Reports

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Reports

Mit Reports kannst Du Dich in wenigen Schritten eine eigene Statistik erstellen und abspeichern. So kannst Du Dich mit nur einem Klick jederzeit die für Dich wichtigen Informationen aus dem Programm ziehen. Du findest diese Funktion unter Statistik - Reports.

Liste aller angelegten Reports

In der Übersichtsliste findest Du alle Reports, sortiert nach Bearbeitungsdatum. Klicke auf Ausgeben um Dir die Ergebnisse des Reports anzeigen zu lassen. Mit einem Klick auf den Bearbeiten Button kannst Du die bereits erstellen Reports bearbeiten und somit auch für zukünftige Reports Änderungen vornehmen. Reports, die Du nicht mehr benötigst, kannst Du mit einem Klick auf das Lösch-Symbol löschen.

Neuen Report anlegen

Um einen neuen Report anzulegen, klicke in der Übersichtsseite (einfach auf ).

Namen und Ausgangsstatistik festlegen

Nach dem Anlegen eines neuen Reports, lege unter "Report bearbeiten" den Namen des Reports und die Ausgangsstatistik fest. Die Ausgangsstatistiken können auch im Nachhinein wieder verändert werden. Hier gibst Du die Art der Statistik an, auf der der Report basieren soll. Du hast folgende Wahlmöglichkeiten:

• Umsätze nach Belegen (Gibt Ihnen alle Umsätze nach Rechnungen wieder)
• Zahlungseingänge (Gibt ihnen zu allen Aufträgen die Zahlungseingänge wieder)
• Bestandsvorgänge (Analysiert alle Bestandsvorgänge Ihrer Artikel wie Verkauf, Bruch etc.)
• Umsätze nach Artikeln (Gibt Ihnen die Umsätze von Rechnungen je Artikel wieder)
• Auftragsübersicht (Gibt Ihnen zu Aufträgen eine Übersicht der noch ausstehenden Beträge)
• Neukunden (Gibt Ihnen eine Übersicht über die Anzahl und den Umsatz von Neukunden in einen bestimmten Zeitraum)
• Gutrschriften (Gibt Ihnen eine Übersicht aller Gutschriften aus)
• Artikel / Rechnungsstatistik (Gibt Ihnen die Umsätze von Rechnungen je Artikel wieder)

Besonders wichtig sind die beiden Statistiken Umsätze nach Belegen und Umsätze nach Artikeln .

Klicke im nächsten Schritt auf "Statistik erstellen" und Du gelangst automatisch in den Reiter "Einstellungen" des Reports, um weitere detaillierte Einstellungen vornehmen zu können.

Reports anpassen

Alle Statistiken von Winestro.cloud sind gleich aufgebaut. Es gibt verschiedene folgende Basis-Statistiken: Umsätze nach Belegen, Umsätze nach Artikeln, Zahlungseingänge, Auftragsübersicht und Gutschriften.

Alle diese genannten Statistiken sind einschränkbar auf gewisse Attribute (gewisse Kunden oder Weine) und nach vielen verschiedenen Kriterien gruppierbar. Über den Einsatz von Beschränkung und Gruppierung (s.u.) kannst Du Dir alle möglichen Analyseb auf Grundlage dieser Basis-Statistiken bauen.

Du findest unter Ausgabe die graphische Darstellung der Statistik und die dazugehörige Tabelle. Unter Einstellen kannst Du festlegen, nach welchen Kriterien die Statistik erzeugt werden soll. Oben links kannst Du innerhalb einer Ausgabe die Statistiken als PDF und als Excel exportieren. Den Export kannst Du auch über die beiden Symbole auslösen.

Arten der Ausgabe

Grundsätzlich kannst Du in den statistischen Listen nach Umsätze, Artikel, Kunden, Faktura und Aufträgen ausgeben. Achtung: Umsätze nach Belegen gruppiert grundsätzlich auf Basis der einzelnen Rechnungen. Umsätze nach Artikeln gruppiert ebenfalls auf Basis der Rechnungen, bricht jedoch nochmal auf den einzelnen Artikel herunter. Daher kannst Du hier auch dir nur gewisse Weine anzeigen lassen.

Einstellungen zu einer Standard-Statistiken bearbeiten

Winestro bietet Dir in der Übersichtsliste nur die gängigsten Statistiken an. Du kannst diese aber auch individuell nach verschiedenen Parametern ändern. Gehe dazu auf den Bereich Einstellen. Besonders relevant sind die beiden Punkte der Gruppierung und der Beschränkung, da du damit, basierend auf der jeweiligen Statistik, dir alle benötigten Analysen bauen kannst.

Wenn Du dir die gewählten Einstellungen dauerhaft speichern willst, kannst Du dies erreichen, indem Du ein Reporting erstellen.

