Erstellung Paketmarken
Wichtig und zu beachten beim Erstellen der Paketmarken: Alle erstellten Paketmarken sind kostenpflichtig. Also ist das Erstellen einer "Testmarke" nicht möglich. Auch das händische Abändern des Empfängers ist nicht möglich, da die Adresse im Code der Paketmarke hinterlegt ist. Das Feld Beschreibung ist optional/ nur bei Retoure und Auslandsversand auszufüllen.
Bitte achte darauf, dass, wie im Artikel zu Teilnahme und Kosten beschrieben, unter System - Dokumente - Allgemein Deine eigenen Daten korrekt und vollständig ausgefüllt wurden.
Du kannst Paketmarken auch vollständig stornieren. Dies ist allerdings nur für Ausnahmefälle gedacht und nur eingeschränkt möglich (NUR bis 17:00 Uhr, s.u.).
Das sind die Versandvarianten, die Du im System auswählen kannst:
| Standard | UPS, DPD, DHL |
| Express | UPS: Express Saver, Express 12:00, Express 1 Day Early
DPD: Express 1 Day Early |
Eine detaillierte Erklärung zu den Expressvarianten findest Du im entsprechenden Artikel.
Erstellung von Paketmarken
Es gibt drei Möglichkeiten, um neue Paketmarken zu erstellen:
- Klicke entweder (nur als Winestro.Cloud Software Kund_In) unter Dokumente des entsprechenden Auftrages oder auf der Startseite auf das Symbol.
- Fülle (nur als Team-Paket Kunde) das Formular auf der Startseite aus oder suche daneben nach bereits angelegten Kund_Innen. Du kannst Paketmarken auch
- direkt aus einer Kundenkarteikarte, entweder direkt oben über das Paket-Symbol oder auch bei System erstellen.
Ablauf der Erstellung
- Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du den gewünschten Anbieter auswählen kannst. Als Anbieter stehen DHL, UPS und DPD zur Verfügung. Die jeweiligen Vor- und Nachteile der Dienstleister erfährst Du während der halbstündigen Einführung zum Paketmarken-Service.
- Du kannst nun die Art des Services wählen. Es sind Standard-Paketmarken oder Retourenmarken (nur bei UPS) möglich, welche Du beispielsweise bei Retourenwunsch Deinem Kunden per Mail zusenden kannst.
- Wenn Du im Kunden verschiedene Lieferadressen hinterlegt hast, kannst Du aus diesen auswählen. Achte aber bei der Adressangabe in der Kundenakte darauf, dass alles vollständig und korrekt hinterlegt ist. Ansonsten kannst Du keine Marke erstellen oder noch ärgerlicher: es kommt zu einer Retoure.
- Wenn Du eine Adresse für einen Kunden angelegt hast, diese aber nicht auswählen kannst, dann ist die Adresse unvollständig. Fahre mit der Maus über die Adresse um zu erfahren, was an der Adresse nicht stimmt und ändere diese danach ab.
- Wähle bei Paketvorlage, die für den Auftrag passende Vorlage aus. Je nach Gewicht oder Versandweg des Paketes sowie Richtigkeit der Adresse, kann der Preis der Marke abweichen und es werden nachträglich Aufschläge berechnet (vor allem DPD). Wenn Du ein Paket versenden willst, welches andere Maße als die vorgegebenen hat, klicke auf "Manuell" und gib die Maße per Hand ein. Dies wird dann eventuell als Sperrgut gehandelt und die Preise weichen ab (ob es sich um Sperrgut handelt, bitte auch angeben).
- Klicke auf den Button Preis anfragen, um die von Winestro.Cloud errechneten und zu erwartenden Kosten zu erfahren.
Paketvorlagen
Die wählbaren Paketvorlagen kannst Du im Bereich System - Einstellungen - Lieferung individuell anpassen. Hier solltest Du auch Deine für den Versand mit UPS zertifizierten Kartonagen hinterlegen, wenn Du für Problemfälle unsere Schadensmeldungsfunktion nutzen möchtest.
