Pfandkonten
Die Funktion Pfandkonten ermöglicht es Dir, Pfandartikel zu verwalten, Aufträgen anzufügen, zu verkaufen und dabei stets einen Überblick über die Bestände und der im Umlauf befindlichen Pfandartikel zu behalten. Du kannst dies dabei Kundengenau nachvollziehen. Die Funktion ist ab dem Komplettpaket für Dich verfügbar. Hinweise zu den Einstellungen von Pfandabrechnungsartikel sind nochmal gesondert zu verstehen. Pfandabrechnungsartikel dienen auch der Abrechnung von Pfandausgabe und Pfandrücknahme, aber ohne ein Konto je Kunde zu führen.
Pfandkonten aktivieren
Um Pfandartikel anlegen und verwenden zu können, muss die Funktion zunächst über die Einstellungen aktiviert werden. Die Aktivierung erfolgt unter System – Einstellungen – Aufträge – Pfandartikel / Saftkonten aktivieren. Setze dafür den Haken bei „Pfandartikel/Saftkonten aktivieren“ und speichere diesen Vorgang. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich die Pfandartikel/Saftkonten sowohl im Auftrag als auch in der Kasse als Icon anzeigen zu lassen, um noch schneller auf die Funktionen zugreifen zu können. Hake auch hier die gewünschten Optionen an und speichere die Einstellung ab. Bitte lege bei „Titel für Autofeld-Ausgabe“ noch einen Titel fest, beispielsweise zur Ausweisung auf Belegen (Beispiel: Übersicht Pfandkonten).
Pfandartikel für den Verkauf anlegen
Um einen Pfandartikel anzulegen, legst Du zunächst wie gewohnt einen neuen Artikel an (unter „Artikel – Neuer Artikel“). Hier kannst Du nachlesen, wie Du einen neuen Artikel anlegen kannst. Vergebe eine Artikelnummer und einen, dem Pfandartikel entsprechenden, Artikelnamen (Beispiel: 6er-Box). Unter dem Punkt „Verpackung“ kannst Du in dem Dropdown-Menü als Verpackungsart „Stück“ auswählen. Speicher nun im nächsten Schritt ganz unten den neuen Pfandartikel; Du wirst nun in die Artikelakte des neu angelegten Pfandartikels weitergeleitet.
Preis vergeben
Entstehen für Deine Kunden Kosten bei der Mitnahme des Pfandartikels, kannst Du dem Artikel, ebenfalls wie gewohnt, den entsprechenden Preis vergeben. Wie Du einem Artikel Preise und Preisgruppen vergibst, kannst Du in dem Beitrag Artikelkarteikarte nachlesen.
Artikel als Pfandartikel bestimmen
Um festzulegen, dass es sich bei dem neu erstellten Artikel, anders als bei Deinen restlichen Artikeln, um ein Pfandartikel handelt, setzt Du bei dem Punkt „Wichtige Einstellungen“ den Haken bei „Pfandartikel/Saftkonto“.
Pfandartikel für die Rücknahme anlegen
Um Pfandartikel neben dem Verkauf oder dem Ausleihen auch wieder zurücknehmen und im Programm verbuchen zu können, muss ein weiterer Pfandartikel für die Rücknahme, passend zu dem Pfandartikel für die Weggabe, angelegt werden. Lege dafür wie zuvor einen neuen Artikel an (Beispiel Artikelname: Rücknahme 6er-Box).
Hinweis: Hier ist es ganz wichtig, dass dieser Artikel, anders als zuvor, als Sortiment angelegt wird.
Hake dafür bei dem Punkt „Verpackung & Sonstiges“ an, dass dieser Artikel als Sortiment zu behandeln ist und speicher den Pfandartikel für die Rücknahme anschließend ab.
Sortimentseinstellungen
Um bei der Rücknahme des Pfandartikels wieder eine Bestandserhöhung um die exakte Anzahl der zurücknehmenden Pfandartikel zu erzeugen, muss das Sortiment zur Pfandartikelrücknahme mit dem ursprünglichen Pfandartikel verknüpft werden. Dies kannst Du in der Artikelkartei des soeben angelegten Sortiments in dem Reiter „Daten“ unter dem Punkt „Artikel in diesem Sortiment“ festlegen. Füge dafür die Nummer des Pfandartikels (für die Ausleihe / den Verkauf) ein und mit einem Klick auf den grünen Finger, weist Du den Artikel dem Sortiment für die Rücknahme zu. Trage anschließend bei der Anzahl eine "- 1" ein. Bei dem Anteil (%) trägst Du eine 100 ein und klickst anschließend auf anfügen.
Hinweis: Hier spielt das negative Vorzeichen eine besonders wichtige Rolle! Achte also darauf, dass Du bei der Anzahl ein Minus vor die Zahl setzt.
Mit dieser Einstellung wird beim Verkauf dieses Sortiments (bei der Rückgabe) der Bestand automatisch um eins erhöht.