Gruppierung festlegen

Gruppierung festlegen

Mit der Auswahl der Gruppierung legst Du fest, nach welchen verschiedenen Gruppierungen die Werte Deiner Statistik ausgewiesen werden sollen. Diese Einstellung ist essentiell, da sie i.d.R. die Basis der von dir benötigten Auswertung darstellt.

Die Möglichkeiten der Gruppierung sind je nach Ausgangsstatistik unterschiedlich. Beispiel: Wenn Du als Ausgangsstatistik "Umsätze nach Belegen" gewählt haben, kannst Du als Gruppierung im nächsten Schritt beispielsweise "Kundengruppe" oder "Zahlungsart" auswählen. Im ersten Fall werden Ihnen die Umsätze aufsummiert je nach Kundengruppe, im zweiten Fall aufsummiert je nach Zahlungsart ausgewiesen. Die Wahl der Gruppierung hängt also sehr stark damit zusammen, welche Fragestellung Du mit der Statistik beantworten willst. Bei "Umsätze nach Artikeln" kannst du dementsprechend auch Gruppierungen basierend auf Artikeleigenschaften wie Artikelnummer oder Restsüße vornehmen.

Achtung: Wenn Du als Gruppierung "Kundengruppe" oder "Warengruppe" auswählst, können die Gesamtumsätze stark erhöht sein, da Kunden in beliebig vielen Kundengruppen und Weine in beliebig vielen Warengruppen enthalten sein können.

Beschränkungen festlegen

Beschränken nach Kundengruppen bzw. Artikelgruppen

Hier kannst Du bestimmen, auf welche Kunden oder Artikel Du die Auswertung beschränken möchtest. Je nach Ausgangsstatistik hast Du hier unterschiedliche Optionen.

Beispiele:

Umsätze nach Belegen: Hier kannst Du nach Aufträgen (Aktuelle Aufträge, Unbezahlte Aufträge, etc.) und nach Kunden (TOP Kunden, Einzelne Kunden, Kundengruppen, etc.) beschränken.

Umsätze nach Artikeln: Hier kannst Du, zusätzlich zu den beiden oben genannten Optionen noch nach Artikeln (Verkaufsbestand, Artikelgruppen, -selektionen, etc.) beschränken.

Eine besonders wichtige Option ist das Beschränken nach Kunden, Kundengruppen, -selektion bzw. bei der Artikelstatistik Artikel, Artikelgruppen und -selektion.(siehe Abbildung). Du kannst dann einzelne Kunden, Artikel, sowie einzelne Kunden- oder Artikelgruppen bzw. Kunden- oder Artikelselektionen zu der Statistik hinzunehmen und diese Auswahlmöglichkeiten natürlich auch kombinieren. Durch diese Einschränkung bist Du in der Lage, Dir komplexe Statistiken einfach erstellen zu können. Insbesondere solltest Du Kunden- und Artikelselektion verwenden. Hier kannst Du dir in einem ersten Schritt die Artikel bzw. Kundenkriterien definieren die Dich interessieren, um sie dann statistisch auswerten zu können.

Beispiel: Du willst wissen, welche Weine deine wichtigsten Händler kaufen. Du definierst in einem ersten Schritt eine Kundenselektion mit allen Händlern mit einem Jahresumsatz > 10.000 €. Du kannst dann diese Kundenselektion in der Artikel-Statistik auswählen und Dir die Statistik gruppiert nach Artikeln ausgeben lassen. Wenn Du dir also die Kriterien für die Kundenselektion einmal überlegt hast, wird immer der aktuelle Stand aus dem Kundenstamm aufgerufen. Jeder Händler der diese Umsatzschwelle erreicht, wird automatisch mit in der Statistik angezeigt.

Beschränkungen und Gruppierungen zusammen bringen

Gehen wir davon aus, dass Du bei Beschränkungen 3 Kundengruppen auswählst und als Gruppierungsebene ebenfalls Kundengruppen. Das Ergebnis könnte dich überraschen, denn anstatt, dass du im Ergebnis die Umsätze von 3 Kundengruppen siehst, siehst du auf einmal 5 oder mehr Gruppen. Warum ist das so? Ganz einfach: Kunden können in mehreren Kundengruppen sein. Du beschränkst zwar die Statistik auf Kunden die in den 3 Kundengruppen sind, aber diese Kunden sind in insgesamt 5 Kundengruppen vertreten. Wenn du wirklich exakt nur die Gruppen sehen willst, die du in der Beschränkung gewählt hast, musst du bei Gruppierung die Option Gewählte Gruppen oder Selektionen auswählen.