Im Feld Shipcloud-Zugang sind die einzelnen Paketgrößen hinterlegt (18er, 12er, 6er etc.). Klicke ganz hinten auf das Symbol zum Bearbeiten (Stift-Symbol) bei Deiner gewünschten Größe. Ein neues Feld "Paketvorlage bearbeiten" wird sich öffnen - wähle nun im Feld "Kartonage für UPS Versand" die entsprechende Prüfnummer für Deinen Karton aus. Sollten Deine Kartons zwar die gleiche Prüfnummer haben, aber von einem anderen Kartonhersteller sein, ist dies kein Problem und Du kannst die bereits vorhandene Prüfnummer mit dem anderen Hersteller auswählen, da für die Zertifizierung ausschließlich die Prüfnummer relevant ist. Bitte beachte, dass die hinterlegten Kartonagen für den entsprechenden Paketdienstleister zertifiziert sein müssen. Wenn Du dir nicht sicher bist, ob die Kartons zertifiziert sind, frage Deinen Lieferanten/den Kartonhersteller.
Senden an DHL Packstation
Um an eine Packstation zu versenden, musst Du in der Lieferadresse des Kunden, also nach Öffnen der Kundenakte und Anlegen einer abweichenden Lieferadresse, den Haken Adresse ist eine Packstation aktivieren und dann die angezeigten Felder entsprechend ausfüllen.
Bitte trage in die Felder folgendes ein:
In das erste der beiden Felder (Kundennummer) trägst Du die DHL PACKSTATION Kundennummer(=PostNummer) ein, z.B. "123554". In das zweite Feld trägst Du nur die Packstationsnummer ein, z.B. "123". Gib in beiden Feldern also nur die Zahlen an.
Der Versand an eine DHL-Filiale ist hingegen nicht möglich. Auch wenn die Frankierung / Erstellung der Marke funktioniert, wird ein Paket voraussichtlich retourniert.
Bitte beachte, dass es bei DHL zu einer Nachberechnung kommt, wenn das Paket später als 10 Tage (nach Erstellung der Marke) bei DHL eingeliefert wird.
Senden an einen DPD-Shop / Pickup-Shop / DPD-Paketshop
Der Versand direkt an einen DPD-Paketshop durch den Versender ist derzeit nicht möglich. Empfänger_Innen müssen dazu selbst über die Sendungsverfolgung die Zustellart bzw. den Zustellort anpassen, wenn das Paket unterwegs ist.
Senden an einen UPS-Shop
Der Versand an einen UPS-Shop/UPS Access Point ist nicht möglich. Auch wenn die Frankierung / Erstellung der Marke funktioniert, wird ein Paket voraussichtlich retourniert.
Altersverifikation
Der DHL-Service "visueller Alterscheck" ist bei unseren aktuellen Konditionen leider nicht möglich.
Erstellung von Retourenmarken
Wenn ein Paket fälschlicherweise an einen Kunden geliefert wurde oder von diesem nicht gewünscht wurde, kannst Du eine Retourenmarke erstellen, die automatisch an Dein Weingut adressiert wird.
Übersicht aller Paketmarken
An unterschiedlichen Stellen im Programm bekommst Du eine Übersicht über die bereits erstellten Marken.
Übersicht aller erstellten Paketmarken gesamt
Unter Post - Pakete - Paketliste findest Du alle erstellten Paketmarken. Hier kannst Du auch anhand des Kunden oder der Trackingnummer nach bestimmten Sendungen suchen.
Der Status der Sendungsverfolgung wird mit Klick auf das entsprechende Symbol angezeigt. Dabei kannst Du den Status von UPS und DPD Paketen direkt einsehen (für Details empfiehlt sich nochmals ein Klick auf die verlinkte Sendungsnummer), für den aktuellen Status einer DHL Sendung sollst Du immer zusätzlich auf den Tracking-Link auf der Sendungsverfolgungs-Seite klicken.
Beachte: Wenn Du mehrere Sendungsverfolgungs-Seiten nacheinander aufrufst, werden keine separaten Fenster für die jeweilige neue Seite geöffnet. Die vorherige wird lediglich mit der neuen ersetzt.
Du kannst die Paketmarke selbst über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen, außerdem kannst Du die Marke mit Klick auf den Löschen-Button nur am Tag der Erstellung bis 17 Uhr stornieren. Somit sind automatisch alle nach 17 Uhr erstellten Marken nicht stornierbar.
Einen Listenexport aller Marken im Excelformat erhälst Du über das blaue Export Symbol.
Übersicht aller erstellten Paketmarken je Auftrag
Im Dokumentbereich zu einem Auftrag findest Du unter dem Punkt Paketmarken, eine Übersicht aller erstellten Paketmarken zu einem Auftrag. Du kannst auch hier die Paketmarken über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen und die Sendungsverfolgung anzeigen.
Übersicht aller erstellten Paketmarken je Kunde
Alle Marken zu einem Kunden siehst Du in der Kundenkartei bei System. Du kannst auch hier die Paketmarken über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen und die Sendungsverfolgung anzeigen.