Preis vergeben
Erhebst Du für den regulären Pfandartikel für den Verkauf/die Ausleihe einen Preis, so muss für den zurücknehmenden Pfandartikel ein entsprechend negativer Preis vergeben werden. Trage also ein Minuszeichen vor den Betrag in das Feld „Preis“ und wähle die gleiche Preisgruppe aus, wie bei dem regulären Pfandartikel.
Hinweis: Auch hier spielt das negative Vorzeichen eine wichtige Rolle! Achte stets darauf, dass für den Preis ein Minus vor die Zahl gesetzt wird. Beispiel: Das Pfand für die 6er Box kostet 3 Euro. Somit muss der Preis für die rücknehmende 6er Box -3 € betragen.
Pfandartikel verkaufen
Erstelle wie gewohnt einen neuen Auftrag für den entsprechenden Kunden über die gewünschten Artikel und füge dazu einen passenden Pfandartikel (Pfandartikel für den Verkauf, z.B. die 6er Box) hinzu, welchen Du dem Kunden mitgeben und somit zunächst als Pfand mit verkaufen möchtest. Sind alle Positionen dem Auftrag angefügt, erstelle wie gewohnt eine Rechnung. Hier kannst Du nachlesen, wie ein Neuer Auftrag erstellt wird, ein Artikel dem Auftrag hinzufügen ist und hier, wie Belege zu einem Auftrag (z.B. Rechnungen) erzeugt werden.
Pfandartikel auf der Rechnung ausweisen
Damit auch Kunden auf der Rechnung Ihren Pfandkontenstand sehen können, hast Du die Möglichkeit mittels eines Autofelds in dem Rechnungstexts eine Übersicht über das Pfandkonto (Menge und zugehöriger Pfandartikel) ausgeben zu lassen. Verwende dafür das Autofeld [pfandkonto Kunde]. Alle Autofelder können hier nachgeschlagen werden.
Pfandartikel zurücknehmen
Erstelle auch für die Rücknahme eines Pfandartikels einen Auftrag für den Kunden, der das Pfand zurückbringt, sodass auch diese Bewegung verbucht werden kann und sich der Kontostand des Pfandartikels aktualisiert. Füge dafür das Sortiment für die Rücknahme des Pfandartikels (z.B. Rücknahme 6er-Box) an, welches Du wie oben beschrieben angelegt hast, und verbuche dies mit der Anzahl der entsprechend zurückgegebenen Pfandartikel. Erstelle auch hier eine Rechnung um die Rücknahme entsprechend den zurückgegebenen Pfandartikeln zu verbuchen.
Übersicht über die Pfandkonten
Die praktische Übersicht der Pfandkonten, welche Du unter Artikel – Bestände – Pfandkonten finden kannst, bietet Dir die Möglichkeit alle Pfandkontostände und Pfandbewegungen aller Kunden, denen Du einen Pfandartikel ausgehändigt oder wieder von diesem zurückerhalten und per Rechnung verbucht hast, in einer Übersicht anzeigen zu lassen. In einer Tabelle gibt es neben dem Artikelnamen, der Artikelnummer, dem entsprechenden Kunden und dem Stand des Kontos (also die Anzahl des beim Kunden befindlichen Pfandartikels) die Möglichkeit sich die einzelnen Bewegungen zu diesem Konto mit einem Klick auf das Symbol ganz rechts einer jeden Zeile unter „Bewegung“ statistisch anzeigen zu lassen.
Hinweis: Ein negatives Vorzeichen bei „Stand des Kontos“ weist darauf hin, dass sich noch eine gewisse Menge des verkauften Pfandartikels bei dem Kunden befindet.
Übersicht über die Pfandkonten in der Kundenakte
Die Bewegungen und eine Übersicht über die Pfandkonten eines bestimmten Kunden kannst Du auch in der Kundenakte nachvollziehen. Gehe dafür in der Kundenakte auf den Reiter System. Dort findest Du ebenfalls eine Tabelle unter „Übersicht der Pfand/Saftkonten“, welche den aktuellsten Stand des Pfandkontos des entsprechenden Kunden aufzeigt.
Übersicht über die Pfandkonten in der Auftragsmaske
Sofern in den Systemeinstellungen eingestellt wurde, dass "Pfandartikel/Saftkonten in Auftrag als Icon angezeigt" werden, besteht die Möglichkeit mittels Klick auf das entsprechende Symbol in der Auftragsmaske den Stand des Pfandkontos für den Kunden des Auftrags anzeigen zu lassen.
Übersicht über die Pfandkonten in der Kasse
Sofern in den Systemeinstellungen eingestellt wurde, dass "Pfandartikel/Saftkonten in Kasse als Icon angezeigt" werden, besteht die Möglichkeit mittels Klick auf das Feld "Pfandkonten" rechts in der Kasse den Stand des Pfandkontos für den Kunden des Kassenauftrags anzeigen zu lassen.