Pfandkonten
Die Funktion Pfandkonten ermöglicht es Ihnen Pfandartikel zu verwalten, Aufträgen anzufügen und zu verkaufen und dabei stets einen Überblick über die Bestände und der im Umlauf befindenden Pfandartikel zu behalten. Sie können dies dabei Kundengenau nachvollziehen. Die Funktion ist ab dem Komplettpaket für Sie verfügbar.
Pfandkonten aktivieren
Um Pfandartikel anlegen und verwenden zu können, muss die Funktion zunächst über die Einstellungen aktiviert werden. Die Aktivierung erfolgt unter System – Einstellungen – Aufträge – Pfandartikel / Saftkonten aktivieren. Setzen Sie dafür den Haken bei „Pfandartikel/Saftkonten aktivieren“ und speichern Sie diesen Vorgang. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich die Pfandartikel/Saftkonten sowohl im Auftrag als auch in der Kasse als Icon anzeigen zu lassen, um noch schneller auf die Funktionen zugreifen zu können. Haken Sie auch hier die gewünschten Optionen an und speichern Sie die Einstellung. Bitte legen Sie bei „Titel für Autofeld-Ausgabe“ noch einen Titel fest, beispielsweise zur Ausweisung auf Belegen (Beispiel: Übersicht Pfandkonten).
Pfandartikel für den Verkauf anlegen
Um einen Pfandartikel anzulegen, legen Sie zunächst wie gewohnt einen neuen Artikel an (unter „Artikel – Neuer Artikel“). Wie Sie einen neuen Artikel anlegen lesen Sie hier. Vergeben Sie eine Artikelnummer und einen dem Pfandartikel entsprechenden Artikelnamen (Beispiel: 6er-Box). Unter dem Punkt „Verpackung“ können Sie in dem Drop-Down Menü als Verpackungsart „Stück“ auswählen. Speichern Sie nun im nächsten Schritt ganz unten den neuen Pfandartikel, Sie werden nun in die Artikelakte des neu angelegten Pfandartikels weitergeleitet
Preis vergeben
Entstehen für Ihre Kunden Kosten bei der Mitnahme des Pfandartikels, können Sie dem Artikel, ebenfalls wie gewohnt, den entsprechenden Preis vergeben. Hier können Sie nachlesen, wie Sie einem Artikel einen Preis vergeben können.
Artikel als Pfandartikel bestimmen
Um festzulegen, dass es sich bei dem neu erstellten Artikel, anders als bei Ihren restlichen Artikeln, um ein Pfandartikel handelt, setzen Sie bei dem Punkt „Sonstige Einstellungen“ den Haken bei „Pfandartikel/Saftkonto“.
Pfandartikel für die Rücknahme anlegen
Um Pfandartikel neben dem Verkauf oder dem Ausleihen auch wieder zurücknehmen und im Programm verbuchen zu können, muss ein Pfandartikel für die Rücknahme, passend zu dem Pfandartikel für die Weggabe, angelegt werden. Legen Sie dafür wie zuvor einen neuen Artikel an (Beispiel Artikelname: Rücknahme 6er-Box).
Hinweis: Hier ist es ganz wichtig, dass dieser Artikel, anders als zuvor, als Sortiment angelegt wird.
Haken Sie dafür bei dem Punkt „Verpackung & Sonstiges“ an, dass dieser Artikel als Sortiment zu behandeln ist. Speichern Sie den Pfandartikel für die Rücknahme ab.
Sortimentseinstellungen
Um bei der Rücknahme des Pfandartikels wieder eine Bestandserhöhung um die exakte Anzahl der zurücknehmenden Pfandartikel zu erzeugen, muss das Sortiment zur Pfandartikelrücknahme mit dem ursprünglichen Pfandartikel verknüpft werden. Dies können Sie in der Artikelkartei des soeben angelegten Sortiments in dem Reiter „Daten“ unter dem Punkt „Artikel in diesem Sortiment“ festlegen. Fügen Sie dafür die Nummer des Pfandartikels (für die Ausleihe / den Verkauf) ein und mit einem Klick auf den grünen Finger, weisen Sie diesen Artikel dem Sortiment für die Rücknahme zu. Tragen Sie anschließend bei der Anzahl eine - 1 ein. Bei dem Anteil (%) tragen Sie eine 100 ein und klicken anschließend auf anfügen.
Hinweis: Hier spielt das negative Vorzeichen eine besonders wichtige Rolle! Achten Sie darauf, dass Sie bei der Anzahl ein Minus vor die Zahl setzen. Mit dieser Einstellung wird beim Verkauf dieses Sortiments (bei der Rückgabe) der Bestand automatisch um eins erhöht.