Paketmarken ausdrucken
Druckeinstellung / Standard Labelgrößen
Standardmäßig werden die Labels in DIN-A5 erstellt, und können dann über einen Labeldrucker auf selbstklebende Folien gedruckt werden. Dies ist auch ganz klar unsere Empfehlung um Probleme mit dem Druckmanager zu vermeiden. Du kannst aber auch 2x A5 oder 4x A6 pro DINA4-Bogen ausdrucken. Hierfür musst Du Deine Druckereinstellungen anpassen.
Marken stapelweise ausdrucken über die Paketliste
Über Post-Paket-Paketliste kommst Du auf eine Übersicht aller erstellten Paketmarken. Setze einen Haken bei allen Paketmarken, die Du ausdrucken möchtest. Drücke anschließend auf das Druckersymbol über der Auflistung. Alle ausgewählten Marken werden in einer PDF-Datei geöffnet und können gesammelt ausgedruckt werden. Ebenfalls ist es möglich, einen Haken bei allen Paketmarken einer Seite zu setzen, indem man im obersten Kästchen einen Haken setzt. (Siehe Bild Stapeldruck)
Marken stapelweise ausdrucken im Druckmanager
Unter Auftrag - Druckmanager kannst Du Dich mehrere Marken in einem PDF ausgeben lassen. !Achtung! Wenn Du verschiedene Labelgrößen hast (A6/A5), kann es passieren, dass sich das PDF nicht öffnen lässt. Du musst die Label dann getrennt voneinander ausdrucken.
Beachte, dass im Druckmanager nur Paketmarken angezeigt werden, die als Dokument zum Auftrag erzeugt worden sind. Paketmarken die Du von der Startseite oder aus der Kundenakte heraus erzeugst, sind nicht im Druckmanager zu finden.
(Geht auch unter Post / Pakete)
Barcode-Liste der Marken zur Abholung/Abgabe ausdrucken
Ebenfalls im Druckmanager sowie in der Übersicht aller Paketmarken können alle Marken gesammelt in einem PDF ausgegeben werden. Du kannst in den Druckeinstellungen dann beispielsweise beidseitigen Druck und 6 Seiten pro Blatt einstellen. Dann bekommst Du eine kompakte Übersicht aller Marken, die der Carrier bei Einlieferung oder Abholung einfach abscannen kann, ohne jedes Paket extra einzelnd zu scannen.
Einstellungen zu Shipcloud (enthalten in einmaliger Anschlussgebühr)
Es gibt einige Einstellungen, welche aus Winestro selbst nicht zu tätigen sind. Diese individuellen Einstellungen sind ein Mittel der einheitlichen Außenrepräsentation Deines Weingutes und der professionellen Kundenkommunikation.
Es handelt sich um folgende Einstellungen:
- Abweichungen der Versand- sowie Rücksendeadresse und der Kontaktdaten des Absenders (diese werden automatisch wie in Weinbau-Online hinterlegt übernommen)
- etwaige von A5 abweichende Labelgrößen
- Häufigkeit und Art von Benachrichtigungsmails (auch an das Weingut selbst)
- Individualisierung des Designs und der Texte der Sendungsverfolgungsseite und -Mails
Diese Einstellungen nehmen wir im Rahmen der einmaligen Anschlussgebühr von 50/100 Euro, entweder vor oder nach Ihrer halbstündigen Einführung in die Funktionen des Paketmarken-Service, für Dich vor. Lade einfach dieses Formular: Datei:Einstellungen Paketversand Weinbau-online.docx herunter, speichere es als PDF und schicke es ausgefüllt per Mail an uns zurück. Im eigentlichen Artikel - Einstellungen zu Shipcloud - erfährst Du mehr. Sollten Sich hier Änderungen, wie z.B. Adressänderungen, ergeben, sende uns bitte eine E-Mail mit den zu aktualisierenden Daten zu.
Hinweis: Erscheinungsbild der Paketmarken
Wir haben leider keinen Einfluss auf das letztliche Design der Paketmarken - dieses wird von Shipcloud vorgegeben und ist durch uns nicht anpassbar. Somit können wir etwa weder die Anordnung Ihres Logos, noch die Art und Weise der Beschriftung der Marke mit den Absender- und Empfängeradressen beeinflussen.
Aber keine Sorge - die Carrier bekommen alle Informationen zur Zustellung auch korrekt über das Abscannen der Marke digital. Die Paketmarke ist in erster Linie eine Frankierung und erfüllt daher auch ihren eigentlichen Zweck.
