Reports

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Reports

Mit Reports kannst Du Dich in wenigen Schritten eine eigene Statistik erstellen und abspeichern. So kannst Du Dich mit nur einem Klick jederzeit die für Dich wichtigen Informationen aus dem Programm ziehen. Du findest diese Funktion unter Statistik - Reports.

Liste aller angelegten Reports

In der Übersichtsliste findest Du alle Reports, sortiert nach Bearbeitungsdatum. Klicke auf Ausgeben um Dir die Ergebnisse des Reports anzeigen zu lassen. Mit einem Klick auf den Bearbeiten Button kannst Du die bereits erstellen Reports bearbeiten und somit auch für zukünftige Reports Änderungen vornehmen. Reports, die Du nicht mehr benötigst, kannst Du mit einem Klick auf das Lösch-Symbol löschen.

Neuen Report anlegen

Um einen neuen Report anzulegen, klicke in der Übersichtsseite (einfach auf ).

Namen und Ausgangsstatistik festlegen

Nach dem Anlegen eines neuen Reports, lege unter "Report bearbeiten" den Namen des Reports und die Ausgangsstatistik fest. Die Ausgangsstatistiken können auch im Nachhinein wieder verändert werden. Hier gibst Du die Art der Statistik an, auf der der Report basieren soll. Du hast folgende Wahlmöglichkeiten:

• Umsätze nach Belegen (Gibt Ihnen alle Umsätze nach Rechnungen wieder)
• Zahlungseingänge (Gibt ihnen zu allen Aufträgen die Zahlungseingänge wieder)
• Bestandsvorgänge (Analysiert alle Bestandsvorgänge Ihrer Artikel wie Verkauf, Bruch etc.)
• Umsätze nach Artikeln (Gibt Ihnen die Umsätze von Rechnungen je Artikel wieder)
• Auftragsübersicht (Gibt Ihnen zu Aufträgen eine Übersicht der noch ausstehenden Beträge)
• Neukunden (Gibt Ihnen eine Übersicht über die Anzahl und den Umsatz von Neukunden in einen bestimmten Zeitraum)
• Gutrschriften (Gibt Ihnen eine Übersicht aller Gutschriften aus)
• Artikel / Rechnungsstatistik (Gibt Ihnen die Umsätze von Rechnungen je Artikel wieder)

Besonders wichtig sind die beiden Statistiken Umsätze nach Belegen und Umsätze nach Artikeln : Klicke im nächsten Schritt auf "Statistik erstellen" und Du gelangst automatisch in den Reiter "Einstellungen" des Reports, um weitere detaillierte Einstellungen vornehmen zu können.#

Gruppierung festlegen

Die Einstellung zur Gruppierung stellt neben der Wahl der Ausgangsstatistik sicherlich die wichtigste Einstellung zu Deinem Report dar. Mit der Auswahl der Gruppierung legst Du nämlich fest, nach welchen verschiedenen Gruppierungen die Werte Deiner Statistik ausgewiesen werden sollen.

Die Möglichkeiten der Gruppierung sind je nach Ausgangsstatistik unterschiedlich. Beispiel: Wenn Du als Ausgangsstatistik "Umsätze nach Belegen" gewählt hast, kannst Du als Gruppierung beispielsweise "Kundengruppe" oder "Zahlungsart" auswählen. Im ersten Fall werden Dir die Umsätze aufsummiert je nach Kundengruppe, im zweiten Fall aufsummiert je nach Zahlungsart ausgewiesen. Die Wahl der Gruppierung hängt also sehr stark damit zusammen, welche Fragestellung Du mit dem Report beantworten willst.

Achtung: Wenn Du als Gruppierung "Kundengruppe" auswählst, können die Gesamtumsätze stark erhöht sein, da Kunden in beliebig vielen Kundengruppen enthalten sein können.

Sortierung

Bei diesem Punkt legst Du fest, nach welchem Kriterium die Statistik sortiert werden soll. Sollst Du beispielsweise nach Datum oder doch nach Kundenname und damit alphabetisch sortiert werden? Oder macht es Sinn sich die Statistik sortiert nach Ländern ausgeben zu lassen?