Preis vergeben
Erheben Sie für den regulären Pfandartikel für den Verkauf / die Ausleihe einen Preis, muss für den rücknehmenden Pfandartikel ein entsprechend negativer Preis vergeben werden. Tragen Sie also ein Minuszeichen vor den Betrag in das Feld „Preis“ und wählen Sie die gleiche Preisgruppe aus, wie bei dem regulären Pfandartikel.
Hinweis: Auch hier spielt das negative Vorzeichen eine wichtige Rolle! Achten Sie darauf, dass Sie für den Preis ein Minus vor die Zahl setzen. Beispiel: Das Pfand für die 6er Box kostet 3 Euro. Somit muss der Preis für die rücknehmende 6er Box -3 € betragen.
Pfandartikel verkaufen
Erstellen Sie wie gewohnt einen neuen Auftrag für den entsprechenden Kunden, über die gewünschten Artikel und fügen Sie dazu einen passenden Pfandartikel (Pfandartikel für den Verkauf, z.B. die 6er Box) hinzu, welchen Sie dem Kunden mitgeben und somit zunächst als Pfand mit verkaufen möchten. Sind alle Positionen dem Auftrag angefügt, erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung. Hier lesen Sie nach, wie Sie einen Auftrag erstellen, Artikel dem Auftrag hinzufügen und hier, wie Sie eine Rechnung erzeugen.
Pfandartikel auf der Rechnung ausweisen
Damit auch Kunden auf der Rechnung Ihren Pfandkontenstand sehen können, haben Sie die Möglichkeit mittels einen Autofelds in Ihrem Rechnungstexts eine Übersicht über das Pfandkonto (Menge und zugehöriger Pfandartikel) ausgeben zu lassen. Verwenden Sie dafür das Autofeld [Pfandkonto Kunde]. Alle Autofelder können Sie auch noch mal hier nachschlagen.
Pfandartikel zurücknehmen
Erstellen Sie auch für die Rücknahme eines Pfandartikels einen Auftrag für den Kunden, der das Pfand zurückbringt, sodass auch diese Bewegung verbucht werden kann und sich der Kontostand des Pfandartikels aktualisiert. Fügen Sie dafür das Sortiment für die Rücknahme des Pfandartikels (z.B. Rücknahme 6er-Box) an, welchen Sie wie oben beschrieben angelegt haben, und verbuchen Sie dies mit der Anzahl der entsprechend zurückgegebenen Pfandartikel. Erstellen Sie auch hier eine Rechnung um die Rücknahme entsprechend den zurückgegebenen Pfandartikeln zu verbuchen.
Übersicht über die Pfandkonten
Die praktische Übersicht der Pfandkonten, welche Sie unter Artikel – Bestände – Pfandkonten finden, bietet Ihnen die Möglichkeit alle Pfandkontostände und Pfandbewegungen aller Kunden, denen Sie einen Pfandartikel ausgehändigt oder wieder von diesem zurückerhalten haben und per Rechnung verbucht haben, in einer Übersicht anzeigen zu lassen. In einer Tabelle gibt es neben dem Artikelnamen, der Artikelnummer, dem entsprechenden Kunden und dem Stand des Kontos (also die Anzahl des beim Kunden befindlichen Pfandartikels) die Möglichkeit sich die einzelnen Bewegungen zu diesem Konto mit einem Klick auf das Symbol ganz rechts einer jeden Zeile unter „Bewegung“ statistisch anzeigen zu lassen.
Hinweis: Ein negatives Vorzeichen bei „Stand des Kontos“ weist darauf hin, dass sich noch eine gewisse Menge des verkauften Pfandartikels bei dem Kunden befindet.
Übersicht über die Pfandkonten in der Kundenakte
Die Bewegungen und eine Übersicht über die Pfandkonten eines bestimmten Kunden können Sie auch in der Kundenakte nachvollziehen. Gehen Sie dafür in der Kundenakte auf den Reiter System. Dort finden Sie ebenfalls eine Tabelle unter „Übersicht der Pfand/Saftkonten“, welche den aktuellsten Stand des Pfandkontos des entsprechenden Kunden aufzeigt.
Übersicht über die Pfandkonten in der Auftragsmaske
Sofern Sie in den Systemeinstellungen eingestellt haben, dass "Pfandartikel/Saftkonten in Auftrag als Icon angezeigt" werden, haben Sie die Möglichkeit mittels Klick auf das entsprechende Symbol in der Auftragsmaske den Stand des Pfandkontos für den Kunden des Auftrags anzeigen zu lassen.
Übersicht über die Pfandkonten in der Kasse
Sofern Sie in den Systemeinstellungen eingestellt haben, dass "Pfandartikel/Saftkonten in Kasse als Icon angezeigt" werden, haben Sie die Möglichkeit mittels Klick auf das entsprechende Symbol in der Kasse den Stand des Pfandkontos für den Kunden des Kassenauftrags anzeigen zu lassen.