Wenn Du Dich um eine schicke Außenrepräsentation sorgst, so empfehlen wir ein Kundenanschreiben dem Paket beizulegen. Dieses kannst Du sogar, mit dem kostenlosen Team-Paket von Weinbau-online im Programm erstellen. Lies hier mehr dazu.
Tracking-Status/Sendungsbenachrichtigung
Tracking-Status automatisch an den Kunden versenden
Wenn Du beim Erstellen der Paketmarken die E-Mail Adresse des Empfängers angibst, wird dieser automatisch zu verschiedenen Zeitpunkten vom Shipcloud über den Status seiner Sendung informiert. Wie diese Meldungen aussehen sollen, kannst Du im vorherigen Punkt entscheiden, mehr dazu unter Einstellungen zu Shipcloud. Hier findest Du auch nützliche Textbausteine/Vorlagen je nach Carrier.
Tracking-Status manuell an den Kunden versenden
Zu jeder Paketmarke erhälst Du einen Link, mit dessen Hilfe Du und Dein Kunde den Status einer Sendung über das Internet abrufen können. Klicke in der Übersichtsliste (siehe Abschnitt "Übersicht aller erstellten Paketmarken gesamt") auf das Tracking-Symbol neben dem Drucker. Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Link, den Du an den Kunden senden kannst.
Wenn Du unter System - Einstellungen - Lieferung den Haken bei "Letzte Tracking URL automatisch als Tracking-Nr. in den Auftrag übernehmen" aktiviert hast, wird der Tracking-Link automatisch mit in den Auftrag übernommen und Du kannst diesen über die Versandbestätigungsmail (LKW Symbol im Auftrag) bequem versenden.
Achte darauf, dass Du in der Mailvorlage für die Versandbestätigung (unter System - Einstellungen - E-Mail einstellbar) auch das passende Autofeld benutzt.
Abstellgenehmigung
Bitte lies Dir dazu dringend diese Seite durch und schaue Dir einmal unsere Textbausteine zur Sendungsverfolgung an, welche es den Empfängern erleichtert, die Ware zu empfangen.
Ist Dein Kunde zu Hause nicht anzutreffen, besteht für diesen als Paketempfänger u.a. die Möglichkeit, eine Abstellgenehmigung zu erteilen. Der Paketbote erhält so die Erlaubnis das Paket an einem bestimmten Ort abzustellen, ohne dass es durch den Kunden persönlich in Empfang genommen werden muss. Dies ist gerade in Krisenzeiten die bevorzugte Methode der Zusteller, viele Empfänger sind dieser Lösung auch nicht mehr abgeneigt.
Bei UPS ist zur Erteilung dieser Abstellgenehmigung die Registrierung des Empfängers bei UPS MyChoice erforderlich. Hier können im Anschluss verschiedene Optionen verwaltet werden. Da die Registrierung bei UPS MyChoice zeitlich etwas Vorlauf braucht, kann alternativ ein Zettel an die Tür gehängt werden. Dieser sollte die Adresse des Empfängers, die Trackingnummer des Pakets, den gewünschten Abstellort sowie Datum und Unterschrift enthalten. Ob diese Lösung funktioniert, hängt letztendlich vom jeweiligen UPS-Mitarbeiter ab und kann nicht garantiert werden. Wichtig : Bei Abstellgenehmigungen wird keine Haftung seitens UPS übernommen. Bei Verlust des Paketes gibt es demnach keine Erstattung.
Bei DPD kann die Abstellgenehmigung entweder über das Originaltracking eines Pakets (nach zusätzlicher Eingabe der PLZ) oder über Dein myDPD-Account erteilt werden. Wichtig : Bei Abstellgenehmigungen wird keine Haftung seitens DPD übernommen. Bei Verlust des Paketes gibt es demnach keine Erstattung.
Auch bei DHL muss sich der Empfänger vor Erteilen der Abstellgenehmigung online kostenlos bei DHL registrieren.
Werbesendungen und Stapelweise Erstellung von Marken zu Weihnachten etc.
Sobald ein Kunde mehrere Lieferadressen angelegt hat, kann die stapelweise Erstellung von Paketmarken aktiviert werden. Dies kann praktisch sein, wenn Du im Auftrag eines Kunden beispielsweise hunderte Präsente verschicken sollst. Du kannst für einen Kunden beliebig viele Lieferadressen händisch anlegen (über die Kundenkarteikarte) oder auch den praktischen Lieferadressen-Import nutzen. Solltest Du hier Probleme haben, können wir die Adressen gern kostenpflichtig und je nach Aufwand abgerechnet für Dich hinterlegen.
