem und wird sicher am Anfang mit dieser neuen Technik ein paar mal vorkommen. Bitte eröffne mit der Fehlermeldung und der Auftragsnummer ein Ticket, dann schauen wir uns den Beleg gerne im Einzelnen an.

Bitte beachte auch die Hinweise oben / an der Seite im Auftrag zum Erstellen einer E-Rechnung, da die Validität auch von Deinen Eingaben abhängen kann.

Warum werden nicht automatisch PDF und XML bei Mails versendet?

Das PDF enthält den XML / E-Rechnungs Anteil und implementiert den Zugferd Standard. Damit entspricht das PDF den Anforderungen für eine E-Rechnung und es ist kein zweiter Anteil anzuhängen, was einfach doppelte Arbeit wäre. Weisen Sie ggf. in der Rechnung darauf hin, dass es sich im Fall um eine Zugferd-Rechnung handelt. Wenn Sie das dennoch tun möchten, können Sie auch in den Anhängen bei Mails den separaten E-Rechnungs XML Anteil auswählen - das ist aber kein Automatismus da es doppelt wäre.