Ausgabeart festlegen

Hier kannst Du festlegen, wie die Grafik und wie die Tabelle der Statistik aussehen soll. Wenn Du "Zeitreihe" wählst, bekommst Du in der Grafik einen zeitlichen Verlauf angezeigt, in der Tabelle werden die Werte ebenfalls für jeden zeitlichen Gruppenwert einzeln ausgewiesen. Bei der Option "Säulen" hast Du keinen zeitlichen Verlauf, sondern nur den Gesamtwert für den gesamten Zeitraum. Wenn Du "Karte" auswählst, wird Dir auf Grundlage der Daten eine Heatmap erstellt, was bspw. hilfreich ist, wenn Du Dich die Umsatzverteilung Deiner Kunden in Deutschland verbildlichen möchtest.

Wachstumsanalyse

Die letzte Option "Wachstum" gibt Dir die Analysemöglichkeit für Wachstumsvergleiche. Je nachdem ob Du in den statistischen Listen Umsätze nach Belegen oder Umsätze nach Artikeln aufrufst, kannst Du verschiedene Parameter, bzw. Kennzahlen betrachten und auswählen. Aktiviere hierzu z.B bei Umsätze nach Belegen die Kennzahlen "Wachstum in Prozent", "Betrag Netto" und "Anzahl Flaschen" durch das Setzen eines Häkchens. Diese Kennzahlen werden Dir, nachdem Du nachfolgend die zu vergleichenden Zeiträume (unbegrenzte Anzahl von Zeiträumen möglich) ausgewählt hast, unter dem Reiter "Ausgabe" mit angegeben. Unter Ausgabe wird Dir auf Basis Deiner Kennzahlen und Vergleichszeiträumen eine Grafik ausgegeben, welche die Zeiträume noch einmal farblich unterscheidet und Dir dazu noch auf einen Blick die wichtigsten Daten hinzufügt. Alle weiteren, zusätzlichen Informationen findest Du unterhalb der Grafik im Detail. Die Ausgabe kannst Du wie gewohnt auch als PDF oder per CSV-Datei an Excel ausgeben lassen.

Neben der Wachstumsanalyse findest Du auch alle bekannten Einstellmöglichkeiten wie z.B. die Gruppierung nach Kunden, Kundengruppen oder das Beschränken auf einzelne Kunden oder Weine weiterhin vor, was Dir eine unbegrenzte Anzahl an Analysemöglichkeiten zur Verfügung stellt.

Nachfolgend aufgelistet die auswählbaren Kennzahlen:

Zu wählende Kennzahlen bei Umsätze nach Belegen:

• Betrag(Netto)
• Betrag(Brutto)
• Anzahl Flaschen
• Skontowert Brutto
• Skontowert Netto

Zu wählende Kennzahlen bei Umsätze nach Artikeln:

• Wachstum in %
• Realpreis (Netto)
• Realpreis (Brutto)
• Liter
• Anzahl
• Zukaufspreis
• Produktionskosten
• Marge

Darstellungsformat festlegen

Bei "Darstellungsformat", kannst Du bestimmen, ob zu der Statistik nur die Gruppenwerte oder auch alle Einzelwerte angezeigt werden sollen. In der Regel genügen die Gruppenwerte, die Du über die Option "Kompakt" auswählen kannst.

Unterschied zwischen Darstellungsformat Kompakt und Detailliert: Kompakt bedeutet, für jeden Zeitintervall werden die summierten Werte ausgegeben. Detailliert gibt alle Einzelwerte zu den summierten Werten zu jedem Zeitintervall. Die Kompakt-Ansicht zeigt also nur die absolut notwendigsten Daten.

Wichtig: In der Detailliert-Ansicht finden beim Excel-Export viele zusätzliche Felder, welche in der HTML-Version nicht angezeigt werden können. Diese Felder geben dir weitere Infos zum Wein, Kunden, Durchschnittspreise etc, die nur im Excel vorliegen.

Zeitraum festlegen

Bei diesem Punkt kannst Du festlegen von wann bis wann die Auswertung stattfinden soll. Beispielsweise kannst Du das aktuelle Jahr, Quartal, Monat etc. festlegen.

Wenn Du die Option "Zeitreihe" ausgewählt haben, kannst Du nun auch bestimmen, wie die Ergebnisse zeitlich gruppiert ausgeben werden sollen. Beispiel: Wenn Du wissen willst, wie sich im aktuellen Jahr die Umsätze jeden Monat entwickeln, wähle "Aktuelles Jahr" und dann Ergebnisse zeitlich gruppiert ausgeben nach "Monat".

Achtung: Wenn Du eine zeitliche Gruppierung wählen, die größer oder gleich groß ist, wie der betrachtete Zeitraum (bspw. aktuelles Quartal, zeitlich gruppiert nach Jahr/Quartal) bekommst Du als Ergebnis eine Säulenstatistik, selbst wenn Du "Zeitreihe" ausgewählt hast.

Bereits erstellte Reports

Beim Erstellen der Reports gelangt man am Ende in die Bearbeitungsmaske oder indem man das Stiftsymbol klickt. Jeder Report kann nachträglich komplett geändert werden (Siehe Bilder unten).