Wenn Du nun für einen Kunden der mehrere Lieferadressen hinterlegt hat eine Marke erstellen möchtest, ist im Drop-Down Menü zur Auswahl der Lieferadresse die Option Stapelverarbeitung für Lieferadressen aktivieren angezeigt. Anschließend kannst Du in 20er Schritten die Marken erstellen. Nutze die stapelweise Erstellung nur vor 17 Uhr!!!!
Vorab: Wenn Du den Preisvorteil für Pakete bis 3kg (1er Weinpakete) von DPD nutzen möchtest, gehe sicher, dass Du zuvor die passende Gebindegröße unter System - Einstellungen - Lieferung angelegt hast. Sonst wird der Preis für die nächst größere Staffel berechnet.
Achtung: Bitte bedenke, dass das stapelweise Erstellen von Paketmarken auf eigene Gefahr geschieht. Klicke zum Erstellen in jedem Fall nur einmal. Sonst könnte es passieren dass Du anschließend 20 Marken doppelt hast. Sollte es zu einem Abbruch kommen oder ungewöhnlich lange dauern, prüfe in jedem Fall vor einem Neuversuch die Übersicht aller Paketmarken! Die Erstellung von 20 Marken gleichzeitig kann natürlich ohnehin länger dauern als die Erstellung einer einzelnen Marke.
Wichtig: Bitte lies die untenstehenden Punkte und Häufigen Fragen!
Nach Erstellung aller benötigten Marken-Stapel kannst Du diese wie gewohnt bequem über die Übersichtsliste oder auch den Druckmanager als ein vielseitiges PDF für den Druck ausgeben. Auch hier ist je nach Seitenmenge eine längere Wartezeit zu erwarten.
Häufige Fragen und Probleme
Beim Import von Lieferadressen bricht der Import bei Sonderzeichen wie ö/ß ab!
Die CSV-Datei wird in einem entsprechenden Format mit einer einheitlichen Kodierung (UTF8) erwartet. Je nach PC-Konfiguration kann das jedoch verstellt sein - tw. kann das auch passieren, wenn Du Daten aus externen Quellen kopierst.
Gehe wie folgt vor:
- Ziehe Dir die Vorlagendatei direkt bei der Import-Möglichkeit
- Füge hier die Adressen ein und passe die Formatierung an (beachte überlange Firmennamen ggf. zu kürzen - das können dann wiederum die Paketdienstleister nicht verarbeiten)
- Gehe nun auf "Speichern unter" in Excel
- Speichere die Datei als "CSV UTF8" (es gibt unter dem Dateinamen eine Option)
- Lade die Datei nun ins Programm
Der Paketmarken-Stapeldruck ist ausgegraut!
Bei mindestens einer Lieferadresse gibt es Probleme. Bleibe mit der Maus über dem ausgegrauten Stapeldruck / der ausgegrauten Adresse stehen um zu sehen, woher das Problem rührt.
Ein Kunde oder eine Lieferadresse ist ausgegraut
Fahre mit der Maus über die Lieferadresse um das Problem zu sehen!
Wie lange ist eine Marke gültig?
Die UPS und DPD Paketmarken können innerhalb der nächsten vier Wochen verwendet werden. DHL-Paketmarken müssen spätestens am 10. Tag nach der Erstellung bei DHL eingeliefert/von DHL abgeholt werden (mit Scan), da es ansonsten zu einer Nachberechnung seitens DHL kommt.
Zusatzinformationen bei Lieferadressen
Leider haben wir auf das Layout, welches Shipcloud für die Marken festlegt, keinen Einfluss. Dennoch gibt eine Möglichkeit Zusatzinformationen auf der Paketmarke zu vermerken. Speichere die Adresse des Kunden, in der Kundenakte, als Lieferadresse und schreibe in das Straßenfeld: Straßenname, Hausnummer - Absatz - Zustellinformation Zusatz; das Feld für die Hausnummer füllst Du dann mit einem Minuszeichen.
Kann ich UPS MyChoice Business für Unternehmen nutzen?
MyChoice kannst Du für Unternehmen leider nicht in Verbindung mit dem Paketmarkenservice nutzen.
Über MyChoice für Unternehmen können ausschließlich Sendungen verwaltet werden, die auch in UPS angelegt werden. Dieses System wäre, selbst wenn wir Vertragsdaten herausgeben könnten, mit unserem Partner gar nicht verknüpfbar.