Datenpflege nach Datenübernahme

Im Rahmen einer komplexeren und mehrstufigen Datenübernahme ist es notwendig, die eingespielten Daten im Nachhinein zu pflegen und ggf. zu korrigieren. Bei der letzten Datenübernahme setzen wir Deinen Winestro-Account zurück und spielen die Daten aus Deinem Alt-Programm erneut ein. Dabei können Daten, die in der Übergangszeit bei der parallelen Nutzung von Winestro und Deinem Alt-Prorgamm verloren gehen und die neu eingespielten Daten müssen geprüft werden. Damit Du diese Datenpflegearbeiten effizient durchführen kannst, haben wir die folgende Checkliste erstellt. Sie soll Dir als Leitfaden dienen, damit Du vor der Datenübernahme alle relevanten Informationen sichern und nach der Datenübernahme den Datenpflegeprozess zügig durchlaufen kannst.

Checkliste Datenpflege

Anpassungen der Aufträge und Bestände

• Die Artikelbestände müssen ggf. nach der Datenübernahme korrigiert werden.
• Aufträge, die zwischen der endgültigen Datenübernahme und dem endgültigen Start in Winestro fakturiert wurden, müssen neu erfasst werden.
• Nicht genutzte Lager (Lagerverwaltung) Preislisten (Preisgruppe) können im Anschluss an die Datenpflege gelöscht werden.
• Die Einstellungen für Mengenrabatt werden verloren gehen. Sichere diese Information vor der Datenübernahme durch einen Screenshot der Einstellungen.
• Die Abrechnung zwischen Mandanten muss wieder neu eingestellt werden.
• Vordefinierte Auftragselektion (z.B. für das Mahnwesen oder die Tourenplanung) müssen nachgebaut werden

Anpassungen der Artikel

• Adress-, Sortiments- und Zusatzartikel werden gelöscht. Diese am besten auch als Screenshot abspeichern.
• Pfandkonto muss wieder neu angelegt werden.
• Rabatt-, Provisions-, und Skonto-Sperren (Sperren) müssen neu gesetzt werden.
• Reservierungen müssen ggf. neu eingepflegt werden.
• Artikelgruppen und Warengruppen müssen geprüft und ggf. händisch gepflegt oder mit Hilfe der Artikelselektion umstrukturiert werden.
• Alte Artikel/vergriffene Artikel könnten wieder als verfügbare Artikel im System erscheinen. Hier können im Anschluss an die Datenübernahme über eine Artikelselektion die betroffenen Artikel herausgefiltert und automatisiert stapelweise abgearbeitet werden.
• Sollten noch Artikel- oder Kundendaten in einer separaten, externen Datenbank liegen, müssen diese im Nachgang zu der Datenübernahme übertragen werden. Nutze dafür die Import-Vorlage aus der Kunden- & Artikelliste

Anpassungen der Kunden

• Provisionen und Provisionsempfänger müssen neu hinterlegt werden
• Exportagenten müssen verknüpft werden.
• Inaktive Kunden/Karteileichen könnten wieder als aktiv gekennzeichnet werden. Hier können im Anschluss an die Datenübernahme über eine Kunden-Selektion, die betroffenen Kunden herausgefiltert und automatisiert stapelweise abgearbeitet werden.
• Die Kundengruppen müssen geprüft und ggf. neu gepflegt werden. Hier können im Anschluss an die Datenübernahme über eine Kundenselektion, die betroffenen Kundentypen herausgefiltert und automatisiert stapelweise abgearbeitet werden.
• Zahlungsmodalitäten (Preisgruppe, Zahlart, Rabatte, Zahlziele, Skonto, Mengenrabatte, Kundentyp/Besteuerung) müssen ggfls. im Nachgang zu der Datenübernahme einzeln oder mit Hilfe der Selektion stapelweise gepflegt werden.
• Werbekanäle (Zustimmung-E-Mail-Erhalt, etc.) muss ggf. wieder aktiviert werden. Hier kann im Anschluss an die Datenübernahme über eine Kundenselektion der Status automatisiert und stapelweise reaktiviert werden.
• Kundenspezifische Belegtexte werden verloren gehen. Speichere die relevanten Informationen in einem Word-Dokument o.ä. ab.
• Mitarbeiter Zugänge, sowie Rechte, müssen neu angelegt und gepflegt werden

Anpassungen im Kassen-Modul

• Kasseneinstellungen werden nicht übernommen
• Dies betrifft auch Sortiment-Artikel in der Kasse, z.B. Glas im Ausschank

Anpassungen Statistik, Kennzahlen & Reports

• Bereits eingestellte Reports und Statistiken werden nicht übernommen. Hier am besten mit Screenshot die Einstellungen abspeichern.

Anpassungen E-Mail

• E-Mail-Vorlagen, die bereits in Winestro.Cloud hinterlegt wurden, werden im Zuge der Datenübernahme verloren gehen. Die E-Mail-Vorlagen im Vorfeld der Datenübernahme in einem Word-Dokument o.ä. abspeichern.
• E-Mail-Signaturen werden verloren gehen. Diese auch als HTML-Code in einem Word-Dokument o.ä. abspeichern