Ausgabeart und Darstellungsformat festlegen

Hier legst Du fest, wie die Grafik und wie die Tabelle der Statistik aussehen soll. Wähle "Zeitreihe", dann bekommst Du in der Grafik einen zeitlichen Verlauf angezeigt, in der Tabelle werden die Werte ebenfalls für jeden zeitlichen Gruppenwert einzeln ausgewiesen. Bei der Option "Säulen" hast Du keinen zeitlichen Verlauf, sondern nur den Gesamtwert für den gesamten Zeitraum. Bei der Option "Karte" kannst Du Dir beispielsweise ganz einfach eine Verteilung der Kunden eines Landes ausweisen lassen. Möchtest Du eine Wachstumsanalyse, also einen Vergleich bestimmter Zeiträume, erstellen, wähle "Wachstum". Hier muss zudem ausgewählt werden, ob die Kennzahlen beispielsweise in Prozent, Netto- oder Bruttobetrag oder Flaschen ausgewiesen werden sollen.

Zeitraum festlegen

Bei diesem Punkt kannst Du festlegen von wann bis wann die Auswertung stattfinden soll. Beispielsweise kannst Du das aktuelle Jahr, Quartal, Monat etc. festlegen.

Hast Du als Ausgabeart "Wachstum" ausgewählt, legst Du hier mehrere Zeitintervalle an, die Du miteinander vergleichen möchtest.

Wenn Du im vorherigen Schritt die Option "Zeitreihe" ausgewählt hast, kannst Du nun auch bestimmen, wie die Ergebnisse zeitlich gruppiert ausgeben werden sollen. Beispiel: Wenn Du wissen willst, wie sich im aktuellen Jahr die Umsätze jeden Monat entwickeln, wähle "Aktuelles Jahr" und dann Ergebnisse zeitlich gruppiert ausgeben nach "Monat".

Achtung: Wenn Du eine zeitliche Gruppierung wählst, die größer oder gleich groß ist, wie der betrachtete Zeitraum (bspw. aktuelles Quartal, zeitlich gruppiert nach Jahr/Quartal) bekommst Du als Ergebnis eine Säulenstatistik, selbst wenn Du "Zeitreihe" ausgewählt hast.

Beschränkungen festlegen

Weiterhin kannst Du bestimmen, auf welche Kunden, Aufträge oder Artikel Du die Auswertung beschränken möchtest. Je nach Ausgangsstatistik hast Du hier unterschiedliche Optionen. Beispielsweise kannst Du bei einer Umsatzstatistik hier festlegen, dass Du Dir nur die TOP 10 Kunden anschauen willst.

Eine besonders wichtige Option ist das Beschränken nach Kundengruppen bzw. Artikelgruppen (siehe Abbildung). Du kannst dann einzelne Kunden- Artikelgruppen bzw. Kunden- Artikelselektionen zu der Statistik hinzunehmen. Durch diese Einschränkung bist Du in der Lage, Dir komplexe Statistiken einfach erstellen zu können. Insbesondere sollst Du Kunden- Artikelselektion verwenden. Hier kannst Du in einem ersten Schritt die Artikel bzw. Kundenkriterien definieren, die Dich interessieren, um sie dann statistisch auswerten zu können.

Beispiel: Du definierst in einem ersten Schritt eine Kundenselektion mit allen Kunden aus einer Region oder einem Land - beispielsweise alle Kunden aus den Niederlanden. Du kannst dann diese Kundenselektion in der Statistik auswählen und Dir alle Rechnungen oder Artikelumsätze dieser Kunden anzeigen lassen. Da Du eine Kundenselektion verwendest, wird die Mitgliederanzahl der Kunden bei jedem Aufruf der Statistik erneut berechnet. Wenn Du Dir also die Kriterien für die Kundenselektion einmal überlegt hast, wird immer der aktuelle Stand aus dem Kundenstamm aufgerufen. Jeder neue Kunde der mit Rechnungsadresse Niederlanden angelegt wird, wird automatisch mit in der Statistik angezeigt.

Bereits erstellte Reports

Beim Erstellen der Reports gelangt man am Ende in die Bearbeitungsmaske oder indem man das Stiftsymbol klickt. Jeder Report kann nachträglich komplett geändert werden (Siehe Bilder unten).